Zarządzanie korespondencją jako

element wspomagania marketingu i

sprzedaży

na przykładzie programu

Sekretarz MADAR

- prezentacja firmy MADAR Sp. z

o.o.

Tematyka

zagubiony dokument ... stracony

klient

•

Przedstawienie firmy

MADAR Sp. z o.o.

•

Czy korespondencja to problem tylko

Sekretariatu

?

•

Co rozwiąże wprowadzenie
programu

Sekretarz MADAR

MADAR Sp. z o.o.

Producent

oprogramowania dla

przedsiębiorstw

System Zarządzania
MADAR

•

Magazyny i usługi

•

Finanse, księgowość

•

Kadry i płace

•

Import i eksport

•

Produkcja i logistyka

•

Zamówienia

Programy specjalistyczne

•

Skład Celny

•

Jubiler

•

Piekarnia

•

Restauracja

Tematyka

zagubiony dokument ... stracony

klient

•

Przedstawienie firmy

MADAR Sp. z o.o.

•

Czy korespondencja to problem
tylko Sekretariatu?

•

Co rozwiąże wprowadzenie programu

Sekretarz MADAR

Działy zajmujące się wysyłaniem

i przyjmowaniem korespondencji

•

Sekretariat

–

Wydzielona komórka przeznaczona do
zarządzania korespondencją

•

Dział handlowy

–

Przyjmowanie zapytań, wysyłanie ofert

•

Serwis

–

Przyjmowanie zgłoszeń

•

Marketing

–

Obsługa wysyłek reklamowych

–

Rejestracja ankiet namiarów

Struktura informacji w
przedsiębiorstwach

•

Informacja strukturalna

–

Faktury,rejestry, kwity : umieszczone w
systemie komputerowym lub w postaci
skatalogowanej w archiwum papierowym

•

Informacja niestrukturalna

–

Dokumenty, listy, pisma, raporty o
indywidualnej strukturze w przypadkowy
sposób rozmieszczone w komputerach

Informacja

strukturalna niestrukturalna

•

Łatwa selekcja wg
kluczowych parametrów

•

Sformalizowana struktura

•

Automatyczne kojarzenie
powiązanych dokumentów

•

Duża ilość narzędzi
wspierających dystrybucję
i ochronę informacji

•

Generatory dokumentów

•

Brak definicji znakowania
i katalogowania
dokumentów

•

Brak formalnej struktury

•

Brak narzędzi
automatycznie
kojarzących dokumenty

•

Narzędzia do tworzenia
dokumentów w
oderwaniu od całościowej
bazy

Tematyka

zagubiony dokument ... stracony

klient

•

Przedstawienie firmy

MADAR Sp. z o.o.

•

Czy korespondencja to problem tylko

Sekretariatu

?

•

Co rozwiąże wprowadzenie programu

Sekretarz MADAR ?

Zapraszamy do zapoznania się z produktem

Na co pozwala oprogramowanie

Sekretarz MADAR

?

•

zarządzanie korespondencją

 

(ewidencja poczty, skanowanie i importowanie
dokumentów, kontrola dostępu, selekcja)

   

•

wsparcie marketingu i sprzedaży  

(wczytywanie e-mail, korespondencja seryjna)   

•

automatyzacja prac biurowych   

(szablony, automatyczne uzupełnianie
danych adresowych,
integracja z Microsoft Office)

zarządzanie korespondencją

Przykładowe zapytania ?

–

Treść umowy z firmą X

–

Czy do firmy Y wysłano ofertę

–

Dzisiejsze zgłoszenia awarii

–

Etap realizacji danej operacji

zarządzanie korespondencją

•

System rejestracji i kontroli pism

–

Możliwość skanowania i importowania

•

Przekazywanie dokumentów
pomiędzy działami w firmie

•

Kontrola dostępu do
poszczególnych opcji i pism w
ewidencji

zarządzanie korespondencją

Przykład:

1.

Zaewidencjonowanie

dokumentu

2.

Skanowanie i dołączenie treści

3.

Selekcja – wyszukiwanie

dokumentu

Wsparcie marketingu i sprzedaży

•

Ewidencja klientów,prowadzonych
akcji, wysyłek

•

Ewidencja kontaktów z klientami

•

Katalog produktów, cenniki

•

Baza marketingowa namiarów

–

Rejestracja namiarów, zwrotów,
zastrzerzeń

wsparcie marketingu i sprzedaży

Przykład:

1.

Ankiety przesyłane e-mail

2.

Wczytanie do programu

3.

Analiza

Automatyzacja prac biurowych

1.

Katalogowanie pism

2.

Identyfikacja za pomocą

adresata, teczki, sprawy

3.

Integracja z Microsoft Office

Integracja z

Microsoft Office

•

Wykorzystanie szablonów

•

Kontrola i rejestracja dostępu

•

Hierarchiczny system

•

Automatyczne uzupełnianie
danych adresowych

•

Katalogowanie pism : adresat,
sprawa

Automatyzacja prac biurowych

Przykład:

1.

Wyszukanie dokumentu

2.

Stworzenie nowego na jego

bazie

3.

Wprowadzenie zmian

4.

Rejestracja

Zapraszamy do zapoznania się z produktem

•

Lepsza obsługa klienta

•

Zwiększenie bezpieczeństwa

informacji

Co rozwiąże wprowadzenie programu

Sekretarz MADAR

Spełnienie wymagań klienta

•

Rzetelna
informacja o
produkcie

•

Optymalne
warunki dostawy

•

Akceptowalna cena

•

Fachowa obsługa

•

Wsparcie
serwisowe

Satysfakcja

klienta

Jakość

Wartość

Usługa

Lepsza obsługa klienta

Rzetelna informacja o produkcie

•

Katalog produktów

•

Szczegółowe informacje
o cenach

•

Informacje o
zamiennikach

Lepsza obsługa klienta

Optymalne warunki dostawy

•

Podgląd przebiegu
analogicznych
transakcji

•

Nadzorowanie procesu
dostawy

•

Bieżące informowanie
o nieprzewidzianych
odchyłkach od założeń

Lepsza obsługa klienta

Akceptowalna cena

•

Całościowa informacja o
strategii cenowej firmy

•

Informacja nt.
indywidualnych
uzgodnień z klientem

•

Informacja o wszelkich
poniesionych i
przewidywanych kosztach

Lepsza obsługa klienta

Fachowa obsługa

•

Czytelna i szybko
przygotowana
dokumentacja dt.
transakcji

•

Niezwłocznie udzielanie
wszelkich informacji

•

Właściwa obsługa
nawet pod nieobecność
głównej osoby
prowadzącej kontrakt

Lepsza obsługa klienta

Bezpieczeństwo informacji

•

Kontrola dostępu do programu
poprzez system haseł

•

Indywidualnie przydzielane zakresy
funkcji

•

Kodowanie i szyfrowanie
załączników

•

System kluczy szyfrujących
niezależny od użytkownika

Kontrola dostępu do dokumentu

Indywidualnie kontrolowane są:

•

Tworzenie

•

Modyfikacja

•

Czytanie

•

Drukowanie (powielanie)

REJESTRACJA dokonanego dostępu

do dokumentu

Bezpieczeństwo informacji

Atuty programu

Sekretarz MADAR

•

Program typu

front-office

•

Uzupełnienie systemu f-k

•

Komputeryzacja obsługi
przed i po sprzedażnej

•

Dużo funkcji dodatkowych
(odsetki, adresowanie)

•

Niska cena

•

Wsparcie wdrożeniowe

Satysfakcja

klienta

Jakość

Wartość

Usługa

Zapraszamy:

Do zapoznania się z produktem

Sekretarz MADAR

Do odwiedzenia w Internecie

www.madar.zabrze.pl

Dziękujemy !