informatyzacja



Art.

16. 1. Podmiot

publiczny,

prowadząc wymianę informacji, jest

obowiązany

zapewnić

możliwość

wymiany informacji również w formie

elektronicznej

przez

wymianę

dokumentów

elektronicznych

związanych z załatwianiem spraw

należących do jego zakresu działania,

przy wykorzystaniu informatycznych

nośników

danych

lub

środków

komunikacji elektronicznej.

 

informatyka



dokument elektroniczny,



„stanowiący odrębną całość znaczeniową

zbiór

danych

uporządkowanych

w

określonej

strukturze

wewnętrznej

i

zapisany na informatycznym nośniku

danych”,



definicja z ustawy o informatyzacji

podmiotów

wykonujących

zadania

publiczne,



ustawa archiwalna

uznaje dokument

elektroniczny za materiał archiwalny

informatyzacja



nośnik informacji- materiał lub

urządzenie

służące

do

zapisywania, przechowywania i

odczytywania danych w postaci

cyfrowej lub analogowej”

informatyzacja



„lub urządzenie” ponieważ definicja

informatycznego nośnika danych obejmuje nie

tylko same pojedyncze przenośne nośniki ale

też i całe urządzenia mogące zawierać wiele

pojedynczych nośników.



przykłady



CD-ROM



telefon komórkowy,



komputer czy skomplikowany serwer lub

klaster serwerów z wbudowanymi macierzami

dyskowymi traktowany jako jedno „urządzenie”

informatyzacja



pojęcie informatycznego nośnika danych

oznacza „cokolwiek co można zastosować

do zapisania danych w postaci cyfrowej lub

analogowej

(Kazimierz Schmit)

informatyzacja

Zatem aby X był zgodnym z prawem

dokumentem elektronicznym:

1. Musi być to zbiór danych;

2. Musi być odrębną całością

znaczeniową;

3. Musi mieć określoną strukturę

wewnętrzną;

4. Musi być zapisany gdziekolwiek

gdzie można go zapisać.

informatyzacja



dokument elektroniczny wg definicji legalnej to zbiór

danych zapisany na nośniku, a nie nośnik z zapisanym

zbiorem danych,



przykłady dokumentów elektronicznych spełniających

warunki definicji ustawowej. Mogą to być na przykład

pliki aplikacji biurowych (np. *.odt, *.rtf, *.doc, *.xsc,

*.xls, *.ppt, *.xsi, *.xls),



mogą to być pliki do zapisywania obrazów

nieruchomych (*.bmp. *.tif, *.jpg, *.png), pliki audio

(*.mp3,*.bwf, *.wav), pliki wideo (np. *.avi, *.mxf,

*.mpg, *.vob),



wiadomości poczty elektronicznej, wiadomości sms itd. –

jeśli oczywiście stanowią odrębną całość znaczeniową.

informatyzacja



całości znaczeniowej jest warunkiem

koniecznym aby dane mogły być

dokumentem elektronicznym oznacza,

że może zdarzyć się sytuacja gdy na

całość znaczeniową składa się wiele

plików

(niekoniecznie

jeden

komputerowy plik danych = jeden

dokument elektroniczny).

informatyzacja



zestandaryzowane dokumenty elektroniczne:



A) Sporządzone na podstawie wzorów określonych w

rozporządzeniu MSWiA w sprawie udostępniania

formularzy i wzorów dokumentów w postaci

elektronicznej14 (na podstawie art. 58 ust. 3 ustawy

o podpisie elektronicznym)



B) Sporządzone na podstawie wzorów pism

umieszczonych w „centralnym repozytorium wzorów

pism w formie dokumentów elektronicznych”

określonym w §3.4 Rozporządzenia MSWiA z dnia 27

listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania

pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. z

dnia 11 grudnia 2006 r.).



12

informatyzacja



Rozporządzenie z dnia 30 października 2006



Niezbędne elementy struktury dokumentów

elektronicznych (na podstawie artykułu 5

ust.2a ustawy archiwalnej) Dz.U.06.206.1517,



odnosi się do dokumentów powstałych i

gromadzonych w podmiotach publicznych,



dokumeny przychodzące od podmiotów

prywatnych nie musza spełniać wymogi

ale......,



przekształcenie na poziomie

ewidencjonowania dokumentu,

informatyzacja



Rozporządzenie wskazuje na to, że niezbędnymi

elementami dokumentów elektronicznych są tylko

niektóre

metadane

czyli

zestaw

logicznie

powiązanych z dokumentem elektronicznym

usystematyzowanych informacji opisujących ten

dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie,

kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie

oraz zarządzanie (§2 Rozporządzenia).



Jak wynika z tej definicji niezbędne elementy

struktury dokumentu elektronicznego to

informacje opisujące ten dokument a nie

niezbędne elementy treści dokumentu.

informatyzacja



Metadane obligatoryjne i warunkowe,



Metadane obligatoryjne:

1) identyfikator - jednoznaczny w danym

zbiorze dokumentów znacznik dokumentu,

który umożliwia jego identyfikację;

2) twórca – podmiot odpowiedzialny za treść

dokumentu, z podaniem jego roli

w procesie tworzenia lub akceptacji

dokumentu;

3) tytuł - nazwa nadana dokumentowi;

4) data - data zdarzenia związanego z

tworzeniem dokumentu;

informatyzacja

5) format - nazwa formatu danych

zastosowanego przy tworzeniu dokumentu;

6) dostęp - określenie komu, na jakich zasadach

i w jakim zakresie można udostępnić

dokument;

7) typ - określenie podstawowego typu

dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz

ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów

Dublin Core Metadata Initiative i jego

ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,

faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie,

pismo);

System kancelaryjny

ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA SPRAW

WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 30 października 2006 r. w

sprawie szczegółowego sposobu

postępowania z dokumentami

elektronicznymi

informatyzacja



zakres rozporządzenia szerszy niż

rozporządzenia w sprawie wymogów,



dotyczy pism wytworzonych i

napływających,

System kancelaryjny

Dokumenty elektroniczne:



Nie podlegające ewidencjonowaniu,



Ewidencjonowane,



materiały archiwalne;



  dokumenty niestanowiące materiałów

archiwalnych.

System kancelaryjny



dokumenty ewidencjonowane

dokumenty ewidencjonowane to

dokumenty elektroniczne świadczące

o wykonywaniu działalności

podmiotów, powstające w nich lub

napływające do nich, jeżeli

odzwierciedlają przebieg załatwiania i

rozstrzygania spraw

informatyka

Brak stosownego rozróżnienia powodowałby,

że wskazane w rozporządzeniu zasady

postępowania odnosiłyby się także do

wszelkich

dokumentów

elektronicznych

wytwarzanych przez dany podmiot i do niego

przychodzących,tj. także tych niezwiązanych

z funkcjonowaniem podmiotu, np spamu,

wirusów, prywatnych wiadomości itp.

informatyzacja



zasady postepowania z dokumentami

elektronicznymi



zblizone,



wyjatek



§15 rozporządzenia który nakazuje

przekazanie dokumentów elektronicznych

stanowiących materiały archiwalne już po 10

latach od ich wytworzenia.



problemy z przekazaniem,

informatyzacja



spis zdawczo odbiorczy nie jest spisem

teczek tylko spisem poszczególnych

spraw. Wykonanie tak dokładnego spisu

zdawczo-odbiorczego będzie jednak

możliwe ponieważ jego przygotowanie

ma być wspierane przez system

teleinformatyczny

określony

w

rozporządzeniu (§6 pkt 13).

informatyzacja



system informatyczny przy pomocy którego

prowadzi się postępowanie z dokumentami

elektronicznymi pełni funkcje archiwum

zakładowego,

System kancelaryjny



Art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie

elektronicznym:



Dane w postaci elektronicznej opatrzone

bezpiecznym podpisem elektronicznym

weryfikowanym za pomocą ważnego

kwalifikowanego certyfikatu są

równoważne pod względem skutków

prawnych dokumentom opatrzonym

podpisem własnoręcznym, chyba że

przepisy odrębne stanowią inaczej.

System kancelaryjny



Art. 58 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001

r. o podpisie elektronicznym:



W terminie do dnia 1 maja 2008 r. organy

władzy publicznej umożliwią odbiorcom usług

certyfikacyjnych wnoszenie podań i

wniosków oraz innych czynności w postaci

elektronicznej w przypadkach, gdy przepisy

prawa wymagają składania ich w określonej

formie lub według określonego wzoru.

System kancelaryjny



Art. 39.  § 1. Doręczenie może

nastąpić za pomocą środków

komunikacji elektronicznej w

rozumieniu

przepisów

o świadczeniu

usług drogą elektroniczną, jeżeli

strona:



  1)  wystąpiła do organu administracji

publicznej o doręczenie albo



  2)  wyraziła zgodę na doręczenie jej

pism za pomocą tych środków.

Przyjmowanie i obieg

korespondencji



Rozporządzenie Prezesa Rady

Ministrów z 29 września 2005 r. W

sprawie warunków organizacyjno-

technicznych doręczania

dokumentów elektronicznych

podmiotom publicznym (Dz. U. Nr

200 poz. 1651)

Przyjmowanie i obieg

korespondencji



zasady doręczania

–

Dokumentu elektronicznego za

pośrednictwem poczty elektronicznej,

–

Dokumentu elektronicznego na nośniku

informatycznym

Przyjmowanie i obieg

korespondencji



Doręczenia dokumentu elektronicznego za

pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej

dokonuje się przez: 

1) wprowadzenie odebranego dokumentu elektronicznego do

systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego

będącego adresatem tego dokumentu; 

2) automatyczne wytworzenie przez system, o którym mowa w

pkt 1, urzędowego poświadczenia odbioru; 

3) odesłanie nadawcy dokumentu elektronicznego urzędowego

poświadczenia odbioru. 

Przyjmowanie i obieg

korespondencji



Doręczenia dokumentu elektronicznego na

informatycznych nośnikach danych dokonuje się

przez: 

1) przeniesienie odebranego dokumentu elektronicznego z

informatycznego nośnika danych do systemu

teleinformatycznego podmiotu publicznego będącego

adresatem tego dokumentu; 

2) automatyczne wytworzenie przez system, o którym mowa w

pkt 1, urzędowego poświadczenia odbioru; 

3) zapisanie urzędowego poświadczenia odbioru na tym samym

informatycznym nośniku danych, z którego dokument

elektroniczny przeniesiono do systemu, o którym mowa w pkt

1. 

Przyjmowanie i obieg

korespondencji



urzędowe poświadczenie odbioru -

dane elektroniczne dołączone do

dokumentu elektronicznego

doręczonego podmiotowi publicznemu

lub połączone z tym dokumentem w

taki sposób, że jakakolwiek późniejsza

zmiana dokonana w tym dokumencie

jest rozpoznawalna

Przyjmowanie i obieg

korespondencji

Urzędowe poświadczenie odbioru musi

zawierać:

a)  pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu

doręczono dokument elektroniczny, 

b)  datę i czas doręczenia dokumentu

elektronicznego rozumiane jako data i czas

wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu

elektronicznego do systemu teleinformatycznego

podmiotu publicznego, 

c)  datę i czas wytworzenia urzędowego

poświadczenia odbioru; 

Przyjmowanie i obieg

korespondencji

o

Podmiot

publiczny

przechowuje

wytworzone urzędowe poświadczenie

odbioru przez okres, przez jaki jest

obowiązany przechowywać dokument

elektroniczny

opatrzony

tym

poświadczeniem.