Letter of complaint

By Marek Szymański

Language in letter of 

complaint

• Formal language
• Two ways of expressing arguments     

 

         -  Mild complaint
         -  Strong complaint  
      

Example of mild tone

• I am writing to complaint about - 

piszę aby poskarżyć się na...

I hope you resolve the problem 
quickly - mam nadzieję, że szybko 
Pan/Pani rozwiąże problem...

Example of strong 

complaint

• I am writing to express my stron dissatisfaction - piszę aby wyrazić moją 

silną dezaprobatę...

I hope I will not be forced to take some further action - mam nadzieję, 
że nie będę zmuszony podjąć dalszych działań...

    List powinien być podzielony na paragrafy a każdy z nich powinien 
zawierać inny argument. 

     Powód pisania listu powinien być zawarty w pierwszym paragrafie. 

     Argumenty powinny zawierać stosowne uzasadnienie np:

Although I have operated this device according to instruction, it no 
longer works - chociaż obsługiwałem to urządzenie według instruckji, 
przestało działać...

Construction letter of 

complaint

• Greeting : Dear Sir/Madam, or Dear Mr 

Kowalski

• First paragraph – reason for writing : 

exemple

   I am writing to complaint about... - Piszę 
aby poskarżyć się na...

I want to express my strong dissatisfaction 
with... -  piszę aby wyrazić moją silną 
dezaprobatę z powodu...

• Second and third paragraph – 
The main part containing the contents 
of the letter - of the application and 
justify arguments
Example : First of all.../ Firstly... - 
Przede wszystkim... / Na początek...

Moreover.../ What is more... / To make 
matters worse... - Co więcej / Co 
gorsza...

• Final paragraph : summary and expectation of action   
Example : I insist on full refund or I will be forced to 
take some further action. - Domagam się pełnej 
rekompensaty lub będę zmuszony podjąć dalsze 
działania.

• Signature – 
Yours faithfully - Szczerze oddany (gdy początek - Dear 
Sir/Madam)
Yours sincerely - Szczerze oddany (gdy początek - Dear 
+ konkretna osoba)

Example of letter

•Dear Sir/MadamI want to express my strong dissatisfaction with a cassette-player 

I bought in your shop two weeks ago.

 It was working well only for five days. Then the sound started to 
decrease and next suddenly increased without any reason. It has been
happening more and more often. 
To make matters worse three days ago I couldn't open the 
cassette-player's deck, and when I managed to do it, I noticed that the
tape was taken out of the cassette and completely damaged. It was my 
favourite cassette. The same has happened today with my another favourite
cassette.

       I can't tolerate such a bad device for such great money.
      I demand a full refund I have paid for this applience and two new 
      cassettes.
      I hope to receive money very quickly or I will be forced to take
      some further action.

     Yours faithfully
     XYZ.