AUDYTOWANIE

I

CERTYFIKACJA

IM Wykład 4

IM Wykład 4

mgr inż. kpt.ż.w. Mirosław Wielgosz

AUDYT ISM

Kodeks ISM (ang. International

Safety Management code for

the Safe Operation of Ships and

Pollution Prevention)

• Międzynarodowy kodeks zarządzania bezpieczną

eksploatacją statków i zapobieganiem
zanieczyszczeniu

lub

• Międzynarodowy kodeks zarządzania

bezpieczeństwem

2

IM Wykład 4

IM Wykład 4

Uchwalony przez zgromadzenie

ogólne IMO, ogłoszony rezolucją
A.741(18), 1994 r.

• przyjęty jako obowiązujący dla państw

stron Konwencji SOLAS;

• Konwencja Solas 74 – Rozdział IX;
• wejście w życie:

– wszystkie statki powyżej 500 GT od

01.1996 do 01.07.2002;

– statki powyżej 150 GT od 01.07.2006.

AUDYT -

definicje

• audyt - ocena przez niezależny i uprawniony

zespół czy dany przedmiot audytu sprostał
wymaganiom (osiągnął cel lub jego działanie jest
zgodne ze standardami).

• Przedmiotem audytu może być osoba,

organizacja,

system

, proces, a także produkt.

• Audyt może być:

–

zewnętrzny

(kontrola przez osoby niebędące

pracownikami przedsiębiorstwa) lub

– wewnętrzny

(kontrola wewnętrzna przedsiębiorstwa

przez osoby w nim zatrudnione).

4

IM Wykład 4

IM Wykład 4

Instytucje audytujące ISM

• Administracja (morska) państwa

bandery statku;

• Administracja (morska) państwa

armatora (Company)

• Uznana organizacja (RO –

Recognised Organisation)

5

IM Wykład 4

IM Wykład 4

Audytowi podlega:

System zarządzania

bezpieczeństwem:

 w siedzibie armatora (Company);
 na wszystkich statkach armatora

6

IM Wykład 4

IM Wykład 4

PROCES CERTYFIKACJI

-

stosowane określenia

7

IM Wykład 4

IM Wykład 4

8

Określenia

• Armator

(Company) – właściciel

statku lub jakakolwiek organizacja
albo zarządca lub czarterujący
statek, przyjmująca od właściciela
odpowiedzialność i wszelkie
obowiązki związane z eksploatacją
statku oraz pełny zakres
odpowiedzialności przewidziany w
Kodeksie.

9

Określenia

• Administracja

(Flag State) – rząd

państwa, którego flagę statek ma
prawo podnosić.

10

Określenia

• Uznane organizacje (Recognised

Organisation)

– organizacje uznane

przez administrację do wydawania w
jej imieniu Dokumentów zgodności i
Certyfikatów zarządzania
bezpieczeństwem

(na podstawie Rezolucji A.739 (18) –
„Wytyczne do upoważniania organizacji
działających w imieniu administracji”)

.

11

Określenia

 System zarządzania

bezpieczeństwem (SZB)

 struktura organizacyjna oraz podział

odpowiedzialności i uprawnień,

 procedury i zasoby umożliwiające

zarządzanie bezpieczeństwem.

12

Określenia

• Księga zarządzania

bezpieczeństwem (KZB)

 dokument określający politykę

bezpieczeństwa armatora;

 oraz opisujący system zarządzania

bezpieczeństwem armatora.

13

Określenia

• Audyt certyfikacyjny

– pełne badanie systemu zarządzania

bezpieczeństwem armatora i/lub
statków w celu ustalenia, czy stosowne
wymagania Kodeksu są spełnione.

– audyt ma na celu wydanie

odpowiedniego certyfikatu.

14

Określenia

• Audyt okresowy/pośredni

–

okresowe badanie mające na celu
upewnienie się, że system
zarządzania bezpieczeństwem
funkcjonuje efektywnie oraz
sprawdzenie efektywności
wprowadzonych zmian.

Audit ma

na celu potwierdzenie
ważności posiadanego
certyfikatu.

15

Określenia

• Audit odnowieniowy

– pełne

ponowne badanie systemu
zarządzania bezpieczeństwem, które
prowadzi do wydania nowego
certyfikatu.

16

Określenia

• Audyt dodatkowy

– ocena

skuteczności przeprowadzonych

przez armatora

działań korygujących

w odniesieniu do dużych

niezgodności, niezgodności lub zmian

wprowadzonych w SZB

. Audit może

mieć również na celu konieczność

szerszego zbadania wybranych

fragmentów lub całości

funkcjonującego systemu

zarządzania bezpieczeństwem oraz

ustalenia działań korygujących.

17

Określenia

• Niezgodność duża

(Major non –

conformity) – odstępstwo, które może
prowadzić do poważnego zagrożenia
bezpieczeństwa na morzu,
bezpieczeństwa ludzi lub środowiska
morskiego i wymaga natychmiastowego
przeprowadzenia działań korygujących.

• Brak efektywnego i systematycznego

wdrażania wymagań Kodeksu jest również
uważane za dużą niezgodność

.

18

Określenia

• Niezgodność

(Non – conformity) –

odstępstwo związane z obiektywnymi
dowodami, wskazującymi na
niewypełnienie określonych
wymagań Kodeksu.

19

Określenia

• Spostrzeżenie

(Observation) –

stwierdzenie faktu, dokonane w
czasie auditu systemu zarządzania
bezpieczeństwem, poparte
obiektywnym dowodem.

• Może to też być wskazanie przez

audytora miejsc w SZB, które – jeżeli
nie zostaną poprawione – mogą w
przyszłości doprowadzić do
niezgodności.

20

Określenia

• Obiektywny dowód

– jakościowa

lub ilościowa informacja, zapisy lub
oświadczenia mające związek z
elementami istniejącego i
wdrożonego systemu zarządzania
bezpieczeństwem, które bazują na
obserwacjach, pomiarach lub
badaniu i które mogą być
weryfikowane.

21

Określenia

• Niesprawność techniczna

–

usterka lub błąd w działaniu części
konstrukcji statkowej, mechanizmów,
wyposażenia lub osprzętu.

22

Określenia

•Data rocznicowa

– dzień i

miesiąc każdego kolejnego
roku odpowiadające dacie
upływu ważności
odpowiedniego dokumentu
lub certyfikatu.

23

IM Wykład 4

IM Wykład 4

Certyfikacja

1. Wprowadzanie procedur (statek, armator)
2. Audyt wewnętrzny
3. Korekta ewentualnych niezgodności
4. Zgłoszenie do certyfikacji
5. Zapoznanie się z SZB przez zespół audytorów
6. Ustalenie terminu audytu
7. Audyt zewnętrzny
8. Rekomendacja do wystawienia /

niewystawienia certyfikatu

9. Wystawienie odpowiedniego certyfikatu
10.Działania korygujące

24

IM Wykład 4

IM Wykład 4

25

Zgłoszenie do certyfikacji

Armator zgłasza do certyfikacji

udokumentowany (ustanowiony w

formie pisemnej) i wdrożony SZB,

zgodny z wymaganiami Kodeksu,

funkcjonujący u armatora na lądzie i na

statkach, co oznacza, że:

 istnieje wystarczająca ilość obiektywnych

dowodów dokumentujących

funkcjonowanie systemu,

 przeprowadzono audyty wewnętrzne,
 dokonano przeglądu systemu przez

kierownictwo.

26

Zgłoszenie do certyfikacji

Armator zainteresowany certyfikacją

powinien złożyć

wniosek

o

przeprowadzenie certyfikacji systemu
zarządzania bezpieczeństwem …

27

Przygotowanie do auditu

Armator przekazuje do

Administracji lub upoważnionej
organizacji

Księgę zarządzania

bezpieczeństwem, która
oceniana jest pod kątem
kompletności i zgodności z
wymaganiami Kodeksu.

28

Przygotowanie do auditu

Administracja lub RO

powołuje zespół audytorów
do przeprowadzenia audytu
i wyznacza

audytora

wiodącego

.

29

Przygotowanie do auditu

Wyznaczony auditor wiodący

dokonuje oceny dokumentacji
systemu zarządzania
bezpieczeństwem pod kątem
kompletności i zgodności z
wymaganiami Kodeksu.

30

Przygotowanie do auditu

• Proces certyfikacyjny jest

kontynuowany po pozytywnej ocenie
dokumentów systemu zarządzania
bezpieczeństwem.

• Auditor wiodący opracowuje plan i

ustala datę auditu w uzgodnieniu z
armatorem.

31

Przygotowanie do audytu

Audytor wiodący oceny

dokumentację systemu zarządzania
bezpieczeństwem pod kątem:

–

kompletności;

– zgodności z wymaganiami

Kodeksu.

32

Przygotowanie do audytu

• Proces certyfikacyjny jest

kontynuowany po pozytywnej ocenie
dokumentów systemu zarządzania
bezpieczeństwem.

• Audytor wiodący opracowuje plan

audytu oraz ustala datę audytu w
uzgodnieniu z armatorem.

Przebieg audytu

1. Spotkanie otwierające (

Opening Meeting

)

2. Audyt – kontrola funkcjonowania procedur
3. Spotkanie zamykające (

Closing Meeting

)

 podsumowanie audytu przez audytora

wiodącego;

 wykryte niezgodności, karty niezgodności;
 czas na działania korygujące (

Corrective Action

)

– 3 m-ce lub krótszy wskazany termin

 informacja o rekomendacji lub nie do

wystawienia odpowiedniego certyfikatu

33

IM Wykład 4

IM Wykład 4

Proces certyfikacji

34

IM Wykład 4

IM Wykład 4

Działani

a,

inicjatyw

a załogi

statku

Safety

meeting

Annual

Review

roczny

przegląd

systemu

przez

dowództwo

statku

Przegląd

systemu

przez

kierownictw

o

Proces certyfikacji

35

IM Wykład 4

IM Wykład 4

36

Audit certyfikacyjny – statek

Audit certyfikacyjny – statek

Audyt obejmuje:

• sprawdzenie czy

Document of Compliance

armatora jest ważny i odpowiedni dla

danego typu statku;

• sprawdzenie czy na statku znajdują się

stosowne dokumenty:

 Księga zarządzania bezpieczeństwem,

 certyfikaty konwencyjne i klasyfikacyjne,

 inne wymagane dokumenty.

37

Audit certyfikacyjny – statek

Audit certyfikacyjny – statek

Audyt obejmuje (cd):

• weryfikację efektywnego funkcjonowania

systemu zarządzania bezpieczeństwem,

• w tym obiektywnych dowodów

potwierdzających, że system jest wdrożony

od co najmniej 3 miesięcy;

• obiektywne dowody powinny także

zawierać zapisy z audytów wewnętrznych

przeprowadzonych przez armatora.

38

Audyt certyfikacyjny – statek

Audyt certyfikacyjny – statek

Audyt przeprowadza się na zasadzie
próbkowania;

niestwierdzenie

niezgodności nie oznacza, że one nie
występują

i nie zwalnia to

kierownictwa statku od weryfikacji
spełniania wymogów Kodeksu oraz
krajowych i międzynarodowych
przepisów prawa odnoszących się do
bezpieczeństwa i ochrony
środowiska.

39

Audyt certyfikacyjny – statek

Audyt certyfikacyjny – statek

Na

spotkaniu zamykającym

audyt z

udziałem kierownictwa, audytor
wiodący:

• przekazuje ustnie informacje

dotyczące zgodności systemu z
wymogami Kodeksu

• omawia ujawnione niezgodności i

spostrzeżenia.

• informuje o rekomendacji lub nie do

wystawienia certyfikatu.

40

Wydanie Certyfikatu zarządzania

bezpieczeństwem (SMC)

Wydanie Certyfikatu zarządzania

bezpieczeństwem (SMC)

Wydanie Certyfikatu uzależnione jest

od:

• posiadania ważnego

pełnoterminowego DOC (nie
tymczasowego) dla danego typu
statku,

• utrzymania zgodności z

wymaganiami instytucji
klasyfikacyjnej,

• spełnienia wymagań administracji

morskiej państwa bandery.

41

Wydanie Certyfikatu zarządzania

bezpieczeństwem (SMC)

Wydanie Certyfikatu zarządzania

bezpieczeństwem (SMC)

Certyfikat zarządzania
bezpieczeństwem

nie może być

wydany, potwierdzony lub
odnowiony, jeżeli duże niezgodności

nie zostaną usunięte i nie zostanie
przeprowadzony ponowny audyt
certyfikujący.

42

Wydanie Certyfikatu zarządzania

bezpieczeństwem (SMC)

Wydanie Certyfikatu zarządzania

bezpieczeństwem (SMC)

Certyfikat zarządzania
bezpieczeństwem wydaje się
na okres 5 lat od daty
przeprowadzenia audytu
certyfikacyjnego z
obowiązkiem przynajmniej
jednorazowego
potwierdzenia ważności
podczas audytu pośredniego.

43

Działania korygujące po

audicie

Działania korygujące po

audicie

• Armator zobowiązany jest wykonać

działania korygujące w terminie
nieprzekraczającym 3 miesięcy

.

• Wyjątek - przypadki, kiedy

uzgodniono inne terminy

• Armator zobowiązany jest

poinformować Administrację lub RO o
wykonaniu działań korygujących w
przewidzianym terminie

44

Wydanie dokumentów

tymczasowych

Wydanie dokumentów

tymczasowych

Tymczasowy dokument zgodności
może być wydany dla ułatwienia
wprowadzenia Kodeksu gdy:

• dotyczy to nowo powstałego

armatora; lub

• do istniejącego DOC dodano nowe

typy statków.

Tymczasowy DOC wydaje się na
okres nie dłuższy niż 12 miesięcy

45

Wydanie dokumentów

tymczasowych

Wydanie dokumentów

tymczasowych

Tymczasowy certyfikat zarządzania
bezpieczeństwem może być wydany:

• dla nowo zakupionego statku,
• kiedy armator przejmuje

odpowiedzialność za operowanie
statkiem, który jest nowym statkiem
dla tego armatora, lub

• gdy statek zmienia banderę.

46

Wydanie dokumentów

tymczasowych

Wydanie dokumentów

tymczasowych

• Tymczasowy certyfikat zarządzania

bezpieczeństwem wydaje się na
okres nieprzekraczający 6 miesięcy.

• W szczególnych przypadkach, na

wniosek armatora, Administracja
państwa bandery może przedłużyć
okres ważności certyfikatu o dalsze 6
miesięcy.

47

Audyt pośredni statku

Audyt pośredni statku

Audit pośredni na statku

,

mający na celu potwierdzenie
ważności SMC, przeprowadza
się

pomiędzy drugą a trzecią

datą rocznicową certyfikatu

.

48

Audit odnowieniowy

Audit odnowieniowy

Audit odnowieniowy

, mający na celu

zbadanie efektywności
funkcjonowania SZB i zgodności z
Kodeksem, należy przeprowadzić
przed datą upływu ważności DOC lub
SMC.

Może być przeprowadzony 6

miesięcy

przed wygaśnięciem

ważności i powinien być zakończony
przed końcem okresu ważności
certyfikatu.

49

Audit dodatkowy

Audit dodatkowy

Audyt dodatkowy

może być

przeprowadzony celem

potwierdzenia ważności DOC lub

SMC,

jeżeli:

• stwierdzono niezgodności duże

,

• wprowadzono istotne zmiany w SZB

lub

• gdy ilość niezgodności stwierdzonych

na statku podczas ostatniego audytu

wymaga, zdaniem audytora

wiodącego, przeprowadzenia takiego

audytu.

50

Audit dodatkowy

Audit dodatkowy

Audyt dodatkowy przeprowadza się
również w sytuacji, gdy

inspektor

państwa bandery, oficer PSC lub
inspektor towarzystwa
klasyfikacyjnego podczas
inspekcji/przeglądu

stwierdzi, że

występujące na statku niesprawności
techniczne, niezgodności uzasadniają
przeprowadzenie takiego audytu.

51

Działania korygujące

Działania korygujące

Informacja do

administracji

Zamknięcie

audytu

52

Unieważnienie

certyfikatów

Unieważnienie

certyfikatów

53

DOC / SMC unieważnienie

DOC / SMC unieważnienie

!!!

Unieważnienie

Dokumentu zgodności
powoduje unieważnienie
wszystkich Certyfikatów
zarządzania
bezpieczeństwem
związanych z tym
Dokumentem
zgodności.

!!!

54

DOC / SMC unieważnienie

DOC / SMC unieważnienie

Dokument zgodności

lub

Certyfikat

zarządzania bezpieczeństwem

,

którego termin ważności upłynął

lub

który został unieważniony, może
zostać przywrócony wyłącznie po
ponownej ocenie systemu
zarządzania bezpieczeństwem
dokonanej

na zasadach

obowiązujących w czasie audytu
certyfikacyjnego.

Ważne !!!!

Ważne !!!!

55

Kodeks ISM – prawidło

5.2

!!!!!

• w Systemie Zarządzania

Bezpieczeństwem armator powinien
umieścić zapis o nadrzędnych

uprawnieniach i odpowiedzialności
Kapitana statku

za decyzje odnośnie

bezpieczeństwa i zapobieganiu
zanieczyszczeniom środowiska.

Wymagania funkcjonalne

SZB:

Wymagania funkcjonalne

SZB:

• polityka bezpieczeństwa i ochrony środowiska;
• instrukcje i procedury (zgodne z obowiązującymi

przepisami i aktami prawnymi) zapewniające:

– bezpieczną eksploatację statków;
– ochronę środowiska;

• współpraca i porozumienie między załogami

statków a pracownikami lądowymi;

• procedury:

– zgłaszania wypadków;
– niezgodności z ISM;
– działanie w sytuacjach szczególnych;
– audytów wewnętrznych.

Designated Person

Designated Person

Osoba wyznaczona:
• każdy członek załogi wie kto to jest;
• kontakt 24/7 – wywieszony dla

wszystkich

58

IM Wykład 4

IM Wykład 4