Zasady rozliczania podróży

służbowych

Podstawowe pojęcia:

Podróż służbowa

to wykonywanie zadania

w terminie i miejscu określonym przez
pracodawcę

w

poleceniu

wyjazdu

służbowego.

Podróż służbowa odbywana poza granicami
kraju

to wykonywanie zadania w terminie

i państwie określonym przez pracodawcę.

Przywileje podróży służbowej



Diety



Zwrot kosztów przejazdów, noclegów i
dojazdów i innych

Zasady rozliczania podróży krajowej

Dieta (23zł)



Gdy podróż trwa

krócej niż 8 godzin,
nie przysługuje



Od 8 do 12 godzin

przysługuje połowa
diety



Ponad 12 godzin, lecz nie dłużej niż 24 – w pełnej
wysokości



Każda kolejna pełna doba, to dieta w pełnej
wysokości, a do ośmiu godzin jedynie połowa

Koszty przejazdów i dojazdów:



Środek transportu określa pracodawca



Ryczałt lub dokumentacje

Koszty noclegów



Faktura VAT



Ryczałt równy 150% diety

Zasady rozliczania podróży zagranicznej

Dieta

(jej wysokość zależy od państwa

recepcyjnego)



Za pełną dobę w pełnej wysokości



Za niepełną dobę

do 8 godzin –

1/3

od 8 do 12 – ½



Gdy bezpłatne całodzienne wyżywienie to
25% diety (wg powyższych zasad)



Gdy częściowe wyżywienie to część diety

Koszty przejazdów i dojazdów



Zwrot obejmuje cenę biletu



Dojazd z i do dworca lub portu – ryczałt



Przejazdy środkami komunikacji miejskiej –
ryczałt równy 10% diety



Samochód pracownika –

•

wyliczenie wg zasad

•

stosowanych dla

•

podróży krajowej

Koszty noclegów



Rachunek hotelowy
(limit)



Ryczałt równy 25%
limitu

Koszty inne

W przypadku choroby
zwrot

udokumentowanych

kosztów leczenia oraz
lekarstw

Zasady rozliczania wyjazdów

właścicieli przedsiębiorstw



Wyjazd właściciela nie jest traktowany jako
podróż służbowa!



Wydatki muszą być poniesione w celu
osiągnięcia przychodów.

Wydatki na wyżywienie

•

Są kosztem uzyskania przychodów,

•

ale jedynie do wysokości diet

•

przysługujących pracownikom

Wydatki z tytułu używania samochodu



Samochód właściciela przeznaczony na potrzeby
działalności = wpis do ewidencji środków trwałych



Używanie prywatnego samochodu osobowego =
ewidencja przebiegu pojazdu

Ryczałty samochodowe

Umowa cywilno-prawna między pracownikiem a
pracodawcą

Stawki za 1km przebiegu:

Samochód osobowy o pojemności
skokowej
do 900 cm3

0,5214 zł

> 900 cm3

0,8358 zł

Motocykl

0,2302 zł

Motorower

0,1382 zł

Okres obowiązywania:
od 14 listopada 2007 r

.

Przejazdy lokalne

Miesięczny limit przebiegu kilometrów

(ustalany przez pracodawcę dla każdego pracownika
oddzielnie)

Pracownik jest zobowiązany prowadzić
ewidencję przebiegu pojazdu.

Mieszkańcy

do 100 tys.

100 – 500

tys.

powyżej

500 tys.

Limit

300 km

500 km

700 km

Dokumentacja kosztów podróży

służbowej



Polecenie wyjazdu służbowego



Faktury VAT



Rachunki



Bilety za przejazdy



Ewidencja przebiegu pojazdu



Księgowy dowód zastępczy



Zlecenie wypłaty



Potwierdzenie pobytu

Rozliczenie delegacji

Rozliczenie
w ustalonym
terminie
(7 albo 14 dni)

Przykład

Delegacja zagraniczna do Sztokholmu

•

Podróż Częstochowa – Warszawa – Częstochowa, pociąg, 13.07 (g. 7:03),
16.07 (g. 19:23)

•

Podróż Warszawa – Sztokholm – Warszawa, samolot, 13.07 (g. 11:50) –
16.07 (g. 15:20)

Koszty podróży krajowej:

Przejazdy (bilety PKP)

116,60 zł

Diety (łącznie jedna)

23,00 zł

Inne wydatki (taxi + oświadczenie)

64,00 zł RAZEM: 203,60 zł

Koszty podróży za granicą:

Bilet lotniczy (zakup w Polsce)

1300,00 zł

Diety (3 + 1/3)

3 x 351 SEK + 117 SEK = 1170,00 SEK

Noclegi wg rachunków

2640,00 SEK

Ryczałt za dojazd do i z portu lot. (1 dieta) 351,00 SEK

Ryczałt - komunikacja miejska

4 x 35,10 = 140,40 SEK

Inne wydatki wg rachunków (zdjęcia hotelu) 49,00 SEK RAZEM: 4350,40 SEK

Podsumowanie: 1503,60 zł oraz 4350,40 SEK