Time
Management
Anna Chotkiewicz
Magdalena Łaguń
III rok informatyki i ekonometrii
Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego
Time
Management
Anna Chotkiewicz
Magdalena Łaguń
III rok informatyki i ekonometrii
Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego
Plan jest niczym -
Planowanie jest
wszystkim!
Twoje plany to jedynie zapisane kartki
papieru….
Do chwili, kiedy zaczniesz realizować to, co
sobie
zaplanowałeś!
Cztery Generacje Zarządzania
Czasem
Kluczowe słowo: wydajność (wykorzystywanie
czasu
i energii w najlepszy sposób)
Generacja I: notatki i listy spraw
Generacja II: kalendarze i grafiki spotkań
Generacja III: planowanie dnia, dobór
priorytetów
i wyznaczanie celów
Generacja IV: zasady Stephana Covey’a –
System zarządzania czasem
Czym jest System zarządzania czasem?
Jest narzędziem zawierającym w sobie
wszystkie elementy poprzedniej generacji i
jednocześnie
pozwala
na
budowanie
kompleksowego
spojrzenia na wszystkie obszary działania i
role
życiowe,
aby budować strategie i plany realizacji celów
w tych obszarach i rolach.
Zadaj sobie pytanie co jest Twoim celem..
60 – 20 – 20?
Zaplanuj dzień wg zasady:
60% to rzeczy zaplanowane
planuj max. 60% dnia
20% to rzeczy niezaplanowane
ok. 20% czasu zostaw wolne. Będzie to rodzaj buforu,
ponieważ realizacja zadań trwa zwykle dłużej niż
planowaliśmy
20% to rzeczy spontaniczne
jest to czas na sprawy nieoczekiwane, zakłócenia i tzw.
„pożary”
„To co ważne rzadko bywa pilne, a
to co pilne rzadko bywa ważne.”
Podział zadań według Eisenhowera
należy przeprowadzić według
poniższego schematu:
Korzyści z wprowadzenia Systemu
Zarządzania Czasem
Zwiększona produktywność
Skupienie na priorytetach
Cele osiągane zgodnie z planem
Mniej stresu i „gaszenia pożarów”
Większa kontrola nad równowagą pomiędzy
życiem zawodowym i osobistym.
Jak wykorzystać system w pracy?
Monitorowanie zadań podopiecznych
Asertywność stosowana dzięki byciu
konkretnym
Odpowiedzialne zobowiązania, w tym
osobiste
Nie pamiętaj a nie zapomnisz!
FORMUŁOWANIA CELÓW - Cel SMART
S – SPRECYZOWANY – niezbyt ogólny i niezbyt
szczegółowy
M – MIERZALNY – musi istnieć miara, według
której mierzony będzie rezultat, no. liczba,
procent
A – AMBITNY – cel powinien mobilizować
osoby zaangażowane w jego realizację
R – REALNY – musi być osiągalny
T – TERMINOWY – musi istnieć horyzont
czasowy realizacji
Co masz zrobić sam zleć innym,
czyli delegowanie zadań.
„Spotkanie z małpą”
Włącznie w proces podejmowania decyzji –
wzmocnienie
Delegowanie – komunikacja motywująca lub
demotywująca
Zalety delegowania uprawnień
Role delegowania
Motywowanie
Rozwijanie
Realizacja zadania
Zarządzanie czasem – uwalnianie czasu dla
menadżera
obrazek
Zasada Pareto 80/20
Mniejszym nakładem środków i energii można
uzyskać większość rezultatów.
Zasada ta przewiduje dwa kierunki:
myślenie i analiza 80/20
Myślenie 80/20 uczy nas pojmować
zamierzone działania w kategoriach które
mają znaczny wpływ na rezultaty i te o
nieznacznym wpływie.
Analiza 80/20 zakłada przestudiowanie
metod, które przyczyniły się do pozytywnej
realizacji działania.
Przykłady zastosowania Zasady
80/20
20% wykładu to 80% wiadomości
20% czasu zebrania daje 80% ustaleń
20% klientów daje 80% zysków
20% produktów stanowi 80% sprzedaży
20% kierowców powoduje 80% wypadków
20% gazety daje 80% wiadomości
Stosunek mniejszego do większego nie musi
sumować się do 100, jak również nie musi wynosić
80/20. Może to być np.: 30/60, 20/90, 10/100 itp.
Podsumowanie
System to tylko narządzie. To człowiek musi
nad sobą pracować, aby być efektywnym –
narzędzie samo w sobie nic nie daje.
RECEPTA na sukces – wybierz obszar działania
– stosuj te punkty – wygrywaj!
Dyscyplina
Konsekwencja
Wytrwałość
Cierpliwość
Pokora
„Jakoś to będzie..” króluje zbyt często w naszym
życiu – wizualizacja i konkretyzacja, jaką daje
System, umożliwia zejście z chmur na ziemię i
realne planowanie realizacji zadań.
System odnosi się do najprostszych elementów
umysłu – nie trzeba się go uczyć – on umożliwia
intuicyjny sposób planowania przez człowieka i
wykorzystuje proste mechanizmy psychologiczne,
aby użytkownik czuł się jeszcze bardziej
zmotywowany do działania – co to widzisz
przemawia bardziej niż to co pamiętasz (lub czego
nie pamiętasz – bo zostało zapomniane )
„Zaplanuj kim
będziesz, albo
zostaniesz nikim…”
