Time

Management

Anna Chotkiewicz

Magdalena Łaguń

III rok informatyki i ekonometrii

Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego

Plan jest niczym -

Planowanie jest

wszystkim!

Twoje plany to jedynie zapisane kartki
papieru….

Do chwili, kiedy zaczniesz realizować to, co
sobie

zaplanowałeś!

Cztery Generacje Zarządzania
Czasem

Kluczowe słowo: wydajność (wykorzystywanie
czasu
i energii w najlepszy sposób)



Generacja I: notatki i listy spraw



Generacja II: kalendarze i grafiki spotkań



Generacja III: planowanie dnia, dobór

priorytetów
i wyznaczanie celów



Generacja IV: zasady Stephana Covey’a –

System zarządzania czasem

Czym jest System zarządzania czasem?



Jest narzędziem zawierającym w sobie
wszystkie elementy poprzedniej generacji i
jednocześnie
pozwala

na

budowanie

kompleksowego

spojrzenia na wszystkie obszary działania i
role

życiowe,

aby budować strategie i plany realizacji celów
w tych obszarach i rolach.



Zadaj sobie pytanie co jest Twoim celem..

60 – 20 – 20?

Zaplanuj dzień wg zasady:



60% to rzeczy zaplanowane

planuj max. 60% dnia



20% to rzeczy niezaplanowane

ok. 20% czasu zostaw wolne. Będzie to rodzaj buforu,
ponieważ realizacja zadań trwa zwykle dłużej niż
planowaliśmy



20% to rzeczy spontaniczne

jest to czas na sprawy nieoczekiwane, zakłócenia i tzw.
„pożary”

„To co ważne rzadko bywa pilne, a
to co pilne rzadko bywa ważne.”

Podział zadań według Eisenhowera
należy przeprowadzić według
poniższego schematu:

Korzyści z wprowadzenia Systemu
Zarządzania Czasem



Zwiększona produktywność



Skupienie na priorytetach



Cele osiągane zgodnie z planem



Mniej stresu i „gaszenia pożarów”



Większa kontrola nad równowagą pomiędzy

życiem zawodowym i osobistym.

Jak wykorzystać system w pracy?



Monitorowanie zadań podopiecznych



Asertywność stosowana dzięki byciu

konkretnym



Odpowiedzialne zobowiązania, w tym

osobiste



Nie pamiętaj a nie zapomnisz!

FORMUŁOWANIA CELÓW - Cel SMART



S – SPRECYZOWANY – niezbyt ogólny i niezbyt

szczegółowy



M – MIERZALNY – musi istnieć miara, według

której mierzony będzie rezultat, no. liczba,
procent



A – AMBITNY – cel powinien mobilizować

osoby zaangażowane w jego realizację



R – REALNY – musi być osiągalny



T – TERMINOWY – musi istnieć horyzont

czasowy realizacji

Co masz zrobić sam zleć innym,
czyli delegowanie zadań.



„Spotkanie z małpą”



Włącznie w proces podejmowania decyzji –

wzmocnienie



Delegowanie – komunikacja motywująca lub

demotywująca



Zalety delegowania uprawnień

Role delegowania



Motywowanie



Rozwijanie



Realizacja zadania



Zarządzanie czasem – uwalnianie czasu dla

menadżera



obrazek

Zasada Pareto 80/20



Mniejszym nakładem środków i energii można

uzyskać większość rezultatów.
Zasada ta przewiduje dwa kierunki:
myślenie i analiza 80/20



Myślenie 80/20 uczy nas pojmować

zamierzone działania w kategoriach które
mają znaczny wpływ na rezultaty i te o
nieznacznym wpływie.



Analiza 80/20 zakłada przestudiowanie

metod, które przyczyniły się do pozytywnej
realizacji działania.

Przykłady zastosowania Zasady
80/20



20% wykładu to 80% wiadomości



20% czasu zebrania daje 80% ustaleń



20% klientów daje 80% zysków



20% produktów stanowi 80% sprzedaży



20% kierowców powoduje 80% wypadków



20% gazety daje 80% wiadomości

Stosunek mniejszego do większego nie musi
sumować się do 100, jak również nie musi wynosić
80/20. Może to być np.: 30/60, 20/90, 10/100 itp.

Podsumowanie



System to tylko narządzie. To człowiek musi

nad sobą pracować, aby być efektywnym –
narzędzie samo w sobie nic nie daje.
RECEPTA na sukces – wybierz obszar działania
– stosuj te punkty – wygrywaj!



Dyscyplina



Konsekwencja



Wytrwałość



Cierpliwość



Pokora



„Jakoś to będzie..” króluje zbyt często w naszym
życiu – wizualizacja i konkretyzacja, jaką daje
System, umożliwia zejście z chmur na ziemię i
realne planowanie realizacji zadań.



System odnosi się do najprostszych elementów
umysłu – nie trzeba się go uczyć – on umożliwia
intuicyjny sposób planowania przez człowieka i
wykorzystuje proste mechanizmy psychologiczne,
aby użytkownik czuł się jeszcze bardziej
zmotywowany do działania – co to widzisz
przemawia bardziej niż to co pamiętasz (lub czego
nie pamiętasz – bo zostało zapomniane  )

„Zaplanuj kim
będziesz, albo
zostaniesz nikim…”

Bibliografia



www.karieramanagera.pl



www.infakt.pl



www.mfiles.pl