Time Based

Management

Anna Chotkiewicz 161241

Magdalena Łaguń 161282

III rok informatyki i ekonometrii

Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego

Plan jest niczym -

Planowanie jest

wszystkim!

Twoje plany to jedynie zapisane kartki
papieru….

Do chwili, kiedy zaczniesz realizować to, co
sobie

zaplanowałeś!

Czym jest TBM?

Time Based Management

jest koncepcją zarządzania

podkreślającą strategiczne znaczenie czasu w tworzeniu

i realizacji nowych celów. Zarządzanie czasem

jest to świadome kształtowanie czasowych wymiarów

procesu tworzenia wartości, jak również rozbudowywanie

zdolności pozwalających przedsiębiorstwu lepiej i szybciej

w odniesieniu do konkurentów rozwijać nowe produkty

i wprowadzać je na rynek.

TBM jest to koncepcja opierająca

się na:



Orientacji na czynnik czasu (Czas można zmierzyć)



Orientacji na skok ilościowy (sukces można osiągnąć tylko
dzięki operacjom na dużą skalę. Marginalne ulepszenia
nie są wystarczające)



Orientacji na proces (Umożliwia to optymalizację procesów
i ustalenie miejsc krzyżowania się procesów z funkcjami)



Orientacji na wartości (Oznacza eliminację lub redukcję
konfliktów w miejscach przecinania się procesów z funkcjami.
Pozwala na likwidację tych działań, które nie tworzą wartości)



Orientacji na zespół (Przy pomocy zespołu nastąpi
rozwiązanie konfliktów w miejscach krzyżowania się procesów
z funkcjami)

Trzy podstawowe cechy TBM



Pojmowanie tej koncepcji jako nowy przykład
zarządzania, próbujący rozszerzyć Just-in-Time na
wszystkie

procesy

w przedsiębiorstwie,



Pomaga ukształtować organizację przedsiębiorstwa,
którą można scharakteryzować przy pomocy takich
cech
jak: swoboda przepływów, zespołowość działania
oraz elastyczność,



Rozwija

się

poprzez

zwiększenie

stosowania

podstawowych środków pomocniczych i wykorzystanie
nowoczesnych technologii informatycznych.

Czas jest zawsze istotnym

czynnikiem konkurencyjności firmy.

Można go wykorzystać przez:



skrócenie procesów » oszczędność czasu



dotrzymywanie umówionych terminów »

punktualność



uformowanie na nowo istniejących procesów

» płynność czasu



rozwój nowych produktów i procesów »

innowacyjność

FORMUŁOWANIE CELÓW - Cel SMART



S – SPRECYZOWANY – niezbyt ogólny i niezbyt

szczegółowy



M – MIERZALNY – musi istnieć miara, według

której

mierzony będzie rezultat, no. liczba,

procent



A – AMBITNY – cel powinien mobilizować

osoby zaangażowane w jego realizację



R – REALNY – musi być osiągalny



T – TERMINOWY – musi istnieć horyzont

czasowy realizacji

Błędy popełniane przez

menadżerów zarządzających

czasem:



Zbyt długi dzień pracy (nawet do 14 godzin),



Zbyt rozdrobniona struktura dnia pracy,



Bardzo niski stopień planowości pracy kierowników,



Zbyt wiele nieistotnych informacji docierających
do menadżerów,



Niskie nakłady czasu przeznaczone na samokształcenie
(2-4%),



Przeznaczanie na zebrania i narady aż 20-60% czasu
kierownictwa,



Źle wykorzystywany czas pracy, który w większości
ulega zmarnowaniu na czynności nieefektywne.

Korzyści z wprowadzenia Systemu
Zarządzania Czasem



Zwiększona produktywność ,



Skupienie na priorytetach,



Cele osiągane zgodnie z planem,



Mniej stresu,



Większa kontrola nad równowagą pomiędzy

życiem zawodowym i osobistym.

Etapy wprowadzania koncepcji w

przedsiębiorstwie

ETAP I : Ustalenia wstępne



Powołanie zespołu projektowego składającego

się z 5-8 członków i 1-2 doradców,



Przeprowadzenie porównań benchmarkingu,



Sformułowanie celów,



Przedstawienie projektu działania.

Etapy wprowadzania koncepcji w

przedsiębiorstwie

ETAP II : Zrozumienie systemu



Zdefiniowanie i analiza procesów

gospodarczych,



Podział funkcji na główne i pomocnicze,



Diagnoza stanu obecnego,



Ustalenie potencjału czasu podlegającego

redukcji.

Etapy wprowadzania koncepcji w

przedsiębiorstwie

ETAP III : Opracowanie rozwiązań



Powiększenie zespołu projektowego w celu

analizy wszystkich założeń i rozpatrzenia
zgłoszonych alternatyw,



Utworzenie zespołu przełomowego

(uderzeniowego),



Radykalna zmiana dotychczasowych

rozwiązań (rozwijanie pakietu działań, planu
działań i systemu pomiaru.

Etapy wprowadzania koncepcji w

przedsiębiorstwie

ETAP IV : Zmiana systemu



Wdrożenie nowego systemu i przezwyciężenie

dotychczasowych barier w myśleniu (można to

osiągnąć przez komunikację, szkolenie i

pokonywanie konfliktów).

Etapy wprowadzania koncepcji w

przedsiębiorstwie

ETAP V : Wyniki



Pozyskiwanie informacji od klientów na temat

restrukturyzacji,



Związanie klientów z firmą

Główne części składowe
TBM

Proces liniowy:

Proces złożony:

60 – 20 – 20?

Zaplanuj dzień wg zasady:



60% to rzeczy zaplanowane

planuj max. 60% dnia



20% to rzeczy niezaplanowane

ok. 20% czasu zostaw wolne. Będzie to rodzaj buforu,
ponieważ realizacja zadań trwa zwykle dłużej niż
planowaliśmy



20% to rzeczy spontaniczne

jest to czas na sprawy nieoczekiwane, zakłócenia i tzw.
„pożary”

Chcąc uczynić z czasu instrument konkurencji,

nie można poprzestać na analizie procesów.

Należy ciągle porównywać je z innymi

procesami. To z kolei wymaga opanowania

pewnego

aparatu

pojęciowego.

Kolejnym

elementem składowym TBM jest więc ustalenie

pojęć.

Ph. Thomas proponuje przyjęcie
następujących określeń :



Czas cyklu - czas realizacji danego procesu



Totalny czas cyklu- czas realizacji potrzeb

klienta



Aktualny czas cyklu - rzeczywisty czas

cyklu



Teoretyczny czas cyklu - suma czasów

procesów przynoszących wartość dodaną



Linia bazowa - ogólnie akceptowany poziom

wydajności w branży



Miejsce wśród konkurencji - rzeczywisty

poziom wydajności w branży: osiągnięty czas
cyklu

„To co ważne rzadko bywa pilne, a
to co pilne rzadko bywa ważne.”

Podział zadań według Eisenhowera
należy przeprowadzić według
poniższego schematu:

Zasady kształtowania optymalnej

struktury procesu

Rozrzutność czasu jest stratą, dlatego należy
ją eliminować. W tym celu powinno kierować
się następującymi zasadami:



eliminować magazyny » pozbywać się

zbędnych zapasów;



usuwać błędy » produkcja i usługi powinny

być zgodne z założonymi standardami
jakościowymi,



stale ulepszać procesy;



korzystać z doświadczeń innych;

Oszczędność czasu można osiągać
również dzięki:



ograniczeniu wielkości partii;



przyspieszeniu obiegu informacji;



zdecentralizowaniu kompetencji decyzyjnych;



zwiększeniu odpowiedzialności;



zmianie kolejności czynności;



eliminacji czynności;



równoległemu przebiegowi procesów;

Zasada Pareto 80/20



Mniejszym nakładem środków i energii można

uzyskać większość rezultatów.
Zasada ta przewiduje dwa kierunki:
myślenie i analiza 80/20



Myślenie 80/20 uczy nas pojmować

zamierzone działania w kategoriach które
mają znaczny wpływ na rezultaty i te o
nieznacznym wpływie.



Analiza 80/20 zakłada przestudiowanie

metod, które przyczyniły się do pozytywnej
realizacji działania.

Podsumowanie

System to tylko narządzie. To człowiek musi nad
sobą pracować, aby być efektywnym –
narzędzie samo w sobie nic nie daje.
RECEPTA na sukces – wybierz obszar działania –
stosuj te punkty – wygrywaj!



Dyscyplina



Konsekwencja



Wytrwałość



Cierpliwość



Pokora

Bibliografia



Andrzej Mleczko „Nie mam czasu”



Wojciech Idzikowski „Efektywność osobista,

zarządzanie sobą i innymi w czasie”



Blaik P. „Logistyka - koncepcja

zintegrowanego zarządzania”



www.karieramanagera.pl



www.infakt.pl



www.mfiles.pl