Zarządzanie informacją można określić jako: "zbiór zasad, technik, systemów oraz urządzeń, które określają informacyjno - komunikacyjną strukturę przedsiębiorstwa, która jest podstawą procesów podejmowania decyzji".

Przechowywanie informacji można rozpatrywać na kilku poziomach. Poziom podstawowy stanowi organizację plików, którą zarządza system operacyjny. Interpretacja informacji zawartych w plikach może być jednak różna, w zależności od modelu działania aplikacji. Dobrym przykładem są bazy danych, dostępne w plikach *.mdb. Zawierają one w swej strukturze dane wprowadzane do bazy oraz zapis programów obsługi tych danych. W programach, które są klientami poczty elektro-nicznej, możemy sami organizować strukturę folderów, chociaż fizycznie tej struktury na dysku nie zobaczymy. Jej zapis jest zakodowany w odpowiednich plikach. Podobny model dotyczy rejestru systemu Windows. W pierwszej kolejności określimy zatem obszary zarządzania informacją, które będą nas interesować, i ich potencjalne znaczenie w kontekście szeroko rozumianej przedsiębior-czości. W ten sposób otworzymy drogę do zdobycia umiejętności w obszarze technologii informa-cyjnej związanym ze wspomaganiem posługiwania się informacją.

Zakładając, że przetwarzanie informacji będzie odbywało się wyłącznie za pośrednictwem programów komputerowych, określimy następujące obszary zarządzania informacją :

• organizacja w komputerowym kalendarzu harmonogramu zadań i spotkań,

• gromadzenie i wykorzystywanie danych umożliwiających nawiązywanie kontaktów,

• zarządzanie informacją w grupie użytkowników wraz z korespondencją pocztową,

• tworzenie czytelnej struktury plików i folderów,

• archiwizacja zasobów informacyjnych.

Musimy wiedzieć, że część z wymienionych zadań była i jest wykonywana także bez udzia-łu komputerów. Nie chcę przekonywać, że w każdej sytuacji stosowanie programów komputero-wych jest uzasadnione. Ważne jest także, byśmy zwrócili uwagę na okoliczności, w których musi-my się zajmować zarządzaniem informacją. Będziemy wskazywać drogę do rozwiązań w różnych sytuacjach, sytuacjach z którymi możemy się spotkać.

Umiejętność zarządzania informacją jest ważnym elementem wspomagającym aktywne uczestnictwo w okresie uczenia się i później w życiu zawodowym. Znajdujemy się w kolejnej fazie edukacji dotyczącej technologii informacyjnej. Zauważamy, że w wielu miejscach wskazywaliśmy na konieczność porządkowania i ochrony informacji, szczególnie w rozdziale dotyczącym lokal-nych i globalnych sieci komputerowych. Wiemy, jak ważna jest umiejętność korzystania z różnych źródeł informacji. Często jest ona związana z właściwym wyborem usługi dostępnej w sieci Inter-net. Jeśli udaje nam się rozwiązać wiele zadań i problemów, umiejętnie dobierając metody i środki poszukiwania informacji, możemy uważać to za istotny element przedsiębiorczości. Nie wolno nam jednak naruszać zasad określanych przez nauczycieli, którzy mogą stosować świadome zabiegi ograniczające obszar wykorzystania informacji. Może to dotyczyć na przykład sposobu pisania prac z języka polskiego. Gwałtowny rozwój technik wymiany informacji otwiera możliwość zarządzania na odległość. Można na przykład za pomocą sieci telefonii komórkowej, mając do dyspozycji lapto-pa, uzyskać dostęp do sieci przedsiębiorstwa i zarządzać zdalnie zasobami. Widzimy często ludzi wydających dyspozycje za pośrednictwem telefonów komórkowych. Zatem technika otwiera możli-wości, jakich jeszcze niedawno nie było. Przedsiębiorczość wymaga wypracowania optymalnego modelu zarządzania informacją, dostosowaną do potrzeb, które nie dla wszystkich będą takie same.

Zwróćmy uwagę, że łatwa jest odpowiedz na korespondencję, jeśli otrzymamy kilka lub kilkanaście listów. Jeśli jednak ich napływ będzie wielokrotnie większy, musimy dokonywać selek-cji. To samo dotyczy plików komputerowych. Jeśli codziennie generuję kilkanaście plików, nie jest to obojętne, jak je nazwę i gdzie je będę przechowywać. Przekonamy się o tym po roku użytkowa-nia komputera. Przedsiębiorczość wymaga próby spojrzenia w przyszłość. Jeśli dziś otrzymujemy informację, która nie wydaje się istotna, warto się zastanowić, czy może się ona przydać w przy-szłości. Jeśli uznamy, że tak, czeka nas wybór sposobu jej przechowania gwarantujący późniejsze odszukanie.