Zamiana urlopu wypoczynkowego na okolicznościowy
Zdarzenia, które dają pracownikowi prawo do urlopu okolicznościowego, nie przerywają automatycznie innych okresów jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, np. urlopu wypoczynkowego czy zwolnienia lekarskiego. Pracodawca może jednak pójść pracownikowi na rękę i np. zgodzić się na przerwanie urlopu wypoczynkowego.
Przykład: Pracownikowi w czasie urlopu wypoczynkowego zmarł dziadek. Zasadniczo w takiej sytuacji nie przysługuje mu urlop okolicznościowy, jednak na wniosek pracownika pracodawca zgodził się na przerwanie urlopu wypoczynkowego i udzielenie mu urlopu okolicznościowego.
W niektórych sytuacjach pracodawca wręcz powinien udzielić urlopu okolicznościowego - np. po zakończeniu zwolnienia lekarskiego, jeśli oczywiście istnieje rozsądny związek czasowy między zdarzeniem będącym podstawą jego udzielenia a terminem jego wykorzystania.
Przykład: Pracownikowi przebywającemu na zwolnieniu lekarskim zmarła matka. Zwolnienie lekarskie kończyło się 25 sierpnia, a pogrzeb odbył się 24 sierpnia. Na wniosek pracownika pracodawca udzielił mu na 26 sierpnia urlopu okolicznościowego w celu załatwienia niezbędnych formalności w ZUS.
Urlopy okolicznościowe są związane z określonym zdarzeniem, dlatego też powinien istnieć rozsądny związek czasowy między danym zdarzeniem a terminem odbioru dnia wolnego. Przykładowo: co do zasady pracownik może wziąć urlop okolicznościowy kilka dni po urodzeniu dziecka - np. na zarejestrowanie go w urzędzie, ale raczej już nie kilka tygodni po porodzie - np. po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego przez pracownicę. Są jednak przypadki, gdy takie oddalenie w czasie będzie uzasadnione.
Przykład: Ze względu na stan zdrowia dziecko pracownika przebywało w szpitalu przez 3 tygodnie po urodzeniu. Pracownik może wykorzystać urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia się dziecka na osobiste odebranie go ze szpitala, mimo że od jego urodzenia minęło wiele dni.