SZUKA NEGOCJACJI 2012
Dziewięć zasad wywierania doskonałego wrażenia
Pierwsza z zasad dotyczy naszych zachowań w recepcji. Powinniśmy zdjąć tam nasze wierzchnie okrycie, przekazać je recepcjonistce bądź też umieścić na wieszaku. Dzięki temu będziemy mogli wejść do biura ze swobodnymi rękami. Oczekując na rozmowę, nie należy siadać gdzieś na uboczu, bo wtedy znikamy z pola widzenia i mogą o nas zapomnieć. Najlepiej pozostać w pozycji stojącej, na przykład z rękami zaplecionymi z tyłu, od czasu do czasu delikatnie przestępując z nogi na nogę. W ten sposób będziemy przypominać o swojej obecności oraz oczekiwaniu.
Druga zasada dotyczy momentu, kiedy wchodzimy do biura, gdzie odbędzie się rozmowa rekrutacyjna. Sposób naszego wejścia sygnalizuje jak chcemy być traktowani. Dlatego też, kiedy zostaniemy zaproszeni, powinniśmy bez wahania udać się na spotkanie. Należy unikać stania w drzwiach, zatrzymywania się, oraz nerwowego przestępowania z nogi na nogę. Tego typu zachowania mogą być odebrane przez pracodawcę jako przejaw braku pewności siebie.
Trzecia zasada wiąże się z chwilą, kiedy podchodzimy do naszego rozmówcy. Autorzy książki rekomendują, aby nawet w sytuacji kiedy ta osoba będzie zajęta (np. rozmową telefoniczną czy też szukaniem czegoś na biurku), udać się do niej pewnym krokiem (idąc prosto, przy zachowaniu miękkich ruchów). Następnie należy przywitać się (np. podając dłoń) oraz usiąść. W ten sposób zasygnalizujemy, że naturalne jest dla nas wchodzenie do biura w sposób pewny siebie oraz że jesteśmy gotowi do rozpoczęcia spotkania (nie zamierzamy czekać). Ociąganie się przy wchodzeniu może sklasyfikować nas jako nie zainteresowanych spotkaniem lub też mających zbyt dużo wolnego czasu. Najbardziej optymalne jest energiczne poruszanie się, nie za szybkie i nie za wolne. Taki sposób chodzenia charakteryzuje osoby pewne siebie, szanujące się i znające swoją wartość, umiejące okazać swoją siłę i autorytet oraz potrafiące wzbudzić zainteresowanie.
Czwarta zasada mówi o uścisku dłoni. Powinniśmy odwzajemnić siłę uścisku osoby, która się z nami wita oraz pozwolić jej zdecydować o długości uścisku dłoni. Nie należy też podawać dłoni nad biurkiem.
Piąta zasada wiąże się z sytuacją zajmowania miejsca. Jeśli zostanie nam zaproponowane miejsce naprzeciwko rozmówcy na niskim krześle, pamiętajmy aby przesunąć je pod kątem czterdziestu pięciu stopni bądź jeśli nie będzie to możliwe, obrócić swoje ciało pod takim kątem do rozmówcy. Pozwoli to uniknąć niekorzystnej pozycji, w której najczęściej znajdują się przełożeni ganiący swoich podwładnych.
Szósta zasada dotyczy miejsca do siedzenia. Jeśli zostaniemy zaproszeni, aby usiąść w mniej oficjalnej części biura, jest to najczęściej korzystna dla nas wiadomość. Najwięcej nieprzyjemnych informacji jest komunikowanych pracownikom „zza biurka". Mniej formalna lokalizacja może sprzyjać nawiązaniu lepszego kontaktu i ograniczyć krępującą atmosferę podczas rozmowy. Autorzy książki przestrzegają przed siadaniem na miękkiej sofie, gdyż wtedy zapadniemy się i pozycja ciała będzie niekorzystna. W takiej sytuacji najlepiej usiąść na skraju mebla, we wspomnianej już powyżej pozycji pod kątem czterdziestu pięciu stopni do naszego rozmówcy. Tego typu postawa ułatwi nam kontrolowanie „mowy ciała" podczas spotkania.
Siódma zasada określa, w jaki sposób najlepiej posługiwać się gestykulacją. Nie powinna być ona nadmierna i chaotyczna. Pamiętajmy, że ludzie opanowani wykonują wyraziste, ale jednocześnie rozważne ruchy. Osoby o wysokim statusie zazwyczaj wykonują mniej gestów, niż te o niższym statusie. Warto przyjrzeć się swojej gestykulacji w różnych sytuacjach w życiu zawodowym. W trakcie rozmowy rekrutacyjnej często ciężko jest świadomie kontrolować swoje zachowanie niewerbalne. Dlatego też możemy wziąć udział na przykład w symulacji takiej rozmowy i poprosić kogoś znajomego, aby nagrał ją za pomocą kamery. Dzięki temu będziemy mogli obejrzeć swoje zachowanie i przeanalizować „mowę ciała". Może to stanowić dla nas bardzo cenne doświadczenie, które pomoże nam wyeliminować potencjalnie niekorzystne dla nas zachowania niewerbalne, z których występowania nie zdajemy sobie często sprawy.
Ósma zasada dotyczy odległości od naszego rozmówcy. Powinniśmy pamiętać o poszanowaniu przestrzeni osobistej drugiej osoby, zwracając na to szczególną uwagę w pierwszych minutach spotkania. Jeśli zbytnio się zbliżymy, osoba może poczuć się niezręcznie i odchylić się na przykład lekko do tyłu. Tego typu zachowanie nie powinno umknąć naszej uwadze. Jeśli uda nam się je rozpoznać, będziemy w stanie w porę podjąć działania polegające na zwiększeniu odległości, dzięki czemu rozmówca poczuje się lepiej w interakcji z nami. Ogólnie, w kontaktach z osobami nieznajomymi powinniśmy zachować większy dystans niż na przykład spotykając się z przyjaciółmi.
Dziewiąta zasada odnosi się do sytuacji, kiedy opuszczamy miejsce w którym odbywała się rozmowa rekrutacyjna. Szykując się do wyjścia nie należy okazywać pośpiechu. Najlepiej spokojnie zebrać swoje rzeczy, uścisnąć dłoń rozmówcy na pożegnanie, a następnie opuścić biuro. Jeśli drzwi były zamknięte kiedy wchodziliśmy, najlepiej również je zamknąć wychodząc. Zwróćmy również uwagę na wygląd tylnej części naszego ciała, ponieważ idąc w kierunku drzwi to na nią zwróci uwagę pracodawca. Kiedy wstaniemy, pomyślmy o naszym ubraniu i ewentualnie poprawmy je. Przed samymi drzwiami odwróćmy się jeszcze na moment w stronę naszego rozmówcy i uśmiechnijmy się. Pozwólmy, aby pracodawca mógł nas zapamiętać w taki właśnie sposób, a nie tylko tylną część naszego ciała kiedy wychodziliśmy.
Strategie budowania swojej pozycji w pracy z zastosowaniem komunikacji niewerbalnej
Co w sytuacji, kiedy ktoś każe na siebie czekać?
W przypadku, gdy przyjdzie nam czekać na daną osobę dłużej niż dwadzieścia minut, możemy przypuszczać, że jest to pewnego rodzaju „gra o władzę". Może też świadczyć o braku organizacji tej osoby. Przez to, że ktoś każe na siebie czekać, w wielu przypadkach okazuje w ten sposób swoją wyższość, a także obniża status osoby, która na niego czeka. Zwróćmy uwagę na to, że podobny mechanizm ma miejsce w sytuacji, gdy tworzy się kolejka przed restauracją czy sklepem. Dużo ludzi ustawia się w ogonku w przekonaniu, że skoro inni czekają, to musi to być warte poświęcenia czasu (dają tu na przykład bardzo dobre jedzenie albo można coś kupić za naprawdę niską cenę).
Pamiętajmy również, aby na umówione spotkania zabierać ze sobą na przykład jakąś książkę, dokumenty, które wymagają przejrzenia, czy chociażby laptopa (jeśli go posiadamy), ponieważ w ten sposób pokażemy, że my także mamy inne sprawy do załatwienia i czekanie nie stanowi dla nas problemu. W momencie, gdy pojawi się osoba, na którą czekamy, pozwólmy, aby ona jako pierwsza się odezwała, a dopiero później oderwijmy wzrok od swojej pracy i przywitajmy się. Inną, równie skuteczną strategią jest na przykład zabranie ze sobą dokumentów finansowych wraz z kalkulatorem, dzięki czemu będziemy mogli zając się obliczeniami i w ten sposób nie będziemy tracić cennego czasu. Kiedy w końcu zostaniemy poproszeni na spotkanie możemy powiedzieć, że za chwilkę wejdziemy, tylko dokończymy najpierw ostatnie obliczenia. Jeśli nie posiadamy takowych dokumentów, możemy na przykład wykonać kilka telefonów. Wszystkie te zabiegi mają na celu pokazanie, że jesteśmy osobą bardzo zajętą i fakt, że ktoś nie może zorganizować się na czas nie sprawia nam większego kłopotu. Natomiast, gdy podejrzewamy, że ktoś prowadzi z nami grę o władzę, poprośmy znajomego aby zadzwonił do nas w trakcie spotkania. Po tym jak odbierzemy telefon kilkakrotnie, wspomnijmy o dużych pieniądzach. Możemy też wymienić kilka znanych nazwisk i powiedzieć dzwoniącemu, że interesuje nas tylko najlepsza oferta. Gdy już skończymy konwersację przez telefon, przeprośmy za kłopot i tak jakby nic się nie stało kontynuujmy dalej rozmowę.
Siedem strategii, dzięki którym można uzyskać przewagę w pracy
Allan i Barbara Pease wyróżnili w swojej książce pod tytułem „Mowa ciała" strategie, dające przewagę nad rozmówcą, które można wykorzystać podczas różnego rodzaju spotkań biznesowych.
Pierwsza strategia polega na tym, aby stać podczas spotkań, na których podejmowane są decyzje. Na podstawie badań stwierdzono, iż rozmowy które odbywają się na stojąco, trwają dużo krócej, natomiast osoby, które je prowadzą w oczach pozostałych zyskują wyższy status niż gdyby siedziały. Innym ważnym argumentem przemawiającym za tym, aby rozmowy z osobami przychodzącymi do biura przeprowadzać na stojąco jest to, że możemy zaoszczędzić bardzo dużo czasu. Zatem, jeśli posiadamy własne biuro, warto zastanowić się nad tym, aby usunąć z niego krzesła dla gości. Podkreślmy raz jeszcze, decyzje podejmowane na stojąco w dużej mierze są szybkie i konkretne, a także nie marnują cennego czasu na zbędne pogawędki.
Strategia druga mówi o tym, aby sadzać rywali plecami do drzwi. Według przeprowadzonych badań na ten temat, u osób które siedzą tyłem do otwartej przestrzeni ulega przyspieszeniu oddech oraz bicie serca, podnosi się ciśnienie krwi, wzrasta poziom stresu oraz zwiększa się częstotliwość fal mózgowych. Wszystko to dzieje się na skutek tego, iż nasze ciało w takim położeniu przygotowuje się do potencjalnego ataku od tyłu. Zatem jest to najlepsze miejsce, na którym możemy posadzić swoich rywali.
Trzecia strategia zwraca uwagę na to, aby trzymać palce razem. A wzięło się to stąd, że osoby które podczas gestykulacji nie podnoszą rąk powyżej podbródka i trzymają złączone palce, przyciągają uwagę zdecydowanie bardziej niż te, które mają rozchylone palce oraz trzymają ręce powyżej linii podbródka.
Strategia czwarta odnosi się do tego, by oddalać łokcie od tułowia podczas siedzenia na krześle. Żeby nie być postrzeganym jako osoba bojaźliwa czy nieśmiała (te osoby zazwyczaj w odruchu obronnym trzymają łokcie przy sobie). Zwróćmy uwagę na to, w jakim położeniu znajdują się nasze łokcie, gdy prowadzimy rozmowę.
Piąta strategia oparta jest na stosowaniu tzw. „mocnych słów". Badacze z Uniwersytetu Kalifornijskiego wykazali, iż następujące słowa należą do grona najbardziej przekonywujących słów w języku mówionym: „zdrowie, miłość, pieniądze, gwarancja, odkrycie, rezultaty, łatwy, oszczędzać, udowodniony, nowy, ty oraz bezpieczeństwo". Warto więc poćwiczyć używanie tych słów, których „działanie" zostało udowodnione.
Stratega szósta mówi o tym, aby nosić płaską aktówkę. Płaskie aktówki przeważnie noszone są przez osoby postrzegane jako „ważne", a ponadto kojarzą się często z lepszymi wynikami pracy. Natomiast osoby noszące duże wypchane teczki, mogą zostać odebrane jako mało zorganizowane i same wykonujące całą pracę.
W kolejnym artykule dotyczącym skutecznej komunikacji niewerbalnej w różnych sytuacjach związanych z naszym funkcjonowaniem zawodowym, dokończę prezentację siódmej strategii zaproponowanej przez Allana i Barbarę Pease, dzięki której możemy uzyskać przewagę w pracy. Następnie przejdę do omówienia innych czynników niewerbalnych oddziałujących na naszą pozycję oraz rozpocznę bardziej szczegółową prezentację gestów dłoni w kontekście zawodowym.