Temat:

Zakładowy plan kont - jako jeden z najważniejszych elementów dokumentacji księgowej

Konstrukcja zakładowego planu kont.

Każda jednostka gospodarcza prowadząca księgi rachunkowe w sposób zgodny z ustawą o rachunkowości musi mieć opracowana w języku polskim dokumentację zasad (polityki) rachunkowości. Istotnym elementem tej dokumentacji jest zakładowy plan kont, stanowiący trzon systemu rachunkowości jednostki gospodarczej.

Od jego zawartości i struktury zależy nie tylko sposób prowadzenia ewidencji księgowej i jej pracochłonność, ale także potencjał informacyjny rachunkowości danej jednostki gospodarczej, a zarazem stopień realizacji nadrzędnej funkcji rachunkowości, jaką jest funkcja informacyjna.

W związku z tym konstruując zakładowy plan kont, należy uwzględnić:

a) obowiązki (wymagania) informacyjne wynikające z ustawy rachunkowości

b) potrzeby informacyjne otoczenia,

c) potrzeby informacyjne zarządzania jednostką.

Gdy informacje prezentowane w obligatoryjnych sprawozdaniach finansowych nie zaspokajają potrzeb informacyjnych otoczenia (np. banków zakładów ubezpieczeń, kontrahentów, akcjonariuszy), należy w zakładowym planie kont zastosować taką klasyfikację kont, aby móc zaspokoić zwłaszcza te potrzeby otoczenia, które cechuje powtarzalność.

Nie mniej ważne jest, by zakładowy plan kont był skonstruowany ze szczegółowością, gwarantującą dostosowanie do potrzeb jednostki z uwagi na rodzaj działalności, rozmiary, strukturę organizacyjną, problemy decyzyjne rożnych szczebli zarządzania. W nawiązaniu do tego jest wskazane sporządzenie katalogu zweryfikowanych potrzeb informacyjnych w przekroju ośrodków(ogniw) zarządzania z uwzględnieniem specyficznych cech typowych(standardowych) problemów decyzyjnych. Odpowiednio do nich powinna być rozbudowana struktura zakładowego planu kont, przy czym czynnikiem, który może ją warunkować jest stosowana w jednostce forma i technika prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Pomocą w opracowaniu zakładowego planu kont może być wzorcowy plan kont

Znowelizowana ustawa o rachunkowości zawiera delegację dla ministra finansów do wydania w drodze rozporządzenia wzorcowych planów kont dla różnych jednostek.

TABELA

Organy uczestniczące w opracowaniu wzorcowych planów kont

Wzorcowe plany kont różnych jednostek	Organ określający	Organ opiniujący (konsultujący)
1. Banki	Minister właściwy do spraw finansów publicznych	Komisja nadzoru Bankowego
2. Jednostki działające na podstawie przepisów o publicznym obrocie papierami wartościowymi	j/w	Przewodniczący Komisji Papierów Wartościowych i Giełd
3. Fundusze inwestycyjne	j/w	j/w
4. Zakłady ubezpieczeń	j/w	Prezes Państwowego Urzędu Nadzoru Ubezpieczeń
5. Fundusze emerytalne	j/w	Prezes Urzędu Nadzoru nad Funduszami Emerytalnymi
6. Pozostałe jednostki	j/w	-
7. Spółdzielcze kasy oszczędnościowo - kredytowe	j/w	Krajowa Spółdzielcza Kasa Oszczędnościowo - kredytowa

W dalszym ciągu rozważań przedmiotem zainteresowania będzie wzorcowy plan kont dla pozostałych jednostek.

Celem wydania wzorcowego planu kont jest ujednolicenie rozwiązań dotyczących grupowania operacji gospodarczych, a także dostarczanie jednostkom gospodarczym wzorca umożliwiającego zmniejszenie nakładów pracy na opracowanie zakładowego planu kont oraz przy sporządzaniu programów komputerowych z zakresu rachunkowości.

Możliwości konstrukcji zakładowego planu kont

Wariant	Charakterystyka
1. Autonomiczne opracowanie	-Opracowanie zakładowego planu kont przez pracowników jednostki z uwzględnieniem obowiązków ustawowych i potrzeb informacyjnych - Zlecenie podmiotom zewnętrznym opracowania zakładowego planu kont danej jednostki
2. Adaptacja wzorcowego planu kont	- Wykorzystanie wzorcowego planu kont jako podstawy zakładowego planu kont po wprowadzeniu koniecznych modyfikacji, zastrzeżeń i uzupełnień
3. Wykorzystanie wydawnictw zawierających propozycje zakładowych planów kont	- Uznanie całego opracowania jako własnego zakładowego planu kont po dokonaniu ewentualnych włączeń i uzupełnień; - Wykorzystanie wybranych części opracowań w zakładowym planie kont i jednoczesne opracowanie własnych jego fragmentów. - Opracowanie własnego wykazu kont syntetycznych i analitycznych z wykorzystaniem jego komentarza określonych fragmentów wydawnictwa.

Zakładowy plan kont

a) definicja

Zakładowy plan kont jest to usystematyzowany wykaz nazw i symboli kont przeznaczonych w danej jednostce do ewidencjonowania posiadanych środków i źródeł ich finansowania oraz procesów gospodarczych w nim zachodzących , (korespondencję) tych kont.

b) wymogi

Niezależnie od przyjętej procedury opracowania planu należy pamiętać, ze zgodnie z ustawą o rachunkowości wszystkie jednostki spełniające warunki określone w art.2 zobowiązane są do posiadania i stosowania zakładowego planu kont który co najmniej powinien zawierać wykaz kont księgi głównej wykaz kont ksiąg pomocniczych oraz sposób powiązania z kontami syntetycznymi metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych aktywów i pasywów, przyjęte zasady kwalifikacji zdarzeń.

Opracowuje go główny księgowy podmiotu gospodarczego lub firmy consultingowe. Kształtowanie układu kont racjonalnie dostosowanego do potrzeb jednostki następuje w efekcie procesu dzielenia i łączenia kont.

Zakładowy plan kont powinien zapewnić takie zorganizowanie ewidencji aby:

• księgi rachunkowe były prowadzone w sposób usystematyzowany i zapewniał wykonanie obowiązków w zakresie poprawnego i rzetelnego odzwierciedlenia wiernego obrazu sytuacji gospodarczej (majątkowej i finansowej) oraz wyniku finansowego

• dostosowana była w maksymalnym stopniu do potrzeb jednostki, uwzględniając zapotrzebowanie jednostki na informacje finansowe o charakterze kontrolnym i decyzyjnym

• zastosowany w nim podział na konta syntetyczne i analityczne oraz zasady ich funkcjonowania umożliwiały sporządzenie

• obligatoryjnych sprawozdań finansowych wg prawa bilansowego,

• obowiązujących sprawozdań finansowych wg przepisów o statystyce publicznej

• innych sprawozdań w tym deklaracji podatkowych oraz przeprowadzenie rozliczeń finansowych.

Nazwy poszczególnych zespołów kont to:

• Aktywa trwałe;

• Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe;

• Rozrachunki i roszczenia;

• Materiały i towary;

• Koszty wg rodzajów i ich rozliczanie;

• Koszty wg typów działalności i ich rozliczanie;

• Produkty i rozliczenia międzyokresowe;

• Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem;

• Kapitały (fundusze) rezerwy i wynik finansowy.

Każdy zespół może ująć 10 kont oznaczonych symbolem dwucyfrowym (pierwsza cyfra oznacza zespół, druga - kolejność konta w zespole) lub 100 kont syntetycznych oznaczonych symbolem trzycyfrowym. Konta analityczne uzyskują symbol złożony z symbolu konta syntetycznego i dodatkowej liczby numerującej konta analityczne.

Ilość znaków cyfrowych w symbolice kont zależy od stopnia ich rozbudowy, a ta jest uzależniona od rozmiarów prowadzonej działalności i przyjętej techniki ewidencyjnej.

Dodatkowe uwarunkowania natury organizacyjnej wynikają z techniki ewidencji księgowej, która może powodować ograniczenie liczby kont syntetycznych z koniecznością rozbudowywania ewidencji analitycznej (np. forma tabelaryczna) lub - w przypadku techniki komputerowej - ograniczenie ewidencji analitycznej ( z typowym dla niej zapisem powtarzanym) na korzyść dowolnej ilości kont syntetycznych zapewniających wymaganą szczegółowość danych.

Przyjęte przez jednostkę zasady (polityka) rachunkowości powinny być ustalone w formie pisemnej, a ich dokumentacja aktualizowana przez kierownika jednostki.

Akty prawne określające zasady konstrukcji zakładowych planów kont

Aktem prawnym określającym zasady rachunkowości w Polsce jest Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. nr 76, poz. 694 z 2002r.) oraz rozporządzenia około ustawowe Ministra Finansów.

Zagadnienie zasad tworzenia i funkcjonowania zakładowych planów kont reguluję następujące akty polskiego prawa:

Zakładowy plan kont z zasady rachunkowości

Podmiot działający zgodnie z ustawą o rachunkowości, który nie posiada odrębnego dokumentu określającego przyjęte (politykę) zasady rachunkowości to ZPK powinien być dokumentem w który wkomponowane są zasady rachunkowości co z kolei określa art.10 w/w Ustawy.

W przypadku gdy zakładowy plan kont jest podstawowym dokumentem określającym politykę rachunkowości powinien określać:

• datę rozpoczęcia i zakończenia roku obrotowego oraz wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

• wybrane przez jednostkę metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego

• metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych ( wybór wg art. 17 ustawy o rachunkowości);

• metody i zasady dokonywania odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz WNiP;

• wycenę wartości stanu końcowego składników rzeczowych należących do aktywów obrotowych ( wybór zgodnie z art.34 ust. 4 );

• metodę ustalania wyniku finansowego oraz rachunku przepływu środków pieniężnych.

5

---