TEMAT: Zastosowanie programów biurowych w pracy zawodowej

Spis treści

1. Wstęp 2

2. Opis programu Microsoft Word oraz jego zastosowanie 2

3. Opis programu Microsoft Excel - jego zastosowanie w pracy 4

4. Opis programu Microsoft Access - bazy danych - tworzenie - funkcje 6

5. Bibliografia 10

1. Wstęp

Microsoft Office jest pakietem aplikacji biurowych wyprodukowany przez firmę Microsoft. Jest bardzo popularny i powszechnie wykorzystywany w wielu firmach jak i wśród użytkowników domowych.

• Microsoft Word (procesor tekstu)

• Microsoft Excel (arkusz kalkulacyjny)

• Microsoft Access (bazy danych)

• Microsoft PowerPoint (tworzenie i wyświetlanie prezentacji)

2. Opis programu Microsoft Word oraz jego zastosowanie

Edytor tekstu to program służący do wszechstronnego przetwarzania dokumentów tekstowych. Pod względem realizacji edytory tekstu można podzielić na programowane, ekranowe - użytkownik wydaje polecenia na bieżąco, obserwując ich skutki na ekranie monitora, tekstowe oraz edytory tekstu działające w trybie graficznym, uwidaczniające na ekranie tekst w dowolnych krojach, a także pozwalające łączyć teksty z najróżnorodniejszymi produkcjami graficznymi, jak rysunki, diagramy, wykresy, tablice itp. Jednym z najpopularniejszych edytorów tekstu ostatniej kategorii jest
Word działający w środowisku Windows.

Przewaga edytora tekstów, takiego jak popularny MS Word, nad kartką papieru i długopisem czy maszyną do pisania wydaje się oczywista. Jednak na ogół nie zdajemy sobie sprawy z przepaści dzielącej tradycyjne metody tworzenia dokumentów od metod opartych na edytorach. Word to nie tylko narzędzie, dzięki któremu możemy tworzyć "ładniejsze" i dopracowane teksty. Z jego użyciem można budować całe systemy ogromnie przyspieszające i automatyzujące zarówno tworzenie dokumentów, jak też ich obieg w danej organizacji.

Microsoft Word jest obecnie dominującym procesorem tekstu, co czyni podstawowy format tworzonych przez to narzędzie plików standardem, który muszą obsługiwać konkurujące produkty, żeby móc zaistnieć w środowisku biura. Filtry eksportu i importu dla tego formatu zostały wmontowane w wiele procesorów tekstu, takich jak AbiWord czy OpenOffice. Większa część tej funkcjonalności została osiągnięta przez reverse engineering, ponieważ dokumentacja formatu jest dostępna jedynie dla partnerów Microsoftu. W kolejnych wersjach programu format zmieniał się zarówno w istotny jak i subtelny sposób. Często formatowanie z nowszych wersji znika, kiedy dokument otwierany jest w starszym programie, po prostu dlatego, że ten nie miał jeszcze jego obsługi.

Format DOC dla Word 97 został publicznie udokumentowany przez Microsoft, ale kolejne wersje stały się dostępne tylko dla partnerów, rządów i instytucji. Plotka w przemyśle programistycznym głosi, że pewne cechy formatu nie są do końca zrozumiane nawet przez sam Microsoft. Ostatnio firma ogłosiła, że jej oprogramowanie biurowe zostanie oparte o format zdefiniowany na podstawie XML. Word może opcjonalnie obsługiwać XML, przy użyciu publicznie udokumentowanego schematu zwanego "WordProcessingML"

Zastosowanie :

Przed rozpoczęciem pracy biurowej z Wordem należy pamiętać aby prawidłowo przygotować sobie miejsce pracy. Word jest edytorem tekstu stosunkowo powszechnie wykorzystywanym do pisania tekstów, artykułów i innych prac. Często pisząc siedzimy bardzo długo stąd, ważna jest właściwa postawa podczas pisania. W trakcie pisania należy siedzieć prosto z opartymi o podłogę lub podnóżek stopami. Między ramieniem a przedramieniem powinien być kąt prosty. Nadgarstek z przedramieniem powinien tworzyć linię prostą. Zgięte palce powinny opuszkami dotykać klawiatury. Środek monitora powinien znajdować się na wysokości naszych oczu. Należy też pamiętać, żeby co pewien czas robić przerwę. Zalecana jest pięciominutowa przerwa po każdej godzinie pracy. Dzięki temu praca nie będzie dla nas uciążliwa i uchroni to nas przed niektórymi chorobami kręgosłupa.

Większość użytkowników komputerów pisze teksty za pomocą dwóch palców wskazujących. Warto nauczyć się jednak właściwego i szybszego posługiwania się klawiaturą komputera, czyli używania 10 palców. Pisząc poprawnie nie patrzymy się na klawiaturę i na ekran. Do nauki klawiaturopisania wystarczy kupiony w księgarni odpowiedni podręcznik w którym znajdziemy niezbędne ćwiczenia.

Word daje nam możliwości :

• Tworzenie wizytówek;

• Tworzenie eleganckich zaproszeń i personalizowanie ich treści;

• Korzystanie z korespondencji seryjnej;

• Zabezpieczanie dokumentów poufnych;

• Tworzenie systemu obsługi dokumentów wychodzących;

• Półautomatyczne tworzenie ofert;

• Budowanie systemu dokumentacji zatrudnienia;

• Tworzenie ankiet.

Jeżeli zaczniemy korzystać z Worda nie tylko jako komputerowej maszyny do pisania, szybko przekonamy się, że praca w biurze stanie się znacznie prostsza i wydajniejsza. Word w biurze i nie tylko dostarcza nam gotowych rozwiązań, ( wzory pism, życiorysów, itp.) a także inspiruje do tworzenia własnych dokumentów pokazując potencjał tkwiący w tym programie.

Word to coś więcej niż następca maszyny do pisania. Zapoznając się ze sposobami przyspieszenia i zautomatyzowania żmudnych czynności biurowych przy wykorzystaniu tego programu możemy zobaczyć , jak Word zaoszczędzi nam cenny czas i pieniądze np. :

• wypełniając szablony danymi;

• wykorzystując dane z innych aplikacji w dokumentach Worda;

• tworząc zaawansowany system dokumentacji zatrudnienia nie kupując żadnego dodatkowego oprogramowania;

• ucząc eleganckiego formatowania dokumentów, łączenia tekstu z grafiką i przyspieszania swojej pracy z Wordem

3. Opis programu Microsoft Excel - jego zastosowanie w pracy

Microsoft Excel jest to arkusz kalkulacyjny produkowany przez firmę Microsoft dla systemów Windows i MacOS. Pierwsza wersja programu przeznaczona dla Windows trafiła na rynek w roku 1987 i stała się przebojem. Postępujący sukces rynkowy programu sprawił, że w roku 1993 programy pakietu Microsoft Office zostały przeprojektowane tak, by przypominać wyglądem arkusz Excel. Od wersji 5 wydanej w 1995 program zawiera wbudowany język Visual Basic. Microsoft Excel jest obecnie najpopularniejszym narzędziem na rynku, cenionym za szybkość, rozbudowane narzędzia analityczne (np. tabele przestawne) i grafikę biznesową oraz ergonomię obsługi.

Arkusz kalkulacyjny jest podzielony na poszczególne pola o określonych współrzędnych. Zwykle dostępna tabela jest tak duża, że nie mieści się na raz na ekranie. Widać tylko pewien jej fragment, który można przesuwać po całej dużej kartce.

W nagłówki wierszy i kolumn można wpisywać z klawiatury ich oznaczenia, np. nazwiska, nazwy miesięcy. Ale obliczeń nie trzeba wykonywać samemu-wystarczy podać wzór- funkcję. Przeliczeń dokonuję się jedną komendą. Typowy układ menu i pasków narzędzi dla programów firmy Microsoft pozwala na intuicyjną obsługę np. osobom korzystającym już wcześniej z edytora tekstów Word. Adresy komórek arkusza oznaczane są poprzez złożenie indeksu kolumny oraz indeksu wiesza. Komórka na przecięciu pierwszej kolumny i pierwszego wiersza posiada adres A1, w tym samym wierszu, ale w drugiej kolumnie - B1.

Podobnie komórka na przecięciu trzeciej kolumny i szóstego wiersza ma adres C6. Oprócz takiego sposobu adresowania stosuje się jeszcze inne metody. Wprowadzane dane mogą mieć różnoraką postać - między innymi mogą być liczbą, tekstem, datą, godziną, adresem, itp.

Bogate możliwości Excela pozwalają użyć go do wielu typowych zastosowań biurowych, upraszczając i przyspieszając wykonywanie typowych czynności biurowych. Microsoft Excel jest bardzo przydatnym programem jeżeli chodzi o obliczenia.

Wiele danych zgromadzonych w arkuszach kalkulacyjnych można przedstawić w postaci graficznej. Prezentacja graficzna np. wykres potrafi lepiej przemówić do wyobraźni niż tabela pełna liczb. W postaci wykresów możemy np.:

• śledzić kursy walut lub akcji na giełdzie,

• porównywać wydatki na żywność z resztą budżetu domowego,

• analizować wielkość sprzedaży w 4-ech kwartałach minionego roku,

• porównywać dane pogodowe interesujących nas miast.

Najważniejszym narzędziem arkusza kalkulacyjnego są formuły (matematyczne, statystyczne, daty i czasu, finansowe, bazodanowe, logiczne), za pomocą których wprowadzone do arkusza dane są automatycznie przetwarzane.

Z pomocą arkusza kalkulacyjnego typu Excel bez najmniejszego problemu poprowadzimy rachunki stworzymy faktury. Excel zawiera jeden lub kilka arkuszy, na które nanosimy dane i pracujemy z nimi . Korzystając z tego programu z łatwością można sporządzić nie tylko fakturę VAT ale również bilans miesięczny jak i można przygotować do wydruku wszelkiego typu rachunki i zestawienia wybranych kwot.

W pracy biurowej program ten jest niezbędny - dzięki odpowiednio skonstruowanym arkuszom można za jego pomocą realizować funkcje programu księgowego, bazy klientów i kontrahentów, karty płac i wiele innych.

W większości przypadków należy po wprowadzeniu danych nadać im określony wygląd tzw. format. Format wyświetlania danych jest parametrem charakteryzującym komórkę i zmienia się go w menu: FORMAT/KOMÓRKI. Typowymi parametrami są wielkość, rodzaj czcionki oraz styl (np. pogrubienie, kursywa, podkreślenie itp.) Dla wprowadzonych liczb możliwe jest również określanie ilości miejsc po przecinku, sposobu prezentowania ułamków i liczb ujemnych. Dla dat i godzin będących specyficznymi wartościami liczbowymi, jest również możliwe ustawienie sposobu prezentacji specyficznego dla tego rodzaju danych. Po wprowadzeniu liczby, daty lub godziny, Excel automatycznie wyrównuje zawartość komórki do prawej strony. Po wprowadzeniu tekstu zawartość komórki zostaje wyrównana do lewej strony.

Oczywiście sposób wyrównywania możemy w każdym momencie zmienić poprzez naciśnięcie odpowiedniego narzędzia na pasku lub wybranie polecenia menu FORMAT/KOMÓRKI

Excel posiada ok. 200 wbudowanych funkcji, które używa się stosowanie do zapotrzebowania. Obejmują one podstawowe zagadnienia matematyki, statystyki i logiki, operacje na tekstach i bazach danych. Zapoznawanie się z funkcjami Excela nie polega na "wyuczaniu się" na pamięć kolejnych funkcji. Zwykle zastosowania wymagają od nas stosowania określonej grupy funkcji. Tak, więc poznawanie funkcji należy poprzedzić skonkretyzowaniem tego, jakie funkcje mogą mieć zastosowanie w tworzonych przez użytkownika aplikacjach w najbliższej przyszłości.

4. Opis programu Microsoft Access - bazy danych - tworzenie - funkcje

Access jest natomiast systemem zarządzania bazami danych, działającym w środowisku WINDOWS. Dzięki specyficznej organizacji bazy danych w postaci jednego pliku o rozszerzeniu .mdb Access oferuje znacznie bogatsze konwencje dotyczące nazewnictwa obiektów bazy danych niż systemy, w których pojedynczym obiektom odpowiadają osobne pliki. Został on pomyślany tak, aby pomagać w zbieraniu, odzyskiwaniu i prezentowaniu danych. Access oferuje użytkownikom sześć zasadniczych rodzajów obiektów przeznaczonych do budowy systemu bazy danych. Są to tabele, zapytania, formularze, raporty, makropolecenia i moduły. Każdemu z tych elementów można nadać nazwę składającą się maksymalnie z 64 znaków. Dozwolone są przy tym wszystkie znaki alfanumeryczne ( litery i cyfry ), spacje i znaki specjalne.

Projektowanie bazy danych

Przy pierwszym uruchomieniu okno Accessa nie wygląda zbyt imponująco. Pasek menu zawiera tylko dwie pozycje: Plik i Pomoc. Pasek narzędzi zawiera szereg przycisków, z których dostępne są na razie: Nowa baza danych, Otwórz bazę danych, Sufler i Pomoc.

Access oferuje cały zestaw pasków narzędzi, które są wyświetlane stosownie do wykonywanych czynności. Jedną z ciekawych cech paska narzędziowego jest jego mobilność. Można go przeciągnąć myszką w dowolne miejsce i tak zmienić rozmiar okienka, w którym wyświetlane są przyciski, by uzyskać największy komfort pracy.

Tabela w Accessie

Definiowanie tabeli w Accessie jest rzeczą łatwą, wystarczy bowiem w oknie bazy danych kliknąć zakładkę Tabela, a następnie przycisk Nowy. Access wyświetli wtedy pole dialogowe z dwoma przyciskami: Kreatory tabel i Nowa tabela. Pierwszy z nich uruchamia jednego z wielu „pomocników” - podprogramów, których zadaniem jest automatyczne tworzenie obiektów bazy danych według życzeń użytkownika.

Projektowanie zapytań

Projektowanie zapytań odbywa się w oknie projektu zapytania. Aby je otworzyć należy:

• w oknie bazy danych kliknąć zakładkę Zapytanie, a następnie przycisk Nowy

• wybrać polecenie Plik | Nowy | Zapytanie

• kliknąć znajdujący się na pasku narzędziowym przycisk nowego zapytania.

W każdym przypadku pojawi się pole dialogowe z dwoma przyciskami: Kreatory zapytań i Nowe zapytanie. Tylko wybór tego drugiego spowoduje otworzenie okna projektu zapytania. Pierwszy uruchomi procedurę automatycznego tworzenia zapytań, czyli jednego z asystentów.

Projektowanie formularzy

Aby zbudować nowy formularz na „fundamencie” wybranej tabeli należy wyróżnić jej nazwę w oknie bazy danych i kliknąć przycisk nowego formularza na pasku narzędziowym. Spowoduje to pojawienie się pola dialogowego Nowy formularz, w którym znajduje się lista wszystkich tabel i zapytań Wybieramy nazwę wskazaną w oknie bazy danych oraz dwa duże przyciski: Kreatory formularzy i Pusty formularz. Wybierając jeden z nich decydujemy się na skorzystanie z pomocy Accessa lub na budowę formularza od początku.

Projektowanie raportów

Aby utworzyć raport należy wyróżnić jego nazwę w oknie bazy danych i nacisnąć przycisk nowego raportu na pasku narzędzi lub użyć polecenia Plik | Nowy | Raport. O ile rozwijana lista w polu dialogowym Nowy raport zawiera nazwę właściwego zapytania, klikamy przycisk Kreator raportów. Pierwszy krok to wybór jednego z kilku dostępnych rodzajów raportów: Jednokolumnowego, Grupy podsumowania, Wydruku seryjnego S Ford, Podsumowania lub Tabelarycznego.

Makropolecenia

Makropolecenia w Accessie to procedury, które można uruchomić i, których działanie powoduje wykonanie jednej lub kilku predefiniowanych czynności, zwanych także akcjami. Każde makropolecenie to po prostu lista czynności wraz z ich argumentami i ewentualnymi warunkami, decydującymi o tym, czy dana czynność jest wykonywana czy nie.

Na pojedyncze makropolecenie może składać się nie więcej niż 999 osobnych czynności. Wyrażenie warunkowe musi dać się zapisać za pomocą maksymalnie 255 znaków. Z tylu też znaków może składać się komentarz, opisujący pojedynczą czynność w makropoleceniu. Liczba ta jest także górną granicą długości pojedynczego argumentu czynności.

Najważniejsze z zastosowań makropoleceń:

• zmiana położenia i rozmiaru dowolnego okna w granicach przestrzeni roboczej okna Accessa, zmiana okna aktywnego, zmiana obiektu aktywnego

• wykonanie dowolnego polecenia z dowolnego menu dostępnego w Accessie

• stworzenie indywidualnego paska menu wraz z poleceniami dla dowolnego formularza

• obsługa systemowych pól dialogowych, emulacja działań z użyciem klawiatury

• wyświetlanie własnych pól dialogowych z komunikatami

• sprawdzanie poprawności wprowadzanych danych

• zmiana wartości danych w dowolnych detalach formularzy i niektórych detalach raportów

• zmiana wartości prawie wszystkich atrybutów formularzy, raportów, ich sekcji i znajdujących się na nich detali

• filtrowanie wierszy wyświetlanych w formularzu, dowolna zmiana wiersza bieżącego, wyszukiwanie wierszy według wyspecyfikowanych kryteriów

• otwieranie i zamykanie formularzy, drukowanie raportów, uruchamianie zapytań wyszukujących i modyfikujących, automatyczne dostarczanie danych dla zapytań z parametrem

• uruchamianie innych aplikacji, zarówno dla Windows, jak i dla DOS-u, wymiana danych pomiędzy aplikacjami, import, eksport i dołączanie tabel innych baz danych, arkuszy roboczych i plików tekstowych

• uruchamianie i zatrzymywanie makropoleceń, anulowanie zdarzenia, które uruchomiło makropoleceniem, „zamrożenie” ekranu na czas działania makropolecenia, zatrzymanie aplikacji.

Moduły

Moduły są to zbiory procedur i funkcji napisane w języku Access Basic.

Moduły formularzy i moduły raportów są modułami klasy związanymi z określonym formularzem lub raportem. Moduły formularza i raportu często zawierają procedury zdarzeń, które są uruchamiane w odpowiedzi na zdarzenie formularza lub raportu. Procedur zdarzeń można używać do sterowania działaniem formularzy i raportów oraz ich odpowiedziami na akcje użytkownika, takie jak np. kliknięcie przycisku polecenia.

Bibliografia:

• Podręcznik użytkownika Microsoft Word Wersja 6.0 MS Word 2000 PL dla każdego autor: Janusz Graf

• Zaawansowane możliwości edytora Word 2000 PL autor: Mirosława Kopertowska

• Excel 2003 PL. Biblia, John Walkenbach , 04/2004, Warszawa

• Excel Biblia , John Walkenbach, 08/2007, Warszawa

• Access Analiza danych. Receptury, Ken Bluttman, Wayne Freeze,05/2008

• Microsoft Access. Podręcznik administratora, Helen Feddema, 06/2006

9

---