Marta Tybura

Zarządzanie projektem

Słowem wstępu…

Poniższy artykuł jest próbą wyjaśnienia, czym jest „zarządzanie projektem”, a w szerszym ujęciu, jakie czynniki wpływają na efektywne zarządzanie projektem. Ze względu na bardzo szeroką tematykę omawianego zagadnienia, artykuł stanowi syntezę najważniejszych zagadnień, o których należy pamiętać przy realizacji projektu.

Zarządzanie projektami nie jest zjawiskiem nowym, wszelkie dokonania ludzkości od zarania dziejów to nic innego, jak realizacja konkretnych projektów, wskażmy chociażby na budowę piramid egipskich, rzymskich akweduktów, czy wynalezienie pierwszego komputera osobistego. Sami na co dzień mamy do czynienia z projektami, w domu, pracy, życiu prywatnym. Czym, jak nie realizacją projektu jest organizacja wakacyjnego wyjazdu, przyjęcia weselnego, szkolenia, czy konferencji?

Czym jest projekt?

Projekt określany jest mianem przedsięwzięcia. Według S. M. Younga „projekt to każde zlecenie lub zadanie, którego nie można załatwić w trakcie jednej rozmowy telefonicznej”.

Do czynników charakteryzujących projekt należą: złożoność, określone ramy czasowe, wysokie ryzyko niepowodzenia (zależne np. od partnerów zewnętrznych), realizacja zespołowa. Dodatkowo projekt wyróżnia się niepowtarzalnością. Jest mało prawdopodobne by przebiegał w ten sam sposób, pod tym samym kierownictwem, w niezmienionym zespole projektowym. Innymi słowy, ma charakter niepowtarzalny zarówno pod względem koncepcji, jak i sposobu realizacji.

Kim jest kierownik projektu i jaka jest jego rola?

Kierownik projektu jest osobą odpowiedzialną na to, czy projekt zostanie zrealizowany oraz jakie przyniesie efekty przy jednoczesnym uwzględnieniu poniesionych nakładów. Dobry kierownik określany również managerem projektu powinien posiadać wiedzę z zakresu projektu, umiejętności przywódcze, kompetencje negocjacyjne, mediacyjne oraz wiele innych z zakresu zarówno zarządzania jaki psychologii. Musimy pamiętać, że kierownikiem projektu nie może zostać osoba z przysłowiowego „przypadku”.

Rolą managera będzie motywowanie pracowników, koordynowanie ich działań, w taki sposób, by ostateczne rezultaty zostały osiągnięte zgodnie z zaplanowanych harmonogramem i budżetem. Podstawowym zadaniem kierownika projektu (Project manager - PM) jest delegowanie pracy członkom zespołu projektowego a nie codzienna praca nad projektem!

Kluczem do sukcesu jest dobra komunikacja. To od niej w głównej mierze zależy czy staniemy się efektywnie działającym liderem projektu, umiejącym zażegnać sytuacje konfliktowe i pociągnąć za sobą innych. Motywowanie pracowników to wyzwalanie z nich pokładów energii, niezbędnej do realizacji założeń projektu.

Kilka słów o technikach zarządzania projektem

W miarę upływu lat kształtowały się narzędzia i techniki zarządzania projektem. Do jednej z najpowszechniejszych należy system prekursora nauki o organizacji i zarządzaniu - Henry'ego Gantta zwany „systemem zadań i premii”. Diagram Gantta obrazuje projekt rozłożony na serię poszczególnych zadań przypisanych do konkretnych ram czasowych.

Rys: Przykład diagramu Gantta

W latach kolejnych pojawiły się nowe teorie. Jedna z nich PERT - technika programowania oceny i zmian oraz CPM - metoda ścieżki krytycznej, których celem było zminimalizowanie ryzyka zmian w początkowym harmonogramie realizacji projektu. Poniżej przykłady graficzne wspomnianych technik.

Rys. Ścieżka krytyczna- CPM (przykład) Rys. Metoda PERT (przykład)

Ogromny wpływ na poprawę komunikacji pomiędzy partnerami, usprawnienie zarządzania, szczególnie w przypadku projektów o komponencie ponadnarodowym, w którym uczestniczy wielu partnerów odgrywają aplikacje ICT. Do tych najprostszych i jednocześnie najpowszechniejszych należą takie aplikacje jak np.: „Remember the Milk” - aplikacja pozwalająca na zarządzanie zadaniami; aplikacje udostępniane powszechnie przez Google - docs, forms umożliwiające prace kliku osób na jednym pliku jednocześnie. Wymienione wyżej aplikacje należy traktować jako narzędzia pomocne w zarządzaniu projektem. Odrębnym tematem są specjalistyczne programy czy też pakiety procesu zarządzania ułatwiające planowanie oraz śledzenie zmian w projekcie, jak np. Microsoft Project. Należy zaznaczyć, że wybór programu zależy od konkretnych potrzeb projektowych. Do zarządzania prostymi projektami nie potrzeba wyspecjalizowanego i kosztownego sprzętu.

Cykl życia projektu

Analizując listę różnorodnych projektów można zauważyć wiele uderzających podobieństw. Proces zarządzania projektem jest uporządkowany w logicznej kolejności dlatego też określany jest cyklem życia projektu. Każdy projekt można podzielić na kilka faz:

• Inicjowanie/definiowanie projektu

• Planowanie i organizacja projektu

• Realizacja/wykonawstwo projektu

• Kontrola i zakończenie projektu

Poszczególne fazy różnią się od siebie co do: charakteru działalności, etapów wchodzących w ich skład, nakładów i kosztów na ich realizację oraz uczestników. Przedstawiony poniżej cykl projektu ułatwia dokonanie podziału każdego projektu na oddziale fazy i etapy.

Źródło: B. Grucza, K. Ogonek, M. Trocki, Zarządzanie projektami, Warszawa 2009, s. 32.

O czym powinieneś pamiętać zarządzając projektami - zadania kierownika projektu

Myśląc o zarządzaniu projektem, szczególny nacisk należy położyć na dwa czynniki decydujące o powodzeniu projektu: planowanie projektu oraz zarządzanie zespołem projektowym. Nie ma jednej definicji efektywnego zarządzania projektem, tak samo, jak nie ma jednego podejścia do projektowania, czy kierowania projektami. Bardzo często osoby/instytucje/ firmy realizujące projekty wypracowują swoje podejście/ politykę projektową opartą na zdobytym doświadczeniu.

Zarządzając projektem pamiętaj by korzystać z cudzych doświadczeń, zarówno tych pozytywnych jak i negatywnych. Zauważ, jak wiele pozytywnych decyzji życiowych stanowi konsekwencją niepowodzeń. Tę samą teorię można przenieść na grunt realizacji projektów. Wyzbyj się więc nawyku szybkiego zapominania o niepowodzeniach, na rzecz wykorzystania metod walki z przeciwnościami w dalszej pracy.

Musimy pamiętać, ze właściwe zarządzanie projektem nie zależy tylko od zdolności poszczególnych osób w zespole, ale umiejętnej kombinacji kwalifikacji, charakterów, poglądów, doświadczeń z przyjętą strategią zarządzania.

Omawiając proces zarządzania projektem nie sposób pominąć zagadnienia określanego mianem „potrójnego ograniczenia”, w skład którego wchodzą trzy czynniki: czas (czy projekt wykonany został w wyznaczonym terminie?), koszt (czy zaplanowane zadanie wykonane zostało w ramach zaplanowanego budżetu?), zakres projektu (czy spełnione zostały cele projektu?). Każdy z nich ma równe znaczenie i jest powiązany z dwoma pozostałymi. Zadaniem każdego managera będzie skuteczne koordynowanie postępów realizacji projektu w taki sposób, aby czynniki te utrzymane zostały na założonym poziomie.

Rys. http://www.e2000.com.pl/Metodyka_eTRONIC.aspx

Podsumowując…

Czynniki sukcesu w zarządzaniu projektem, czyli co zrobić, bądź czego unikać, by nie doprowadzić do sytuacji przedstawionej na zdjęciu;)

1. Jasny podział ról i zadań w trakcie realizacji projektu.

2. Realny czas wykonania projektu w stosunku do zaplanowanych rezultatów.

3. Budżet powinien być adekwatny do zaplanowanych wydatków.

4. Właściwy dobór zespołu projektowego

5. Zaangażowanie zespołu.

6. Motywowanie członków zespołu.

7. Dobra komunikacja.

8. Stały monitoring postępów realizacji projektu.

Materiał przygotowany został w oparciu o następujące źródła:

1. Berkun S., Sztuka zarządzania projektami, Gliwice 2006.

2. Bienzle H., A Survival Kit for European Project Management, Ateny, 2007.

3. Grucza B., Ogonek K., Trocki M., Zarządzanie projektami, Warszawa 2009.

4. Kopczewski M., Alfabet zarządzania projektami, Gliwice 2009.

5. Mingus N., Zarządzanie projektami, Gliwice 2009.

6. Szwabe M. (red.), Zarządzanie projektami współfinansowanymi z funduszy publicznych, planowanie i realizacja, Kraków 2007.

7. Young T., Skuteczne zarządzanie projektami, Gliwice 2006.

Por., S. Berkun, Sztuka zarządzania projektami, Gliwice 2006, s.12.

Por., B. Grucza B., K. Ogonek, M. Trocki, Zarządzanie projektami, Warszawa 2009, s. 22.

Por. M. Szwabe (red.), Zarządzanie projektami współfinansowanymi z funduszy publicznych, planowanie i realizacja, Kraków 2007, s.24.

Planowanie projektu:

• zdefiniuj cel oraz założenia projektu

• określ zakres projektu

• określ skutki projektu

• opracuj harmonogram oraz budżet projektu

• uwzględnij ryzyko w projekcie

Dobór zespołu projektowego:

• zrób rozeznanie wymaganych zasobów ludzkich

• zaplanuj pozyskiwanie zasobów ludzkich

• opracuj plan organizacyjny

• motywuj i koordynuj pracę zespołu projektowego

• zbuduj strategię komunikacji

• opracuj strategię rozwiązywania konfliktów

Organizacja spotkań mających na celu prezentację wyników prac projektowych.

Stały monitoring oraz ewaluacja realizacji projektu:

• śledź wykonanie budżetu

• czuwaj nad zgodnym z harmonogramem przebiegiem projektu

Zakończenie projektu:

• sporządź sprawozdanie z wykonania projektu

• świętuj sukces projektu

---