Styl urzędowy- odmiana języka literackiego, realizowana w instrukcjach, zarządzeniach, regulaminów, komunikatach, zawiadomieniach i pismach urzędowych. Występuję w dwóch rodzajach: styl wypowiedzi kancelaryjnych i styl aktów prawnych. Należy do stylów oficjalnych, do sfery komunikacji społecznej. Cechy stylu urzędowego:
nakazowość;
używanie trybu rozkazującego;
przewaga zdań bezosobowych;
odindywidualizowanie języka;
słownictwo pozbawione emocji;
nakazy i zakazy;
częste występowanie strony biernej;
terminologia z zakresu ekonomii, prawa, administracji
Zdania pojedyncze
Korespondencja urzędowa to styl, w którym należy redagować korespondencję biurową.
Korespondencja biurowa jest bardzo ważną i nie odłączną częścią pracy biurowej. Każdy pracownik redaguje w czasie pracy szereg pism. Wydajność pracownika mierzy się liczbą załatwionych spraw w określonym czasie, a te zależą od skuteczności sporządzonych
i wysyłanych pism. Aby więc pismo było skuteczne, w trakcie jego redagowania należy zwrócić uwagę na: formę pisma, uprzejmy i pozytywny ton, język pisma, logikę
i uporządkowanie treści.
Wszystkie pisma, aby osiągnęły swój cel, wymagają od piszącego dużej kultury redakcyjnej.
W korespondencji ogromne znaczenie ma pierwsze wrażenie odbiorcy po otrzymaniu pisma. Bardzo ważna jest też bezbłędna pisownia. Należy stosować prostą zasadę - przeczytaj napisane już pismo, pozwoli to wyeliminować ewentualne błędy.
Każde pismo reprezentuje nadawcę na zewnątrz, ma wpływ na wizerunek firmy. Właściwa forma zachęca do współpracy z jego nadawcą. Gwarantuje bowiem, że firma jest dobrze zorganizowana i solidna, a pracownicy i kierownictwo są profesjonalistami.
Uprzejmy i pozytywny ton pisma udziela się adresatowi w trakcie czytania
i pozytywnie nastawia go do nadawcy. Zachęca też adresata do pozytywnego i szybkiego załatwienia poruszonej w korespondencji sprawy. Należy stosować zwroty grzecznościowe.
Język pisma powinien być naturalny. Należy używać powszechnie znanych słów
i krótkich zdań.
Treść pisma powinna być logiczna i uporządkowana. Pomaga w ty użycie odpowiedniej metody redagowania pism:
· metoda indukcyjna polega na rozpoczynaniu pisma od podania stwierdzeń szczegółowych, a następnie przechodzeniu do bardziej ogólnych,
· metoda dedukcyjna polega na rozpoczynaniu od ogólnego naświetlenia sprawy,
a następnie przechodzeniu do stwierdzeń szczegółowych.
Przy prowadzeniu korespondencji należy pamiętać, aby na pisma odpowiadać jak najszybciej.