Określ potrzeby i obowiązki wybranego zakładu pracy w zakresie prowadzenia dokumentacji i ewidencji pracowniczej
Pracodawca obowiązany jest w szczególności do zaznajomienia pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami, oraz organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy. Praca powinna być organizowana w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie. Pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Jakakolwiek dyskryminacja w stosunkach pracy, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania, zwłaszcza polityczne lub religijne, orientację seksualną oraz przynależność związkową, jest niedopuszczalna. Powinien on także wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.
Pracodawca ma również obowiązek, aby zapewniać pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Powinien on również terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie, jest obowiązany do wypłacania ich w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. Jest obowiązany także udostępnić na żądanie pracownika do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, za jego uprzednią zgodą wyrażoną na piśmie.
Dokumentacja i ewidencja pracownicza powinna odzwierciedlać przebieg zatrudnienia pracownika i uwzględniać wszelkie zdarzenia istotne dla celów ustalenia praw do emerytury i renty oraz mogące mieć wpływ na wysokość świadczeń i wynagrodzenia. Pracodawca pod groźbą kary grzywny zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Początek zatrudnienia
Przy zatrudnieniu pracownika, pracownik powinien dostarczyć dokumenty świadczące o jego wykształceniu i uprawnieniach zawodowych. Dodatkowo powinien dostarczyć dokumenty świadczące o jego stanie zdrowia. W tym momencie zakłada się pracownikowi dokumentację (teczkę).
Do dokumentacji dołącza się umowę o pracę, oświadczenia pracownika do celów podatkowych (np. PIT-2, oświadczenie o dojeżdżaniu do pracy z innej miejscowości). Następnym dokumentem, który powinien trafić do teczki pracownika jest jego oświadczenie o odebraniu podstawowego szkolenia bhp oraz zakres obowiązków podpisany przez pracownika.
W trakcie zatrudnienia
Do teczki pracownika trafia ewidencja urlopów, ewidencja czasu pracy i ewidencja wynagrodzeń. Być może pracownik kończy w trakcie pracy kursy i szkolenia specjalistyczne, co dokumentowane jest świadectwami - powinny one znaleźć się w jego teczce.
Jeżeli w trakcie pracy pracownik otrzymał nagany i upomnienia - wzmianka o tym powinna znaleźć się w jego aktach. Być może trafi się jakiś egzekucyjny tytuł wykonawczy wystawiony przeciwko pracownikowi - stanowi on podstawę do potrącenia pracownikowi odpowiednich kwot z wynagrodzenia - tytuły należy je przechowywać w aktach pracownika. Raz na rok pracownik powinien wykonać badania okresowe.
Zaświadczenie lekarza, że pracownik może wykonywać swoją pracę powinno trafić do teczki. Tam też znajdą swoje miejsce aneksy do umowy o pracę zmieniające wynagrodzenie czy zakres obowiązków. Jeżeli w trakcie wykonywania pracy pracownik podjął jakieś zobowiązania majątkowe lub otrzymał do dyspozycji materiały i narzędzia, z których powinien się rozliczyć - odpowiednie pokwitowania powinny znaleźć się w jego teczce.
Zwolnienie pracownika
Pracownik otrzymuje pracodawcy świadectwo pracy niezwłocznie po ustaniu zatrudnienia. Kopia świadectwa trafia do jego akt. Nie można odmówić wydania pracownikowi świadectwa, nawet jeśli pracownik nie rozliczył się ze wszystkich pobranych narzędzi, pieniędzy itp.
Dokumentacja zgromadzona w aktach pracownika pomoże pracodawcy wyegzekwować od niego wszelkie należności, będzie również pomocna w razie ewentualnego sporu przed Sądem Pracy.
Ewidencja czasu pracy
Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy poszczególnych pracowników. Ewidencja ta, oprócz ilości przepracowanych godzin, powinna obejmować także:
pracę w godzinach nadliczbowych oraz wykaz dyżurów,
pracę w niedziele i święta,
urlopy wypoczynkowe oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane pracownikom zgodnie z planem urlopowym (jest on tworzony na ogół w porozumieniu z pracownikami, ale tak by móc zapewnić normalny tok pracy). Firma sama decyduje o sposobie w jaki zapoznaje pracowników z przygotowanym planem urlopów.
Ewidencja wynagrodzeń
Pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika ewidencję wypłacanych wynagrodzeń oraz innych świadczeń związanych z pracą. Warunki wynagradzania za pracę powinien określić w regulaminie wynagradzania. Zazwyczaj obejmuje on wysokość wynagrodzeń na poszczególnych stanowiskach oraz zasady przyznawania premii i nagród pieniężnych. Może również określać zasady potrąceń z wynagrodzeń. Pracodawca zobowiązany jest także do gromadzenia dokumentacji związanej z odprowadzaniem składek na ubezpieczenie społeczne. Obowiązek ubezpieczenia pracownika powstaje z dniem nawiązania stosunku pracy i wygasa z dniem jego ustania.
1