ROZDZIAŁ I

Literatura przedmiotu. Definicje „oceniania pracowników”

1. „Ocenianie pracowników” według Aleksego Pocztowskiego

Aleksy Pocztowski w „Zarządzaniu zasobami ludzkimi” stwierdza, że „ ocenianie osób świadczących usługę pracy występuje praktycznie we wszystkich fazach procesu pracy”¹. Nie sposób więc nie zdefiniować terminu, który to jest obecny w naszym zawodowym życiu.

Według autora ocenie to „ wyrażony w formie ustnej lub pisemnej pogląd wartościujący (…) cechy osobowe, zachowania i efekty pracy”².

Z powyższej definicji wynika więc, że ocenianiu nie powinien być poddawany sam człowiek - jako osoba- ale „jego cechy , właściwości i działania, które są istotne

z punktu widzenia wykonywanej pracy, oraz osiągane wyniki”³.

Aleksy Pocztowski wyróżnia dwa rodzaje ocen pracowników :

bieżącą i okresową.

Ocena bieżąca polega na codziennym monitoringu osób zatrudnionych i dokonywana jest przez przełożonych, klientów jak i współpracowników. Służy ona do instruowania, korygowania zachowań poprzez dostarczanie informacji zwrotnych.

Ocena okresowa wymaga wcześniejszego przygotowania „sformalizowanych systemów ocen okresowych”⁴. Ocena okresowa daje nam bardziej dokładne, kompleksowe możliwości oceny, które to z kolei mogą być niezastąpione w ocenie potencjału rozwojowego pracownika.

Mówiąc o celach oceniania pracowników Pocztowski powołuje się na typologię D.Mc Gregora, który to wyodrębnia trzy kategorie celów oceniania :

- „cele administracyjne, tj. wykorzystywanie wyników oceniania do kształtowania polityki personalnej w zakresie przyjęć, przemieszczeń wewnętrznych i wynagrodzenia (…);

- cele informacyjne, tj. dostarczanie menadżerom danych o tym, jak pracują ich podwładni (…);

- cele motywacyjne, tj. dostarczanie pracownikom informacji zwrotnej, która powinna ich motywować do rozwoju osobistego(…)”⁵.

Pocztowski dokonuje podziału celów oceniania na cele organizacyjne

i psychospołeczne.

„Cele organizacyjne oceniania sprowadzają się do uzyskania informacji niezbędnych do podejmowania decyzji personalnych dotyczących : zatrudniania pracowników, przemieszczania pracowników wewnątrz organizacji, planowania działalności szkoleniowej, planowania karier zawodowych , przyznania premii, nagród lub innych wyróżnień, nałożenia kar, zwolnień pracowników”⁶.

Cele psychospołeczne mają kształtować postawę i zachowania pracowników, a wpływać mają na to poprzez dostarczanie informacji zwrotnej o wynikach, osiągnięciach pracowników.

Reasumując, Pocztowski stwierdza, że „ ocenianiem jest zainteresowany zarówno menadżer, jak i pracownik (…) specjaliści zajmujący się w firmie planowaniem spraw personalnych”⁷.

Ocenianie więc tworzy „system oceniania, czyli spójny zbiór wzajemnie ze sobą powiązanych elementów, które tworzą: cele oceniania, zasady oceniania, kryteria oceniania, podmioty oceniania, przedmiot oceniania, techniki oceniania, częstotliwość oceniania, procedury oceniania”⁸.

2. „Ocenianie pracowników” według „Encyklopedii Zarządzania”

„Encyklopedia Zarządzania” mówi, że ocenianie pracowników to proces, „w którym dokonywane jest wartościowanie cech osobowych, postaw, zachowań oraz poziomu wykonania zleconych zadań”⁹.

Ocenianie jest powtarzalne, cykliczne. Wynika z tego więc , że jest procesem długoterminowym.

Ocenianie spełnia funkcję:

- ewaluacyjną ( ocena dotychczasowego i obecnego poziomu pracy, jakości, wywiązywania się z obowiązków );

- rozwojową ( ocena możliwości rozwijania się pracownika na danym stanowisku);

- informacyjną ( sprawdzenie postrzegania ocenianego przez przełożonych

i współpracowników );

- motywacyjną ( jak ocena wpływa na pracę ocenianego pracownika );

- decyzyjną ( podstawa do zmian kadrowych ).

Cele oceniania mają charakter :

- produkcyjno – ekonomiczny ( ocena wpływa na wydajność pracy, poprawę jej jakości);

- społeczny ( ocena zaspokaja własną potrzebę oceniania );

- instrumentalny ( ocena pomaga we wnikliwej analizie i rejestrowaniu osiągnięć

i postępów).

System oceniania składa się z:

- celów oceniania,

- zasad oceniania,

- kryteriów oceniania,

- pracownika, czyli podmiotu oceniania,

- pracy , czyli przedmiotu oceniania,

- technik oceniania,

- częstotliwości oceniania.

1.3„Ocenianie pracowników” według Wikipedii ( Internet )

„Ocena pracowników to podstawowe narzędzie zarządzania zasobami ludzkimi

w przedsiębiorstwie pozwalające na monitorowanie i kontrolowanie pracy”¹⁰.

Funkcje oceny pracowników:

- informacyjna,

- motywacyjna,

- decyzyjna,

- rozwojowa,

- edukacyjna.

„Wikipedia” informuje, że oceny mogę przybierać formę skal behawioralnych, ocen opisowych, rejestracji wydarzeń krytycznych, rankingów pracowniczych, rozmów oceniających.

Jeżeli oceny pracownicze SA ściśle powiązane z systemem wynagrodzeń wówczas stają się istotnym „czynnikiem kształtującym politykę personalną organizacji”¹¹.

ROZDZIAŁ II

Charakterystyka instytucji oceniającej. System oceniania pracowników

2.1 Charakterystyka mojego miejsca zatrudnienia

Firma założona została ponad 10 lat temu w Warszawie. Obecnie zatrudnia

ok. 150 pracowników.

Przedmiotem działalności firmy jest świadczenie usług informatycznych, w tym głównie przetwarzania danych, na potrzeby firm sektora finansowego.

Forma działalności gospodarczej: spółka akcyjna.

Misją firmy jest utrzymanie statusu lidera – firmy „pierwszego wyboru”, na rynku polskim, w zakresie specjalistycznych usług przetwarzania danych finansowych.

Firma realizuje działania o charakterze projektowym jak też o charakterze produkcyjnym.

Opisany system oceny pracowniczej służy realizacji przyjętej polityki ZZL uaktualnianej w ramach utrzymania procesów planowania strategicznego.

2.2 System oceniania w mojej firmie

Opisany system oceny pracowniczej podlega cyklicznym zmianom wynikającym z rozwoju organizacyjnego firmy i zmieniającym się potrzebom. System modyfikowany jest przy zaangażowaniu kadry kierowniczej wszystkich szczebli.

System posiada podstawowe cechy rekomendowanych obecnie systemów ocen:

• Celowość

• Systemowość

• Powszechność

• Jednolitość

• Stałość

• Okresowość

• Elastyczność

System spełnia podstawowe, ogólnie przyjęte zasady ZZL:

• Jest prowadzony przez kompetentne osoby

• Jest sformalizowany

• Jest poufny

• Zapewnia prawo odwołania się pracownika

Problemami przyjętego systemu oceny są:

• Złożoność

• Zależność

• Nakład czasu kierownictwa konieczny do odbycia spotkań z każdym

z pracowników – co jest problemem w liczniejszych komórkach organizacyjnych.

Pomimo powyższych wad system jest akceptowany przez personel.

Cele

Wewnętrzny regulamin opisuje zasady postępowania przy ocenianiu pracowników, przy wyznaczaniu zadań okresowych.

Zakres regulaminu obejmuje cykliczne działania, które mają na celu:

- wyznaczanie okresowych działań i zadań oraz ocenę ich realizacji;

- prowadzenie monitoringu terminowości realizacji działań i zadań wynikających z celów określonych przez firmę;

- prowadzenie systematycznej oceny pracowników umożliwiającej pracownikom uzyskanie zwrotnej informacji o kompleksowej ocenie ich pracy przez przełożonego, ewentualnych błędach popełnianych w pracy celem zmodyfikowania swoich działań,

a oceniającemu wyznaczanie pracownikom okresowych działań i zadań , wskazywanie kierunków ich realizacji, dokonanie kompleksowej oceny pracownika, formułowanie oczekiwań dotyczących zmiany/poprawy sposobu pracy przez pracownika, wskazanie pracownikowi ewentualnych błędów oraz obszarów do poprawy, podejmowanie trafnych decyzji dotyczących rozwoju zawodowego pracowników, stosowania kar lub nagród, przeszeregowań, awansów, innych możliwych form gratyfikacji wynikających

z obowiązujących regulacji w firmie i wnioskowania w tych sprawach zgodnie

z kompetencjami w zakładzie.

Przedmiot

Procedurę oceniania pracownika stosuje się tylko i wyłącznie do pracowników zatrudnionych w firmie na podstawie umowy o pracę na stanowiskach:

- kierowniczych ( dyrektor, zastępca dyrektora, kierownik),

- niekierowniczych ( pozostali pracownicy).

Ocenianiu podlegają wszyscy pracownicy zatrudnieni w firmie.

Pierwsza ocena nowo zatrudnionego pracownika jest dokonywana po przepracowaniu pełnego kwartału.

Podmiot

Oceny pracowników dokonują dyrektorzy wobec podległych pracowników. Dyrektor może powierzyć przeprowadzenie oceny zastępcy dyrektora w przypadku, gdy regulamin wewnętrzny firmy przewiduje bezpośrednią podległość służbową danej grupy pracowników zastępcy.

Częstotliwość

Ocena pracowników ma charakter okresowy i jest przeprowadzana w dwóch cyklach : kwartalnym i rocznym.

O terminie przeprowadzania oceny kwartalnej i rocznej pracownik poinformowany jest przez dyrektora oceniającego. W przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika w okresie przeprowadzania ocen, ocena powinna zostać przeprowadzona w ciągu 5 dni od dnia powrotu do pracy, a w przypadku braku takiej możliwości ocena dokonywana jest jednostronnie przez osobę oceniającą.

Kryteria

Oceniający może przydzielać pracownikowi oprócz zadań wykonywanych

w ramach zakresu obowiązków wynikających z umowy o pracę działania i zadania mierzalne i możliwe do osiągnięcia w ocenianym okresie. Działania i zadania na dany okres oceniający przydziela obowiązkowo dla pracowników, co do których stosuje się

„ Arkusz celów i kwartalnej oceny wyników” i „Arkusz celów i rocznej oceny wyników”

( w załączeniu).

Działania i zadania okresowe wyznaczane pracownikom przez oceniającego umieszczone są w arkuszach ocen , a ich wykonanie podlega ocenie w okresach kwartalnych i rocznych.

Działania i zadania okresowe pracownika mogą ulegać modyfikacjom w ocenianym okresie z uwagi na spójność z zadaniami i działaniami innych pracowników. W takim przypadku, zmiany są uzgadniane bieżąco pomiędzy oceniającym i pracownikiem

i dokumentowane w arkuszu oceny podczas najbliższej rozmowy oceniającej.

Nowo zatrudnionemu pracownikowi oceniający wyznacza zadania okresowe po upływie trzymiesięcznego okresu zatrudnienia.

Przy ocenach kwartalnych i rocznych stosuje się arkusze ocen w zależności

od kategorii zaszeregowania stanowiska ocenianego pracownika.

Ocenę pracowników przeprowadza się w oparciu o główne kryteria:

- ocena stanu realizacji zadań oraz projektów,

- ocena efektów działań podejmowanych przez pracownika,

- ocena zaangażowania i inicjatywy pracownika

- ocena standardu wykonanej pracy, organizacja pracy własnej i biura, jakość rezultatów pracy, znajomość zasad obsługi klienta, terminowość, punktualność, przewidywanie i inicjatywa, komunikatywność, praca w zespole i koleżeńskość, dodatkowe funkcje i zobowiązania.

Sposób

Skala ocen stosowanych przy ocenach okresowych jest jasno nakreślona.

Ocena okresowa odbywa się w formie rozmowy pomiędzy oceniającym

i pracownikiem, w ramach której omawiane są poszczególne elementy zawarte

w arkuszach ocen.

Dla zapewnienia odpowiednich warunków do rozmowy z pracownikiem oceniający :

- zawiadamia pracownika z wyprzedzeniem o terminie rozmowy oceniającej po to,

aby dać czas pracownikowi na przygotowanie się,

- rezerwuje odpowiednią ilość czasu na sama rozmowę,

- rozmowę przeprowadza w biurze.

Oceniający tuz przed rozmowa z pracownikiem dokonuje przeglądu arkuszy ocen

z ubiegłego kwartału bądź roku dla przypomnienia celów i zadań oraz analizy wykonania przez pracownika w ocenianym okresie.

Oceniający zawiadamia pracownika o terminie rozmowy oceniającej oraz przekazuje przygotowany arkusz oceny za ubiegły okres w celu:

- wpisania przez pracownika komentarza dotyczącego stanu wykonania zadań

w ocenianym okresie,

- wypełnienia przez pracownika tabeli propozycji zadań do wykonania w następnym okresie.

Po uzupełnieniu przez pracownika arkusza oceny, pracownik przekazuje go oceniającemu.

Podczas rozmowy oceniający:

- omawia z pracownikiem i dokonuje oceny całokształtu pracy pracownika, jego zaangażowania, poziomu wykonania zadań wynikających z pracy bieżącej oraz działań i zadań okresowych wskazanych do wykonania w kwestionariuszach oceny

oraz kryteriów standardu pracy,

- informuje pracownika o swoich oczekiwaniach odnośnie sposobu realizacji zadań pracowniczych,

- podkreśla pozytywne zachowania pracownika i wskazuje zachowania negatywne,

- analizuje zmiany w sposobie realizacji zadań przez pracownika, które nastąpiły w stosunku do poprzedniego okresu oceny,

- tworzy warunki w trakcje rozmowy, aby pracownik sam wskazał obszary do poprawy pracy i sposoby poprawy.

Pracownik w trakcie rozmowy oceniającej ma możliwość odniesienia się do uwag oceniającego, wyjaśnienia swojego stanowiska oraz uzyskania informacji odnośnie sposobu poprawy i doskonalenia realizacji zadań.

Na zakończenie rozmowy oceniający:

- biorąc pod uwagę realizację działań i zadań okresowych wskazanych w arkuszu oceny oraz realizację zadań wynikających z bieżącej pracy – wystawia pracownikowi uznaniową końcową ocenę pracy w ocenianym okresie, stosując istniejącą skale ocen,

- wskazuje nowe działania i zadania do wykonania w nadchodzącym okresie wykorzystując swoją wiedzę w zakresie celów firmy.

Oceniający i pracownik potwierdzają podpisem arkusze oceny.

W przypadku oceny rocznej pracownika oceniający formułuje wnioski i zalecenia co do utrzymania lub poprawy ocenianych obszarów poprzez szkolenia i dodatkową pomoc oczekiwaną przez pracownika oraz wnioski co do rozwoju zawodowego pracownika w bliższej lub dalszej perspektywie. Wnioski te są definiowane w arkuszu oceny.

Pracownik może nie zgodzić się z dokonana oceną oraz wpisać swój komentarz na ten temat w arkuszu oceny. W takim przypadku arkusz oceny oceniający dodatkowo, obowiązkowo przekazuje do wiadomości osobie zajmującej wyższe stanowisko.

Arkusze ocen w formie papierowej sporządzane są w dwóch egzemplarzach : oryginał do dokumentacji kadrowej i kopia dla pracownika. Arkusze ocen są poufne.

ROZDZIAŁ III

Subiektywna ocena sposobu oceniania pracowników w moim miejscu pracy

Sposób oceniania pracowników przyjęty w mojej organizacji jest zgodny

z przyjętymi zasadami.

Jest on przydatny w organizacji gdyż pomaga osiągnąć zaangażowanie personelu i utrzymać zbieżność celów.

Prace realizowane w mojej organizacji są bardzo złożone technologicznie

i organizacyjnie. Dlatego też ocena pracowników nie jest narzędziem pozwalającym

na ułożenie systematycznego harmonogramu pracy – uwarunkowanego przyjętymi metodykami realizacji zadań projektowych i zarządzanego przez inne narzędzia. Jednak takie oczekiwanie nie było podstawą tworzenia sytemu ocen.

Ocena jest weryfikowana cały czas przez tego samego przełożonego, który może niej robić obiektywny lub też subiektywny użytek. Wydaje się, że etycznymi wymogami powinien być brak jakichkolwiek dyskryminacji, brak preferencji w stosunku

do osób. Ocena z mojego punktu widzenia to odzwierciedlenie wyników mojej pracy, moich kompetencji w danym zakresie, a tu często pojawia się brak obiektywności osoby, która przeprowadza ocenę i zbytnia jej surowość ( jeżeli podczas oceny pojawia się krytyka to chciałabym by wskazano mi sposób wybrnięcia z danej „trudnej” sytuacji).

Reasumując, ocena jest dla mnie motywująca. Uważam również, że pełni ona funkcję komunikacyjną, jest źródłem istotnych informacji o pracownikach, ich wzajemnych relacjach. Przełożeni dzięki ocenie zyskują wiedzę o nas – pracownikach.

Jest to wiedza o naszym potencjale zawodowym – kwalifikacjach, możliwościach rozwoju, zdolnościach do podejmowania decyzji.

LITERATURA

1. A. Pocztowski, Zarządzanie zasobami ludzkimi. Strategie-procesy-metody, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2008

2. Dane za stroną internetową: www.mfiles.pl

3. Dane za stroną internetową: www.wikipedia.pl

1^ A. Pocztowski, Zarządzanie zasobami ludzkimi. Strategie-procesy-metody, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2008,s.224

2^ Idem

3^ Idem

4^ Idem

5^ Idem,s.225

6^ Idem,s.226

7^ Idem,s.227

8^ Idem

9^Dane za stroną internetową: www.mfiles.pl

10^ Dane za stroną internetową:www.wikipedia.pl

11^ Idem