Znaczenie systemu ocen pracowniczych w zarządzaniu kadrami

SPIS TREŚCI

Wstęp.................................................................................................................................3

1. Cele wprowadzenia ocen pracowniczych...................................................................4

2. Planowanie systemu ocen pracowniczych..................................................................6

3. Główne kryteria ocen efektów pracy i potencjału pracowników...............................7

4. Metody ocen...............................................................................................................9

5. Błędy popełniane przy stosowaniu ocen pracowniczych........................................11

6. Zakończenie i wnioski..............................................................................................12

7. Bibliografia...............................................................................................................13

WSTĘP

Ocenianie siebie lub innych ma miejsce niezależnie od tego czy oceniamy na tle przedsiębiorstwa, czy też w grupie znajomych.

Ludzie zawsze bali się oceniania innych, jak również być ocenianym, ze względu na to, że mogą kogoś skrzywdzić, lub samym źle wypaść na tle innych, przez co mogą stracić pracę, bądź dobrą reputację w gronie.

Niniejsze opracowanie przedstawia istotę ocen pracowniczych i sposoby ich przeprowadzenia.

W pierwszym punkcie zamieszczono informacje mające na celu wyjaśnienie definicji ocen pracowników, jak również czemu taki system ma służyć.

Punkt drugi poświęcony został wyjaśnieniu przygotowań do stworzenia i przeprowadzeniu ocen pracowników. Przygotowanie planu będzie miało istotny wpływ na sprawne przeprowadzenie ocen.

Aby móc przeprowadzić ocenę pracowników po stworzeniu planu wymagane jest sprecyzowanie kryteriów ocen, tak aby nie wprowadzać efektu strachu wśród pracowników przed ocenami. Kryteria potrzebne do przeprowadzenia ocen są przedstawione i omówione szerzej w punkcie trzecim niniejszego opracowania.

Metody za pomocą których można przeprowadzić sprawną ocenę zamieszczono w punkcie czwartym.

W przedostatnim punkcie pracy znajdują się błędy, które najczęściej występują przy ocenianiu pracowników.

Na końcu niniejszej pracy znajduje się zakończenie i wnioski wysnute z całej pracy.

1. CELE WPROWADZENIA OCEN PRACOWNICZYCH

W literaturze pod pojęciem oceny pracowników rozumie się każdą procedurę zmierzającą do zebrania, sprawdzenia, porównania, przekazywania, aktualizacji i wykorzystywania informacji uzyskanych od pracowników i o pracownikach w celu określenia ich cech oraz potencjalnych możliwości przydatnych w organizacji.

System ocen pracowniczych ma służyć osiągnięciu między innymi następujących celów:

1. Dzięki informacjom o ilości i jakości pracy wykonywanej przez pracownika kierownictwo jest w stanie ustalić podstawy do zróżnicowania płac oraz przygotować system motywowania pracowników.

2. Otrzymaniu informacji o słabych i mocnych stronach pracownika, które pozwolą kierownictwu podjąć decyzje dotyczące:

• planowania zatrudnienia w przedsiębiorstwie;

• awansowania, degradacji, lub przesunięcia pracownika na inne stanowisko pracy;

• zwolnienia pracownika.

3. Zebraniu wyników, które pozwolą na przeanalizowanie obecnego i przyszłego ( niewykorzystanego) potencjału pracownika. Jeśli stan faktyczny jest zadawalający - należy zadać pytanie: Co należy zrobić, aby ten stan utrzymać?. Jeżeli natomiast wyniki są nie satysfakcjonujące kadrę kierowniczą - należy przeanalizować możliwość wprowadzenia szkoleń dla pracownika.

4. Przeanalizowaniu sprawności instrumentów zarządzania kadrami, a więc:

• oceny procedur doboru nowych pracowników ( w tym też selekcji).

• trafności i efektywności decyzji związanych z przeniesieniem pracowników na inne stanowiska pracy.

1. PLANOWANIE SYSTEMU OCEN PRACOWNICZYCH

Plan ocen pracowników przygotowywany przez kadrę kierowniczą służy opracowaniu narzędzi pozwalających w sposób obiektywny i rzetelny, a przy tym nie wywołujący u podwładnych stresu, dokonywać ocen pracowników.

Opracowanie systemu ocen pracowników składa się z kilku etapów, do których zaliczyć możemy między innymi:

• wybór celów, które mają być zrealizowane w pierwszej kolejności;

• ustalenie kryteriów oceny;

• dobranie odpowiedniej metody oceny;

• opracowanie arkuszy ocen pracownika;

• wybór czasu i miejsca przeprowadzenia oceny;

• opracowanie instrukcji dla interpretacji kryteriów oceny;

• sposób opracowania wyników i przekazania ich pracownikowi;

• wybór formy decyzji dotyczącej polityki kadrowo - płacowej.

1. GŁÓWNE KRYTERIA OCEN EFEKTÓW PRACY I POTENCJAŁU PRACOWNIKÓW

Miernikiem służącym za podstawę oceny są kryteria ocen.

Aby przystąpić do wybory kryteriów należy je dokładnie sprecyzować, tak aby przede wszystkim wyeliminować bariery emocjonalne ze strony pracowników wobec oceny, jak również w sposób rzetelny zmierzyć efekty pracy.

Sprecyzowanie kryteriów odnosi się przede wszystkim do:

• wyznaczenia elementów, których będzie dotyczyła ocena, np.: efektywności pracy, przyszłej polityki płacowej, awansu, itp.;

• skonkretyzowania ( uściślenia) szczebla dla którego przygotowywana jest ocena;

• ustalenia sposobów rozładowania napięcia emocjonalnego, np.: informacje, szkolenia o celach oceny, znaczeniu ocen dla pracowników i firmy, organizacji;

W literaturze i praktyce wymieniane są następujące kryteria ocen:

• kryteria kwalifikacyjne - mierzące wiedzę i umiejętności nabyte w trakcie nauki i pracy, niezbędne do wykorzystania w pracy na danym stanowisku. Kryteria te są ważne przy planowaniu zatrudnienia, rekrutacji, selekcji, przemieszczeń pracowników na inne stanowiska pracy, jak również awansów;

• kryteria efektywności ­­- mające na celu zmierzenie wyników pracy, osiąganych przez pojedynczego pracownika, grupę, bądź też całą organizację. Ważną rolę pełnią one przy planowaniu zatrudnienia, awansów, przemieszczeń, wynagrodzeń ( przyznawaniu premii, nagród, podwyżek), zwolnień pracowników;

• kryteria behawioralne - uwzględniające zachowania ludzkie w procesach pracy, takich jak przestrzeganie dyscypliny pracy, dyspozycyjności, niezawodności w działaniu, operatywności, inicjatywności, samodzielności i inne;

• kryteria psychologiczne ( osobowościowe) - mierzące stałe cechy psychiki pracownika, które są istotne z punktu widzenia wymogów stanowiska pracy. Uważa się, iż istnieje zależność pomiędzy predyspozycjami psychicznymi pracownika i ich dopasowaniem do wymogów konkretnego stanowiska a efektywnością jego pracy.

1. METODY OCEN

W literaturze przedmiotu mianem metody, bądź też technik oceniania rozumie się sposób w jaki ocenia się pracownika, zgodnie z przyjętym celem oceniania i ustalonymi kryteriami.

Metodę oceny można wybrać spośród wielu wykorzystywanych w praktyce, bądź też skonstruować własną.

Metody oceny można podzielić na dwie grupy:

1. Absolutną - oceniającą wyniki pracownika z ustalonymi standardami.

2. Relatywną - dokonywaną na podstawie porównania pracowników.

Do pierwszej grupy można zaliczyć:

• ilościowe standardy pracy - obecnie prawie niestosowana metoda, polegająca na porównaniu ilości danych dotyczących efektów pracy danego pracownika z ustalonymi wcześniej normami. Może być wykorzystana przy naliczaniu premii, bądź wynagradzania akordowego;

• punktowe skale ocen - polegające na wyznaczeniu kilku kryteriów, np.: osobowość, kreatywność, punktualność, obowiązkowość, itp.. Oceniający przy każdym kryterium dokonuje punktacji oceny;

• opisowe - przypominające ankietę z pytaniami otwartymi. Oceniający udziela wyczerpujących odpowiedzi na zadane pytania.

• testy - składające się z kilku, bądź kilkunastu pytań z kilkoma odpowiedziami. Zdaniem oceniającego jest zaznaczenie jednej z nich;

• metodę wydarzeń krytycznych - oceniający odnotowuje wydarzenia krytyczne ( sukcesy i porażki), które później podsumowywane są w ramach okresowej oceny.

• metodę skali behawioralnej, która polega na analizie związku między wywiązywaniem się pracowników z zadań najistotniejszych z punktu widzenia celów organizacji, a jego płacą. Sprawdza się, jak często zadanie te wykonuje pracownik i jak powinno to wyglądać;

• zarządzanie przez cele - polegające na wyznaczaniu celów na każdym stanowisku pracy przez osobę zajmującą dane stanowisko i jej bezpośredniego przełożonego.

Do drugiej zaś grupy należą:

• ranking - polegający na uszeregowaniu pracowników od najlepszego do najgorszego;

• metoda rozkładu normalnego - oceniający tworzy kryteria w przedziałach i określa w którym przedziale mieści się oceniany pracownik. Otrzymuje wtedy klasyfikację pracowników;

• porównywanie parami - występuje wtedy, gdy pracownicy zostają podzieleni na pary i ze sobą porównywani;

T. Listwan przedstawia jeszcze kilka metod ocen. Należą do nich:

• listy kontrolne - polegające na wyborze z określonej liczby opisów możliwych zachowań pracowników tego zachowania, które najbardziej odpowiada zachowaniu osoby ocenianej.

• metoda 360 stopni - mierzy wydajność pracownika. Oceniającym są wszystkie osoby z którymi oceniany wchodzi w kontakt wewnątrz i na zewnątrz firmy, np.: współpracownicy, przełożeni, klienci;

• portfolio personalne - analiza w układzie dwuwymiarowym ocenianych pracowników ze względu na osiągnięte wyniki oraz możliwości ich rozwoju;

1. BŁĘDY POPEŁNIANE PRZY STOSOWANIU OCEN PRACOWNICZYCH

Aby ocena była obiektywna i rzetelna oceniający musi przeprowadzając ocenę ustrzec się popełnienia błędów, które mogą zaważyć na poprawności oceny.

Do najczęściej popełnianych błędów zaliczyć można:

1. Błędy techniczne wynikające z niewłaściwego przygotowania procesu oceniania ( niezrozumienia celów, procedury oceniania, pomyłki w procedurze);

2. Błędy w samym ocenianiu:

• efekt halo - jedna cecha pracownika może rzutować na ocenę innych cech;

• efekt kontaktu - im większy kontakt oceniającego z ocenianym, tym lepsza ocena i na odwrót.

• efekt hierarchii - ocena zależy od pozycji w hierarchii;

• faworyzowanie osób ( bądź zaniżanie ocen) - oceniający kieruje się sympatiami i antypatiami;

• obawa przed narażeniem się;

• uleganie stereotypom komunikacji niewerbalnej;

• mechanizm projekcji - polegający na przenoszeniu cech jednych osób na inne osoby.

1. ZAKOŃCZENIE I WNIOSKI

Przedstawiona w opracowaniu problematyka systemu ocen pracowników ma istotne znaczenie w działalności każdej firmy. Znaczące w związku z tym jest ustalenie przez kierownictwo każdej firmy specyficznych dla nich metod, zakresu i sposobu przeprowadzenia tych ocen.

Koniecznym dla sformułowania prawidłowych zasad oceny pracowniczej winno być:

1. sporządzenie planu oceny;

2. ustalenie zasad i kryteriów oceny;

3. określenie częstotliwości ocen;

4. praktyczne wykorzystanie przeprowadzonych ocen;

5. obowiązkowe informowanie ocenianych pracowników o ocenie wyników ich pracy.

BIBLIOGRAFIA

1. M. Kostera: Zarządzanie kadrami. Warszawa: Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne 1998;

2. Praca pod redakcją T. Listwana: Zarządzanie kadrami. Podstawy teoretyczne i ćwiczenia. Wrocław: Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej 2000;

3. Praca pod redakcją T. Listwana: Zarządzanie kadrami. Warszawa: Wydawnictwo C.H. BECK 2002;

4. Praca pod redakcją Z. Jasińskiego: Zarządzanie pracą. Organizowanie, planowanie, motywowanie. Warszawa: Agencja Wydawnicza PLACET 1999;

Praca pod redakcją T. Listwana: Zarządzanie kadrami. Podstawy teoretyczne i ćwiczenia. Wrocław: Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej 2000, s. 172.

Praca pod redakcją T. Listwana: Zarządzanie kadrami. Warszawa: Wydawnictwo C.H. BECK 2002, s. 217 - 218.

Praca pod redakcją Z. Jasińskiego: Zarządzanie pracą. Organizowanie, planowanie, motywowanie, kontrola. Warszawa: Agencja Wydawnicza PLACET 1999, s. 156.

Praca pod redakcją T. Listwana: Zarządzanie kadrami. Warszawa: Wydawnictwo C.H. BECK 2002, s. 223.

M. Kostera: Zarządzanie kadrami. Warszawa: Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne 1998, s. 72 - 80.

Praca pod redakcją T. Listwana: Zarządzanie kadrami. Warszawa: Wydawnictwo C.H. BECK 2002, s. 224 - 227.

Praca pod redakcją T. Listwana: Zarządzanie kadrami. Warszawa: Wydawnictwo C.H. BECK 2002, s. 22 - 228.

M. Kostera: Zarządzanie kadrami. Warszawa: Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne 1998, s. 71.

1

---