Temat: System ocen pracowniczych
Co to jest ocena pracownicza?
Po co robi się taką ocenę?
Zasady ocen pracowniczych
Etapy ocen pracy
Kryteria oceniania
Metody ocen pracy
Błędy w ocenie
Jak uniknąć błędów w ocenie?
Ad1.
Ocena pracy (w niektórych źródłach nazywana także oceną okresową) to ogólny termin odnoszący się do wielu rozmaitych procesów, w ramach których pracodawca (lub przełożony) spotykają się co pewien czas (zazwyczaj raz na rok), aby ocenić pracę podwładnego i podnieść poziom wykonywania przez niego zadań. W procesie zarządzania kierownicy i ich podwładni zgadzają się co do osiągnięć, do których należy dążyć, zaś kierownik jest zainteresowany jak najlepszym osiągnięciem celów krótkoterminowych i długoterminowych przez biegłe zarządzanie i rozwój pracowników.
Ad2.
Jedną z podstawowych kwestii umożliwiających w pełni zrozumienie procesu oceniania pracowników jest określenie celów tego przedsięwzięcia, a więc znalezienie odpowiedzi na pytanie: Czemu służy oceny pracy?
1) Podniesienie poziomu wykonywanej pracy. Jedna z teorii psychologicznych mówi, że aby pracownik mógł dobrze wykonywać powierzone mu obowiązki, musi znać swoje dotychczasowe wyniki. Ocenienie pracownika i przekazanie mu wyników powinno pomóc tej osobie w podnoszeniu poziomu wykonywania pracy.
2) Podejmowanie decyzji dotyczących nagród. Ocena pracowników powinna być stosowana, jeżeli naczelnemu kierownictwu zależy na uzasadnionym i sprawiedliwym przyznawaniu swoim pracownikom nagród czy awansów.
3) Motywowanie pracowników. Ocena pracowników może ich motywować na różne sposoby, np.:
• Pracownik, który jest informowany o wynikach swojej pracy- „wie na czym stoi”, a takie przekazywanie ludziom informacji zwrotnych motywuje ich do pracy.
• Przez fakt, że ocenianie pracowników sprzyja sprawiedliwemu rozdzielaniu nagród.
• W procesie oceniania wyznacza się pewne cele, co skłania pracowników do lepszego niż dotychczas wykonywania pracy.
4) Rozwój pracowników.
5) Rozpoznanie potencjału, a więc wyłonienie osób, które najlepiej wykonują swoje zadania oraz takich, które nie radzą sobie z powierzonymi im obowiązkami.
6) Formalny zapis niezadowalającego poziomu wykonywania pracy. Wyniki oceny mogą stanowić dowód do zwolnienia pracownika z pracy.
7) Projektowanie kadr- przesunięcie pracownika z jednego stanowiska na drugie gdzie bardziej się przyda; w oparciu o wyniki oceny pracowniczej
Ad3.
Jawność (wszyscy muszą wiedzieć po co i jak będzie przeprowadzona taka ocena)
Powszechność (wszyscy pracownicy muszą być „zbadani”)
Elastyczność (oceny dopasowane do stanowisk)
Systematyczność (minimalnie raz w roku, po wykonanym zadaniu, po miesiącu pracy- takie coś jest w sklepach gdzie sprawdza się jaki utarg był)
Ad4.
Wypełnienie kwestionariusza oceny pracy (przez co najmniej dwie osoby np. pracownik i pracodawca - aby można było porównać)
Rozmowa pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w celu wyjaśnienia sobie różnic w ocenie
Ad5.
Efektywność (ilość pracy, czas pracy, terminowość, ilość błędów i sukcesów, koszty)
Poprawa organizacji pracy
Ustala się płace i premie
Kwalifikacje (sprawdzenie kwalifikacji, doświadczenie zawodowe, sprawdzenie praktycznej wiedzy)
Behawioralne (czy pracownik przejawia odpowiednie zachowania, cechy osobowości, strategie radzenia sobie w sytuacjach problemowych/stresowych, temperament)
Do rekrutacji
Do projektowania kadr
Ad6.
Pisemny raport
Polega na sporządzeniu na piśmie opisu słabych i mocnych stron pracownika i wykonywanej przez niego pracy, a także jego ewentualnych możliwości. W raporcie powinny się również znaleźć sugestie dotyczące doskonalenia ocenianego.
Krytyczne zdarzenia
Polega na uwypukleniu i przedstawieniu incydentów szczególnie obrazujących wyjątkowo dobre lub wyjątkowo złe zachowanie pracownika w powiązaniu z konkretnymi wynikami jego pracy.
Graficzne skale rankingowe (rating scales)
To bardzo popularna metoda oceny, która nadaje się do analizy ilościowej i porównywania danych. Opracowuje się zbiór czynników pracy zawierający cechy: jakość pracy, wiedza techniczna, klimat współpracy, rzetelność, punktualność, inicjatywa, a następnie ocenia się każdą cechę w skali punktów np. 0-5, gdzie najwyższa liczba punktów oznacza najlepszą ocenę
Wieloosobowe porównanie
Ta metoda wykorzystywana jest do szacowania pracy jednej osoby na tle innego pracownika lub wielu innych pracowników.
Multirankingowa porównawcza ewaluacja
Cały proces oceny tą metodą może trwać nawet kilka dni. Składają się na niego wywiady, testowanie psychometryczne, symulacje odpowiednich działań związanych z pracą, ocena współpracowników i ocena dokonana przez odpowiednio wyszkolone osoby. Ocenia się przede wszystkim zdolności i umiejętności kierownicze oraz ustala się czy dany pracownik powinien awansować.
Zarządzanie przez cele
Na początku ocenianego okresu formułuje się cele, pracownik uczestniczy w szkoleniu i otrzymuje konieczną pomoc. Pod koniec okresu następuje ocena pracy podwładnego i wyznacza się nowe cele.
Samoocena
Może polegać na wypełnianiu formularzy, w których pracownicy sami siebie oceniają stosując takie kryteria jak: obecność, wydajność, jakość bezpieczeństwo, praca zespołowa i zaangażowanie.
Skale szacunkowe (ankieta zamknięta)
Obserwacja i opis spostrzeżeń
Rozmowa np. w postaci ankiety
Ankieta opisowa
Wymuszonego wyboru
Ad7.
W każdej ocenie czy systemie ocen mogą się zdarzyć błędy lub tendencyjność.
Najczęściej występującym błędem jest tzw. „błąd świeżości” . Polega on na tendencji do oceniania w oparciu o zapamiętane ostatnie wyniki pracy podwładnego.
Może także pojawić się błąd polegający na nadmiernym akcentowaniu jednej części skali - ocenie zbyt liberalnej albo zbyt surowej lub przyznawanie wszystkim oceny „przeciętnej”.
Błąd aureoli polega na dopuszczeniu do przenoszenia się oceny pracownika ze względu na jedną cechę na ocenę wg innych cech.
Błędy w ocenie mogą wynikać także z uprzedzeń oceniającego co do płci, rasy, wieku itp.
Ad8.
Najlepszym sposobem unikania błędów w ocenianiu swoich podwładnych jest dopilnowanie by od początku opracowano porządny system ocen i szkolenie menedżerów w jego stosowaniu.
TEMAT: SYSTEM OCEN PRACOWNICZYCH
Nowoczesne przedsiębiorstwa zmierzają w kierunku tworzenia organizacji o elastycznej strukturze działania, której celem jest dopasowanie relacji pracownik - organizacja w ramach funkcji personalnej. Możliwe jest to dzięki stworzeniu adekwatnego systemu ocen pracowniczych.
Systemy Ocen Pracowniczych W&BS stosowane są w celu określenia efektów pracy, postępów dokonanych w wybranej perspektywie czasowej, rozwoju kompetencji ogólnych oraz technicznych. To proces będący elementem motywowania pracowników, udzielenia informacji zwrotnej na temat ich pracy oraz ustalenia obszarów rozwoju i zadań na kolejny okres.
W&BS Doradztwo Personalne tworzy systemy ocen okresowych w zakresie:
Oceny 180 stopni - dokonywanej na podstawie informacji uzyskanych z dwóch źródeł: samooceny pracownika oraz opinii jego przełożonych.
Oceny 360 stopni - dającą kompleksowy obraz pracownika i jego pracy dzięki zebraniu informacji z kilku różnych źródeł. Na ocenę tą składają się nie tylko opinie danego pracownika i jego przełożonego, ale także podwładnych, współpracowników oraz klientów czy kooperantów firmy. Ocena 360°, ze względu tak duży zasięg najczęściej stosowana jest jako metoda oceny okresowej kadry managerskiej.
Korzyści dla pracodawcy wynikające z zastosowania Systemu Ocen Okresowych Pracowników W&BS:
Uzyskanie informacji dotyczących potencjału pracowników,
Podniesienie efektywności i jakości pracy,
Możliwość pełnego wykorzystania kompetencji pracowników,
Zmniejszenie zjawiska rotacji,
Adekwatne awansowanie i wynagradzanie pracowników,
Zbudowanie pozytywnego wizerunku organizacji jako stabilnego pracodawcy, który inwestuje w rozwój kadry.
Korzyści dla pracowników:
Świadomość jakości wykonywanej pracy,
Możliwość uczestniczenia w tworzeniu indywidualnej ścieżki rozwoju zawodowego w firmie,
Bieżąca motywacja do sprawnego wykonywania obowiązków,
Poczucie bezpieczeństwa i zaufania dzięki jasności kryteriów oceny.
Oceny okresowe pokazują pracownikom, jakie zachowania i działania są dobrze widziane przez pracodawcę. Z kolei szefowie zyskują wiedzę o kwalifikacjach, umiejętnościach, czy możliwościach rozwoju pracownika.
Ocena pracy jest wielokrotnie powtarzanym procesem, działa na zasadzie cyklu. Osiągnięte efekty są punktem wyjścia do zaplanowania kolejnych działań, które znów są oceniane i znów planujemy kolejne etapy rozwoju. Stosowanie takiego systemu ocen związane jest z innymi systemami zarządzania personelem i powinno być z nimi spójne. Mam tu na myśli między innymi:
- system szkoleń;
- system wynagrodzeń;
- system rozwoju i rekrutacji wewnętrznych.
Ocena okresowa pomaga więc zdiagnozować potrzeby szkoleniowe, pozwala zdecydować, czy szkolenie jest dobrym rozwiązaniem na zaistniałe braki w kompetencjach. Systemy wynagradzania natomiast mogą korzystać z informacji wynikających z oceny pracownika przy przyznawaniu różnego rodzaju premii. Już nie wspomnę o tym, że systemy tego typu pozwalają planować awanse, zwolnienia i przesunięcia.
Istnieje kilka systemów ocen, które pracują w oparciu o różne kryteria. Mamy tu więc kryteria kompetencyjne, behawioralne, efektywnościowe lub formy mieszane. W niektórych systemach pracowników oceniają szefowie, w innych dokonywana jest samoocena przez samego pracownika. Zawsze jednak kryteria powinny być jasno i precyzyjne sformułowane, by uniknąć poczucia niesprawiedliwości, czy konfliktów między pracownikiem a oceniającym lub między ocenianymi, jeśli nie zostanie zachowana zasada poufności, co przy silnym poczuciu krzywdy zdarza się dość często.
Poza kryteriami istotna jest też odpowiednia skala ocen. Skala pozwala określić wynik uzyskany przez pracownika. Może to być na przykład skala punktowa.
Przy ocenianiu zdarza się kilka standardowych błędów, o których warto wspomnieć:
- szufladkowanie - ocena na podstawie posiadanego ogólnego pojęcia na temat danej osoby lun stanowiska (sekretarka nie może być dobra w niczym innym niż w odbieraniu telefonów i parzeniu kawy) lub na podstawie jakiegoś jednego zdarzenia (całe lata był świetnym księgowym, ale niedawno pomylił się, co miało spore znaczenie dla wyniku spółki, więc generalizujemy, że jest kiepskim księgowym, nie ważne, że to było pojedyncze, wyjątkowe zdarzenie).
- samospełniające się proroctwo - uważając, że pani Krysia jest niemiła, zachowujemy się w stosunku do niej oschle, więc nawet gdyby pani Krysia była niezwykle sympatyczna, to wobec nas jest zdystansowana, bo traktujemy ją oschle. Słowem, sami własnym zachowaniem sprawiamy, że nasza opinia o pani Krysi staje się prawdą. Ocena pani Krysi będzie więc dla niej krzywdząca.
- efekt aureoli - lepiej oceniamy osoby atrakcyjne, uśmiechnięte
- efekt golema - gorzej oceniamy osoby, które wywarły na nas złe wrażenie, na przykład osoby mało atrakcyjne
- brak obiektywizmu - ocenianie innych poprzez pryzmat własnych przekonań, doświadczeń
- efekt stałej ekspozycji - lepsze ocenianie osób, które częściej napotykamy w miłych lub neutralnych dla nas okolicznościach.