1. Kancelaria - urząd, przede wszystkim personel referendarski. Załatwianie pism należy do czynności referendarskich, a nie manipulacyjnych wykonywanych przez dziennik podawczy czy ekspedyt.

2. Magistraty - zastępują dawne urzędy radzieckie i sądy ławnicze. 1792r. magistraty tworzą wydziały gminne (Gemeindeausschuss) - reprezentacja właścicieli nieruchomości i warsztatów rzemieślniczych z prawem wyboru urzędników, kontroli kasy i zamknięć rachunkowych, stanu depozytów i funduszu sierot. Zakres czynności magistratur regulowały zarządzenia ogólnokrajowe:

- ruch ludności

- statystyki

- sprawy wojskowe

- podwód i żywność

- Kościół

- zdrowie

- rzemiosło i handel

- pobór podatków

Skład magistratury miejskiej: burmistrz, syndyk (referent spraw sądowych), assesorzy, kasjer, kontroler, kancelista. Występowanie w niektórych miastach Galicji urzędu i burmistrza i wójta. Magistratami kierował burmistrz, w mniejszych miastach, gdzie nie było burmistrza - syndyk prezydujący. Odrębne komórki magistratu: kasa miejska, policja miejska, protokoł podawczy, expedyt, registraturę.

Pojęcie magistratu:

1) urząd zarządzający sprawami miasta.

2) organ wykonujący tylko zasadnicze funkcje administracji miejskiej, w zakresie spraw wymagających kolegialnego traktowania.

Przygotowania sprawy na posiedzeniu kolegium (Ratssitzung) było obowiązkiem referenta.

Arkusze referentowe - referent powtarzał na nich odpowiednie cechy i przygotowywał ekspozycje. Dla powziętych uchwał prowadzono prezenty w Sitzungsprotocoll (specjalna księga) : data sesji, nazwiska, podpisy biorących udział , nr ekshibitu, treść i i nieodmiennie powtarzaną klauzulę conclusum uniminiter iuxta referatum

Większe miasta rozbudowany personel , mniejsze więcej kompetencji na głowie jednego członka magistratury.

syndyk - sprawy jurysdykcji,

kasjer - prowadzenie kasy wraz z poborem podatków, sporządzanie całej dokumentacji kasowo-ksiegowej, raportów, zamknięć rachunkowych.

kontroler - kontrola kasy

rewizor policji - sprawy bezpieczeństwa i policji mijeskiej

zdrowie - chirurg

Po 1849r. naczelnik gminy (burmistrz) - opracowanie budżetu, zamknięcia rachunkowe, zarząd nad majątkiem gminnnym i kierwonictwoprzedsiebiorstwami, sprawy ubogich , policji sądownictwo administracyjne

3. Obieg pisma - I) rejestracja (protokolista/Protokół podawczy {komóra organizacyjna})

II) Registratura- zaprotokołowanie akta doręczano referentom

III) załatwiony i aprobowany akt trafiał do urzędu ekspedytu

IV) mundat - przepisywał akt (konceptu)

V) kierownik eksedytu - sprawdzał czystopis i koncept

VI) podpisane czystopisy wpisywano do konsygnacji

VII) 3 dni miał espedyt załatwić sprawę, po czym koncept przechodził do registratury. pomoce : indeksy, repertoria

układ rzeczowy lub numerowo-chronologiczny

fascykuł - podział akt magistratu, obejmowały pewną liczbę akt.

ternion - wewnętrzna księga doręczeń.

księgi prenotacyjne - odnajdowanie akt w fascykułach w systemie numerowo-chronologicznym.