Kancelaria austriacka

 W miejsce dawnych urzędów i sądów powstały tzw. magistraty, które łączyły w sobie władzę administracyjną i sądowniczą. W 1792 roku magistratom przydzielono tzw. wydziały gminne.

                       Organizacja kierownictwa magistratem była w różnych miastach różna:

Burmistrze- kierowali magistratami w miastach, które były siedzibami urzędów obwodowych, a także w miastach zamożniejszych

Syndyk prezydujący-kierował magistratem w miastach, dla których nie przewidziano stanowiska burmistrza.

Burmistrz substytut- pełnili funkcję burmistrza tylko czasowo

Burmistrz honorowy- kompetencje nieznaczne, funkcja reprezentacyjna.

              Jurysdykcja miejska, zarówno w miastach posiadających jak i nieposiadających burmistrza, spoczywała w rękach syndyka. Syndyk zajmował się również prowadzeniem spraw kryminalnych.

             

W kancelariach urzędów austriackich obowiązywał system dziennikowy.

Pod to pojęcie podciąga się sposób rejestrowania akt lub spraw, ale także łączy się z nim numerowo -chronologiczny układ akt, który miał być stałą cechą tzw. kancelarii austriackiej. Jest to jednak nieścisłe i częściowo błędne. Nieścisłe, dlatego, że przemilcza prowadzenie obok dziennika podawczego jeszcze innych pomocy ułatwiających znalezienie aktu, błędne, dlatego, że system dziennikowy łączył się, w długich okresach pracy urzędów austriackich z takim czy innym rzeczowym układem akt.

              

              Obieg pism w austriackiej kancelarii miejskiej:

- rozpoczynał się od rejestracji pisma (protokolista, protokół podawczy)- przyjmowanie pisma, dzielenie na opieczętowane i nieopieczętowane (pierwsze przekazać przełożonemu, drugie prezentować)

Wpływy rejestrowane na oddzielnych arkuszach protokołu podawczego, dziennik czystopisu sporządzano na pojedynczych arkuszach

Zaprotokołowane akta doręczano referentom do załatwienia przy pomocy tzw. ternionów wewnętrzna księga doręczeń

Załatwiony i aprobowany akt otrzymywał nazwę konceptu, przechodził do następnej komórki „urząd ekspedytur”, wpisanie aktu do księgi ekspedycyjnej (dzień otrzymania aktu, nazwisko tzw. mundanta tj. osoby, której akt przydzielono do przepisania, datę przydziału

Podpisane czystopisy wpisywano do korespondencji

Konsygnacje doręczeń tzw. przechowywano w registraturze urzędu

Po załatwieniu formalności ekspedyt winien w terminie max. 3 dni przekazać koncepty protokołowi podawczemu, po czym koncept przechodził do registratury, na tym kończył się obieg pisma.

Zadania registratury

- przyjmowała akta z ekspedytu,

- porządkowała,

- wpisywała do indeksu,

- fascykułowała ( układała akta według spraw).

    Registrator Równocześnie z fascykułowaniem był zobowiązany do wykonywania tzw. „szkontrowania”- kontrolowanie właściwości przydziału akt do danego fascykułu i stwierdzenie ewentualnych braków.

Od 1823r. obowiązek dzielenia akt sądowych w magistratach prowincjonalnych:

- acta civilla,

- akta spadkowe i opiekuńcze,

- akta prezydialne i depozytowe

- akta spraw wieczystych

- akta spraw kryminalnych.

              System ewidencji zasobu registratury stanowiły:

- indeks generalny

- repertorium

- indeks actorum officiosorum

- rektyfikaty             

 W 1837r. - wprowadzenie chronologicznego sposobu układania akt, co uprościło sposób rejestracji i składania akt.

W 1855r.- rzeczowy podział akt w starostwach powiatowych.

- W kancelarii austriackiej- fascykuły były wiązane (w Pruskiej szyte)

W Austrii w przeciwieństwie do powyższych rozwiązań, pisma łączone były w poszyty w oparciu o porządek chronologiczny z dziennika podawczego.

Przy tym sposobie archiwizacji dotarcie do poszczególnych akt możliwe było przy pomocy różnych dodatkowych indeksów i skorowidzów.

Dziennik podawczy tu nazywal się protokolem podawczym.

Ten rodzaj systemu kancelaryjnego powszechnie uważany jest jako negatywny przykład pracy kancelaryjnej.

AUSTRIACKI SYSTEM KANCELARYJNY

Nie była to kancelaria księgi wpisów tylko narastające akta luźne.

Dokumenty układano w kolejności numerów wpisów i dołączano do odpowiednich ksiąg.

Zaczęto łączyć w jednym pliku pisma kwalifikujące się pod to samo hasło w taki sposób powstały pliki akt dotyczące różnych zagadnień.

Każde pismo wchodzące w skład pliku było rejestrowane.

Przy kancelarii działała registratura która pełniła również funkcję archiwum.

Registratura przyjmowała na bieżąco z kancelarii akta spraw załatwionych.

W registraturze dzielono akta na cykle dla których sporządzano odrębne pomoce.

Akta najnowsze opracowywano na bieżąco.

W obrębie cyklu formowano fascykuły które stanowiły grupę rzeczową akt.

Rzeczowy układ akt nie był z góry opary na żadnym ustalonym planie.

---