RFK II semestr 10.06.2013

1) KANCELARIA AKT CZYNNOŚCI:

Została wprowadzona w 1764r, stosowana w urzędach centralnych, państwowych okresu Staropolskiego, związana ze specyficznymi urzędami, to kancelaria zdecentralizowana, zastąpiła urzędy jednoosobowe urzędami kolegialnymi, komisjami (1764r powstaje komisja skarbowa i wojska), wszelkie sprawy były rozwiązywane na posiedzeniach kolegialnych, każda kancelaria posiadała odrębną registraturę.

RADA NIEUSTAJĄCA:

Powstała w 1775r na mocy postanowień pierwszego sejmu rozbiorowego (1773-1774), składała się z króla i 36 konsyliarzy - 18 pochodziło z sejmu i 18 z senatu - byli to urzędnicy merytoryczni, którzy tworzyli RN, organ władzy wykonawczej, działają jako całość lub w ramach poszczególnych departamentów:

* tworzyły ją 5 departamentów:

- interesów cudzoziemskich, policji, wojskowy, sprawiedliwości i sądowy/skarbowy?

* największa liczbę urzędników posiadał departament interesów cudzoziemskich, ok. 10:

3 sekretarzy, 1 adiunkt do języka niemieckiego, 3 decenentów, 3 kopistów.

Reszta departamentów posiadała średnio 3 tłumaczy, 2 aplikantów i 2 dworzan.

OD strony kancelarii na pierwszym miejscu stała kancelaria ogólna a czele której stał sekretarz mających do pomocy 2 pisarzy, archiwistę i instygatora.

KAMERA - urząd do spraw prywatnych finansów króla

AKTA RADY NIEUSTAJĄCEJ:

- ANEKSY - zawierały chronologicznie zebrana akta: zażalenia, wykazy, raporty, sprawozdania, prośby, memoriały) jest to dokumentacja pochodząca z zewnątrz - korespondencja urzędowa tworząca ważną grupę w całości dokumentacji

- PROTOKOŁY POSIEDZEŃ - oryginalne protokoły posiedzeń Rady zwane protokołami potocznymi, czyli SENTENCJONARZE.

- PROTOKOŁY EKSPEDYCJI PUBLICZNEJ - protokoły listów potocznych, pisma wychodzące z kancelarii rady, czyli EKSPEDYTY

- KOPIARZE PROTOKOŁÓW

- REJESTRY - spisy sporządzane według lat w porządku alfabetycznym, w odpowiednich rubrykach wpisywana była data pisma, krótka jego treść, strona protokołu potocznego, nr ekspedycji, nr aneksu.

2) POLSKA KANCELARIA AKT SPRAW:

1763r rozpoczyna się rozwój kancelarii, do lat 30 XXw jest to kancelaria dziennikowa, od lat 30 bezdziennikowa, w Polsce można mówić o powstaniu Kancelarii Akt Spraw od powstania Księstwa Warszawskiego (1807r). W 1815r na terenie Księstwa warszawskiego powstaje Królestwo Polskie, poszczególne wydziały posiadały odrębne registratury.

KOMICJA RZĄDZACA:

Powołana na mocy dekretu Napoleona w 1807r, sprawowała najwyższą władze administracyjną i ustawodawczą

* w skład kancelarii wchodzili:

- Sekretarz generalny - prowadził dzienniki czynności kancelarii, zaświadczał podpisem protokoły

- adiunkt języka francuskiego

- sekretarz ekspedycyjny - utrzymywał porządek w kancelarii, rozdzielał pracę kancelistów i pilnował dokładnego ich wykonania, rozsyłał pisma wychodzące

- sekretarz archiwista - konserwacja akt, wciąganie wyroków i uchwał w odpowiednie protokoły

- oficer ordynansów

- posługacze

DYREKCJE : Skarbu, Izba Administracyjna departamentowa, Deputacja ceł i akcyz, Rada stanu, Rada ministrów, Ministerium wojny i sprawiedliwości i skarbu, Prefektura.

Prefektura - prefekci byli to urzędnicy administracji lokalnej, posiadali wspólne biuro. Organ władzy wykonawczej należał do prefekta a władzy rozstrzygającej do Rady Prefekturalnej. W skład prefektury:

- sekr generalny - gospodarz biura, rozdzielał pracę w prefekturze

- kanceliści i kopiści - przepisywanie memoriałów przyjętych od sekretarza generalnego

- dziennikarz - prowadził dziennik podawczy

- archiwista - opieka nad archiwum, nad ułożeniem i wyglądem akt

- Ekspedytor - adresował, pieczętował i wysyłał pisma

- Adiunkt - pomoc archiwisty i registratora.

POMOCE KANCELARYJNE I ARCHIWALNE W POLSKIEJ KANCELARII:

- DZIENNIKI PODAWCZE - najważniejsze, księga kancelaryjna służąca do:

Rejestrowania pism wpływających lub wysyłających w ciągu chronologiczno-numerowym, po to aby łatwiej było odnaleźć te pisma w archiwum, miały swoje konkretne miejsce w registraturze. Prowadzono je w systemie rocznym, miały postać księgi, był podział ze względu na to od kogo wpłynęło pismo, zdarzało się że pisma jednej sprawy znajdowały się w kilku księgach.

Kontroli obiegu pisma

INDEKS - pomoc archiwalna zawierająca zestawienie haseł osobowych, geograficznych lub rzeczowych w układnie alfabetycznym.

REPERTORIUM - rejestracja określonych typów spraw, zawierająca zwięzłe adnotacje charakteryzujące poszczególne sprawy

SKOROWIDZ ARCHIWALNY - zawiera wykaz haseł usystematyzowanych alfabetycznie, chronologicznie lub rzeczowo, służąca do szybkiego odnajdowania dokumentów

TERMINARZ - kontrola terminów załatwienia spraw przez referentów

DZIENNIKI KANCELARYJNE, WYDZIAŁOWE, EKSPEDYCYJNE ITP.

PODZIAŁ PISMA NA TYPY WEDŁUG KRYTERIÓW:

a) według osoby wydającej pismo:

- prośba - pismo osoby prywatnej do urzędu

- raport/przełożenie - pismo podwładnych urzędników do urzędu zwierzchniego

- wysyłane przez władze wyższe: ustawy - akty królewskie, prawa - akty sejmowe, dekrety - akty królewskie Księstwa Warszawskiego, postanowienia - akty króla, namiestnika lub rady Administracyjnej Królestwa Polskiego, reskrypty - polecenia różnych władz,

rozporządzenia - akty w sprawach ogólnych, polecenia - akty w sprawach szczegółowych, odezwy - pisma spraw różnych w hierarchii urzędowej władz wyższych z niższymi.

b) podział na kopie i oryginały:

- koncept - pismo w stadium jego opracowania przed przedstawieniem przed osobę uprawnioną

- minuta - sprawdzony koncept, zatwierdzony

- czystopis - przepisane i podpisane pismo

c) ilość egzemplarzy pisma o jednej formie i treści:

- unikaty - 1 egzemplarz

- duplikaty - 2

d) według całości lub fragmentu tekstu:

- pełny tekst/wypis - przepisana cała zawartość pisma

- wyciąg/ekscerpt - opuszczenie pewnych słów lub ustępów

e) Według czynności przyjmowania i wysyłania pism

- wpływy - pisma wpływające

- pisma wysyłane - odpowiedzi

3) ROSYJSKA KANCELARIA AKT SPRAW:

Kancelaria rosyjska była kancelarią akt spraw, pochodzącą z czasów reform Piotra I. Podjęta przez niego działalność reformatorska administracji centralnej doprowadziła do stworzenia systemu urzędów centralnych- Senatu i kolegiów. Reforma ta stanowiła punkt wyjścia przy organizowaniu biurowości na nowych podstawach. Forma stołbu została zastąpiona formą zeszytową, wyraźnie podzielone personel na kancelaryjny i merytoryczny. Prowadzono dzienniki podawcze dla każdego wydziału w systemie rocznym.

Kancelaria dziennikowa, nie ma registratury jest ARCHIWUM, dzienniki podawcze prowadzone były w systemie rocznym, dokumenty przechowywane przez 3 lata po tym okresie trafiały do archiwum, pisma prowadzone w formie poszytów, dzienniki podawcze miały kontrolować czynności za równo kancelaryjne jak i merytoryczne, rzeczowy układ akt. Wyodrębniono dzieła - pisma generalne w formie poszytu i nariady - pisma ogólne w formie ksiąg. Układ rzeczowy akt - w jednym poszycie dok o podobnej sprawie

2 oddzielne dzienniki dla pism wchodzących (księgi z grubym grzbietem, z tyłu inf o tym kiedy przygotowano księgę i pieczęć, na każdej str miejsce na rejestrację 5 pisma w 6 rubrykowym formularzu: nr. Porządkowy, prezenta i data wpływu pisma, miesiąc i dzień przyjęcia doku, od kogo i czego dotyczy, nr i data odp na pismo, nr i rok sprawy do jakiej pismo należy) i wychodzących (księga, rejestrowano 5 pism na 5 rubrykowym formularzu: miesiąc i dzień wysłania, nr porządkowy, treść i adresat, nr i data odp na pismo, nr i rok sprawy do jakiej pismo należy).

RZĄD GUBERNIALNY - ważny urząd w kancelarii rosyjskiej, zajmował się przyjęciem, rejestracją, znakowaniem akt przyjętych i rozdzielał pomiędzy referentów, wysyłał pisma, gromadził akta bieżące, łączył pisma w akta sprawy. Dzielił się na wydziały a te z kolei na referaty.

* W skład kancelarii wchodzili:

- gubernator - zwierzchnik, rozdzielał pracę, mógł przyjmować i zwalniać pracowników, karać dyscyplinarnie, przewodniczył obradom, podpisywał postanowienia.

- wicegubernator - zastępca, zajmował się kancelarią i pracownikami, dawał urlopy, zajmował się przepisami, skargami i prośbami

- radcy - kierowali wydziałami: Administracyjnym, Wojskowo-Policyjnym i Prawnym

- inżynier i architekt generalny - wydział Budowlany i pilnowanie terminów

- asesor - wydział Ubezpieczeń

- inspektor lekarski i weterynaryjny

- sekretarz - wydział Ogólny, przyjmował pocztę i wpisywał prezentę, protokołował posiedzenia Rządu

- referenci - kierowali referatami, podlegali kierownikom wydziałów, pisali koncepty, odp na pisma, pilnowali by minuty były wkładane do pism, prowadzili dziennik podawczy referatu

- archiwista -przyjmował akta do archiwum i zapisywał je, sporządzał pomoce archiwalne i opiekował się archiwum.

POMOCE KANCELARYJNE I ARCHIWALNE:

- kalendarium - kontrola terminów

- dz wypożyczeń - odnajdowanie danego pisma, gdy znajduje się poza archiwum

- ks doręczeń - TERNION - teczka, w której trzeba było potwierdzić przekazanie i otrzymanie akt

- ks konsygnacji - dokonanie wysyłki

• dz podawcze, spisy spraw załatwionych, nariadów, skorowidze archiwalne.

4) PRUSKA KANCELARIA AKT SPRAW:

Kancelaria dziennikowa, nie ma archiwum jest REGISTRATURA, referenci nazywani decernentami, posiadała porządek rzeczowy, grubość poszytów ok 5-6 cm, dokumenty przechowywane w tzw woluminach. Podział na generalia - akty ogólne i specjalia - akty szczegółowe, Manualia- akta podręczne do załatwienia spraw; luźne notatki, ręczne zapiski, często brakowane po załatwieniu sprawy.

* personel:

- decernenci - załatwiali sprawy i odpowiadali za końcową treść konceptów. Decernentami najczęściej był przewodniczący rady, pracownik kasy miejskiej lub sekretarz. Gdy sprawa była ważniejszej wagi i do załatwienia sprawy było potrzebnych 2 decernentów.

- sekretarze - pomagali decernentom, odpowiadali za terminowe, fachowe wykonywanie czynności kancelaryjnych.

- kierownik kancelarii - rozdzielanie praca, sporządzanie konceptów pism i przekazywanie ich decernentom do sprawdzenia.

- asystent sekretarza - prowadził dziennik podawczy

- kanceliści - sprawdzali i sporządzali czystopis pism wychodzących

- egzekutorzy - kontrola czystopisów, spr dyżury w kancelarii, prowadzili dzienniki pism oddawanych decernentom

- registrator - wpisywał do dziennika korespondencyjnego i odnotowywał komu przydzielono sprawę, kontrolował terminy załatwiania spraw, prowadził dziennik wypozyczeń i terminarz spraw.

- żurnalista - prowadził dziennik podawczy i przygotowywał koncepty pism

POMOCE KANCELARYJNE:

- dziennik podawczy - prowadzono 1 dziennik, niekiedy dla różnych rodzajów pism

- dz reprodukcji - wpisywano do niego pisma z zastrzeżeniem o konieczności wznowienia sprawy w określonym czasie

- repertorium - dla akt zakończonych

REGISTRATURA:

2 grupy akt : A- sprawy komunalne, B- sprawy policyjne. W obrębie grup akta podzielono na podgrupy a te na sekcje

Pojęcia:

Rotulus - spis zawartości poszytu (data, nr dziennika, treść, nr str, uwagi)

Plan registratury - wykaz haseł rzeczowych pod którymi tworzono i układano poszyty

5) AUSTRYJACKA KANCELARIA AKT SPRAW:

Registratura pełniła funkcję archiwum, dokumenty układ numerowo-chronologiczny oraz rzeczowy, plan rzeczowy zbliżony z kancelarią Pruską, kancelaria dziennikowa

* personel kancelarii:

- burmistrz - kierował magistratem w mieście, sprawy polityczne, administracyjne i urzędowe

- syndyk prezydujący - kierował magistratem tam gdzie nie było burmistrza

- burmistrz substytut - pełnił funkcję czasowo a Honorowy - reprezentował

- asesorowie- pomocnicy syndyka

- auskultanci i aktuariusze sądowi - wchodzili w skład senatu sądowego

- kasjer - prowadził kasę i pobór podatków

- kontroler - kontrola kasy

- ekonomista - sprawy gospodarki komunalnej

- leśniczy - nadzorował lasy

- rewizor policji - sprawy bezpieczeństwa i policji miejskiej

- chirurg i położne - służba zdrowia

- rada gminna - organ uchwalający i kontrolny

- naczelnik gminy - wykonywanie uchwał

- przysiężni - pomocnicy naczelnika

KSIĘGI KANCELARYJNE:

Uchwał magistratu, rejestrowania powodów i kwater, cen rynkowych, gruntowa, dziennik podawczy i wymiar kar

REGISTARTURA - pełniła funkcję archiwum, est to jednostka organizacyjna w ramach magistratur, która przechowuje akta

Fascykuły - pliki, luźne wiązki akt o grubości kilku cm, obłożone w okładkę i przewiązane sznurkiem, miały swoje opisy.

Rektyfikat - jednostka registratury z aktami 1 sprawy, tworzono ja w sposób wtórny na potrzeby sprawy wznowionej

Szkontrowanie - kontrola właściwości przydziału akt danego fascykułu.

Mundat - osoba która sporządzała czystopis

Wzorowy model obiegu pisma:

1.Kancelaria - przyjęcie pisma, rejestracja w dzienniku podawczym i dz korespondencji.

2.Kierownik instytucji - przegląda pismo, dokonuje dekretacji i zapisuje sposób załatwienia sprawy.

3. Referent - czynności merytoryczne, sporządzanie konceptu.

4. Kierownik - aprobata konceptu.

5. Referent - sporządzanie czystopisu, spr go, na kopi stawia parafę

6. Kierownik - podpis na czystopisie

7. Kancelaria - wysłanie pisma

8. Referent - przechowuje kopie pisma przez określony czas

9. Archiwum - przechowywanie kopii przekazanej przez referenta

---