Etapy procesu negocjacji

Z. Nęcki wyróżnia cztery podstawowe fazy negocjacji dotyczące tego procesu sensu stricte:

1. Przygotowanie do negocjacji

2. Otwarcie rozmów

3. Przedstawienie propozycji

4. Kontrakt końcowy.

Podobny podział proponuje K. Balawajder:

1. Faza przygotowawcza — opracowanie planów działania

2. Faza wstępna — ustalanie warunków i reguł negocjowania

3. Faza zasadnicza — rozmowy o meritum i interesach, negocjacje handlowe

4. Faza końcowa — ustalanie kontraktu8.

Cz. Mesjasz dodatkowo do cyklu włącza fazę przednegocjacyjną:

1. Faza przednegocjacyjna

2. Przygotowanie negocjacji właściwych

3. Negocjacje właściwe (etap wstępny, rozpoznanie rozbieżności, poszukiwanie,

porozumienie)

4. Zakończenie negocjacji.

Poniżej została przedstawiona charakterystyka działań według podziału zaproponowanego

przez Cz. Mesjasza.

Faza przednegocjacyjna.

Jest to faza, która poprzedza spotkanie stron. Zaczyna się wtedy, kiedy jedna lub obie strony

uświadamiają sobie potrzebę negocjacji, wynikającą z przynajmniej częściowej zbieżności

interesów oraz gdy zauważają, że wspólne działanie przyniesie więcej korzyści niż brak

współpracy. Najważniejsze na tym etapie jest przygotowanie merytoryczne oraz wytworzenie

odpowiedniego nastawienia. Strony podejmują szereg działań jeszcze przed negocjacjami

właściwymi. Do najważniejszych z nich zalicza się: identyfikację problemu badawczego,

określenie wstępne przedmiotu i celu negocjacji oraz gromadzenie informacji o potencjalnych

partnerach. Podejmuje się pierwsze decyzje dotyczące negocjacji właściwych, a dokładnie ich

terminu, miejsca i czasu trwania, strony przekazują sobie również informacje potrzebne do

rozpoczęcia negocjacji właściwych. W tej części cyklu negocjacyjnego nawiązuje się również

pierwszy kontakt z potencjalnym

1

Nie można lekceważyć ważności fazy przednegocjacyjnej. Najważniejsze jest prawidłowe

przygotowanie się do negocjacji, gdyż „niepowodzenie w przygotowaniu to przygotowanie

niepowodzenia”.

Faza przygotowawcza. Jest to druga, podstawowa faza, która ma miejsce jeszcze przed

przystąpieniem do negocjacji właściwych, ale już po zadecydowaniu o ich podjęciu. Dopiero

wtedy można mówić o rozpoczęciu planowania negocjacji i przygotowania ich. Etap ten

stanowi uszczegółowienie i rozbudowanie fazy przednegocjacyjnej. Kontakty stron są

sporadyczne, dotyczą jedynie uzyskiwania niezbędnych informacji. Zakres podejmowanych

działań dotyczy przygotowania oferty wstępnej, określenia przedmiotu i celu negocjacji,

zebrania dodatkowych informacji o partnerze. Należy zastanowić się nad wstępnym

określeniem zakresu negocjacji, a w tym maksymalnych żądań, granicy ustępstw, BATNA”.

Kolejnym ważnym elementem jest wybór strategii i taktyki negocjacji. W przypadku gdy w

rozmowach bierze udział więcej osób, należy określić dokładnie role w zespole. Wszystkie

wyżej wymienione działania niezbędne są do opracowania scenariusza negocjacji, który

pozwala na zaplanowanie szczegółów organizacyjnych i merytorycznych rozmów. Można

również wstępnie opracować model formalny negocjacji”.

Ł. Zbiegień - Maciąg precyzuje kolejność działań w fazie przygotowawczej:

1. Zaplanowanie składu osobowego negocjatorów — każdy członek zespołu musi znać swoją

rolę i podporządkować się przypisanym jej zasadom;

2. Zaplanowanie scenariusza negocjacyjnego:

- zebranie informacji o przyczynach sytuacji konfliktowej w celu ustalenia priorytetowych

zadań obu stron,

- analiza celów pod kątem maksimum wymagań-maksymalne wymogi oraz minimum

wymagań-minimalne wymogi oraz określenie ważności

poszczególnych celów,

- analiza trudności i korzyści jakie mogą się pojawić,

- analiza argumentów z punktu widzenia obu stron,

- wybór strategii działania,

- przewidywane trudności i ich przełamywanie,

- analiza „pułapek”, by potrafić przewidywać sytuacje i reagować na nie,

3. Planowanie warunków prowadzenia negocjacji:

- usytuowanie negocjatorów (przestrzenne i terytorialne),

- czas w negocjacjach;

2

4. Uwarunkowania sytuacyjne — zapoznanie się z zasadami kultury danej firmy, grupy

zawodowej, a w przypadku partnera zagranicznego z różnicami kulturalnymi, obyczajowymi

itd.” „.

F a z a z a s a d n i c z a jest najbardziej rozbudowanym etapem cyklu negocjacyjnego. Są to

negocjacje właściwe, nazywane również rokowaniami. Mogą one obejmować jedno lub kilka

spotkań w zależności od złożoności negocjowanych spraw. Na tym etapie strony działając

sekwencyjnie doprowadzają do podjęcia decyzji o zawarciu kontraktu lub o zerwaniu

rozmów. W negocjacjach właściwych wyróżnia Się dodatkowo kilka etapów: etap wstępny,

rozpoznanie rozbieżności, poszukiwanie oraz porozumienie. Podczas etapu wstępnego

następuje poznanie się stron, prezentacja wspólnej oferty i odpowiedź na nią. Czas

wykorzystuje się na poznawanie partnera, dalsze zdobywanie o nim informacji, rozpoznanie

jego strategii negocjacji oraz potrzeb i interesów, na wstępną identyfikacje celów. Podczas

etapu rozpoznania rozbieżności strony określają obszary niezgodności i ich zakres, proponują

wstępne warianty rozwiązań tych niezgodności. Na tym etapie strony muszą podjąć decyzję

czy kontynuować negocjacje czy je przerwać. Jeżeli uznają, że dalsze ich prowadzenie ma

sens, zaczyna się kolejny etap poszukiwania porozumienia. Charakterystyczne dla niego jest

szczegółowe określenie podstawowych obszarów rozbieżności i szukanie elementów

wspólnych między nimi, a następnie drogą targowania możliwych ofert i ustępstw. Fazę ta

prowadzi bezpośrednio to ostatniego etapu negocjacji”.

F a z a k o ń c o w a. Zakończenie negocjacji może przybrać dwie formy: przyjęcia kontraktu

albo zerwania rozmów. Na ten etap składa się stwierdzenie istnienia możliwości lub braku

zawarcia końcowego porozumienia, podsumowanie wyników targu, przygotowanie kontraktu

oraz gromadzenie dodatkowych informacji potrzebnych do zawarcia kontraktu”6.

Osiągnięcie ostatniej fazy cyklu negocjacji nie zawsze jest możliwe po przeprowadzeniu

jednego pełnego cyklu. Czasami dochodzi do zerwania czy zawieszenia rozmów. Następuje to

podczas etapu drugiego fazy zasadniczej.

Wtedy by dojść do podjęcia satysfakcjonującej strony decyzji, proces trzeba powtórzyć

wracając do określonego miejsca cyklu lub do jego początku. Czasami by zawarcie

porozumienia i podpisania konkretnych umów było możliwe, trzeba przejść kilka pełnych lub

częściowych cykli. Nie zawsze jednak fazy cyklu negocjacyjnego zachodzą w opisanej

powyżej kolejności. Niektóre z nich mogą być pominięte, a inne mogą zachodzić nawet kilka

razy. Wyróżnia się jednakże jeden element charakterystyczny dla wszystkich negocjacji. Jest

nim targowanie, które może dotyczyć jednego bądź kilku aspektów. Można uznać wszystkie

3

etapy poprzedzające targowanie za przygotowanie do negocjacji. Działania które następują po

stanowią ocenę osiągniętych wyników i ewaluację, czyli wyciągnięcie wniosków z ocen”

Skuteczność negocjacji zależy od starannego przygotowania się do nich.

Dlatego należy ustalić cel i sporządzić plan negocjacji.

Następnie przeanalizować procesy, które doprowadziły do rozmów i określić tematy, które

będą przedmiotem negocjacji.

Kolejnymi czynnościami jest ustalenie kierunków sporu oraz przyjęcie własnych aspiracji —

ogólnych priorytetów. Zebrane dane, szczegółowo należy przeanalizować.

Aby dobrze przygotować się do negocjacji, należy odpowiedzieć sobie na następujące

pytania:

• czego dotyczą negocjacje?

• z kim będziemy negocjować?

• kto będzie negocjatorem z naszej strony?

• jaki jest najlepszy termin i czas trwania negocjacji?

• gdzie odbędą się rozmowy i jak przygotować ich miejsce?

• jak stworzyć twórczy klimat dla negocjacji?

• jaki przyjmiemy styl: twardy, miękki, czy oparty na zasadach?

• jakie są nasze aspiracje i oferty wyjściowe?

• jaki zamierzamy osiągnąć rezultat negocjacji? (Witek, 1994)

W procesie negocjacji wyróżnić można trzy etapy: rozpoczęcie negocjacji, sterowanie

przebiegiem negocjacji, zakończenie negocjacji - perspektywy na przyszłość (Zbiegień —

Maciąg, 1997).

Na każdym etapie mogą być stosowane odmienne taktyki oddziaływania negocjacyjnego. Nie

są one jednak przypisane na stałe do poszczególnych etapów.

1. Rozpoczęcie negocjacji

W pierwszym etapie negocjacji stosuje się techniki psychologiczne, których celem jest

ukazanie siebie w jak najlepszym świetle oraz zwiększanie do siebie zakresu sympatii i

zaufania.

Wizerunek rozmówcy wyrabiamy w ciągu pierwszych kilkunastu sekund dzięki swoj ej

intuicji. Następnie krystalizujemy go po pierwszych wypowiedzianych słowach, gestach,

mimice. W momencie rozpoczęcia negocjacji partnerzy starają się zrobić na sobie jak

najlepsze wrażenie. Taktykę efektu pierwszego wrażenia” można uzupełniać taktyką

4

prezentacji samego siebie, eksponując swe zalety, walory, siłę. Celem tej taktyki jest

zwiększenie własnej atrakcyjności.

2. Sterowanie przebiegiem negocjacji

Etap właściwych negocjacji zaczyna się w momencie spotkania się negocjujących partnerów.

Składa się na niego szereg typowych czynności, uwarunkowań i reguł:

1) Prezentacja członków zespołu i sprawdzenie posiadanych kompetencji.

Wzbudzenie u partnerów zaufania do siebie i swoich propozycji oraz wprowadzenie

atmosfery życzliwości i przyjaźni.

2) Rozmowy wstępne. Zdefiniowanie problemu oraz przyjęcie zasad i stylu negocjacji.

Określenie czasu ich trwania i procedury oraz przyjęcie kryteriów oceny wyników negocjacji.

3) Przedstawienie ofert, dokonanie ich oceny, wzajemne przekonywanie się. Percepcja i

interpretacja faktów przez drugiego partnera: rozumienie racji drugiej strony, właściwy odbiór

jej intencji, siła determinacji i argumentów drugiej strony, uczciwe i otwarte omawianie

różnic, uwypuklanie treści kluczowych, respektowanie praw do własnego sposobu rozumienia

problemu.

4)Myślenie twórcze. Zgłaszanie dużej ilości pomysłów rozwiązań

satysfakcjonujących obu partnerów. Ocena tych propozycji oraz dokonywanie

ustępstw i proponowanie ofert.

5) Wyrażenie zgody na zawarcie kontraktu końcowego. Podsumowanie wyników

i przedstawienie rozwiązań na piśmie.

Źródła:

Balawejder K., Komunikacja. Konflikty. Negocjacje w organizacji, Wydawnictwo

Uniwersytetu Śląskiego, Katowice 1998, s.139-144

Mesjasz C., Modele procesu negocjacji, „Zeszyty Naukowe Akademii Ekonomicznej w

Krakowie” 1998, nr 509, s. 158

Nęcki Z., Negocjacje w biznesie, ANTYKWA, Kraków 2000, s. 185

Zbiegień-Maciąg L., Taktyki i techniki negocjacyjne, Wydawnictw AGH, Kraków 1995, s.

30-42

5