„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MINISTERSTWO EDUKACJI

NARODOWEJ

Krystyna Stelmach-Tyszko

Zapewnienie bezpieczeństwa przewozów pocztowych
oraz kontrola w służbie nadawczo-oddawczej 421[01].Z3.01

Poradnik dla ucznia

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1

Recenzenci:
dr hab. Grażyna Wolska
mgr inż. Adam Majtyka

Opracowanie redakcyjne:
mgr Krystyna Stelmach-Tyszko




Konsultacja:
mgr inż. Andrzej Zych

Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 421[01].Z3.01,
„Zapewnienie bezpieczeństwa przewozów pocztowych oraz kontrola w słu

ż

bie nadawczo-

-oddawczej”, zawartego w programie nauczania dla zawodu technik usług pocztowych
i telekomunikacyjnych.

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie

3

2. Wymagania wstępne

4

3. Cele kształcenia

5

4. Materiał nauczania

6

4.1. Zasady i procedury bezpieczeństwa pocztowego

6

4.1.1. Materiał nauczania

6

4.1.2. Pytania sprawdzające

10

4.1.3. Ćwiczenia

10

4.1.4. Sprawdzian postępów

12

4.2. Cele, zadania i metody kontroli

13

4.2.1. Materiał nauczania

13

4.2.2. Pytania sprawdzające

16

4.2.3. Ćwiczenia

17

4.2.4. Sprawdzian postępów

18

4.3. Organizacja kontroli w Poczcie Polskiej

19

4.3.1.

Materiał nauczania

19

4.3.2. Pytania sprawdzające

32

4.3.3. Ćwiczenia

33

4.3.4. Sprawdzian postępów

35

5. Sprawdzian osiągnięć ucznia

37

6. Literatura

42

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3

1. WPROWADZENIE

Poradnik ten będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy na temat bezpieczeństwa

przewozów pocztowych oraz kontroli w służbie nadawczo-oddawczej. Tutaj dowiesz się,
jakie zadanie ma kontrola, jakie pełni funkcje, jakie najczęściej występują nieprawidłowości
w świadczeniu usług pocztowych, a przede wszystkim jak im zapobiegać.

W poradniku znajdziesz:

−

wymagania wstępne – wykaz umiejętności, jakie powinieneś mieć już ukształtowane,
abyś bez problemów mógł korzystać z poradnika,

−

cele kształcenia – wykaz umiejętności, jakie ukształtujesz podczas pracy z poradnikiem,

−

materiał nauczania – wiadomości teoretyczne niezbędne do osiągnięcia założonych celów
kształcenia i opanowania umiejętności zawartych w jednostce modułowej,

−

zestaw pytań, abyś mógł sprawdzić, czy już opanowałeś określone treści,

−

ć

wiczenia, które pomogą Ci zweryfikować wiadomości teoretyczne oraz ukształtować

umiejętności praktyczne,

−

sprawdzian postępów,

−

sprawdzian osiągnięć, przykładowy zestaw zadań. Zaliczenie testu potwierdzi
opanowanie materiału całej jednostki modułowej,

−

literaturę uzupełniającą.

Materiał nauczania został podzielony na 3 tematy. Umożliwia on samodzielne

przygotowanie się do odpowiedzi na pytania sprawdzające, wykonania ćwiczeń
i sprawdzianów postępów.

Do poszerzenia wiedzy wykorzystaj wskazaną literaturę oraz inne źródła informacji.

Wykonując sprawdzian postępów powinieneś odpowiadać na pytanie „tak”, jeśli

opanowałeś materiał lub „nie”, jeśli odpowiedź na pytanie jest negatywna. Udzielenie
odpowiedzi „nie” oznacza, że nie opanowałeś dostatecznie materiału i musisz nad tym jeszcze
popracować.

Ć

wiczenia znajdujące się po każdym temacie zawierają treść poleceń, wskazówki

dotyczące sposobu wykonania oraz opis wyposażenia stanowiska potrzebnego do realizacji
ć

wiczenia. Jeżeli masz trudności ze zrozumieniem tematu lub ćwiczenia, to poproś

nauczyciela o wyjaśnienie i ewentualne sprawdzenie, czy dobrze wykonujesz daną czynność.

W rozdziale 5 poradnika zamieszczony jest zestaw zadań testowych sprawdzających

Twoje opanowanie wiedzy i umiejętności z zakresu całej jednostki modułowej. W rozdziale
zamieszczona została instrukcja, w której omówiono tok postępowania podczas
przeprowadzania sprawdzianu oraz kartę odpowiedzi, na której należy udzielać odpowiedzi.
Zaliczenie testu potwierdzi opanowanie materiału całej jednostki modułowej.

Schemat układu jednostek modułowych

421[01].Z3

Bezpieczeństwo obrotu

pocztowego

421[01].Z3.O1

Zapewnienie bezpieczeństwa

przewozów oraz kontrola w

służbie nadawczo-oddawczej

421[01].Z3.O2

Zapewnienie bezpieczeństwa obrotu

gotówkowego i bezgotówkowego

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4

2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu nauczania jednostki modułowej powinieneś umieć:

−

przedstawiać strukturę organizacyjną urzędów pocztowych,

−

określać warunki dopuszczenia do przewozu i doręczenia drogą pocztową przesyłek
listowych,

−

wymienić warunki nadania przesyłek listowych,

−

uiszczać prawidłowo opłaty za przesyłki pocztowe,

−

charakteryzować służbę nadawcza i oddawczą.,

−

wypełniać druki pocztowe,

−

organizować stanowisko pracy,

−

posługiwać się podstawowymi pojęciami z zakresu usług pocztowych,

−

charakteryzować usługi o charakterze powszechnym,

−

korzystać z różnych źródeł informacji,

−

użytkować komputer,

−

przestrzegać zasad bhp,

−

współpracować w grupie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5

3.

CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:

−

zastosować zasady zabezpieczenia przesyłek w procesie przewozu,

−

zamknąć i zabezpieczać odsyłki,

−

zabezpieczyć dowody rzeczowe,

−

sporządzić telegram awizacyjny,

−

obliczyć wskaźnik bezpieczeństwa obrotu pocztowego,

−

zinterpretować wskaźnik bezpieczeństwa,

−

scharakteryzować odpowiedzialność pracownika za powierzone mu mienie,

−

sporządzić protokół z uszkodzonych przesyłek,

−

prowadzić księgę raportów,

−

przeprowadzić kontrolę dokumentów,

−

poprawić błędy stwierdzone podczas kontroli,

−

zastosować kontrolę wstępną i bezpośrednią,

−

skontrolować służbę doręczeń,

−

odróżnić fałszywe dokumenty, środki płatnicze i znaki opłat pocztowych oraz
postępować według procedury przewidzianej dla tego rodzaju przypadków.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6

4. MATERIAŁ NAUCZANIA

4.1. Zasady i procedury bezpieczeństwa obrotu pocztowego

4.1.1. Materiał nauczania

Pracownicy placówek pocztowych zobowiązani są do przestrzegania tajemnicy

służbowej. Muszą przestrzegać warunków zapewniających tajemnicę korespondencji
i bezpieczeństwa obrotu przesyłek pocztowych.

4.1.1.1. Tajemnica korespondencji

Tajemnica korespondencji, oznacza, iż wszystko, co jest przedmiotem przekazu od

nadawcy do adresata, należy wyłącznie do tych osób, z wyjątkiem sytuacji, gdy wyrażą one
zgodę na udostępnienie również innym informacji, które między sobą przekazują.
Tajemnica korespondencji jest istotną częścią składową prawa do poszanowania życia
prywatnego, w tym również do poszanowania tej tajemnicy. Naruszenie tajemnicy
korespondencji podlega karze z mocy prawa. W sytuacjach szczególnych (np. związanych ze
ś

ciganiem poważnych przestępstw) przepisy zezwalają na naruszenie tajemnicy

korespondencji [8].

Tajemnicę korespondencji gwarantuje Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej, zaś Kodeks

Karny przewiduje kary za otwarcie cudzych, zamkniętych pism oraz za przywłaszczenie
i niszczenie cudzej korespondencji.

Każdy pracownik podejmujący pracy na poczcie podpisuje zobowiązanie o zachowaniu

tajemnicy korespondencji.

Pracownicy placówek pocztowych mogą udzielać nadawcom i adresatom informacji

ustnych i pisemnych w zakresie przesyłek rejestrowanych, przyjętych do przewozu
i doręczenia. Udzielanie informacji musi poprzedzić ustalenie osoby uprawnionej, to jest
nadawcy/adresata oraz udokumentowanie przez tą osobę faktu nadania przesyłki.

Nadawcom można udzielać informacji o:

−

dniu doręczenia/wydania przesyłki,

−

odbiorcy przesyłki.
Adresatom można udziela informacji o:

−

fakcie nadejścia do niego przesyłki,

−

dniu nadania i doręczenia przesyłki,

−

nazwisku lub nazwie nadawcy przesyłki, z wyjątkiem przypadków, gdy nadawca zażąda
zwrotu przesyłki pocztowej lub zmiany adresu,

−

odbiorcy przesyłki.
W przypadku konieczności uzyskania pisemnych danych z innej placówki, opłatę za

udzielanie informacji pobiera się zgodnie z obowiązującym cennikiem i zarachowuje się
znaczkami na składanym żądaniu.

Listonosze zobowiązani są ściśle przestrzegać tajemnicy korespondencji. Nie wolno

wglądać do treści przekazów i telegramów osobom nieuprawnionym oraz zezwalać na to
innym osobom, jak również udzielać informacji i wyjaśnień o przesyłkach, przekazach
i telegramach osobom nie będącym ich nadawcami lub adresatami. Jeżeli informacji żąda
organ uprawniony, listonosz powinien wyjaśnić, że w sprawie tej należy zwrócić się do
kierownika placówki pocztowej.

Organami uprawnionymi do uzyskania informacji o przesyłkach i przekazach są sądy,

prokuratury, organy skarbowe i celne oraz Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Policja.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

7

Wszystkim upoważnionym organom, urzędy pocztowe wydają przesyłki za pokwitowaniem
w dokumentach oddawczych, do których należy dołączyć pisemne żądanie wydania przesyłki.
Jeżeli żądanie dotyczy więcej niż jednej przesyłki, należy je przechowywać w aktach urzędu,
a do dokumentów oddawczych dołączyć notatkę wskazującą nazwę żądającego.

Prawo celne upoważnia organ administracji celnej do przeprowadzenia rewizji towarów

przywożonych z zagranicy i wywożonych za granicę, jak również do otwierania z udziałem
pracowników pocztowych przesyłek w razie podejrzenia, że zawierają towary podlegające
cleniu.

4.1.1.2. Stan bezpieczeństwa obrotu pocztowego

Stan bezpieczeństwa obrotu pocztowego badany jest za pomocą wskaźników

charakteryzujących ilość ujemnych przejawów ujawnionych w danym okresie, na przykład:
zaginięć, kradzieży, sprzeniewierzeń popełnionych przez nieuczciwych pracowników.
Wskaźnik ujemnych przejawów pocztowych liczony jest według wzoru:

W

up =

P

up

/P

N

⋅

100 000

W

up

– badany wskaźnik ujemnych przejawów pocztowych,

P

up –

liczba ujemnych przejawów ujawnionych w badanej grupie usług pocztowych,

P

N –

ogólna liczba wykonanych usług w danej grupie rodzajowej.

Za pomocą przedstawionego wskaźnika badamy stan bezpieczeństwa następujących

przesyłek i opłat pocztowych:

−

krajowych przesyłek listowych poleconych,

−

krajowych paczek,

−

zagranicznych listów poleconych,

−

zagranicznych paczek,

−

krajowych listów wartościowych,

−

wpłat i wypłat oszczędnościowych i czekowych PKO,

−

przekazów pocztowych,

−

opłat RTV,

−

wpłat na rachunki w oddziale NBP,

−

innych usług.

Pod koniec roku sporządza się analizę stanu bezpieczeństwa. Badania prowadzone są na

podstawie materiałów sprawozdawczych otrzymanych z poszczególnych placówek
pocztowych i jednostek nadrzędnych.

Do najczęstszych przejawów nieprawidłowości zalicza się dokonywanie przywłaszczeń

wpłat z różnych tytułów.

4.1.1.3. Nieprawidłowości w służbach pocztowych.

O nieprawidłowościach mówimy we wszystkich przypadkach wykonania czynności

w sposób sprzeczny z obowiązującymi przepisami. Ujawnienie nieprawidłowości należy do
obowiązków wszystkich pracowników bez względu na zajmowane stanowisko.

Każda stwierdzona nieprawidłowość pociąga za sobą konieczność podjęcia działań

zmierzających do:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

8

−

natychmiastowego sprostowania błędnego działania w celu zapobieżenia jego ujemnym
skutkom,

−

podjęcia próby wyjaśnienia przyczyny powstania nieprawidłowości,

−

ustalenia osób odpowiedzialnych,

−

sporządzenie protokołu zawierającego opis stwierdzonego stanu rzeczy,

−

powiadomieniu o nieprawidłowościach przełożonych.

W służbie nadawczej na obniżenie stanu bezpieczeństwa przesyłek pocztowych wpływają

różne nieprawidłowości. Do najczęstszych zaliczamy:

−

lekceważenie obowiązku kwalifikowania paczek jako ochronne, jeżeli zawierają
przedmioty wymagające szczególnego traktowania z uwagi na ich właściwości,

−

przyjmowanie przesyłek poleconych zawierających przedmioty przedstawiające jakąś
wartość rynkową oraz paczek w opakowaniach niedostatecznie chroniące zawartość,

−

zaniechanie porównywania danych adresowych zamieszczonych na paczkach z adresami
pomocniczymi.
W służbie oddawczej również występują nieprawidłowości, do nich zaliczamy:

−

niewłaściwe zwracanie przesyłek pocztowych do miejsca ich przeznaczenia,

−

doręczenie przesyłek pocztowych osobom nieuprawnionym,

−

wadliwe kwalifikowanie przesyłek według grup rodzajowych,

−

brak kontroli opłat w placówkach oddawczych,

−

doręczenie przesyłek wraz z pokwitowaniem odbioru,

−

braki i nadwyżki przesyłek rejestrowanych,

−

opóźnione przekazywanie przesyłek do odprawy,

−

wydawanie paczek uszkodzonych bez uprzedniego sprawdzenia ich zawartości
i sporządzenia odpowiednich protokołów,

−

kierowanie do doręczenia paczek uszkodzonych wymagających wydania w palcówce
pocztowej,

−

przekazywanie

przesyłek

rejestrowanych

bez

wymaganego

pokwitowania

w dokumentach,

−

przechowywanie przesyłek i rekwizytów imiennych bez właściwego ich zabezpieczenia.
Nieprawidłowości powstałe lub stwierdzone w służbie oddawczej powinny być w miarę

możliwości niezwłocznie sprostowane. Urząd stwierdzający nieprawidłowości zapisuje
stwierdzony fakt w „Księdze raportów”, umieszczając notatkę o podjętych działaniach.

W przypadku stwierdzenia nadwyżki lub braku przesyłek rejestrowanych należy

w odpowiednich dokumentach zdawczych dopisać ich ilość oraz sporządzić raport.
O zasadach postępowania z uszkodzoną przesyłką poleconą, paczką i listem wartościowym
dowiesz się z literatury [poz.3]

Bardzo częstym powodem powstawania nieprawidłowości jest brak wyraźnego

rozgraniczenia zakresów czynnościowych poszczególnych pracowników i związanych z tym
zakresów odpowiedzialności służbowej, dyscyplinarnej, materialnej i karnej.

4.1.1.4. Bezpieczeństwo doręczania przesyłek

Listonosze są zobowiązani osobiście doręczać przesyłki pocztowe, kwoty przekazów

i inne przedmioty otrzymane do doręczenia. Nie wolno im przy wykonywaniu służby
wyręczać się innymi osobami. Przesyłki i kwoty przekazów listonosze powinni doręczać
w miejscach wskazanych w adresach.

Przesyłki i kwoty przekazów, przeznaczone do doręczenia osobom uprawnionym do ich

odbioru za adresata (np. pełnomocnikowi, przedstawicielowi ustawowemu adresata) doręcza

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

9

się w miejscu zamieszkania lub pobytu tych osób. Adresy tych osób powinien listonosz mieć
wpisane w notatniku pełnomocnictw.

Przy doręczaniu przesyłki rejestrowanej (kwoty przekazu) listonosz zobowiązany jest:

−

ustalić osobę odbiorcy lub osobę uprawnioną do odbioru;

−

sprawdzić tożsamość osoby odbiorcy, jeżeli nie zna jej osobiście;

−

pobrać od odbiorcy należności ciążące na przesyłce;

−

zażądać od odbiorcy pokwitowania odbioru przesyłki (kwoty przekazu), jeżeli przesyłka
ma być doręczona za pokwitowaniem.
Jeżeli doręczenie przesyłki lub kwoty przekazu w mieszkaniu lub w miejscu pobytu

adresata mogłoby być połączone z zagrożeniem bezpieczeństwa, listonosz powinien starać się
doręczyć przesyłkę (kwotę przekazu) w obecności innej osoby, np. dozorcy, kierownika
hotelu albo w korytarzu, w sieni lub w innym bezpiecznym miejscu. Jeżeli jest to niemożliwe
odstąpić od doręczenia przesyłki pozostawiając zawiadomienie o możliwości jej odbioru
w wyznaczonej placówce pocztowej. O fakcie niedoręczenia należy powiadomić kierownika
placówki lub upoważnionego pracownika.

Listonoszom nie wolno zabierać do swego mieszkania, ani przechowywać u siebie lub

w innych miejscach przesyłek, pieniędzy, dokumentów oddawczych oraz innych
przedmiotów, otrzymanych do doręczenia lub przeznaczonych do oddania w placówce
pocztowej.

Kwoty opłat i innych należności pobranych i zainkasowanych przy wykonywaniu

czynności służbowych, listonosze powinni wpłacać niezwłocznie po powrocie z rejonu
właściwym pracownikom placówki pocztowej.

Listonosze są służbowo, karnie i materialnie odpowiedzialni za:

−

powierzone im przesyłki i inne przedmioty,

−

prawidłowe doręczenie przesyłek i innych przedmiotów przeznaczonych do doręczenia,

−

prawidłowe wykonywanie innych powierzonych im czynności.

W razie zagubienia lub utraty gotówki, przesyłki pocztowej, dokumentu pocztowego lub

innego przedmiotu, listonosz powinien natychmiast zawiadomić o tym kierownika placówki
pocztowej.

4.1.1.5. Zasady ochrony przewożonych ładunków pocztowych

Transportowanie i składowanie ładunków powinno przebiegać pod nadzorem

pracowników pocztowych. Ładunki wysokiej wartości wymagają dodatkowej ochrony przez
pracowników straży pocztowej. Ładunek może być przewożony wagonami pocztowymi, jak
i samochodami. Za stan bezpieczeństwa przewożonych ładunków odpowiadają konwojenci
i przewoźnicy poczty.

Pewne przedmioty ładunku posiadające wysoką wartość, np. paczki i listy wartościowe

podlegają dodatkowemu zabezpieczeniu w formie awizowania. Awizowanie polega na
wysłaniu zawiadomienia do urzędów przeznaczenia oraz do wszystkich urzędów
pośredniczących w przewozie o zamiarze wyekspediowania przesyłek wysokiej wartości. Dla
odróżnienia worków awizowanych, ich chorągiewki adresowe oznaczone są czerwonym
ołówkiem napisem „Awizo”. Taka samą uwagę podaje się w wykazie ładunku.

W czasie przewozu poczty mogą wystąpić następujące nieprawidłowości:

−

opóźnienie środka transportu, powodując utratę połączenia komunikacyjnego,

−

mylne skierowanie przedmiotu ładunku,

−

wyłączenie wagonu pocztowego z pociągu,

−

uszkodzenie lub zaginięcie przedmiotu ładunku itp.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

10

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jak definiuje się pojęcie tajemnica korespondencji?
2. Jakie przepisy stanowią o ochronie tajemnicy korespondencji?
3. Komu operator pocztowy może udzielić informacji o przesyłkach pocztowych?
4. Jaki przepis prawny upoważnia celnika do kontrolowania przesyłek w obrocie

zagranicznym?

5. Jakie organa są uprawnione do uzyskania informacji o przesyłkach i przekazach?
6. Za pomocą, jakiego wskaźnika badany jest stan bezpieczeństwa paczek?
7. Co można badać za pomocą wskaźnika ujemnych przejawów pocztowych?
8. Jakie występują najczęściej nieprawidłowości w służbie oddawczej?
9. Jakie występują nieprawidłowości w służbie nadawczej?
10. Jak postąpisz, gdy do urzędu przyjdzie uszkodzona przesyłka polecona, paczka lub list

wartościowy?

11. Co należy zrobić w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w służbie oddawczej?
12. Na czym polega bezpieczeństwo doręczenia przesyłek przez listonosza?
13. Jak postępuje listonosz w przypadku, gdy doręczenie przesyłki jest połączone

z zagrożeniem bezpieczeństwa?

14. Jakiej odpowiedzialności podlegają listonosze?
15. Kto odpowiada za bezpieczeństwo przewożonych ładunków?
16. Na czym polega awizowanie przewożonych ładunków?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej gwarantuje tajemnice korespondencji, a Kodeks

Karny przewiduje kary za otwarcie cudzych, zamkniętych pism. Odszukaj odpowiednie
przepisy w powyższych aktach prawnych oraz jakie sankcje prawne nakładane są na osoby
nie przestrzegających tajemnicy korespondencji.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z Konstytucją Rzeczypospolitej i Kodeksem Karnym,
2) zinterpretować przepisy prawne,
3) ustalić paragraf mówiący o tajemnicy korespondencji,
4) przeanalizować kodeks karny,
5) odszukać kary przewidywane w kodeksie za otwarcie cudzych pism oraz za

przywłaszczenie i zniszczenie cudzej korespondencji.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej,

−

Kodeks Karny,

−

materiał nauczania z poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

11

Ćwiczenie 2

W ciągu roku ujawniono następujące ujemne przejawy pocztowe:

−

880 ujawnionych zaginięć paczek,

−

112 sprzeniewierzeń opłat RTV,

−

223 przywłaszczenia przekazów pocztowych.

Urzędy Pocztowe w ciągu roku przyjęły 1 400 000 paczek, 420 100 opłat RTV, 450 657

przekazów pocztowych.

Znając powyższe dane oblicz wskaźnik:

a) stanu bezpieczeństwa paczek,
b) stanu opłat RTV,
c) stanu przekazów pocztowych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) odszukać pojęcie ujemne przejawy pocztowe w poradniku dla ucznia,
2) ustalić wzór ujemnych przejawów pocztowych,
3) podstawić dane liczbowe do wzoru,
4) obliczyć wskaźniki ujemnych przejawów pocztowych,
5) zinterpretować otrzymane wyniki.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

kalkulator,

−

materiał nauczania z poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 3

Do Urzędu Pocztowego w Białej nadeszła uszkodzona paczka. Dokonaj czynności

z przygotowania jej do wydania odbiorcy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) stwierdzić rodzaj uszkodzenia paczki,
2) sporządzić protokolarny opis jej stanu,
3) zabezpieczyć przesyłkę,
4) wypełnić zawiadomienie – awizo,
5) powiadomić odbiorcę zawiadomieniem o przesyłce.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

stanowisko komputerowe,

−

druki pocztowe,

−

paczka,

−

literatura,

−

materiał nauczania z poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

12

4.1.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) zdefiniować pojęcie tajemnica korespondencji?

2) wymienić przepisy stanowiące o ochronie tajemnicy korespondencji?

3) wymienić komu Poczta może udzielić informacji o przesyłkach

pocztowych?

4) wymienić organa uprawnione do uzyskania informacji o przesyłkach

i przekazach?

5) obliczyć wskaźniki ujemnych przejawów pocztowych?

6) wymienić najczęściej występujące nieprawidłowości w służbie

oddawczej?

7) wymienić najczęściej występujące nieprawidłowości w służbie

nadawczej?

8) zabezpieczyć uszkodzona przesyłkę?

9) określić postępowanie listonosza w przypadku gdy doręczenie

przesyłki jest połączone z zagrożeniem bezpieczeństwa?

10) sporządzić telegram awizacyjny?

11) sporządzić protokół z uszkodzenia przesyłek?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

13

4.2. Cele, zadania i metody kontroli

4.2.1. Materiał nauczania

Kontrolę definiuje się jako proces porównywania stanu faktycznego (rzeczywistego) ze

stanem wymaganym (wzorcowym).

Celem kontroli jest badanie działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych

w zakresie:

−

legalności tj. zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa, ustawy, statutu,
regulaminu itd.,

−

gospodarności tj. celowego, oszczędnego dysponowania środkami na zasadach rachunku
ekonomicznego oraz wykazania dbałości o właściwe zabezpieczenie majątku,

−

rzetelności tj. dokumentowania wszystkich czynności zgodnie ze stanem faktycznym.

Proces kontrolowania dzieli się na trzy etapy:

1) przygotowanie kontroli,
2) właściwa kontrola (realizacja kontroli),
3) postępowanie pokontrolne (wykorzystanie wyników, ustaleń kontroli).

Kontrola posiada różne formy i rodzaje. Kontrolę można podzielić ze względu na różne

cechy, biorąc pod uwagę takie kryteria jak:

−

usytuowanie jednostki kontrolującej w stosunku do kontrolowanej:

– kontrola wewnętrzna,
– kontrola zewnętrzna,

−

cechy organizacyjne:

– kontrola funkcjonalna,
– kontrola instytucjonalna,

−

przygotowanie merytoryczne do kontroli:

– kontrola zawodowa (profesjonalna),
– kontrola społeczna,

−

czas i sposób przeprowadzenia:

– wstępna,
– bieżąca,
– następna.

Kontrola zewnętrzna wykonywane jest przez jednostki nadrzędne w stosunku do

jednostek kontrolowanych.

Kontrola wewnętrzna wykonywana jest wewnątrz zakładu pracy przez specjalnie do tego

powołane komórki kontrolne.

Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez kierowników komórek organizacyjnych

w ramach własnych obowiązków kontroli i nadzoru oraz pracowników poszczególnych
stanowisk kontrolnych.

Kontrola instytucjonalna wykonywana jest przez wyodrębnione organizacyjnie komórki

kontroli.

Kontrola społeczna sprawowana jest przez osoby fizyczne, organizacje społeczne, a także

organy państwowe, w których skład wchodzą przedstawiciele społeczeństwa wykonujący
swoje funkcje niezawodowo.

Kontrolą zawodową natomiast nazywamy kontrolę sprawowaną przez pozostałe organy

państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, a także pracownika organizacji społecznej.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

14

Kontrola wstępna polega na badaniu obejmującym czynności wstępne przed podjęciem

decyzji, zarządzenia, przed zrealizowaniem wydatków.

Kontrola bieżąca, to kontrola czynności aktualnie prowadzonych, pracy bieżącej, kontrola

robót inwestycyjnych, w trakcie pracy.

Kontrola następna obejmuje badaniem stan faktyczny i dokumenty odzwierciedlające

czynności już dokonane.

W każdym przedsiębiorstwie powinien istnieć system kontroli wewnętrznej. Dla

prawidłowego działania systemu kontroli powinny być opracowane dokumenty (przepisy)
obejmujące w całości lub w części zagadnienia kontrolne. Zespół tych przepisów to:

−

regulamin kontroli wewnętrznej,

−

regulamin organizacyjny,

−

regulamin pracy,

−

zakres czynności i odpowiedzialności każdego pracownika,

−

instrukcja obiegu (i kontroli) dokumentów,

−

instrukcja kancelaryjna,

−

instrukcja inwentaryzacyjna,

−

instrukcja kasowa,

−

instrukcja magazynowa,

−

instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania,

−

instrukcja organizacji i funkcjonowania archiwum zakładowego,

−

instrukcja gromadzenia i przechowywania danych osobowych,

−

instrukcja w sprawie ochrony i dostępu do tajemnicy służbowej i państwowej.

Zasady działania systemu określone w tych przepisach muszą być na bieżąco

aktualizowane, nie mogą być w sprzeczne z ze sobą oraz powinny być dobrze powiązane.

Metoda kontroli – jest to sposób świadomego postępowania w procesach kontroli, czyli

sposób kontrolowania zjawisk będących przedmiotem kontroli. W praktyce kontroli
wewnętrznej najczęściej stosowane są następujące metody tradycyjne:

−

porównawcze – występujące we wszystkich kontrolach, fazach i etapach kontroli oraz
przy stosowaniu innych metod,

−

analizy i rachunku ekonomicznego – polegające w czynnościach kontrolnych na
logicznym rozbiorze (analizie) badanych zjawisk na elementy składowe i rozpatrzeniu
każdej z nich oddzielnie; metody stosuje się przy badaniach całościowych, obszernych
problemów gospodarczych,

−

indukcyjne – zwane również syntetycznymi, polegają na prześledzeniu całkowitego
przebiegu kontrolowanych zjawisk (operacji) w takiej kolejności jak się odbywały; istotą
metody jest kontrola od szczegółu do ogółu; metodę często stosuje się przy badaniu
legalności i rzetelności dokumentów jednorodnych operacji np. bankowych,
gotówkowych, gospodarki magazynowej, zakupu i dostaw towarów i innych,

−

dedukcyjne – zwane regresywnymi lub analitycznymi, polegają na wstępnej kontroli
danych ogólnych, ustaleniu odchyleń, wytypowaniu zagadnień do kontroli szczegółowej;
istotą metody jest kontrola od ogółu do szczegółu - metoda przeciwna do indukcyjnej,

oraz metody nowoczesne oparte na komputerach:

−

statystyczne,

−

kontroli informatycznej.

Zbiór metod kontroli nazywamy metodyką kontroli. Każdy kontroler może wypracować

własną metodykę lub skorzystać z metod podręcznikowych.

Najważniejszym elementem działalności zorganizowanej jest to, aby założony cel

osiągnąć poprzez ciągłe doskonalenie pracy. Każdy kierownik chcąc dokonać oceny
zgodności działań z celami musi posiadać informacje o przebiegu pracy, czyli musi posiadać

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

15

rozpoznanie. Takie rozpoznanie dokonywane jest na każdym szczeblu kierowniczym, ale
zmienia się zakres, forma i metody działania.

W małych zespołach należy stosować metodę bezpośredniego rozpoznania (kontrola

osobista).

W większych zespołach, czyli na wyższych szczeblach stosuje się rozpoznanie pośrednie

polegające na analizie zbieranych informacji, sprawozdań i statystyki danych, co stanowi
bogate źródło wiedzy również dla kontrolerów. Istotą (celem) rozpoznania kontrolnego jest
stwierdzenie czy wynik działania jest zgodny z zamierzeniem.

Według Stanisława Kałużnego podstawowe zadania kontroli na wszystkich szczeblach

zarządzania zawierają m.in. sporządzanie i ocenę:

−

osiągania zamierzeń,

−

przestrzegania wytycznych i strategii firmy,

−

przestrzegania aktów prawnych,

−

poziomu świadczonych usług,

−

wewnętrznego systemu kierowania,

−

efektywności pracy,

−

gospodarowania środkami finansowymi,

−

stopnia sprawności technicznej urządzeń,

−

wiarygodności i spójności informacji (analiz, sprawozdań, raportów itp.),

−

wnioskowania i inicjowania zmian [3].

Zatem najogólniej mówiąc:

–

zadaniem kontroli wewnętrznej jest sprawdzenie przebiegu i badanie efektywności pracy
przedsiębiorstwa w porównaniu z wyznaczonymi celami statutowymi, ustaloną strategią
działania oraz obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi,

–

celem kontroli jest przede wszystkim sprawdzenie czy metody zarządzania są znane
pracownikom i są stosowane oraz czy styl zarządzania powinien ulec korekcie albo
całkowitej zmianie w związku ze zmianami otoczenia lub polityki gospodarczej.
Kontrola w sensie czynnościowym składa się z pięciu elementów tj.:

−

określenia wzorca (stanu wymaganego),

−

ustalenia faktów (stanu rzeczywistego),

−

porównania faktów z wzorcem w celu ustalenia odchyleń czyli stopnia zgodności,

−

ustalenia przyczyn odchyleń i określenia ujemnych skutków,

−

podejmowania decyzji pokontrolnych – korygujących odchylenia oraz działań
profilaktycznych.

Porównanie faktów z wymaganiami jest podstawowym elementem kontroli, jest zatem

fundamentem działań kontrolnych.

Znajomość

aktów

prawnych

powszechnie

obowiązujących

dotyczy

zarówno

kontrolowanego, jak i kontrolującego (kontrolera), dlatego porównania dokonujemy poprzez:

−

badanie czynności wykonywanych przez kontrolowanego,

−

badanie tworzenia dokumentów,

−

sprawdzenie wiarygodności dokumentów służących do odtworzenia stanu rzeczywistego,

−

sprawdzenie kontrolowanych czynności, działań poprzez oględziny, pomiary, liczenie
itp.; osobiście przez kontrolera lub w jego obecności.

Kryteria są to mierniki oceny, na podstawie, których kontrolujący ocenia działalność

badanej jednostki. Kryteria kontroli to:

−

legalność,

−

gospodarność,

−

rzetelność,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

16

−

celowość,

−

przejrzystość (transparentność),

−

jawność.

Legalność – oznacza zgodność działania z przepisami prawa. Kontrola pod względem

legalności oznacza, czy jednostka działa zgodnie z przepisami prawa ogólnie obowiązującymi
(ustawami, rozporządzeniami odpowiednich organów), a także przepisami prawa lokalnego-
zarządzeniami wewnętrznymi, statutem, regulaminami wewnętrznymi. Ponadto badanie
według kryterium legalności oznacza także sprawdzenie czy decyzje, zarządzenie wydawane
przez kierownictwo jednostki jest zgodne z obowiązującymi przepisami, a także, czy te
zarządzenia i decyzje nie skłaniają jednostki do działań niecelowych, nieefektywnych.

Gospodarność – badanie to oznacza, czy jednostka działa zgodnie z zasadą racjonalnego

gospodarowania tzn., czy osiąga optymalne wyniki, efekty przy najniższych kosztach,
nakładach, środkach majątkowych, zyski, oznacza również skuteczność i wydajność.
Ponadto kontrolujący bada, czy nie było strat, zbędnych kosztów, marnotrawstwa.
Jednocześnie musi ocenić, czy podjęte decyzje gospodarcze nie przekroczyły granic
określonego ryzyka.

Rzetelność – oznacza, uczciwość, terminowość, dyscyplinę wykonania, sumienność,

prawdomówność, słowność oraz zgodność dokumentów, ewidencji i sprawozdań ze stanem
faktycznym.

Celowość – oznacza, czy jednostka działa zgodnie z wyznaczonym celem, zadaniami

określonymi w statucie, regulaminie, bądź aktach normatywnych. Oznacza zbadanie, czy
jednostka realizuje wyznaczone jej działania oraz czy osiąga zaplanowane efekty, wyniki.

Przejrzystość – oznacza odpowiednio dostępne procedury, regulaminy, przepisy, które są

jawne i dostępne do wiadomości publicznej. Z przejrzystością łączy się konstytucyjny
obowiązek informowania obywateli o działalności organów władzy publicznej oraz osób
pełniących funkcje publiczne.

Jawność – łączy się ona z przejrzystością i oznacza podawanie do wiadomości publicznej

różnego rodzaju sprawozdań finansowych, bilansów z działalności jednostek.

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.

Co jest celem kontroli?

2.

Jak dzieli się proces kontrolowania?

3.

Jaki jest podział kontroli?

4.

Na czym polega kontrola wewnętrzna?

5.

Jakie przepisy regulują kontrolę wewnętrzną?

6.

Jakie są metody kontroli?

7.

Jakie są podstawowe zadania kontroli?

8.

Jakie stosuje się mierniki oceny kontroli?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

17

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Na podstawie zdobytych wiadomości na temat zakresu czynności doręczyciela ułóż

wzorzec pracy listonosza.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) odszukać zakres czynności listonosza,
2) podzielić poszczególne czynności na fazy,
3) określić dla poszczególnych faz wytyczne stanowiące wzorzec pracy listonosza.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

materiał nauczania z poradnika dla ucznia,

−

stanowisko komputerowe.

Ćwiczenie 2

Na podstawie zdobytych wiadomości na temat zakresu czynności pracownika kasy

operacyjnej ułóż wzorzec asystenta.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) odszukać zakres czynności pracownika kasy operacyjnej,
2) podzielić poszczególne czynności na fazy,
3) określić dla poszczególnych faz wytyczne stanowiące wzorzec pracy asystenta.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

materiał nauczania z poradnika dla ucznia,

−

stanowisko komputerowe.

Ćwiczenie 3

Znasz już metody kontroli. Zastanów się i spróbuj określić, jaka to metoda kontroli:

1. Polega na prześledzeniu całkowitego przebiegu kontrolowanych zjawisk w takiej

kolejności jak się odbywały; często stosuje się ją często przy badaniu legalności
i rzetelności dokumentów.

2. Występuje we wszystkich kontrolach, fazach i etapach kontroli.
3. Polega na wstępnej kontroli danych ogólnych, ustaleniu odchyleń, wytypowaniu

zagadnień do kontroli szczegółowej.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie materiał nauczania,
2) wymienić metody kontroli,
3) dobrać opisy do odpowiednich metod kontroli,
4) sprawdzić poprawność wykonanego ćwiczenia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

18

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

materiał nauczania z poradnika dla ucznia,

−

literatura.

4.2.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) zdefiniować pojęcie kontroli?

2) dokonać podziału procesu kontroli?

3) dokonać podziału kontroli?

4) charakteryzować kontrole wewnętrzną?

5) wymienić przepisy regulujące kontrole wewnętrzną?

6) opisać metody kontroli?

7) wymienić zadania kontroli?

8) określić mierniki oceny kontroli?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

19

4.3. Organizacja kontroli w Poczcie Polskiej

4.3.1. Materiał nauczania

4.3.1.1. Kontrola w Przedsiębiorstwie Państwowym Użyteczności Publicznej „Poczta

Polska”

W Przedsiębiorstwie Państwowym Użyteczności Publicznej (PPUP) „Poczta Polska”

termin kontrola oznacza porównanie stanu rzeczywistego ze stanem wymaganym określonym
w aktach prawnych powszechnie obowiązujących i w zarządzeniach Dyrektora Generalnego
PPUP Poczta Polska oraz regulaminach i instrukcjach. Porównanie prowadzi się m.in. w celu:
zapewnienia odpowiedniego poziomu jakości usług, określenia efektywności pracy,
określenia legalności działań i określenia gospodarności.

Celem kontroli jest sprawdzenie stopnia i sposobu realizacji zadań stawianych przez

Pocztę Polską w działalności usługowej oraz racjonalnego gospodarowania.

Zadaniem kontroli jest w szczególności pomoc w zapewnieniu prawidłowego

i efektywnego działania komórek i jednostek organizacyjnych Poczty Polskiej, poprzez:

−

badanie zgodności działania z przepisami prawnymi,

−

badanie poziomu obsługi klientów oraz jakości świadczonych usług,

−

wskazywanie nieprawidłowości i uchybień,

−

badanie i ocena procesów gospodarczych,

−

ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie
odpowiedzialnych,

−

wnioskowanie w sprawie zmian, uchylenia lub wydania wewnętrznych aktów prawnych,

−

przekazywanie wniosków o charakterze organizacyjnym (np. pomysły racjonalizatorskie
warte rozpowszechnienia),

−

dostarczanie informacji o przebiegu procesów gospodarczych i technologicznych
w zakładzie pracy.
Kontrola występować może w formie:

−

kompleksowej – badanie całokształtu działalności jednostki organizacyjnej, zasadniczym
przedmiotem takich kontroli jest kluczowa tematyka z punktu widzenia badanej
jednostki,

−

problemowej – dotyczy działalności wybranej ze względu na sygnalizowane objawy
negatywnych zjawisk lub od dłuższego czasu nie kontrolowanej,

−

doraźnej – badanie jednego lub kilku zagadnień w jednej lub kilku jednostkach lub
komórkach organizacyjnych; mają charakter interwencyjny,

−

sprawdzającej – obejmują zagadnienia, które dotyczą wykazane protokolarnie
w poprzedniej kontroli nieprawidłowości; ma na celu sprawdzenie czy kontrolowana
jednostka skorygowała nieprawidłowości,

−

rozpoznawczej – zbieranie materiałów i informacji w celu podjęcia decyzji
o konieczności przeprowadzenia kontroli lub odstąpienia od kontroli.

Wszystkie wymienione kontrole mogą być prowadzone w formie kontroli

koordynowanej, polegającej na badaniu jednego lub kilku zagadnień w dwóch lub większej
liczbie jednostek organizacyjnych prowadzonym pod kierunkiem i nadzorem komórki
kontroli wyższego szczebla.

U operatora pocztowego kontrolę mogą wykonywać zarówno pracownicy poczty, jak

i organy państwowe powołane do kontroli. Kontrole prowadzone przez komórki pocztowe
noszą nazwę kontroli wewnętrznej, a przez organy państwowe kontroli zewnętrznej.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

20

Kontrolę zewnętrzną w Przedsiębiorstwie Państwowym Użyteczności Publicznej „Poczta

Polska” wykonują następujące organy państwowe:

−

Urząd Rady Ministrów oraz podporządkowane mu organy kontroli,

−

Najwyższa Izba Kontroli,

−

Organy ścigania,

−

Państwowa Inspekcja Pracy,

−

Urząd Komunikacji Elektronicznej,

−

organy kontroli specjalistycznej określone w przepisach o ich powołaniu.

System kontroli w Przedsiębiorstwie Państwowym Użyteczności Publicznej „Poczta

Polska” jest oparty na kontroli wewnętrznej uregulowanej zarządzeniem Dyrektora
Generalnego Poczty Polskiej wprowadzającym regulamin kontroli. W systemie kontroli
podstawowym zadaniem kierowników jednostek organizacyjnych jest zorganizowanie
właściwego funkcjonowania i dobrej skuteczności systemu kontroli. Ich zadaniem jest
ustalenie obowiązków, zakresów rzeczowych i przygotowania zasad wykonania zadań
kontrolnych w podległej jednostce organizacyjnej biorąc pod uwagę rozmiary, specyfikę
i warunki lokalowe. W systemie kontroli uczestniczą wszyscy pracownicy.

System kontroli na poczcie opiera się o takie działania jak:

−

samokontrolę, prowadzoną w szczególności na podstawie zakresu czynności, który
nałożył kierownik jednostki organizacyjnej,

−

kontrolę instytucjonalną, sprawowaną przez wyodrębnione organizacyjnie komórki,

−

kontrolę funkcjonalną, wykonywaną przez kierowników komórek organizacyjnych
w ramach własnych obowiązków kontroli i nadzoru oraz pracowników stanowisk
kontrolnych,

−

kontrolę społeczną, prowadzoną przez organizacje społeczne, związki zawodowe oraz
przez klientów np.: skargi, wnioski i zażalenia zgłaszane do odpowiednich władz,
doniesienia prasowe.
Kontrola instytucjonalna występuje jako kontrola:

−

zwierzchnia – sprawowana przez jednostki nadrzędne,

−

własna – sprawowana w ramach danego urzędu pocztowego.

Prowadzona może być przez:

−

Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego Centralnego Zarządu Poczty Polskiej
wyodrębnione

organizacyjnie

i

podporządkowane

bezpośrednio

Dyrektorowi

Generalnemu Poczty Polskiej,

−

komórki kontroli instytucjonalnej wyodrębnione organizacyjnie i podporządkowane
bezpośrednio kierownikom jednostek organizacyjnych Poczty Polskiej.

Kontrolę instytucjonalną prowadzi się w oparciu o następujące kryteria:

−

sprawność organizacyjną,

−

legalność,

−

gospodarność,

−

rzetelność.

Kontrolę wykonują kontrolujący w trybie kontroli przeprowadzanych bezpośrednio

w jednostkach i komórkach organizacyjnych oraz przez analizę otrzymanych dokumentów.

Kontrola instytucjonalna może być przeprowadzana jako:

−

kompleksowa,

−

problemowa,

−

doraźna,

−

sprawdzająca,

−

rozpoznawcza.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

21

Jednostki wszystkich komórek powołanych do przeprowadzenia kontroli instytucjonalnej

mają obowiązek sporządzić kontrolne plany kontroli. Przepisy zobowiązują wszystkich
kierowników jednostek organizacyjnych do zorganizowania właściwego funkcjonowania
i dobrej skuteczności systemu kontroli. W szczególności przepisy zobowiązują do ustalenia
obowiązków, zakresów rzeczowych i przygotowania zasad wykonania zadań kontrolnych
w podległej jednostce organizacyjnej, biorąc pod uwagę rozmiary, specyfikę i warunki
lokalowe. Ponadto kierownik jednostki organizacyjnej:

−

lub uprawniony przez niego kierownik komórki kontroli instytucjonalnej zobowiązany
jest do koordynowania wszelkich działań kontrolnych w podległej mu jednostce.

−

zleca komórkom kontroli przeprowadzanie kontroli,

−

zatwierdza „Ramowy kwartalny plan kontroli” sporządzony przez kierownika komórki
kontroli,

−

może zmienić plan kontroli z własnej inicjatywy, na wniosek jego zastępców, Głównego
Księgowego oraz kierownika komórki kontroli,

−

wydaje polecenie wszczęcia kontroli pozaplanowej,

−

o charakterze nadrzędnym może polecić wprowadzenie zmian do ustalonego planu
kontroli.

Do przeprowadzenia kontroli są upoważnieni pracownicy, którzy legitymują się

upoważnieniem wystawionym przez zarządzającego kontrolą oraz legitymacją służbową.
Kontrolujący zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o przedmiocie kontroli.
Kontrolujący ma prawo wstępu na teren kontrolowanej jednostki i wykonywania czynności
kontrolnych łącznie z ustnymi i pisemnym udzielaniem informacji.

Po przeprowadzonej kontroli kontrolujący ma obowiązek sporządzić protokół

i przedstawić kierownikowi kontrolowanej jednostki. Na dowód akceptacji obie strony
podpisują protokół. Kierownikowi jednostki kontrolowanej przed podpisaniem protokołu
przysługuje prawo zgłoszenia pisemnie zastrzeżeń do treści protokołu (termin 7 dni).
Dalszym postępowaniem jest narada pokontrolna z personelem jednostki kontrolowanej,
z której sporządza się protokół zawierający omawiane zagadnienia i ustalenia.

Po zakończeniu kontroli kontrolujący składa zlecającemu kontrolę, pisemne

sprawozdanie, gdzie podaje uwagi, wnioski oraz propozycje oceny. Następnie zlecający
przesyła do kierownika jednostki kontrolowanej wystąpienie pokontrolne. W ciągu 30 dni
kierownik jednostki kontrolowanej zawiadamia jednostkę nadrzędną o wykonaniu zaleceń
bądź o podjętych działaniach w celu ich wykonania.

Podstawowymi dokumentami kontroli są:

−

plany kontroli,

−

kwartalne plany kontroli,

−

rejestr upoważnień do przeprowadzenia kontroli,

−

protokoły,

−

protokoły z narad,

−

sprawozdania pokontrolne,

−

wystąpienia pokontrolne,

−

odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne,

−

sprawozdanie o funkcjonowaniu kontroli instytucjonalnej.

Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez komórki funkcjonalne i specjalistyczne

zakładów pracy w Poczcie Polskiej oraz pracowników zatrudnionych na stanowiskach
kierowniczych wszystkich szczebli. Do przeprowadzenie kontroli funkcjonalnej nie jest
wymagane odrębne upoważnienie, chyba, że zakres przedmiotowy kontroli odpowiada
zakresowi działania komórki, w imieniu, której kontrola jest wykonywana.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

22

4.3.1.2. Kontroler jako kierownik zespołu pracowników.

Kontroler – kierownik zmiany w szczególności ma za zadania:

−

zapoznanie się z zakresem obowiązków, uprawnień oraz sposobem wykonywania pracy
na zajmowanym stanowisku,

−

utrzymanie w należytym porządku przydzielone stanowisko pracy; dba o estetyczny
wygląd stanowiska pracy,

−

dokonanie kontroli dowodów rachunkowo – kasowych na podstawie obowiązujących
w tym zakresie instrukcji i regulaminów,

−

dokonanie kontroli dokumentów obrotu przesyłek na podstawie obowiązujących w tym
zakresie instrukcji i regulaminów,

−

prowadzenie kontroli czynności służb ekspedycyjnych i służb doręczeń,

−

prowadzenie kontroli opłat przesyłek,

−

kontrolowanie wydanych przesyłki za pobraniem i przekazanych kwot pobrań,

−

kontrolowanie przesyłek opłacanych w formie skredytowanej oraz za pomocą maszyny
do frankowania,

−

kontrolowanie pozostałości przesyłek rejestrowanych na podstawie pozostałości
wykazanych w sumariuszu; przeprowadzanie dochodzenia w sprawie braków i nadwyżek
przesyłek rejestrowanych,

−

kontrolowanie wyrywkowo kontrolki datowników,

−

czuwanie nad prawidłowością wykonywanych czynności przez podległych pracowników
oraz informowanie bezpośrednio przełożonego o nieprawidłowościach w zakresie
wykonywania czynności przez pracowników macierzystego oraz innych urzędów
pocztowych,

−

w zakresie objętym poleceniem naczelnika urzędu pocztowego prowadzenie
korespondencji urzędu pocztowego,

−

komisyjnie z innym pracownikiem otwieranie i zamykanie kasy głównej, drzwi
wejściowych do urzędu po uprzednim sprawdzeniu stanu drzwi i okien,

−

czuwanie

nad

należytym

przechowywaniem

rekwizytów

imiennych

przez

poszczególnych pracowników,

−

prowadzenie:

−

księgi pełnomocnictw,

−

księgi zastrzeżeń odbioru,

−

księgi raportów działu nadawczego i przekazuje wraz z listą obecności naczelnikowi
urzędu pocztowego,

−

rejestru umów na wynajem skrytek pocztowych,

−

rejestru umów na zakup znaczków z upustem,

−

rejestru umów na przesyłki ofrankowane,

−

rejestru umów na przesyłki skredytowane,

−

rejestru pism wywiadowczych,

−

ewidencji wygasłych pełnomocnictw,

−

ewidencji skarg i wniosków,

−

ewidencji braków i nadwyżek przesyłek rejestrowanych na poszczególne stanowiska
pracy,

−

ewidencji usterek i uchybień stwierdzonych w czasie służby, co podaje do
wiadomości zainteresowanym pracownikom za podpisem w notatniku,

−

prowadzenie sprawozdawczości rachunkowej,

−

prowadzenie ogólnego rachunku miesięcznego wraz z załącznikami,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

23

−

zamawianie zasiłków kasowych w urzędzie zasilającym i komisyjnie z innym
pracownikiem przyjmowanie ich, ważenie i przeliczanie oraz sporządzanie nadmiaru
kasowego w ten sam sposób,

−

dokonuje akceptacji wysokości zaliczki pobieranej przez asystenta okienka operacyjnego
oraz listonosza,

−

czuwanie nad prawidłowym przekazywaniem gotówki między poszczególnymi
stanowiskami pracy, w tym nadmiarów kasowych; okresowo kontrolowanie pozostałości
kasowej,

−

wspólnie z innym pracownikiem ustalanie pozostałości kasowej; przeprowadzanie
dochodzenia w sprawie braków i nadwyżek kasowych,

−

czuwanie nad systematycznym zaopatrzeniem klientów w druki i artykuły piśmienne
znajdujące się w poczekalni urzędu,

−

dokonywanie akceptacji składanego przez pracownika zapotrzebowania na uzupełnienie
awansu w znaczkach i drukach płatnych; przynajmniej raz w miesiącu przeprowadzanie
kontroli udzielonych awansów,

−

sporządzanie umowy na wynajem skrytek pocztowych,

−

przyjmowanie

pełnomocnictwa

i

sporządzanie

wyciągów

pełnomocnictw

na

poszczególne stanowiska,

−

przyjmowanie i załatwianie według właściwości skargi i reklamacji od klientów,

−

kompletowanie wszystkich dokumentów za poszczególny miesiąc a po zakończeniu
miesiąca przekazanie ich do archiwum,

−

w uzasadnionych potrzebami urzędu przypadkach wykonywanie czynności asystenta
zaplecza lub ekspedienta pocztowego zgodnie z poleceniem bezpośredniego
przełożonego,

−

w uzasadnionych potrzebami urzędu przypadkach wykonywanie czynności naczelnika
urzędu pocztowego.

Kontroler jest uważany za profesjonalistę, jeżeli posiada następujące cechy

osobowościowe:

−

prawdomówność,

−

wytrwałość,

−

odporność na stres,

−

stanowczość,

−

sumienność,

−

obowiązkowość,

−

komunikatywność,

−

dokładność,

−

kompleksowość,

−

praworządność,

−

uczciwość,

−

rzetelność,

−

bezkompromisowość,

−

dążenie do celu,

−

ż

yczliwość,

−

humanizm,

−

dobra organizacja pracy,

−

zaradność,

−

energiczność.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

24

Istotnym elementem osobowości kontrolera w trakcie kontroli jest kulturalny sposób

bycia, życzliwość i humanizm, sztuka prowadzenia rozmów oraz dobre obyczaje.

4.3.1.3. Kontrola w służbie nadawczej i oddawczej.

Pracownicy wykonujący kontrolę i nadzór w placówce pocztowej zobowiązani są

kontrolować, czy pracownicy prawidłowo wykonują czynności nadawcze i oddawcze,
określone w obowiązujących przepisach, zgodnie z regulaminem i instrukcjami dotyczącymi
poszczególnych rodzajów usług.

Kontrola w dziale nadawczym polega przede wszystkim na ścisłej weryfikacji opłat za

przesyłki oraz warunków nadania przesyłek. Obowiązek przeprowadzenia kontroli mają
wszyscy pracownicy kontroli oraz pracownicy służby nadawczej, oddawczej i listonosze.
Kontrola ta powinna obejmować zarówno przesyłki nadane przy okienku, jak i wyjęte ze
skrzynek pocztowych. Naczelnicy placówek pocztowych są odpowiedzialni za prawidłowe
zorganizowanie kontroli opłat i należyte jej przeprowadzanie.

Kontrola obrotu listowego jest wykonywana w zakresie:

−

warunków dopuszczenia do przewozu,

−

warunków zapewniających tajemnicę korespondencji i bezpieczeństwa obrotu
pocztowego.

Kontrola przesyłek opłacanych znaczkami polega na sprawdzeniu czy na przesyłce

naklejone zostały znaczki pocztowe ważne i o odpowiednim nominale. Kontrola przesyłek
opłacanych przy użyciu maszyny do frankowania polega na sprawdzeniu czy znaki odciśnięte
maszyną są należytej wysokości, a nadawca ma zgodę na używanie tego rodzaju maszyny do
frankowania.

Przy kontroli przesyłek listowych opłacanych gotówką, nadanych za opłatą

skredytowaną, przerzuconą na adresata lub przesyłek wolnych od opłaty pocztowej, należy
sprawdzić, czy nadawca jest uprawniony do takiej formy zapłaty.

Kontrola obrotu listów i paczek wartościowych wykonywana jest w zakresie:

−

zawartości dopuszczonej do przewozu,

−

opakowania,

−

prawidłowości opłat i innych należności,

−

dokumentów nadawczych, ekspedycyjnych i oddawczych.
Pracownik przed przyjęciem przesyłki do przewozu i doręczenia ma obowiązek

sprawdzić czy przesyłka spełnia warunki określone w rozporządzeniu i regulaminie. W razie
wątpliwości pracownik urzędu pocztowego może żądać od nadawcy otwarcia przesyłki
w celu sprawdzenia, czy wyżej określone wymogi są spełnione. W przypadku, gdy przesyłka
nie spełnia warunków określonych w rozporządzeniu i regulaminie, pracownik powinien
odmówić jej przyjęcia jednocześnie podając klientowi przyczyny odmowy.

W przypadku, gdy przyczynę nie przyjęcia przesyłki do przewozu można niezwłocznie

usunąć, należy wskazać nadającemu, co powinien uczynić i po usunięciu nieprawidłowości
przesyłkę przyjąć.

W przypadku stwierdzenia, że zawartość przesyłki stanowią rzeczy, co do których

zachodzi podejrzenie przestępstwa, zagrożenie bezpieczeństwa osób, środowiska lub innych
przesyłek pocztowych należy taką przesyłkę wyłączyć z przewozu, odpowiednio
zabezpieczyć i powiadomić Policję. Na przesyłkę wyłączoną z przewozu należy sporządzi
protokół. Jeżeli przesyłkę trzeba przekazać odpowiednim organom, należy ją protokolarnie za
pokwitowaniem przekazać Policji lub zastosować się do jej wskazań.
W przypadku zatrzymania przez Policję przesyłki rejestrowanej należy pisemnie powiadomić
placówkę nadania, która odnotowuje ten fakt w ewidencji nadawczej.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

25

W trakcie czynności kontrolnych w służbie nadawczej kontrolerzy zobowiązani są

sprawdzić:

−

prawidłowość wymiaru opłat za przesyłki pocztowe, wpłaty i inne usługi,

−

zgodność wpisów w wykazach, dziennikach i księgach,

−

numeracje w/w arkuszy,

−

podsumowania, przeniesienia sum, zestawienia sum dziennych i miesięcznych,

−

kolejność numeracji nadawanych przesyłek, przekazów i innych operacji,

−

prawidłowość przyjęcia wpłat i dokonanych wypłat,

−

zgodność kwot na odcinkach przekazów,

−

czytelność i prawidłowość odcisków datownika,

−

prawidłowość podsumowania kwot wpłat i wypłat,

−

stan opakowania przyjętych przesyłek oraz prawidłowość ich zabezpieczenia,

−

prawidłowość wypełnienia dowodów nadania,

−

zgodność dowodów nadania z wpisami na przesyłkach, wykazach i księgach,

−

staranność naklejenia niektórych nalepek i czytelność wpisywania masy i numeru
nadawczego, nazwy urzędu pocztowego i innych oznaczeń,

−

terminowość przekazania przesyłek,

−

ilość zużytych nalepek =R=.

Nadchodzące do placówki oddawczej przesyłki, na których opłata wyrażona została

oznaczeniem nominałowym, podlegają kontroli w zakresie kwalifikowania i taryfikowania,
zgodnie z postanowieniami rozporządzenia, regulaminu i cennika.
Naczelnicy urzędów pocztowych są odpowiedzialni za prawidłowe zorganizowanie kontroli
opłat i należyte jej przeprowadzanie.

W przypadku nadejścia do placówki oddawczej przesyłki listowej zwykłej, priorytetowej

lub ekonomicznej, nieopłaconej lub niedostatecznie opłaconej należy, o ile nie uczyniła tego
inna placówka pocztowa, w polu znaczkowym umieścić pieczątkę zawierającą:

−

liter T,

−

informacje dotyczące właściwej opłaty,

−

brakująca opłata .........zł ,

−

opłata specjalna .........zł,

obok której należy umieści odcisk datownika i podpis pracownika dokonującego adnotacji.
Z taką adnotacją przesyłkę należy przekazać do doręczenia lub wydania w placówce
adresatowi. W przypadku gdy adresat odmawia uiszczenia ciążących opłat należy:

−

przesyłkę zawierającą adres nadawcy zwróci do nadawcy,

−

przesyłkę nie zawierającą adresu nadawcy, traktować jako niedoręczalną, umieścić na
niej odcisk datownika i skierować przesyłkę do UNP.

Znaczki dopłaty stanowiące równowartość opłaty specjalnej oraz brakującej opłaty za

nadanie przesyłki umieszcza się i kasuje na przesyłce dopiero po uiszczeniu przez odbiorcę
należnych opłat. Sposób rozliczania ze znaczków dopłaty, za które adresat uiści opłatę jest
podobny, jak w przypadku znaczków pocztowych - obiegowych.

Jeżeli listonosz nie mógł pobrać od adresata opłaty specjalnej, np. z powodu jego

nieobecności, musi pozostawić zawiadomienie o nadejściu przesyłki, wypełniając przede
wszystkim pozycję dla innej przesyłki oraz inne należności do zapłacenia. Przesyłkę należy
przekazać do wydania w urzędzie pocztowej umieszczając informację o awizowaniu.
Awizowaną przesyłkę należy przechowywać przez okres 14 dni roboczych.

Przesyłka, która nosi ślady odklejenia znaczków pocztowych nie jest obciążona opłatą.
Obowiązkiem placówki oddawczej jest kasowanie znaczków na przesyłkach, na których

placówka nadawcza nie umieściła odcisku datownika. Znaczki kasuje się przez przekreślenie
znakiem X lub odciskiem pieczątki z takim znakiem.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

26

Kontrola pobranych należności i zarachowań oraz czynności oddawczych polega na

sprawdzeniu:

−

prawidłowego obliczenia i zarachowania należności za dodatkowe opakowanie, za
przechowanie po terminie odbioru,

−

rozliczeń z listonoszami i pracownikami okienek oddawczych, dotyczących przesyłek
pocztowych doręczonych/wydanych i należnych z tego tytułu ewentualnych opłat,

−

umieszczonych na dowodach odbioru pokwitowań oraz podpisów listonoszy lub
pracowników okienkowych,

−

numeracji arkuszy i ksiąg oddawczych i numerów oddawczych w księgach,

−

zgodności znamion nadawczych przesyłek na dowodach odbioru ze znamionami
wpisanymi w księgach i kartach,

−

terminowego doręczenia przesyłek o przyspieszonym przebiegu,

−

terminowego przekazania kwot zainkasowanych z tytułu pobrania,

−

potwierdzeń odbioru doręczonych/ wydanych przesyłek.
Przedmiotem kontroli stanowisk oddawczych powinny być w szczególności następujące

zagadnienia:

−

terminowość przebiegu przesyłek,

−

stan opakowania i zabezpieczenia nadchodzących przesyłek,

−

zasady i warunki przechowywania przesyłek w placówce pocztowej,

−

organizacja pracy stanowisk oddawczych,

−

wyposażenie stanowisk w niezbędne formularze, przepisy, rekwizyty imienne, urządzenia

techniczne, itp.,

−

sprawdzanie ewidencji oddawczych i porównania stanu ewidencyjnego ze stanem

faktycznym,

−

bezpieczeństwo obrotu pocztowego poprzez czynności ujawniające zaginięcia, ograbienia

i sprzeniewierzenia,

−

prawidłowo i terminowo dokonywanie powtórnych awizacji oraz zwrotów,

−

sposób prowadzenia i aktualizacja księgi pełnomocnictw, notatników pełnomocnictw

i sprzeciwów, itp.,

−

przekazywanie pozostałości magazynowej przez poszczególnych pracowników,

−

zachowanie warunków komisyjności.

Kontrolę stanowisk nadawczych i oddawczych należy przeprowadzać przy użyciu między

innymi następujących metod:

−

pismo kontrolne doręczonej przesyłki i badanie ankietowe oraz wywiad ustny,

−

dyskretna obserwacja zachowania pracowników stanowisk nadawczych i oddawczych,

−

niezapowiedziana kontrola określonych czynności wykonywanych na stanowiskach
pracy,

−

stosowanie listów kontrolnych.

Pracownicy przeprowadzający kontrolę mogą wykonywać ja metodą szczegółową lub

wyrywkową. Wybór metody oraz częstotliwość organizowania i przeprowadzania kontroli
należy do naczelnika placówki.

Kontrola dokumentów zdawczych i sumariuszy polega na sprawdzeniu czy:

−

przynależne do sumariuszy dokumenty zdawcze zostały prawidłowo sporządzone,

−

otrzymane wykazy ładunków i karty odsyłkowe, dotyczące stałych odsyłek planowanych,
jak również odbitki wysłanych dokumentów tego rodzaju odpowiadają planowi wymiany
poczty,

−

ilość i rodzaj otrzymywanych lub odprawianych kart odpowiada ilości i rodzajowi
otrzymywanych lub odprawianych worków i pakietów z kart,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

27

−

sumy końcowe z kart dodatkowych i załączników zostały wpisane do kart głównych
względnie wykazów,

−

przesyłki wartościowe oraz przechowane worki wartościowe, zapisane w dokumentach
przychodu, zostały wpisane do właściwych dokumentów rozchodu,

−

przesyłki i pakiety, zapisane szczegółowo w otrzymanych wykazach w kolumnie
„Pakiety” zostały wpisane do wykazów wysłanych,

−

wpisy w sumariuszu są zgodne z dokumentami przychodu względnie z księgami
nadawczymi i oddawczymi,

−

pojemniki zapisane szczegółowo są wpisane do wykazów wysłanych,

−

sumowanie poszczególnych kolumn sumariusza zostało przeprowadzono bezbłędnie,

−

ilość przedmiotów i przesyłek, podlegających uzgodnieniu w sumariuszu jest równa po
stronie przychodu i rozchodu, a przy workach i pakietach z kartą,

−

czy różnica między ilością tych zbiorów otrzymanych razem i otwieranych jest zgodna
z różnicą miedzy ilością odprawianych razem i własnych.

4.3.1.4. Nadzór i kontrola nad służbą rozdzielczo- ekspedycyjną

Do podstawowych zadań służb rozdzielczo-ekspedycyjnej należy przyjmowanie,

opracowywanie, nadzór i ekspediowanie przesyłek listowych.

Nadzór i kontrola w urzędach pocztowych sprawowana jest przez odpowiednio

przeszkolone służby nadzoru bezpośredniego – kontrolerzy/kierownicy zmian. Do ich
obowiązków należ przede wszystkim nadzór nad niżej wymienionymi czynnościami:

−

opróżnianie pocztowych skrzynek nadawczych,

−

stemplowanie przesyłek właściwą datą i godziną,

−

kontrolę opłat za przesyłki,

−

bezpieczeństwo przekazywanych przesyłek między stanowiskami pracy,

−

szczegółowość rozdziału przesyłek,

−

sporządzania terminowego wiązanek, odsyłek i ładunków,

−

przestrzeganie komisyjności wymaganej przepisami,

−

sporządzanie dokumentów zdawczych i innych druków pocztowych,

−

odprawę i odbiór ładunków,

−

rozbiór ładunków i odsyłek;

−

zachowanie kolejności opracowywania przesyłek według ich kategorii i rodzajów;

−

obieg przesyłek awizowanych;

−

stan opakowania i zabezpieczenia przesyłek;

−

przechowywania przesyłek i odsyłek.

4.3.1.5. Nadzór i kontrola w służbach przeładunkowych przewozu

W urzędach węzłowych, dokonujących licznych wymian ładunków, do organizowania

czynności sprawowania nadzoru i kontroli nad przebiegiem wymian i obiegiem kursów
komunikacyjnych są wprowadzone stanowiska kontrolerów przeładunku.

Do ich obowiązków należy:

−

organizowanie pracy dla terminowego i sprawnego dokonania wymiany oraz
sprawowanie nadzoru nad jej przebiegiem,

−

zapewnienie bezpieczeństwa ładunkom pocztowym,

−

nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów o bezpieczeństwie i higienie
pracy oraz przepisów porządkowych,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

28

−

nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów,

−

zapobieganie wszelkim nieprawidłowościom oraz usuwanie powstałych zakłóceń,

−

rozstrzyganie powstających przy wymianie sporów oraz przeprowadzanie doraźnych
postępowań wyjaśniających, zwłaszcza dotyczących braków i innych nieprawidłowości;

−

nadzorowanie obiegu przedmiotów awizowanych;

−

kontrola środków transportu przydzielonych do obsługi kursów;

−

kontrola wychodzących i nadchodzących do węzła kursów pocztowych i obiegających na
rzecz poczty;

−

zawiadamianie zainteresowanych o opóźnieniach lub innych zmianach w planowym
obiegu kursów przewożących pocztę.

Pracownicy służb przeładunkowych i przewozowych, przeznaczeni do dokonania

wymiany w miejscu nadzorowanym przez kontrolera przeładunku podlegają dyspozycjom
tego kontrolera i obowiązani są wykonywać jego polecenia związane z wymianą poczty.

W uzasadnionych przypadkach, kontroler przeładunku upoważniony jest do rozwiązania

kursu bez względu na przełożeństwo kursu.

Przełożeństwo kursu ma obowiązek przeprowadzania kontroli swoich kursów. Zakres

kontroli obejmuje wszystkie czynności wykonywane przez pracowników kursu oraz ocenę
obciążenia pracą i dostosowywania obsady do uzasadnionych potrzeb.

Kontrolujący może rozpoczynać kontrolę (wchodzić do środka transportu) w miejscu

dokonywania wymiany ładunku, po wylegitymowaniu się odpowiednimi dokumentami.

We wszystkich służbach ekspedycyjno – rozdzielczych i przewozowych podlegają

kontroli:

−

odciski datowników umieszczanych na przesyłkach,

−

dokumenty zdawcze i pozostałe druki pocztowe,

−

sposób zabezpieczenia i przechowywania rekwizytów imiennych,

−

przestrzeganie planów wymiany,

−

sposób przechowywania przesyłek i przedmiotów ładunku na wszystkich etapach ich
opracowywania i przebiegu.

4.3.1.6. Kontrola służby doręczeń

Przedmiotem kontroli służby doręczeń powinno być w szczególności:

−

sprawdzenie, czy wszystkie wydane przesyłki zostały zabrane do doręczenia,

−

przygotowanie przesyłek do doręczenia, w tym sprawdzenie opłat,

−

przestrzeganie zasad prawidłowego doręczania i awizowania przesyłek,

−

stan bezpieczeństwa przesyłek,

−

wyposażenie listonoszy w formularze manipulacyjne, niezbędną dokumentację, notatniki,
cenniki, środki ochrony osobistej itp.,

−

wygląd listonoszy przed wyjściem i po powrocie z rejonu,

−

przestrzeganie harmonogramu obsługi rejonu,

−

opróżnianie nadawczych skrzynek pocztowych i przegródek – zwroty

−

rozliczenie się z przesyłek pobranych do doręczenia, przyjętych w rejonie i z kwot
zainkasowanych.

Listonosz podlega kontroli przed wyjściem w rejon, jaki i po powrocie z rejonu. Przed

wyjściem w rejon listonosz:

−

za pokwitowaniem odbiera przesyłki rejestrowane, kwoty pieniężne, dokumenty
oddawcze na przesyłki rejestrowane, zawiadomienia o przesyłkach lub przekazach,
telegramy,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

29

−

kwituje w karcie doręczeń przekazów, w kasie urzędu pocztowego odbiór gotówki
przeznaczonej do wypłaty,

−

opracowuje materiał odebrany do doręczeń w następujący sposób:

a) sprawdza adresy otrzymanych przesyłek, czy należą do jego rejonu,
b) sprawdza prawidłowość pobranych opłat,
c) sprawdza stan zewnętrzny przesyłki, przesyłki uszkodzone przekazuje kontrolerowi

w celu ich zabezpieczenia,

d) układa w torbie po zakończeniu czynności w odpowiednim porządku materiał do

doręczenia.

−

zgłasza wyjście w rejon kontrolerowi lub naczelnikowi, który może wyrywkowo
sprawdzić sposób przygotowania przesyłek do doręczenia.

Po powrocie z rejonu listonosz obowiązany jest uporządkować nie doręczone przesyłki,

dokumenty oddawcze, uzupełnić stwierdzone braki w pokwitowaniach i napisach np. brak
pokwitowania daty doręczenia itp. na nie doręczonych przesyłkach listowych listonosz
powinien odnotować powód niedoręczenia np. „Adresat odmówił przyjęcia”, itp. a pod
notatką umieścić datę i podpis. Notatkę należy umieścić na nieadresowej stronie przesyłek
listowych.

Rozliczenie listonosza polega na przekazaniu odpowiedniemu pracownikowi:

−

nie doręczonych przesyłek,

−

pokwitowanie dokumentów oddawczych,

−

nie wypłaconych sum przekazów,

−

zainkasowanych należności pocztowych, celnych i sum pobraniowych.

Jeżeli listonosz zwraca przesyłki nie doręczone, pracownik powinien pokwitować ich

odbiór przez umieszczenie w odpowiedniej pozycji dokumentów oddawczych notatki
i swojego podpisu.

Przesyłki otrzymane od listonosza jako awizowane i inne skierowane bezpośrednio do

wydania należy przenieść z karty doręczeń poleconych przesyłek listowych do księgi
oddawczej wydanych przesyłek i zanotować w karcie numer pozycji, w której wpisano
przesyłkę do księgi oddawczej.

Na „Potwierdzenie odbioru” podpisanych przez odbiorców przesyłek, placówka oddawcza

powinna umieścić odcisk datownika, a następnie wysłać je, jako przesyłki ekonomiczne do
placówki nadawczej.

Zwrócenie przez doręczyciela karty doręczeń przesyłek listowych poleconych pracownik

układa według kolejności numerów porządkowych, oddzielnie dla każdego rejonu doręczeń.

Dowody odbioru urząd oddawczy układa codziennie w kolejności numerów oddawczych

i dołącza do księgi oddawczej doręczonych przesyłek.

Omówione wyżej czynności służb oddawczych, dotyczące doręczenia i wydania przesyłek

pocztowych w urzędzie pocztowym są przedmiotem bieżącej kontroli. Polega ona na
sprawdzeniu prawidłowości przestrzegania przez pracowników obowiązujących przepisów
służbowych. Szczególnie trzeba zwrócić uwagę na:

−

prawidłowe pokwitowanie odbioru przesyłek w dokumentach oddawczych,

−

właściwe ewidencjonowanie przesyłek przeznaczonych do doręczenia i wydania przy
okienku pocztowym,

−

dokładne rozliczenie się z przesyłek i zainkasowanie należności,

−

terminowe dosłanie i zwracanie przesyłek nie podjętych w ustalonym czasie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

30

4.3.1.7. Rola pism kontrolnych i bezpośredniej obserwacji w procesie kontroli

Kontrola bezpośrednia ma za zadanie poznanie kwalifikacji pracowników i warunków

pracy na poszczególnych stanowiskach oraz umożliwia podejmowanie trafnych decyzji,
zamierzających do usprawnienia pracy urzędu.

Kontrola bezpośrednia sprawowana przez naczelnika lub kontrolera powinna obejmować

bezpośrednią obserwację pracy podległych pracowników i prawidłowość obsługi klienta.

Bezpośredni kontakt kontrolera z pracownikiem pozwala zauważyć czy pracownicy nie

popełniają uchybień, które obniżają bezpieczeństwo przesyłek lub szybkość ich przebiegu
albo też powodują ubytek dochodów z opłat pocztowych. Obserwacja taka pozwala
zorganizować pracę i dostosować obsługę do potrzeb klientów. Kontrola przestrzegania
dyscypliny powinna obejmować sprawdzenie czy:

−

pracownicy punktualnie zgłaszają się do pracy i rozpoczynają swoje czynności,

−

pracownicy okienek wykonują czynności wstępne i przygotowawcze przed rozpoczęciem
pracy,

−

kończą prace we właściwym czasie,

−

stosują w uzasadnionych i przewidywanych przepisami przypadkach odstępstwa na
korzyść interesantów.

Naczelnik i kontroler powinien zapewnić prawidłowy przebieg pracy na powierzonym

odcinku służby.

Jeżeli kontrolę przeprowadza się za pomocą pism kontrolnych lub ustnych wywiadów,

należy ją zorganizować tak, aby na każdego pracownika stanowisk nadawczych i oddawczych
przypadały, co najmniej 2 wywiady miesięcznie. W uzasadnionych przypadkach
częstotliwość tą naczelnik może zwiększyć.

Rejestrację pisemnych i ustnych wywiadów prowadzi się w „Notatniku Kontroli”.

W przypadku braku odpowiedzi na pismo kontrolne uznaje się, że usługa została prawidłowo
zrealizowana. Jeżeli w kolejnych okresach nie otrzymano jednak odpowiedzi na wysłane
pismo dotyczące tego samego pracownika, należy podjąć odpowiednie działania
wyjaśniające.

W przypadku odpowiedzi negatywnych należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające

i podjąć działania eliminujące nieprawidłowości.
Odpowiedzi pisemne adresatów, potwierdzające otrzymanie rejestrowanej przesyłki
przechowuje się przez okres 6 miesięcy.
Obserwacja zachowań powinna być odnotowana w „Notatniku Kontroli”. Ustalenia kontroli
powinny być potwierdzone przez kontrolowanego.

Badanie ankietowe polega na wydaniu w placówce pocztowej pisma kontrolnego osobie

odbierającej awizowaną przesyłkę, z prośbą o udzielenie informacji w zakresie sposobu
i terminu doręczenia zawiadomienia o przesyłce.
Sposoby i częstotliwość stosowania listów kontrolnych określa obowiązujące zarządzenie
Dyrektora Generalnego Poczty Polskiej w sprawie wprowadzenia „Instrukcji w sprawie
rozmieszczania, opróżniania, kontroli i ewidencji nadawczych skrzynek pocztowych”.

W przypadku podejrzenia lub ujawnienia w trakcie wykonywania czynności kontrolnych

nieprawidłowego postępowania tj. sprzeniewierzenia, niedociągnięcia lub usterki formalnej
należy:
a) podjąć działania wyjaśniające,
b) zastosować środki zaradcze, uzależnione od rodzaju uchybienia,
c) zwiększyć liczbę wykonywanych kontroli.

Kierownik placówki pocztowej jest zobowiązany do osobistego sprawdzania skuteczności

działania kontroli w służbie nadawczej i oddawczej. Ustalenia pokontrolne odnotowuje

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

31

w odrębnej ewidencji – ,,Notatnik kontroli” lub w księdze raportów, po uprzednim
powiadomieniu osoby odpowiedzialnej za czynności kontrolne w danej placówce pocztowej.

4.3.1.8. Kontrola wykonywana przez zewnętrzne organa kontroli

Najwyższa Izba Kontroli jest powołana do kontroli działalności gospodarczej, finansowej

i organizacyjno-administracyjnej organów administracji państwowej oraz podległych im
przedsiębiorstw i innych jednostek organizacyjnych z punktu widzenia legalności,
gospodarności, celowości i rzetelności.
Najwyższa Izba Kontroli przedkłada Sejmowi:
1) analizę wykonania budżetu państwa i założeń polityki pieniężnej,
2) opinię w przedmiocie absolutorium dla Rady Ministrów,
3) informacje o wynikach kontroli, wnioski i wystąpienia, określone w ustawie.

Najwyższa Izba Kontroli przedstawia Sejmowi coroczne sprawozdanie ze swojej

działalności.

Kontroler jest upoważniony do swobodnego poruszania się na terenie jednostki

kontrolowanej bez obowiązku uzyskiwania przepustki oraz zwolniony jest od rewizji
osobistej, jeżeli przewiduje ją wewnętrzny regulamin jednostki kontrolowanej.
Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia kontrolerowi warunki i środki niezbędne do
sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności niezwłoczne przedstawianie do
kontroli żądanych dokumentów i materiałów, terminowe udzielanie wyjaśnień przez
pracowników jednostki, udostępnianie urządzeń technicznych oraz środków transportu z ich
obsługą, a w miarę możliwości oddzielnych pomieszczeń z odpowiednim wyposażeniem.

Postępowanie kontrolne prowadzone jest w siedzibie jednostki kontrolowanej oraz

w miejscach i w czasie wykonywania jej zadań, a jeżeli tego wymaga dobro kontroli –
również w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy.

Urząd Komunikacji Elektronicznej (UKE) – urząd powołany w celu regulacji rynku

telekomunikacyjnego i pocztowego. UKE zastąpił działający wcześniej Urząd Regulacji
Telekomunikacji i Poczty, którego z kolei poprzednikiem był Urząd Regulacji
Telekomunikacji

Urzędem kieruje Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej będący centralnym organem

administracji rządowej.
Do zadań UKE należy między innymi:

−

regulacja, analiza i kontrola rynku telekomunikacyjnego,

−

regulacja i kontrola zakresu częstotliwości,

−

regulacja z zakresu numeracji telefonicznej,

−

regulacja i kontrola z zakresu kompatybilności elektromagnetycznej,

−

regulacja, analiza i kontrola rynku pocztowego.
Urząd Rady Ministrów oraz podporządkowane mu organy kontroli, przeprowadzają

kontrole finansową we wszystkich przedsiębiorstwach państwowych. Przedmiotem kontroli
jest przestrzeganie dyscypliny finansowej i budżetowej, prawidłowość gospodarowania
ś

rodkami oraz rzetelność prowadzenia rachunkowości i sprawozdawczości.

Państwowa Inspekcja Pracy jest podległym Sejmowi RP organem nadzoru i kontroli

przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny
pracy. Do głównych zadań należy przede wszystkim:

−

nadzór i kontrola przestrzegania przez pracodawców prawa pracy, w szczególności
przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów dotyczących stosunku pracy,
wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy,
urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

32

młodocianych i osób niepełnosprawnych, oraz inicjowanie przedsięwzięć w sprawach
ochrony pracy w rolnictwie indywidualnym,

−

analizowanie przyczyn wypadków przy pracy i chorób zawodowych, kontrola stosowania
ś

rodków zapobiegających tym wypadkom i chorobom oraz udział w badaniu okoliczności

wypadków przy pracy, na zasadach określonych w przepisach prawa pracy,

−

ś

ciganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika określonych w Kodeksie pracy,

a także innych wykroczeń związanych z wykonywaniem pracy zarobkowej, gdy ustawa
tak stanowi, oraz udział w postępowaniu w tych sprawach przed kolegium do spraw
wykroczeń w charakterze oskarżyciela publicznego,

−

i inne.

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Co jest celem kontroli u operatorów pocztowych?
2. Jakie jest zadanie kontroli u operatora pocztowego?
3. Jakie są formy kontroli u operatora pocztowego Poczta Polska?
4. Jakie organa państwowe wykonują kontrole w ppup Poczta Polska?
5. Na czym polega system kontroli w ppup Poczta Polska?
6. Na czym polega kontrola instytucjonalna w ppup Poczta Polska?
7. Kto jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli w ppup Poczta Polska?
8. Jakie są podstawowe dokumenty w ppup Poczta Polska?
9. Jaki zakres obowiązków pełni kontroler?
10. Na czym polega kontrola w służbie nadawczej?
11. Na czym polega kontrola listów i paczek wartościowych?
12. Jakie czynności kontrole wykonują kontrolerzy w służbie nadawczej?
13. Na czym polega kontrola pobranych należności i zarachowań oraz czynności

oddawczych?

14. Co podlega kontroli w służbie oddawczej?
15. Co jest przedmiotem kontroli stanowisk oddawczych?
16. Jakimi metodami przeprowadza się kontrolę stanowisk oddawczych i nadawczych?
17. Na czym polega nadzór i kontrola nad służbą rozdzielczo-ekspedycyjną?
18. Na czym polega nadzór i kontrola w służbach przeładunkowych przewozu?
19. Co jest przedmiotem kontroli służby doręczeń?
20. Na czym polega sprawdzenie listonosza przed wyjściem w rejon?
21. Na czym polega rozliczenie listonosza po powrocie z rejonu?
22. Jaki jest cel kontroli bezpośredniej w jednostkach organizacyjnych Poczty Polskiej?
23. Jaka role pełni bezpośrednia obserwacja w procesie kontroli?
24. Jaka role pełnią listy kontrolne?
25. Jaka kontrole wykonują zewnętrzne organa kontroli?
26. Na czym polega kontrola sumariuszy?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

33

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Dokonaj kontroli wydanej paczki ekonomicznej;

1. waga do 8 kg,
2. prawidłowo zabezpieczona,
3. o wymiarach 1500 mm

×

1500 mm,

4. forma doręczenia bezpośrednio na adresata: Janina Baran, 71-220 Szczecin, ul Cicha 2,
5. opłata zasadnicza 15 zł.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić kolejność poszczególnych czynności poprzedzające wydanie paczki,
2) ustalić prawidłowość wykonania czynności oddawczych,
3) sprawdzić prawidłowe wypełnienie księgi oddawczej.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

wypełnione dokumenty pocztowe,

−

cennik opłat,

−

materiał nauczania z poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Pełnisz funkcje kontrolera w placówce pocztowej. Asystent przyjmuje do przewozu

i doręczenia następujące przesyłki od nadawcy Zygmunta Białego, zam. 70-114 Szczecin ul.
Kopernika 1:
a) przesyłka listowa priorytetowa o wadze 50 g, za którą przyjął opłatę w wysokości 2,10 zł,

na adresata: Karolina Nowak, 01-200 Warszawa ul. Jasna 3.

b) przesyłka listowa polecona o wadze 80 g, za którą przyjął opłatę w wysokości 2,20 zł, na

adresata Józef Bąk, 62-420 Poznań ul. Brązowa 13,

c) przesyłkę listową z zadeklarowana wartością 100 zł, o wadze do 50 g, za która przyjął

opłatę w wysokości 6,10 zł, Anna Kowalska, 70-087 Szczecin, ul. Kaliny 13

Dokonaj czynności kontrolnych pracownika na stanowisku pracy. Określ, jaki rodzaj

kontroli zastosujesz.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) odszukać czynności jakie powinien wykonać pracownik przed przyjęciem przesyłki,
2) sprawdzić, czy wszystkie określone przepisami warunki zostały spełnione przez nadawcę,
3) dokonać kontroli opłat pocztowych,
4) sprawdzić poprawność wypełnionych druków,
5) określić ewentualne błędy popełnione przez asystenta,
6) określić rodzaj kontroli, która została zastosowana.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

druki pocztowe,

−

wypełnione przesyłki pocztowe,

−

nalepki pocztowe,

−

cennik,

−

materiał nauczania z poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

34

Ćwiczenie 3

Urząd Komunikacji Elektronicznej przeprowadził w dniach od 16 października do 30

listopada 2006 r. kontrolę dostępności czasowej do usług świadczonych przez Pocztę Polską.
Podmiotem kontroli były wybrane przez Delegatury UKE placówki pocztowe różnych klas
funkcjonujących na obszarze ich działania. Łącznie skontrolowano 80 placówek Poczty
Polskiej. Na podstawie pomiarów wyliczono średni czas obsługi oraz średni czas oczekiwania
na realizację usługi. Wykaz uzyskanych w trakcie kontroli średnich czasów dostępu do usług
pocztowych w placówkach pocztowych funkcjonujących na terenie działania poszczególnych
delegatur przedstawia poniższa tabela (źródło:

www.uke.gov.pl

).

Tabela 1. Dane podane w sekundach (w nawiasie w minutach)

Delegatura

Ś

redni czas

obsługi

Ś

redni czas

oczekiwania poza

godzinami szczytu

Ś

redni czas

oczekiwania

w godzinach szczytu

Warszawa

218 (3,6 min)

196 (3,3 min)

109 (1,8 min)

Wrocław

191 (3,2 min)

365 (6,1 min)

478 (8 min)

Zielona Góra

144 (2,4 min)

179 (3 min)

167 (2,8 min)

Siemianowice Śl.

183 (3,1 min)

91 (1,5 min)

–

Opole

316 (5,3 min)

148 (2,5 min)

–

Kraków

154 (2,6)

383 (6,4 min)

127 (2,1 min)

Lublin

120 (2 min)

34

70 (1,2 min)

Białystok

171 (2,9 min)

229 (3,8 min)

130 (2,2 min)

Łódź

134 (2,2 min)

119 (2 min)

–

Poznań

111 (1,9 min)

53

30

Szczecin

201 (3,4 min)

30

191 (3,2 min)

Gdynia

91 (1,5 min)

96 (1,6 min)

–

Olsztyn

141 (2,4 min)

30

79 (1,3 min)

Kielce

63

39

45

Rzeszów

160 (2,7 min)

127 (2,1 min)

159 (2,7 min)

Bydgoszcz

111 (1,9 min)

57

–

Łączny średni czas
dostępu

157 (2,6 min)

136 (2,3 min)

144 (2,4 min)

Tabela 2. Najdłuższe czasy dostępności czasowej w sekundach (w nawiasie w minutach)

Delegatura

Czas obsługi

Czas oczekiwania poza

godzinami szczytu

Czas oczekiwania

w godzinach szczytu

Wrocław

312 (5,2 min)

1440 (24 min)

600 (10 min)

Zielona Góra

683 (11,4 min)

633 (10,6 min)

484 (8,1 min)

Opole

1231 (20,5 min)

770 (12,8 min)

2640 (44 min)

Kraków

341 (5,7 min)

712 (11,9 min)

3340 (55,7 min)

Łódź

875 (14,6 min)

Bydgoszcz

463 (7,7 min)

Dokonaj analizy wyników kontroli UKE. Wyciągnij wnioski z przeprowadzonej kontroli

i sporządź raport.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

35

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) odszukać informacji o UKE,
2) określić przedmiot kontroli,
3) przeanalizować dane zawarte w tabeli,
4) porównać dane zawarte w tabeli,
5) sformułować wnioski,
6) sporządzić raport.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

stanowisko komputerowe,

−

materiał nauczania z poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 4

Dokonaj czynności kontrolnych przyjętej paczki z deklarowaną wartością na stanowisku

nadawczym.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) sprawdzić prawidłowość opakowania paczki,
2) sprawdzić prawidłowość zabezpieczenia paczki- nalepki zabezpieczająca,
3) sprawdzić prawidłowość pobrania opłaty (elementy opłaty za masę, za wartość za

zabezpieczenie, usługi komplementarne),

4) wypełnić przekaz przyjęcia paczki.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

paczka,

−

druki pocztowe,

−

cennik,

−

kalkulator,

−

materiał nauczania z poradnika dla ucznia.

4.3.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) określić cel kontroli u operatora pocztowego?

2) wyjaśnić zadanie kontroli u operatora pocztowego?

3) wymienić formy kontroli w ppup Poczta Polska?

4) wymienić organa państwowe wykonujące kontrolę w ppup Poczta

Polska?

5) wyjaśnić na czym polega system kontroli w ppup Poczta Polska?

6) wyjaśnić, na czym polega kontrola instytucjonalna w ppup Poczta

Polska?

7) wymienić osoby i jednostki uprawnione do przeprowadzenia

kontroli w ppup Poczta Polska?

8) określić jakie dokumenty są stosowane podczas kontroli w ppup

Poczta Polska?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

36

9) wymienić obowiązki kontrolera?

10) opisać kontrolę w służbie nadawczej?

11) wyjaśnić, na czym polega kontrola listów i paczek wartościowych?

12) wymienić zadani kontrolerów w służbie nadawczej?

13) opisać, na czym polega kontrola pobranych należności i zarachowań

oraz czynności oddawczych?

14) określić, co podlega kontroli w służbie oddawczej?

15) skontrolować nadanie przesyłek pocztowych?

16) wyjaśnić, na czym polega kontrola w służbach rozdzielczo-

ekspedycyjnych?

17) wyjaśnić, na czym polega kontrola w służbach przeładunkowych

poczty?

18) określić przedmiot kontroli służb doręczeń?

19) skontrolować listonosza wychodzącego w rejon?

20) skontrolować listonosza wracającego z rejonu?

21) określić rolę kontroli bezpośredniej?

22) przedstawić zadania państwowych organów kontroli?

23) zanalizować wyniki kontroli?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

37

5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ

INSTRUKCJA DLA UCZNIA

1. Przeczytaj uważnie instrukcję.
2. Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.
3. Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.
4. Test zawiera 20 zadania. Do każdego zadania dołączone są 4 możliwości odpowiedzi.

Tylko jedna jest prawidłowa.

5. Udzielaj odpowiedzi na załączonej karcie odpowiedzi, stawiając w odpowiedniej rubryce

znak X. W przypadku pomyłki należy błędną odpowiedź zaznaczyć kółkiem, a następnie
ponownie zakreślić odpowiedź prawidłową.

6. Zadania wymagają prostych obliczeń, które powinieneś wykonać przed wskazaniem

poprawnego wyniku.

7. Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania.
8. Jeśli udzielenie odpowiedzi będzie Ci sprawiało trudność, wtedy odłóż jego rozwiązanie

na później i wróć do niego, gdy zostanie Ci wolny czas.

9. Na rozwiązanie testu masz 45 min.

Powodzenia!

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1. Celem kontroli jest

a) usprawnienie służby pocztowej.
b) hierarchizowanie pracowników.
c) określenia warunków korzystania z usług pocztowych.
d) określenia warunków wykonywania usług pocztowych.

2. Za organizację, funkcjonowanie i skuteczność systemu kontroli odpowiada

a) kasjer kasy głównej.
b) asystent.
c) listonosz.
d) kierownik.

3. Funkcja sygnalizacyjna kontroli polega na

a) zapobieganiu niekorzystnym zjawiskom w działalności zakładu pracy.
b) dostarczaniu informacji o przebiegu procesów gospodarczych, a także na naświetleniu

warunków, w jakich następuje ich realizacja.

c) dążenie do zmiany stanu faktycznego w kierunku stanu wzorcowego.
d) wykryciu nadużyć i sprzeniewierzeń.

4. Kontrola mająca na celu zapobieganie niepożądanym działaniom to kontrola

a) wstępna.
b) bieżąca.
c) następna.
d) kompleksowa.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

38

5. Kontrolę zewnętrzna mogą wykonać

a) naczelnik.
b) jednostka nadrzędna.
c) kontroler urzędu pocztowego.
d) NIK.

6. System kontroli w ppup Poczta Polska oparty jest na kontroli wewnętrznej, która

obejmuje kontrolę

a) kompleksową i doraźną.
b) funkcjonalną i instytucjonalną.
c) korygującą i wstępną.
d) sygnalizacyjną i następną.

7. Kontrola w służbach nadawczych polega na

a) przyjmowaniu reklamacji od klienta.
b) sprawdzeniu numeracji arkuszy i ksiąg oddawczych.
c) sprawdzeniu potwierdzeń odbioru przesyłki.
d) ścisłej weryfikacji opłat za przesyłki oraz warunki nadania przesyłek.

8. W przypadku, gdy przy wymianie poczty stwierdzona zostanie nadwyżka przesyłek

rejestrowanych należy

a) dopisać ją w przynależnym dokumencie zdawczym.
b) pozostawić bez zmian.
c) nie dokonywać wymiany poczty.
d) powiadomić urząd nadrzędny o zaistniałej pomyłce.

9. Bezpośrednia kontrola obejmuje

a) wnioskowanie i inicjowanie zmian.
b) badanie i ocenę procesów gospodarczych.
c) organizację pracy, sprawność i prawidłowość wykonywania poszczególnych

czynności służbowych.

d) dostarczanie informacji o przebiegu procesów technologicznych.

10. Po przeprowadzonej kontroli zespół kontrolujący ma za zadanie

a) naprawić wykryte błędy.
b) przeprowadzić powtórnie kontrolę.
c) sporządzić protokół i przedstawić go kierownictwu kontrolowanej komórki.
d) zwołać zebranie pracowników i przedstawić wyniki pokontrolne.

11. Kontrola mająca na celu dostarczenie kierownictwu danej placówki wyczerpujące

informacje o stanie, przebiegu i realizacji zadań oraz informacji umożliwiającej
przeciwdziałanie nadużyciom i marnotrawstwu to

a) kontrola wewnętrzna.
b) kontrola zewnętrzna.
c) kontrola planowa.
d) kontrola wyczerpująca.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

39

12. Ile wynosi wskaźnik stanu bezpieczeństwa paczek, jeżeli w ciągu roku stwierdzono 300

nieprawidłowości na 200 000 zrealizowanych usług w tej grupie rodzajowej

a) 150.
b) 600.
c) 15.
d) 60.

13. Ile wynosi wskaźnik stanu bezpieczeństwa przekazów pocztowych, jeżeli w ciągu roku

stwierdzono 550 sprzeniewierzeń na 580 000 zrealizowanych usług w tej grupie
rodzajowej
a) 100.
b) 95,55.
c) 94,83.
d) 101.

14. Pracownicy placówek pocztowych mogą udzielać nadawcom i adresatom informacji

ustnych i pisemnych w zakresie przesyłek rejestrowanych, przyjętych do przewozu
i doręczenia. Udzielanie informacji musi poprzedzić
a) odpowiednio zadane pytanie.
b) złożenie pisemnej prośby.
c) ustalenie osoby uprawnionej, to jest nadawcy/adresata oraz udokumentowanie przez

tą osobę faktu nadania przesyłki.

d) udokumentowanie przez osobę miejsca zamieszkania w rejonie działania placówki

pocztowej.

15. Lekceważenie obowiązku kwalifikowania paczek jako ochronne, jeżeli zawierają

przedmioty wymagające szczególnego traktowania z uwagi na ich właściwości zaliczamy
do nieprawidłowości w służbie

a) nadawczej.
b) oddawczej.
c) przewozu.
d) ekspedycyjnej.

16. Awizowanie polega na

a) przyjęciu przesyłki do doręczenia.
b) wydaniu paczek uszkodzonych bez uprzedniego sprawdzenia ich zawartości.
c) wysłaniu zawiadomienia do urzędów przeznaczenia oraz do wszystkich urzędów

pośredniczących w przewozie o zamiarze wyekspediowania przesyłek wysokiej
wartości.

d) wysłaniu zawiadomienia do urzędów przeznaczenia oraz do wszystkich urzędów

pośredniczących w przewozie o zamiarze wyekspediowania listów.

17. Za nieprawidłowe doręczenie przesyłek i innych przedmiotów przeznaczonych do

doręczenia, odpowiedzialność karną i materialną ponoszą

a) kontrolerzy.
b) asystenci.
c) listonosze.
d) wszyscy pracownicy placówki pocztowej.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

40

18. Jak powinien zachować się listonosz, jeżeli po wejściu na posesję zauważy agresywnego

psa biegającego luzem

a) powinien wykonywać dalej swoja pracę.
b) powinien wykonywać dalej swoja prace, a o tym zajściu powiadomić przełożonego.
c) powinien oddalić się z miejsca zagrożenia, zawiadamiając o tym niezwłocznie

przełożonego.

d) powinien powstrzymać się od wykonywania pracy bez zawiadomienia przełożonego.

19. Listonosz podczas obsługi rejonu udzielił informacji sąsiadce Pani Anny Nowak, iż

otrzymała ona przekaz pieniężny. Jakie przepisy zostały tu naruszone

a) regulaminu korzystania z usług pocztowych.
b) kodeksu pracy.
c) przepisów BHP.
d) tajemnicy korespondencji.

20. Której osobie pracownik Poczty Polskiej nie może udzielić informacji o przesyłce

pocztowej

a) nadawcy.
b) adresatowi.
c) pracownikowi organów ścigania posiadającemu nakaz sądowy.
d) pracownikowi opieki socjalnej.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

41

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko...............................................................................

Zapewnienie bezpieczeństwa przewozów pocztowych oraz kontrola
w służbie nadawczo- oddawczej

Zakreśl poprawną odpowiedź.

Nr zadania

Odpowiedzi

Punkty

1

a

b

c

d

2

a

b

c

d

3

a

b

c

d

4

a

b

c

d

5

a

b

c

d

6

a

b

c

d

7

a

b

c

d

8

a

b

c

d

9

a

b

c

d

10

a

b

c

d

11

a

b

c

d

12

a

b

c

d

13

a

b

c

d

14

a

b

c

d

15

a

b

c

d

16

a

b

c

d

17

a

b

c

d

18

a

b

c

d

19

a

b

c

d

20

a

b

c

d

Razem:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

42

6. LITERATURA

1. Dyrektywy Poczty UPU
2. Instrukcja technologiczne w zakresie ekspediowania i przewozu poczty
3. Kałuży S.: Leksykon kontroli. DOSKO, Warszawa 2002
4. Lipieńska E., Wysoczańska D.: Eksploatacja pocztowa. Skrypt, Klasa III. Wydawnictwo

Helena Bębenek Jaworska, Wrocław 1997

5. Lipieńska E., Wysoczańska D.: Eksploatacja pocztowa. Skrypt, Klasa IV. Wydawnictwo

Helena Bębenek Jaworska, Wrocław 1997

6. Owczarek B.: Eksploatacja pocztowa. Skrypt, Klasa I. Wydawnictwo Helena Bębenek

Jaworska, Wrocław 1997

7. Regulamin ekspedycji i przewozu poczty
8. Smolski R., Smolski M., Stadtmuller E.: Słownik Encyklopedyczny Edukacja

Obywatelska. Wydawnictwo Europa, Wrocław 2001

9. Wolska G.: Obsługa transportowa poczty. Wydawnictwo Naukowe Uniwersytetu

Szczecińskiego, Szczecin 2000