CUSTOMER RELATIONSHIP
MANAGEMENT
METODY ORGANIZACJI I ZARZĄDZANIA
Justyna Juruś
Sabina Wróbel
2
Spis treści:
3
1. Wprowadzenie
Poradnik ten jest przeznaczony dla osób pragnących pogłębić swoją wiedzę
dotyczącą zmian organizacyjnych, szczególnie w kierunku orientacji na klienta.
Głównymi dziedzinami, w obrębie których stosuje się tę metodę są ekonomia,
zarządzanie i teleinformatyka.
CRM to odpowiedź na zmiany zachodzące od wczesnych lat osiemdziesiątych (w
Polsce od lat 90.) na rynku, do których można zaliczyć:
o
Wzrost konkurencji (nowi konkurenci, globalizacja)
o
Coraz mniejszą lojalność klientów
o
Wzrost rotacji pracowników działów handlowych
o
Coraz większe koszty pozyskania nowych klientów
o
Coraz większe doświadczenie i wymagania klientów wobec dostawców
o
Coraz mniejsze efekty działań promocyjnych
o
Spowolnienie wzrostu gospodarczego
o
Pojawienie się Internetu i technologii multimedialnych
1
Poradnik składa się z trzech części zawierających kolejno:
Wyjaśnienia, czym właściwie jest CRM
Przykładów zastosowania metody
Zalet oraz wad wdrożenia CRM
W tej publikacji chcemy podzielić się tą wiedzą próbując przedstawić praktyczny
przewodnik, który krok po korku przeprowadzi czytelnika bezpiecznie przez projekt
CRM. Celem jest wyeliminowanie potencjalnych błędów, jakie mogą pojawić się podczas
wdrażania tej metody w organizacji.
1
A. Stachowicz- Stanush, M. Stanush, CRM Przewodnik dla wdrażających, PLACET, Warszawa 2007
4
2. Czym tak naprawdę jest CRM
2.1 Definicje
CRM- to skrót pochodzący z angielskiego terminu Customer Relationship Management,
po polsku tłumaczy się go najczęściej jako:
Zarządzanie Kontaktami z Klientami
Trudno jednoznacznie zdefiniować CRM, ponieważ każdy autor inaczej
interpretuje ten termin. Dla jednych jest to program komputerowy, dla innych sposób
zarządzania kluczowymi klientami, a dla wielu „filozofia biznesu”. Poniżej przybliżymy
kilka wybranych definicji, które najbardziej oddają istotę tej koncepcji:
1. Customer Relationship Management jest to strategia biznesowa polegająca na
budowaniu związku i zarządzaniu klientami w celu optymalizacji długoterminowych
korzyści. CRM wymaga wprowadzenia filozofii i kultury biznesu skierowanej „na
klienta”, zapewniającej efektywne procesy marketingu, sprzedaży i serwisu.
2
2. CRM jest zbiorem modeli biznesowych, metodologii oraz interaktywnych technologii
tworzonych w celu osiągnięcia i utrzymania wysokiego poziomu „utrzymania” klientów,
bez względu na ich rodzaj i wielkość.
3. CRM jest sposobem działania firmy, którego celem jest zwiększenie satysfakcji
klientów oraz zmniejszenie kosztów obsługi, promocji i sprzedaży. Zarządzanie
relacjami z klientem ma na celu wszechstronne zrozumienie klienta dla
konkurencyjnego różnicowania oferowanych mu produktów. Zarządzanie relacjami z
klientem to próba udoskonalenia identyfikacji, pozyskiwania i utrzymywania klienta,
czyli budowanie trwałych i zyskownych związków - relacji z klientami. Koncepcja CRM
zakłada, iż najważniejsze jest zbudowanie trwałych relacji z klientami, a nie
maksymalizacja zysku z pojedynczej transakcji.
3
2
http://customerthink.com/
3
http://mfiles.pl/pl/index.php/CRM
5
CRM można rozpatrywać w dwóch aspektach:
Jako działania skierowane na klienta
CRM to świadome zarządzanie klientami i ich obsługą w celu zbudowania lojalnej
grupy stałych klientów przedsiębiorstwa przez satysfakcjonująca zaspokajanie i
przekroczenie ich oczekiwań oraz indywidualnych preferencji
Jako system informatyczny wspomagający te działania
W tym rozumieniu CRM odnosi się do informatycznych systemów
wspomagających budowę relacji z klientami
4
Podstawową zasadą CRM jest zdobywanie i właściwe wykorzystywanie wiedzy o
klientach. Umożliwia to przede wszystkim:
Przewagę nad konkurencją
Redukcję kosztów
Zwiększenie zysków
2.2 Porównanie marketingu klasycznego do marketingu relacji.
Pod koniec XX wieku zaobserwowano tendencje prowadzące do zasadniczych
zmian w stosowanym dotychczas marketingu. Zaczęto patrzeć na organizację, jako
całokształt stosunków firma- klient, opierających się na bliskim partnerstwie obu
stron- czyli na marketingu relacji, który uzupełniony o możliwości informatyczne
stanowi podstawę rozwoju CRM.
4
A. Stachowicz- Stanush, M. Stanush, CRM Przewodnik dla wdrażających, PLACET, Warszawa 2007
6
Tabela 1. Marketing klasyczny, a marketing relacji
Strategia
Marketing klasyczny
Marketing relacji
Cel
-miejsce w świadomości klienta
-zdobycie klientów
-sprzedaż produktów
-udział w rynku
-zdobycie zaufania
-zapewnienie lojalności
klientów
-budowa relacji z nowymi
klientami
-wyższa zyskowność w
długim okresie
Natura działań
-uniwersalna (orientacja na produkt)
-segmentacja (orientacja na grupy)
-bezosobowa
-taktyczna/krótkoterminowa
-oparta na współpraca
-wysoce zindywidualizowana
-spersonalizowana
-strategiczna/
Długoterminowa
Rola informacji o
klientach
-obserwacje zagregowanego rynku
-segmentacja na podstawie ogólnych
kryteriów
-baza danych wyników sprzedaży
-zindywidualizowany system
zbierania informacji
-szeroki zasięg dokumentacji
zachowań
-baza danych klientów
Komunikacja
-jednostronna (do klienta)
-transakcyjna (tylko podczas zakupu)
-dwustronna i
zindywidualizowana
-interaktywna i dynamiczna
Media
-reklama masowa
-jednostronne przekazywanie
informacji
-schematyczny tryb postępowania
-kontakt wielokanałowy
-wykorzystanie technik IT
-personalizacja
Cena
-natychmiastowa maksymalizacja zysku
-zysk z każdej transakcji
-cena oparta na kosztach
-zysk oparty na
długoterminowej współpracy
-cena oparta na wartości
postrzeganej przez klienta
Dystrybucja
-dystans między producentem,
hurtownikiem a klientem
-partnerstwo w ramach
kanałów dystrybucji
Produkt
-tworzony bez zastanowienia się kto
jest nabywcą
-skierowany do "typowych klientów"
-tworzony dla i przy
współudziale nabywców
-skierowany do konkretnych
klientów
Promocja
-masowa/jednakowa dla wszystkich
-adresowana gł. do nowych klientów
-wyspecjalizowana i
zróżnicowana
-premiuje lojalność
Źródło: B. Deszczyński, CRM. Jak unikać błędów i odnieść sukces wdrożenia, Oficyna, Warszawa 2011, s. 18.
2.3 Przyczyny wdrożenia CRM
W polskich przedsiębiorstwach najczęściej identyfikuje się następujące
przyczyny powołania projektu CRM:
7
Niezadawalająca lojalność i satysfakcja klientów
Niesatysfakcjonująca konkurencyjność w obsłudze klienta
Niska wydajność i sprawność pracy
Słaba organizacja i jakość pracy
Rosnąca konkurencja (szczególnie zza granicy)
Brak identyfikacji oczekiwań i wymagań klientów
Osłabiona skuteczność pracy działów realizujących obsługę klienta
Niezadawalająca efektywność działu handlowego
Zbyt niski poziom kooperacji działów firmy (sprzedaży, marketingu i innych)
dla osiągania wspólnych kwestii
Obawa przed odejściem dotychczasowych klientów
Niedostateczna wielkość sprzedaży i udział w rynku
2.4 Funkcje CRM
Funkcjonalność CRM można rozpatrywać z różnych punktów widzenia, np.
działalność analityczna, funkcje wspomagające działalność operacyjną
przedsiębiorstwa, elementy wspomagające zarządzanie na poziomie strategicznym.
Najczęstszymi funkcjami CRM są:
Pozyskiwanie nowych klientów- promocja
Wiążą się z tym działania promocyjne, takie jak: reklama, artykuły
sponsorowane, wysyłka ofert, czy też sprzedaż osobista. Każde z tych działań
wymaga dużych nakładów pieniężnych, ale konieczne jest znalezienie takiego
rozwiązania, które umożliwia realizację owych działań przy jak najniższych
kosztach, a które sprzyjają pozyskaniu jak największej liczby potencjalnych
klientów.
8
Proces sprzedaży
Zarządzanie sprzedażą umożliwia prognozowanie, planowanie i kontrolę
sprzedaży. CRM umożliwia rejestrację wszelkich kontaktów z klientami na
poszczególnych etapach sprzedaży, tak więc menedżer będzie na bieżąco
informowany o ilości nowo pozyskanych klientów, częstotliwości kontaktów z
nimi, wielkości nowo pozyskanych kontraktów, sprzedanych produktów przez
handlowców, sukcesów, porażek i odroczeń kontraktów.
Utrzymanie więzi z klientem, badanie satysfakcji i ich nowych potrzeb nabywców
Wymagane jest, aby po zakończonej sprzedaży nadal utrzymywać kontakt z
klientem. Handlowcy powinni w odpowiednim czasie skontaktować się z
klientem w celu przeprowadzenia z nimi wywiadu dotyczącego jego satysfakcji z
zakupu oraz funkcjonalności nabytego towaru. Oprócz tego zaleca się, aby
informacje o nowych produktach oraz ich zastosowaniach, promocjach, czy też
zmianach cen docierały stale do klienta. Znajomość potrzeb klientów jest ważna z
punktu widzenia procesu budowy aktualnej oferty i sprzedaży.
Serwis i doradztwo
Umożliwia gromadzenie historii kontaktów dotyczących napraw, przeglądów,
umów serwisowych.
Raportowanie
Pozwala na określenie, które kampanie są najbardziej efektywne, jaki jest zwrot z
poszczególnych kampanii, jakie są koszty pozyskania klienta/nowej okazji
sprzedażowej.
9
2.5 Fazy CRM
Na proces CRM składają się zwykle cztery fazy:
FAZA I. Identyfikacji klientów- gromadzenie odpowiedniej wiedzy na temat
indywidualnych klientów firmy.
FAZA II. Przyporządkowania strategii CRM (strategia agrafki, strategia zamka
błyskawicznego, strategia rzepa).
FAZA III. Troski o klienta- utrzymywanie i poprawianie z nim relacji z klientem, w celu
zwiększenia jego lojalności. Polega to na utrwalaniu pozytywnych odczuć wobec firmy
za każdym razem, gdy klient ma z nią styczność.
FAZA IV. Przekraczania oczekiwań klientów, np.:
-
pakiet „powitalny” przy zrealizowaniu pierwszej transakcji,
- prezent do zakupu (kalendarz, notes, materiały biurowe)
- seria limitowana jakiegoś gadżetu
-szybsza realizacja zlecenia niż w ofercie
-zniżka w organizacji branżowej dla klienta
- dostarczenie klientowi analizy dotyczącej jego branży, np. raport analityczny
-prenumerata czasopisma dla klienta
- zaproszenie na imprezy plenerowe
- dowody uznania (tytuły, certyfikaty, pochwały)
- bezpośrednia wizyta w razie problemów
2.6 Etapy realizacji CRM:
Etap 1- sprecyzuj strategię organizacji
Etap 2- rozpocznij od udoskonalenia kluczowych procesów z perspektywy klienta
Etap 3- wzbudź poczucie konieczności zmian w organizacji,
Etap 4- projektuj od zewnątrz analizując oczekiwania i potrzeby klientów a przekładając
je na sposoby realizacji wewnątrz organizacji
10
Etap 5- projektowane procesy przedstaw do oceny zarządowi, konsultantom
zewnętrznym i potencjalnych wykonawcom procesu
Etap 6- powołaj zespół zarządzający wdrożeniem procesów
Etap 7- podejmij decyzję i wdrażaj nowe procesy
Przy czym warto pamiętać, że:
Osoby trzecie, z zewnątrz pomagają- daj więc im szanse na wyrażenie własnej
opinii i pozwól obiektywnie spojrzeć na problemy i możliwości firmy
Należy unikać utartych reguł, bowiem często okazuje się, że zasady właściwe dla
konkurencji dla nas są zgubne
Praca w zespole sprzyja kreowaniu najlepszych pomysłów i idei
Mieć nowe i ciekawe pomysły to nie jest trudne zadanie
Nie potrzeba eksperckiej wiedzy, aby opracować solidne rozwiązanie- ma być
intuicyjne i proste
3. Analizy przypadków
3.1 Wdrożenie CRM w międzynarodowym przedsiębiorstwie Audi AG.
Producent samochodów klasy premium- Audi AG, jest przykładem firmy, która pod
koniec ubiegłego wieku zdecydowała się na realizację strategii CRM. Decyzja ta, była
konsekwencją wprowadzonej strategii bezpośredniej konkurencji na runku aut luksusowych
z firmami Mercedes-Benz i BMW.
Kiedy od roku 1993 Audi zaczęło notowad stały wzrost sprzedaży, firma skierowała się
ku dążeniom do zbudowania w świadomości klientów obrazu marki łączącej w sobie
atrybuty samochodu, jak: sportowy, wyszukany, progresywny, luksusowy. Stało się jednak
jasne, że opierając się jedynie na dotychczasowej strategii marketingowej, Audi nie będzie w
stanie osiągnąd ambitnych celów wyznaczonych przez kierownictwo.
11
Zasadniczymi czynnikami, które dały bodźca do rozpoczęcia działao związanych z
marketingiem relacji, są:
rosnąca liczba lepiej poinformowanych i bardziej wymagających klientów,
oczekujących możliwości prowadzenia dialogu z Audi,
konkurencja (wprowadzenie programów CRM przez firmy Mercedes - Benz i BMW),
zmiany w prawie europejskim umożliwiające działanie niezależnym dealerom
wielomarkowym i sprzedaż samochodów w Internecie,
rosnąca rola e-biznesu, dostępnośd oprogramowania klasy CRM.
Aby, zrealizowad owe cele powołano zespół, który zajął się wdrożeniem strategii
CRM. W wyniku jego prac wizję CRM w organizacji Audi zdefiniowano w następujący sposób:
"Innowacyjnośd i intensywny dialog tworzą w kontaktach z marką jedyne w swoim rodzaju
doświadczenia, skłaniające klienta do pozostania w długoterminowym związku z Audi"
5
.
Natomiast strategiczne cele, jakie wyznaczono to zwiększenie liczby lojalnych klientów,
obniżenie kosztów ich utrzymania oraz optymalizację kosztów pozyskiwania nowych. Klient
miał byd traktowany w spersonalizowany sposób, postrzegany przez pryzmat całego cyklu
życia. Organizacja miała byd nastawiona na ciągłe bycie blisko klienta, na działania i procesy
dostosowane do jego indywidualnej sytuacji. Do zadao działu CRM należało również
opracowanie międzynarodowych standardów obsługi klientów oraz planu ich wdrożenia i
kontroli. Jeśli chodzi o prace dotyczące systemów elektronicznych, dział CRM otrzymał
zadanie stworzenia systemu CRM, który zawierał dane o klientach przechowywane we
wszystkich systemach Audi AG. Istotą programu marketingu relacyjnego było nawiązywanie
dialogu z klientami i w ten sposób uzyskiwanie informacji, które miały byd pomocne w
zainteresowaniu obecnych i potencjalnych klientów zakupem aut oraz opieką
posprzedażową. Generalnie, zadania związane z centralną firmą w Niemczech oraz
opierające się na współpracy z bezpośrednimi przedstawicielstwami zostały przynajmniej w
części wykonane. Jednak jeśli chodzi o niezależnych importerów, postawione przez Audi cele
nie zostały wypełnione. Skupiono się głównie na aspekcie związanym z systemami
informatycznymi, a jak już wiadomo jest to niewystarczające, aby metoda mogła odnieśd
sukces. Pomimo, iż cały plan wydawał się bardzo atrakcyjny, szybko ujawniły się poważne
5
B. Deszczyoski, CRM. Jak uniknąd błędów i odnieśd sukces wdrożenia, Oficyna, Warszawa 2011
12
błędy, które doprowadziły do upadku strategii. Zasadniczym problemem były ogromne
koszty licencji i prac wdrożeniowych (Audi AG podjęło współpracę z firmą SAP, która nie
należała do najtaoszych dostawców), a zwłaszcza stosunek ceny do potencjalnych zysków.
Ponadto, wszelkie działania prowadzone były w taki sposób, jakby ich realizacja miała się
odbyd w niedalekiej przyszłości, a nie jak wymagała to przyjęta strategia- rozłożenia na lata.
Do zasadniczych błędów należało, również położenie nacisku na inwestycje w systemy
obsługujące niewielki procent kontaktów z klientami, zbyt optymistyczne podejście do
możliwości zintegrowania i standaryzacji bardzo odmiennych od siebie środowisk
informatycznych występujących w poszczególnych krajach (Audi ignorowało kwestię
dotyczącą późnego pojawienia się informatyzacji w praktyce biznesowej w wielu krajach,
będących rynkami zbytu ich samochodów), a także nieuwzględnienie uwarunkowao
prawnych oraz zależności pomiędzy importerem a dealerami. Największy błąd- prymat
technologii, nad strategią CRM doprowadził do upadku koncepcji.
3.2 Sukces wdrożenie CRM w Tesco na tle niepowodzeń Audi AG.
Po przytoczeniu przykładu wdrożenia strategii CRM w firmie Audi AG, chciałybyśmy
zwrócid uwagę na sposób, w jaki poradziła sobie z tym firma Tesco- wywodząca się z Wielkiej
Brytanii sied supermarketów. Sukces Tesco podawany był kierownictwu Audi AG jako jeden
z dowodów opłacalności stosowania strategii zarządzania relacjami z klientami. Na początku
lat 80. XX wieku firma była postrzegana przez klientów jako sied, która oferuje produkty
niskiej jakości w źle utrzymanych sklepach, konkurująca jedynie ceną. W odpowiedzi na to,
zaczęto budowad nowe, większe, bardziej funkcjonalne obiekty usytuowane w odpowiednich
lokalizacjach oraz zamykano stare, małe i nieprzynoszące zysków sklepy. Zwrócone uwagę
na poprawę i utrzymanie jakości oraz wprowadzeniu linii nowych produktów (np. cieszące
się coraz większą popularnością gotowe posiłki, produkty z kategorii "zdrowa żywnośd" oraz
towary sprzedawane pod własną marką). Wyznaczonymi kryteriami sukcesu, były: cena,
jakośd, usługi powiązane, innowacyjnośd, dostosowanie się do oczekiwao klientów. Przyjęto
strategię, której celem było "ciągłe zwiększanie wartości dla klientów, tak aby zyskad ich
dozgonną lojalnośd"
6
. Menadżerowie Tesco postawili sobie za zadanie poznania i rozumienia
pojedynczych klientów, przyciągnięcie uwagi coraz to nowych klientów, poprawy wrażeo ze
6
B. Deszczyoski, CRM. Jak uniknąd błędów i odnieśd sukces wdrożenia, Oficyna, Warszawa 2011
13
sprzedaży. Drogą do osiągnięcia tych założeo miało byd wprowadzenie programu
lojalnościowego, polegające na: rozdawaniu klientom imiennych kart lojalnościowych
uprawniających do małych rabatów, które miały w sobie ukryty cel. Po przeciągnięciu karty
prze czytnik, Tesco zdobywało wiedzę o kliencie na temat: preferowanego koszyka zakupów,
promocje , z których korzysta klient, kim są najlepsi klienci i jak przygotowad dla nich
odpowiednie promocje. Dzięki temu dział obsługujący CRM mógł skupid sie na klientach
przynoszących największe dochody. Przygotowywano dla nich specjalne gazetki promocyjne,
w których umieszczano towary najczęściej przez nich kupowane, wskazując również na dobra
komplementarne lub droższe odpowiedniki. Tacy klienci otrzymywali również różne korzyści,
m.in. pierwszeostwo przy dostawach online, osobistych asystentów zakupów, czy specjalne
miejsca parkingowe. Ponadto zaoszczędzono na kierowaniu promocji do nieodpowiednich
grup konsumentów, np. na wysyłaniu gazetek promocyjnych dotyczących zakupów mięsnych
do wegetarianów. Dało to możliwośd stworzenia baz danych zwierających głęboką wiedzę o
klientach, których podzielono ze względu na zainteresowania, potencjalne potrzeby,
preferencje cenowe czy styl życia. Wybranie strategii skierowanej na najlepszych klientów i
wykorzystywanie danych z systemu CRM sprawiło, iż zyski ze sprzedaży wzrosły o 52% w
ciągu pierwszych pięciu lat od wprowadzenia programu i ciągle rosły. Dało też możliwośd
zaoszczędzenia 60% środków wykorzystywanych na promocję. Firma Tesco poszerzyła
również asortyment usług, takich jak np. usługi finansowe, sprzedaż samochodów. Tesco jest
znakomitym przykładem sukcesów związanych z wdrożeniem CRM, polegającym na
wypracowaniu odpowiedniej strategii, zbudowaniu wspierających ją narzędzi
informatycznych oraz sprawne przeprowadzenie procesu zmian.
Przyczyny sukcesu Tesco (brak tych czynników- przyczyną porażki Audi):
umiejętnośd dostosowania strategii do lokalnych warunków
dostęp do danych osobowych (poprzez karty lojalnościowe)
brak konieczności aktywności pracowników liniowych
dojrzałośd organizacji (spójnośd struktur ze strategią, zasobami i możliwościami firmy)
skuteczna kontrola
14
4. Wady i zalety wdrożenia strategii CRM
Customers Relationship Management przynosi wiele korzyści, ale może być też
przyczyną wielu zagrożeń, jakie wynikają z niewłaściwego wdrożenia tej koncepcji.
Do najważniejszych zalet wynikających z wdrożenia Zarządzania Relacjami
z Klientem można zaliczyć:
Zwiększenie lojalności klientów- rozwiązaniem problemu lojalności
klienta jest przekraczanie jego oczekiwań!
Wzrost zainteresowania klientów nowymi produktami,
Utrzymanie satysfakcji klientów,
Zastosowanie spójnego systemu obsługi klienta dla całej firmy,
Zaoszczędzenie czasu pracy pracowników poprzez skrócenie cyklu
trwania działań administracyjnych,
Możliwość oceny efektywności handlowców,
Redukcja kosztów (promocji, obsługi klientów, serwisu),
Zmniejszenie liczby reklamacji, dzięki stałemu kontaktowi z klientem,
Skupienie działań na najważniejszych odbiorcach przedsiębiorstwa,
Wzrost wartości firmy, poprzez ograniczenie kontaktów i wydatków na
klientów, którzy nie przyczyniają się do zwiększania zysków,
Zwiększenie efektywności pracy.
Pomimo wielu zalet, jakie wynikają z korzystania z CRM należy wymienić
minusy tejże metody. Są to przede wszystkim koszty związane z:
Korzystaniem z usług firm zewnętrznych, np. firmy konsultingowe,
Szkoleniem pracowników,
Wynagrodzeniem pracowników zaangażowanych w projekt,
Dużymi wydatkami na informatykę (konieczność zakupu sprzętu,
odpowiednia infrastruktura, oprogramowanie, serwis),
Opracowaniem nowych procedur, standardów i materiałów.
15
Ponadto pułapkami czyhającymi na etapie wdrożenia systemu CRM są:
Kapitał ludzki, a więc zróżnicowany wachlarz potrzeb , problemy z komunikacją
pomiędzy wdrożeniowcem a użytkownikiem oraz niechęć do zmian i przejścia ze
starych nawyków na nowe;
Problemy natury technologiczno- informatycznej, m.in. sieć, łączność, platforma
sprzętowo- bazodanowa;
Ekonomiczne, takie jak zbyt wysokie koszty, obawa przed przekroczeniem
wydatków nad zyskami
Strukturalne- konieczność restrukturyzacji procesów organizacyjnych
Bezpieczeństwo informacji poufnych