Magdalena Juszczak, Arkadiusz Gola

Naukowe Koło Zarządzania Przedsiębiorstwem, Katedra Organizacji Przedsiębiorstwa, Poli-
technika Lubelska

„5-S” – śART CZY POWAśNA METODA?

Wstęp

„5-S” to ruch, który mimo swojej niepozornej nazwy jest kluczem do sukcesu

w poprawie produktywności. W praktyce oznacza „dbałość o porządek, skrzętne
gospodarowanie”. 5-S jest jednym z najważniejszych elementów dobrego zarządza-
nia. Reprezentuje podstawowe działania na rzecz ulepszenia pracy, zapewniające
odpowiednią jakość produktów, niskie koszty wytwarzania, właściwą dostawę wyro-
bów gotowych oraz bezpieczeństwo. Ponadto czyste i schludne stanowiska pracy
dają firmie dobrą reputację.

Charakterystyka „5-S”

Metoda „5-S” rozpoczyna każdy program usprawnień. Jest ona narzędziem

wspomagającym analizę procesów zachodzących na stanowisku pracy. Jej rezultatem
jest efektywna organizacja miejsca pracy, uproszczenie środowiska pracy, eliminacja
strat związanych z brakami i awariami. Filozofia 5-S ma swoje korzenie w Japonii.
Nazwa „5-S” jest akronimem pięciu japońskich słów o następujących znaczeniach
[2]:

•

Seiri (selekcja/sortowanie i pozbywanie się)

•

Seiton (systematyczność/układanie w należytym porządku)

•

Seiso (sprzątanie/czyszczenie)

•

Seiketsu (standaryzacja/utrzymanie w porządku i schludności)

•

Shitsuke (samodyscyplina/etyka w pracy)

Selekcja

Celem tego etapu jest:

1. Posortowanie przedmiotów na dwie grupy: tych potrzebnych i tych niepotrzeb-

nych w pracy,

2. Posortowanie rzeczy potrzebnych na grupy zależne od rodzaju pracy,
3. Poukładanie rzeczy potrzebnych w sposób wygodny do użycia.

Jest wiele miejsc w fabryce lub w biurze, zajętych przez sterty przedmiotów

pomieszanych ze sobą i pozostawionych w nieporządku. Trzeba je poklasyfikować
na „potrzebne” i „niepotrzebne”. Łatwo to powiedzieć, lecz trudniej zrobić. Przyczy-
ną tej trudności jest nasze przekonanie, że nie możemy wyrzucić rozmaitych rzeczy
bo są jeszcze nowe i mogą się przydać w przyszłości.

Nie możemy wszystkiego wyrzucać na raz. Przed pozbyciem się rzeczy nie-

potrzebnych musimy rozstrzygnąć, które rzeczy są potrzebne, a które nie. Po posor-
towaniu rzeczy potrzebne powinno się poklasyfikować według przeznaczenia
i aktualności zastosowania. Co do rzeczy niepotrzebnych, również trzeba je poklasy-
fikować według miejsca, gdzie je umieścimy.

Wraz z postępami sortowania ujawnia się wiele pustych miejsc. Czyszcząc te

puste miejsca możemy znaleźć np. źródła wycieku – „nieszczelności”, którymi wy-
dobywa się powietrze, woda, elektryczność, olej i opary [4].

Układanie w dobrym porządku

Kiedy zakończyliśmy etap pozbywania się, następnym krokiem jest sporzą-

dzenie planu pokazującego gdzie potrzebne rzeczy powinny być umieszczone oraz
jak wiele ich powinno się składować we właściwym miejscu. Chodzi o taki porzą-
dek, w którym potrzebną rzecz można wziąć bez opóźnień. W ten sposób podnosi się
sprawność pracy.

Czyszczenie

Czyszczenie oznacza utrzymywanie miejsca pracy w stanie wolnym od zanie-

czyszczeń. Brzmi to na pozór bardzo niewinnie i sprawia wrażenie łatwego zadania,
gdyż zatrudniamy do tego przecież specjalny personel. Jednak trudniej wdrożyć tę
praktykę jeśli próbujemy czyścić każdy zakątek i zakamarek w zakładzie. Prawdzi-
wego czyszczenia nie da się pozostawić specjalnemu personelowi, np. sprzątaczkom.
Wszyscy ludzie w przedsiębiorstwie, łącznie z kierownictwem naczelnym powinni
brać udział w czyszczeniu.

W systemie 5-S czyszczenie nie oznacza po prostu zamiatania lub mycia pod-

łóg. Chodzi o zapewnienie stanu, w którym zakład jest wolny od pyłu i brudu, co
umożliwia łatwe zauważenie nienormalnych warunków, które mogłyby powstać.
Czyszczenie daje nam możliwość dobrego prewencyjnego utrzymania ruchu oraz
poprawy bezpieczeństwa.

Utrzymywanie porządku i schludności

Oznacza to utrzymywanie stanowisk pracy w zakładzie w stanie wolnym od

pyłu i brudu. Nie łatwo jest tego przestrzegać. Musimy mieć nastawienie do utrzy-
mywania wszystkiego w czystości. We właściwym sensie utrzymywanie porządku i
schludności nie jest jednorazową akcją. Wyraża raczej warunek bycia starannym.

Aby utrzymywać ten stan musimy przeprowadzić wpierw akcję czyszczenia.

Dlatego porządek i schludność są ze sobą związane. W czystych i schludnych wa-
runkach ludzie mają poczucie, że pracują na jasnym i pogodnym stanowisku pracy,
co nadaje wartości ich pracy.

Samodyscyplina

Wprowadzenie koncepcji 5S wymaga od pracowników ścisłej samodyscypli-

ny związanej z wdrożeniem i przestrzeganiem zasad systematycznego sprzątania
i selekcji. Prowadzi to do wzrostu świadomości personelu, a tym samym zmniejsze-
nia liczby niezgodności (wyrobów i procesów), usprawnienia komunikacji we-
wnętrznej, a przez to do poprawy relacji międzyludzkich [4].

Jak więc widać „trzy pierwsze S" pokazują w jaki sposób zaprowadzić porzą-

dek na stanowisku. Określają system jakim będziemy się posługiwać. Dwa ostatnie
"S" podpowiadają jak ten system utrzymać i doskonalić. Wprowadzony porządek w
krótkim czasie potrafi dać wymierne korzyści. Praca na stanowiskach staje się mniej
męcząca dla pracownika i bardziej efektywna. Wzrasta wydajność, poprawia się
i stabilizuje jakość. Odnotowuje się zmniejszenie usterkowości maszyn i urządzeń,
a przez to następuje poprawa bezpieczeństwa i higieny pracy.

Praktyczna interpretacja poszczególnych elementów 5S została przedstawiona

w tabeli 1.

Tabela. 1. Praktyczna interpretacja elementów 5-S

„5S”

Definicja

Usprawnienie pracy

Zadania

Seiri

Posortowanie rzeczy
na potrzebne i niepo-
trzebne. Usuniecie
rzeczy niepotrzebnych,
uwalniając stanowisko
pracy od rzeczy prze-
szkadzających

•

Zmniejszenie zapasów

•

Lepsze wykorzystanie
powierzchni roboczej

•

Zapobieganie zgubieniu
przedmiotów

•

Stworzenie miejsc pracy
wolnych od brudu i pyłu

Redukcja kosztów

Usprawnienie
pracy

Seiton

Właściwe ułożenie
wszystkich rzeczy
potrzebnych do szyb-
kiego użytku

•

Skrócenie czasu poszuki-
wanie rzeczy potrzebnych

•

Poprawa bezpieczeństwa

Poprawa jakości

Seiso

Wykorzenienie wszel-
kiego pyłu i brudu,
usunięcie obcych
materiałów ze stanowi-
ska pracy

•

Utrzymanie i poprawa
sprawności maszyn

•

Utrzymanie stanowiska
pracy czystego, łatwego
do sprawdzania

Zmniejszenie
kłopotów z ma-
szynami

Seiketsu

Utrzymanie schlud-
nych i czystych wa-
runków

•

Ulepszenie stanowiska
pracy

•

Eliminacja przyczyn
wypadków

Lepsze bezpie-
czeństwo
i redukcja zanie-
czyszczeń służ-
bowych

Shitsuke

Przestrzeganie wszyst-
kich zasad pracy

•

Zmniejszenie ilości pomy-
łek wynikających z nie-
uwagi

•

Postępowanie zgodne z
decyzjami

•

Poprawa stosunków mię-
dzyludzkich

Wzrost morale

Źródło: [4]

Wdrażanie 5S

Wprowadzenie praktyk 5S w organizacji nie wymaga dużych nakładów. Jest

to system prosty, łatwy do zrozumienia, a co za tym idzie dość szybko akceptowany
przez pracowników. Podjęcie 5S daje szanse na przyzwyczajenie pracowników do
systematycznych działań w kierunku usprawnienia pracy. Na przykład upowszech-
niając operacje „Just in Time”, najpierw trzeba wdrożyć praktyki 5S.

Z chwilą gdy firma zdecyduje się wprowadzić ruch 5S, nakłania się wszyst-

kich pracowników i całe kierownictwo do podjęcia inicjatywy na rzecz porządku.
Dzięki temu mogą szybko przekonać się, że ich praca przynosi namacalne rezultaty.
A to w konsekwencji pozwala wdrożyć skutecznie kolejne reformy dotyczące utrzy-
mania czystych i schludnych stanowisk pracy.

Technika 5S najczęściej stosowana jest do:

-

przedmiotów podlegających obróbce, a więc materiałów zaopatrzeniowych,
półproduktów, produktów gotowych,

-

przedmiotów będących pozostałością podprocesową, takich jak: odrzuty, braki,
wióry, nieużyte materiały itp.,

-

fizycznych środków produkcji: maszyn, obrabiarek, urządzeń transportowych,
narzędzi, przyrządów i uchwytów, skrzyni narzędziowych, stołów warsztato-
wych i pojemników na części,

-

materiałów czy przedmiotów szybko zużywalnych, jak: oleje smarujące, ciecze
chłodzące, rękawice ochronne itp.,

-

budynków: ścian, sufitów, okien, podłóg,

-

przyborów i urządzeń biurowych,

-

rzeczy osobistych,

Generalnie budynek jak i wszystkie przedmioty znajdujące się wewnątrz mo-

gą zostać objęte praktyką 5S.

Organizowanie ruchu 5S można określić skrótem „PDCA”, od ang. PLAN -

zaplanuj, DO - zrób, CHECK - sprawdź, ACTION - zastosuj (tabela 2). Należy przy
tym przewidzieć następujące rodzaje działań [5]:

1. Grupowe przygotowanie ruchu 5S.
2. Wyznaczenie osób odpowiadających i promotorów.
3. Ustalenie kryteriów do oceny „skrzętnego gospodarowania.
4. Przydzielenie poszczególnym grupom odpowiedzialności ze określone obszary

prac.

5. Wybranie w grupie osoby odpowiedzialnej za dany obszar.
6. Włączenie w ruch całego kierownictwa.
7. Regularne ocenianie postępów.
8. Okresowe nagradzanie.
9. Ustalenie nowych standardów pracy w oparciu o osiągnięte pozytywne rezulta-

ty ruchu.

Tabela. 2. Organizowanie ruchu „5-S”

„PDCA”

(PLAN – zaplanuj, DO – zrób, CHECK – sprawdź, ACTION – zastosuj)

Rodzaje działań i ich żywotne punkty

PLAN

Przygotowanie ruchu 5-S

•

Przygotowuj go grupowo, a nie indywidualnie

•

Wyznacz osoby oceniające i promotorów

DO

Ustanowienie zasad ruchu

•

Ustal kryteria dla wyników skrzętnego gospodarowania

•

Przypisz każdej grupie odpowiedzialność za określony obszar prac

•

Każdemu obszarowi prac przypisz osobę z grupy odpowiedzialną za niego

CHECK

Wdrażanie

•

Włącz do tego całe kierownictwo

Ocena

•

Oceniaj postępy regularnie

•

Ustal kryteria oceny

Nagradzanie

•

Rozważ przyznanie nagród każdorazowo w okresie oceniania

•

Ustanów specjalną nagrodę roczną

ACTION

Ustanowienie nowych standardów pracy

•

W celu utrzymania schludnych warunków ustal standardy pracy w oparciu
o osiągnięte pozytywne rezultaty ruchu

Źródło: [4]

Przedstawiona powyżej lista działań nie wyczerpuje wszystkich zagadnień

związanych z wprowadzeniem praktyk 5S. Ich realizacja przy stale wzrastającym
zaangażowaniu pracowników doprowadzi w końcu do poprawy zdyscyplinowania
personelu i wzrostu jego zadowolenia. Wtedy głównym zadaniem kadry kierowni-
czej i nadzoru będzie nie tylko utrzymanie tego, co zostało zrobione, ale i przejście
do permanentnego doskonalenia stanowisk pracy i warunków socjalnych. W przy-
szłości należy czuwać by praktykami 5S objąć kolejne zakłady czy wydziały. Dzia-
łania te traktuje się jako podstawowy krok na drodze do uzyskania certyfikatów jako-
ś

ci (np. ISO 9001 lub 9002) [1].

Wnioski

„5-S” wydaje się z pozoru bardzo prostą metodą i być może z tego właśnie

powodu istnieje w przemyśle silna tendencja do lekceważenia jej wagi. Każdy może
powiedzieć, że ją zna. Jednak co innego wiedzieć a co innego - robić. Utrzymywanie
miejsca pracy stale w schludności i porządku wymaga wiele wysiłku. Dbanie o po-
rządek to nie tylko zajęcie sprzątaczek. Odpowiedzialni są za to wszyscy pracownicy
przedsiębiorstwa, włączając w to prezesa.

Zazwyczaj ludzie interpretują skrzętne gospodarowanie jako czyszczenie.

Tymczasem 5-S jest jednym z najważniejszych elementów dobrego zarządzania. Są
to podstawowe działania na rzecz ulepszania pracy, zapewniające odpowiednią ja-
kość produktów, niskie koszty wytwarzania, właściwą dostawę wyrobów gotowych
oraz bezpieczeństwo. Ponadto czyste i schludne stanowiska pracy dają firmie dobrą
reputację.

„Skrzętne gospodarowanie” postrzega się jako drugorzędną pracę

w organizacji. Wolimy myśleć że gospodarowanie nie wchodzi w zakres naszej od-
powiedzialności oraz, że jesteśmy zbyt zajęci aby zawracać sobie głowę takimi pra-
cami, które – jak wierzymy – mogą być powierzone osobie odpowiedzialnej za czy-
stość.

Toteż jeśli ktoś przekonuje o potrzebie kampanii gospodarności, inni zwykle

odpowiadają: „Cóż to? Czy wszyscy musimy zajmować się robieniem porządków?
To nonsens! Lepiej zapomnij o takich dziecinnych pomysłach”. Jeszcze inni mogą
odpowiedzieć: „Czyszczenie nie jest moim zajęciem. To zadanie sprzątaczek. Nie
będę uczestniczył w tak absurdalnej i śmiesznej kampanii”. Być może ktoś mógłby
rzec: „Zawsze czyszczę moje biurko i jego otoczenie. Jeśli wszyscy podążą moim
przykładem, nie będzie potrzeby urządzania takiej kampanii. Wystarczy wydać dys-
cyplinujące zarządzenie aby wszyscy pracownicy oczyścili swoje stanowiska pracy,
nie trzeba organizować kampanii”.

Tymczasem, jak wskazują badania [6], gospodarna zapobiegliwość w sposób

bezpośredni wiąże się z podnoszeniem produktywności. W praktyce dowiedziono, że
jeśli odnosimy sukces w dobrym gospodarowaniu, możemy spodziewać się wzrostu
produktywności nawet o 30%. Na taki wzrost składa się na przykład poprawa jako-
ś

ci, którą łatwiej uzyskać w czystszej przestrzeni; redukcja kosztów będąca wyni-

kiem bardziej sprawnej pracy, gdy ma się pod ręką wszystkie narzędzia i materiały
ułożone w należytym porządku na swoim miejscu; dostawa na czas i w wymaganej
ilości jako rezultat dobrze zorganizowanej operacji w czystych warunkach. To
wszystko przyciągnie więcej klientów i w ten sposób umożliwi wytworzenie większe
liczby produktów po niższych kosztach. Niewątpliwie, więc metodę 5S należy trak-
tować poważnie.

Literatura
1. Kozieradzki W.: Sposób wprowadzania praktyk 5-S. Problemy Jakości, nr

3/1995.

2. Modliński W.: 5S= Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Problemy Jakości, nr

4/1991.

3. Penc J.: „ Zarządzanie dla przyszłości. Twórcze kierowanie firmą” Wydawnic-

two Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1998.

4. Sato K.: Wprowadzenie do ruchu 5-S. Problemy Jakości, nr 3/1995.
5. Urbaniak M.: „Zarządzanie jakością. Teoria i praktyka”. Wydawnictwo Difin,

Warszawa 2004.

6. Pawlak W.R.: „O praktykach 5S ponownie”. Serwis informacyjny

www.umbrella.org.pl

7.

System

5S

–

Organizacja

miejsca

pracy.

Materiały

szkoleniowe,

www.progresja.com.pl