Magdalena Juszczak, Arkadiusz Gola

Naukowe Koło Zarządzania Przedsiębiorstwem, Katedra Organizacji Przedsiębiorstwa, Poli-technika Lubelska

„5-S” – śART CZY POWAśNA METODA?

Wstęp

„5-S” to ruch, który mimo swojej niepozornej nazwy jest kluczem do sukcesu

w poprawie produktywności. W praktyce oznacza „dbałość o porządek, skrzętne gospodarowanie”. 5-S jest jednym z najważniejszych elementów dobrego zarządzania. Reprezentuje podstawowe działania na rzecz ulepszenia pracy, zapewniające odpowiednią jakość produktów, niskie koszty wytwarzania, właściwą dostawę wyrobów gotowych oraz bezpieczeństwo. Ponadto czyste i schludne stanowiska pracy dają firmie dobrą reputację.

Charakterystyka „5-S”

Metoda „5-S” rozpoczyna każdy program usprawnień. Jest ona narzędziem

wspomagającym analizę procesów zachodzących na stanowisku pracy. Jej rezultatem

jest efektywna organizacja miejsca pracy, uproszczenie środowiska pracy, eliminacja strat związanych z brakami i awariami. Filozofia 5-S ma swoje korzenie w Japonii.

Nazwa „5-S” jest akronimem pięciu japońskich słów o następujących znaczeniach

[2]:

• Seiri (selekcja/sortowanie i pozbywanie się)

• Seiton (systematyczność/układanie w należytym porządku)

• Seiso (sprzątanie/czyszczenie)

• Seiketsu (standaryzacja/utrzymanie w porządku i schludności)

• Shitsuke (samodyscyplina/etyka w pracy)

Selekcja

Celem tego etapu jest:

1. Posortowanie przedmiotów na dwie grupy: tych potrzebnych i tych niepotrzebnych w pracy,

2. Posortowanie rzeczy potrzebnych na grupy zależne od rodzaju pracy,

3. Poukładanie rzeczy potrzebnych w sposób wygodny do użycia.

Jest wiele miejsc w fabryce lub w biurze, zajętych przez sterty przedmiotów

pomieszanych ze sobą i pozostawionych w nieporządku. Trzeba je poklasyfikować na „potrzebne” i „niepotrzebne”. Łatwo to powiedzieć, lecz trudniej zrobić. Przyczyną tej trudności jest nasze przekonanie, że nie możemy wyrzucić rozmaitych rzeczy

bo są jeszcze nowe i mogą się przydać w przyszłości.

Nie możemy wszystkiego wyrzucać na raz. Przed pozbyciem się rzeczy nie-

potrzebnych musimy rozstrzygnąć, które rzeczy są potrzebne, a które nie. Po posor-

towaniu rzeczy potrzebne powinno się poklasyfikować według przeznaczenia

i aktualności zastosowania. Co do rzeczy niepotrzebnych, również trzeba je poklasyfikować według miejsca, gdzie je umieścimy.

Wraz z postępami sortowania ujawnia się wiele pustych miejsc. Czyszcząc te

puste miejsca możemy znaleźć np. źródła wycieku – „nieszczelności”, którymi wy-dobywa się powietrze, woda, elektryczność, olej i opary [4].

Układanie w dobrym porzą dku

Kiedy zakończyliśmy etap pozbywania się, następnym krokiem jest sporzą-

dzenie planu pokazującego gdzie potrzebne rzeczy powinny być umieszczone oraz jak wiele ich powinno się składować we właściwym miejscu. Chodzi o taki porzą-

dek, w którym potrzebną rzecz można wziąć bez opóźnień. W ten sposób podnosi się

sprawność pracy.

Czyszczenie

Czyszczenie oznacza utrzymywanie miejsca pracy w stanie wolnym od zanie-

czyszczeń. Brzmi to na pozór bardzo niewinnie i sprawia wrażenie łatwego zadania,

gdyż zatrudniamy do tego przecież specjalny personel. Jednak trudniej wdrożyć tę praktykę jeśli próbujemy czyścić każdy zakątek i zakamarek w zakładzie. Prawdzi-wego czyszczenia nie da się pozostawić specjalnemu personelowi, np. sprzątaczkom.

Wszyscy ludzie w przedsiębiorstwie, łącznie z kierownictwem naczelnym powinni brać udział w czyszczeniu.

W systemie 5-S czyszczenie nie oznacza po prostu zamiatania lub mycia pod-

łóg. Chodzi o zapewnienie stanu, w którym zakład jest wolny od pyłu i brudu, co umożliwia łatwe zauważenie nienormalnych warunków, które mogłyby powstać.

Czyszczenie daje nam możliwość dobrego prewencyjnego utrzymania ruchu oraz poprawy bezpieczeństwa.

Utrzymywanie porzą dku i schludnoś ci

Oznacza to utrzymywanie stanowisk pracy w zakładzie w stanie wolnym od

pyłu i brudu. Nie łatwo jest tego przestrzegać. Musimy mieć nastawienie do utrzy-mywania wszystkiego w czystości. We właściwym sensie utrzymywanie porządku i

schludności nie jest jednorazową akcją. Wyraża raczej warunek bycia starannym.

Aby utrzymywać ten stan musimy przeprowadzić wpierw akcję czyszczenia.

Dlatego porządek i schludność są ze sobą związane. W czystych i schludnych warunkach ludzie mają poczucie, że pracują na jasnym i pogodnym stanowisku pracy,

co nadaje wartości ich pracy.

Samodyscyplina

Wprowadzenie koncepcji 5S wymaga od pracowników ścisłej samodyscypli-

ny związanej z wdrożeniem i przestrzeganiem zasad systematycznego sprzątania i selekcji. Prowadzi to do wzrostu świadomości personelu, a tym samym zmniejsze-nia liczby niezgodności (wyrobów i procesów), usprawnienia komunikacji we-

wnętrznej, a przez to do poprawy relacji międzyludzkich [4].

Jak więc widać „trzy pierwsze S" pokazują w jaki sposób zaprowadzić porzą-

dek na stanowisku. Określają system jakim będziemy się posługiwać. Dwa ostatnie

"S" podpowiadają jak ten system utrzymać i doskonalić. Wprowadzony porządek w krótkim czasie potrafi dać wymierne korzyści. Praca na stanowiskach staje się mniej męcząca dla pracownika i bardziej efektywna. Wzrasta wydajność, poprawia się i stabilizuje jakość. Odnotowuje się zmniejszenie usterkowości maszyn i urządzeń, a przez to następuje poprawa bezpieczeństwa i higieny pracy.

Praktyczna interpretacja poszczególnych elementów 5S została przedstawiona

w tabeli 1.

Tabela. 1. Praktyczna interpretacja elementów 5-S

„5S”

Definicja

Usprawnienie pracy

Zadania

Posortowanie rzeczy

• Zmniejszenie zapasów

na potrzebne i niepo-

• Lepsze wykorzystanie

Redukcja kosztów

trzebne. Usuniecie

powierzchni roboczej

Seiri

rzeczy niepotrzebnych,

• Zapobieganie zgubieniu

Usprawnienie

uwalniając stanowisko

przedmiotów

pracy

pracy od rzeczy prze-

• Stworzenie miejsc pracy

szkadzających

wolnych od brudu i pyłu

Właściwe ułożenie

• Skrócenie czasu poszuki-

wszystkich rzeczy

wanie rzeczy potrzebnych

Seiton

Poprawa jakości

potrzebnych do szyb-

• Poprawa bezpieczeństwa

kiego użytku

Wykorzenienie wszel-

• Utrzymanie i poprawa

kiego pyłu i brudu,

sprawności maszyn

Zmniejszenie

Seiso

usunięcie obcych

• Utrzymanie stanowiska

kłopotów z ma-

materiałów ze stanowi-

pracy czystego, łatwego

szynami

ska pracy

do sprawdzania

• Ulepszenie stanowiska

Lepsze bezpie-

Utrzymanie schlud-

pracy

czeństwo

Seiketsu

nych i czystych wa-

• Eliminacja przyczyn

i redukcja zanie-

runków

wypadków

czyszczeń służ-

bowych

• Zmniejszenie ilości pomy-

łek wynikających z nie-

uwagi

Przestrzeganie wszyst-

Shitsuke

• Postępowanie zgodne z

Wzrost morale

kich zasad pracy

decyzjami

• Poprawa stosunków mię-

dzyludzkich

Ź ródło: [4]

Wdrażanie 5S

Wprowadzenie praktyk 5S w organizacji nie wymaga dużych nakładów. Jest

to system prosty, łatwy do zrozumienia, a co za tym idzie dość szybko akceptowany

przez pracowników. Podjęcie 5S daje szanse na przyzwyczajenie pracowników do systematycznych działań w kierunku usprawnienia pracy. Na przykład upowszech-niając operacje „Just in Time”, najpierw trzeba wdrożyć praktyki 5S.

Z chwilą gdy firma zdecyduje się wprowadzić ruch 5S, nakłania się wszystkich pracowników i całe kierownictwo do podjęcia inicjatywy na rzecz porządku.

Dzięki temu mogą szybko przekonać się, że ich praca przynosi namacalne rezultaty.

A to w konsekwencji pozwala wdrożyć skutecznie kolejne reformy dotyczące utrzy-

mania czystych i schludnych stanowisk pracy.

Technika 5S najczęściej stosowana jest do:

-

przedmiotów podlegających obróbce, a więc materiałów zaopatrzeniowych,

półproduktów, produktów gotowych,

-

przedmiotów będących pozostałością podprocesową, takich jak: odrzuty, braki, wióry, nieużyte materiały itp.,

-

fizycznych środków produkcji: maszyn, obrabiarek, urządzeń transportowych,

narzędzi, przyrządów i uchwytów, skrzyni narzędziowych, stołów warsztato-

wych i pojemników na części,

-

materiałów czy przedmiotów szybko zużywalnych, jak: oleje smarujące, ciecze chłodzące, rękawice ochronne itp.,

-

budynków: ścian, sufitów, okien, podłóg,

-

przyborów i urządzeń biurowych,

-

rzeczy osobistych,

Generalnie budynek jak i wszystkie przedmioty znajdujące się wewnątrz mo-

gą zostać objęte praktyką 5S.

Organizowanie ruchu 5S można określić skrótem „PDCA”, od ang. PLAN -

zaplanuj, DO - zrób, CHECK - sprawdź, ACTION - zastosuj (tabela 2). Należy przy

tym przewidzieć następujące rodzaje działań [5]:

1. Grupowe przygotowanie ruchu 5S.

2. Wyznaczenie osób odpowiadających i promotorów.

3. Ustalenie kryteriów do oceny „skrzętnego gospodarowania.

4. Przydzielenie poszczególnym grupom odpowiedzialności ze określone obszary

prac.

5. Wybranie w grupie osoby odpowiedzialnej za dany obszar.

6. Włączenie w ruch całego kierownictwa.

7. Regularne ocenianie postępów.

8. Okresowe nagradzanie.

9. Ustalenie nowych standardów pracy w oparciu o osiągnięte pozytywne rezulta-

ty ruchu.

Tabela. 2. Organizowanie ruchu „5-S”

„PDCA”

(PLAN – zaplanuj, DO – zrób, CHECK – sprawdź , ACTION – zastosuj)

Rodzaje działań i ich żywotne punkty

PLAN

Przygotowanie ruchu 5-S

• Przygotowuj go grupowo, a nie indywidualnie

• Wyznacz osoby oceniające i promotorów

DO

Ustanowienie zasad ruchu

• Ustal kryteria dla wyników skrzętnego gospodarowania

• Przypisz każdej grupie odpowiedzialność za określony obszar prac

• Każdemu obszarowi prac przypisz osobę z grupy odpowiedzialną za niego

CHECK

Wdrażanie

• Włącz do tego całe kierownictwo

Ocena

• Oceniaj postępy regularnie

• Ustal kryteria oceny

Nagradzanie

• Rozważ przyznanie nagród każdorazowo w okresie oceniania

• Ustanów specjalną nagrodę roczną

ACTION

Ustanowienie nowych standardów pracy

• W celu utrzymania schludnych warunków ustal standardy pracy w oparciu

o osiągnięte pozytywne rezultaty ruchu

Ź ródło: [4]

Przedstawiona powyżej lista działań nie wyczerpuje wszystkich zagadnień związanych z wprowadzeniem praktyk 5S. Ich realizacja przy stale wzrastającym zaangażowaniu pracowników doprowadzi w końcu do poprawy zdyscyplinowania

personelu i wzrostu jego zadowolenia. Wtedy głównym zadaniem kadry kierowni-czej i nadzoru będzie nie tylko utrzymanie tego, co zostało zrobione, ale i przejście do permanentnego doskonalenia stanowisk pracy i warunków socjalnych. W przyszłości należy czuwać by praktykami 5S objąć kolejne zakłady czy wydziały. Dzia-

łania te traktuje się jako podstawowy krok na drodze do uzyskania certyfikatów jako-

ści (np. ISO 9001 lub 9002) [1].

Wnioski

„5-S” wydaje się z pozoru bardzo prostą metodą i być może z tego właśnie powodu istnieje w przemyśle silna tendencja do lekceważenia jej wagi. Każdy może

powiedzieć, że ją zna. Jednak co innego wiedzieć a co innego - robić. Utrzymywanie miejsca pracy stale w schludności i porządku wymaga wiele wysiłku. Dbanie o po-rządek to nie tylko zajęcie sprzątaczek. Odpowiedzialni są za to wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa, włączając w to prezesa.

Zazwyczaj ludzie interpretują skrzętne gospodarowanie jako czyszczenie.

Tymczasem 5-S jest jednym z najważniejszych elementów dobrego zarządzania. Są

to podstawowe działania na rzecz ulepszania pracy, zapewniające odpowiednią ja-kość produktów, niskie koszty wytwarzania, właściwą dostawę wyrobów gotowych oraz bezpieczeństwo. Ponadto czyste i schludne stanowiska pracy dają firmie dobrą reputację.

„Skrzętne gospodarowanie” postrzega się jako drugorzędną pracę

w organizacji. Wolimy myśleć że gospodarowanie nie wchodzi w zakres naszej od-

powiedzialności oraz, że jesteśmy zbyt zajęci aby zawracać sobie głowę takimi pra-

cami, które – jak wierzymy – mogą być powierzone osobie odpowiedzialnej za czy-

stość.

Toteż jeśli ktoś przekonuje o potrzebie kampanii gospodarności, inni zwykle

odpowiadają: „Cóż to? Czy wszyscy musimy zajmować się robieniem porządków?

To nonsens! Lepiej zapomnij o takich dziecinnych pomysłach”. Jeszcze inni mogą odpowiedzieć: „Czyszczenie nie jest moim zajęciem. To zadanie sprzątaczek. Nie będę uczestniczył w tak absurdalnej i śmiesznej kampanii”. Być może ktoś mógłby rzec: „Zawsze czyszczę moje biurko i jego otoczenie. Jeśli wszyscy podążą moim przykładem, nie będzie potrzeby urządzania takiej kampanii. Wystarczy wydać dys-cyplinujące zarządzenie aby wszyscy pracownicy oczyścili swoje stanowiska pracy,

nie trzeba organizować kampanii”.

Tymczasem, jak wskazują badania [6], gospodarna zapobiegliwość w sposób

bezpośredni wiąże się z podnoszeniem produktywności. W praktyce dowiedziono, że

jeśli odnosimy sukces w dobrym gospodarowaniu, możemy spodziewać się wzrostu

produktywności nawet o 30%. Na taki wzrost składa się na przykład poprawa jako-

ści, którą łatwiej uzyskać w czystszej przestrzeni; redukcja kosztów będąca wyni-kiem bardziej sprawnej pracy, gdy ma się pod ręką wszystkie narzędzia i materiały ułożone w należytym porządku na swoim miejscu; dostawa na czas i w wymaganej

ilości jako rezultat dobrze zorganizowanej operacji w czystych warunkach. To wszystko przyciągnie więcej klientów i w ten sposób umożliwi wytworzenie większe

liczby produktów po niższych kosztach. Niewątpliwie, więc metodę 5S należy trak-

tować poważnie.

Literatura

1. Kozieradzki W.: Sposób wprowadzania praktyk 5-S. Problemy Jakości, nr

3/1995.

2. Modliński W.: 5S= Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Problemy Jakości, nr 4/1991.

3. Penc J.: „ Zarządzanie dla przyszłości. Twórcze kierowanie firmą” Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1998.

4. Sato K.: Wprowadzenie do ruchu 5-S. Problemy Jakości, nr 3/1995.

5. Urbaniak M.: „Zarządzanie jakością. Teoria i praktyka”. Wydawnictwo Difin, Warszawa 2004.

6. Pawlak W.R.: „O praktykach 5S ponownie”. Serwis informacyjny

www.umbrella.org.pl

7. System 5S – Organizacja miejsca pracy. Materiały szkoleniowe,

www.progresja.com.pl