ROZLICZENIA
SKŁADKOWE
PROBLEMY PŁATNIKÓW
W PYTANIACH
I ODPOWIEDZIACH
ROZLICZENIA
SKŁADKOWE
PROBLEMY PŁATNIKÓW
W PYTANIACH
I ODPOWIEDZIACH
ZUS i Płace
2
ROZLICZENIA SKŁADKOWE
PROBLEMY PŁATNIKÓW W PYTANIACH I ODPOWIEDZIACH
Spis treści
Świadczenia wypłacane za okres choroby ................................................................ 3
Umowy zlecenia ............................................................................................. 4
Składki za osoby przebywające na urlopach wychowawczych ......................................... 5
Członkowie rad nadzorczych ............................................................................... 6
Podstawa wymiaru składek – z czym jeszcze mają problemy płatnicy ................................. 7
Autor
Bogdan Majkowski
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych
Konsultantacja
Elwira Wyrzykowska
ekspert w zakresie ubezpieczeń społecznych
Redakcja
Leszek Skupski
Korekta
Zespół
CBP 380 ISBN 978-83-269-0064-8
Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2010
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a,
www.wip.pl
tel. 0 22 518 29 29, faks 0 22 617 60 10
Praktyczny raport „Rozliczenia składkowe” chroniony jest prawem autorskim. Przedruk mate-
riałów opublikowanych w raporcie „Rozliczenia składkowe” – bez zgody wydawcy – jest zabro-
niony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Niniejszy raport został
przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji,
wiedzy i doświadczenia. Zaproponowane w raporcie „Rozliczenia składkowe” wskazówki, porady
i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może
wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być
traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych.
W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie
zawartych w raporcie „Rozliczenia składkowe” wskazówek, przykładów, informacji itp. do kon-
kretnych przypadków.
3
ROZLICZENIA SKŁADKOWE
PROBLEMY PŁATNIKÓW W PYTANIACH I ODPOWIEDZIACH
Prawidłowe naliczanie i rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne
należy do podstawowych obowiązków ich płatników. Wszelkie zaniedbania w tym zakresie skut-
kować mogą sankcjami ze strony ZUS, a także ewentualnymi roszczeniami ze strony ubezpieczonych.
Świadczenia wypłacane za okres choroby
Premia w stałej wysokości
Pytanie:
Zgodnie z regulaminem wynagradzania pracownikom biurowym przysługuje premia mie-
sięczna w kwocie uzależnionej od stanowiska zajmowanego przez daną osobę. Premia ta nie jest
zmniejszana za okres niezdolności do pracy z powodu choroby. Czy uwzględnić ją w podstawie wy-
miaru składek za miesiąc, w którym pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim?
Odpowiedź:
Nie, przy czym z podstawy składek może być wyłączona tylko część premii przysługu-
jąca za okres choroby.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w przypadku pracowników stanowi przy-
chód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu zatrud-
nienia w ramach stosunku pracy. W podstawie tej nie uwzględniamy wynagrodzeń za czas niezdolności
do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, zasiłków z ubezpieczenia
chorobowego i wypadkowego oraz świadczeń wyszczególnionych w rozporządzeniu składkowym.
Podobnie ustalana jest podstawa składek zdrowotnych, przy czym w tym wypadku nie wyłącza się
wynagrodzeń chorobowych.
Premie niewątpliwie należy uznać za przychód ze stosunku pracy, a więc generalnie podlegają one
oskładkowaniu. Tu jednak premie wypłacane są także za okresy niezdolności do pracy, a więc będzie
miało wobec nich zastosowanie wyłączenie wynikające z rozporządzenia składkowego. W rozporzą-
dzeniu znajduje się bowiem punkt mówiący o tym, że podstawy składek nie stanowią składniki wy-
nagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdol-
ności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego,
w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu – o ile są one wy-
płacane za okres pobierania jednego z wymienionych świadczeń chorobowych.
Trzeba przy tym pamiętać, że wyłączeniu z oskładkowania podlega tylko ta część danego składnika
wynagrodzeń, która wypłacana jest za okres choroby. Pozostała kwota wchodzi do podstawy skła-
dek na ogólnych zasadach.
PRZYKŁAD
Na podstawie regulaminu wynagradzania pracownikom przysługują premie miesięczne określone
w stałych kwotach uzależnionych od zajmowanego stanowiska. Premie te nie są więc zmniejszane za
okres choroby. W kwietniu dwoje pracowników przebywało na zwolnieniach lekarskich – jeden przez
9 dni, drugi zaś przez cały kwiecień. Pierwszej z tych osób przysługuje premia w kwocie 600 zł, a dru-
giej w kwocie 450 zł.
Z uwagi na to, że choroba drugiego z pracowników trwała cały miesiąc, cała wypłacona mu za kwie-
cień premia podlega wyłączeniu z podstawy składek. Natomiast w przypadku pierwszego z pracow-
ników wyłączeniu podlega tylko część premii przysługująca za okres choroby, tj. za 9 dni. W celu
ustalenia kwoty wolnej od składek pracodawca powinien przeprowadzić następujące działania: 600 zł
(pełna premia za kwiecień) : 30 (dni kwietnia) x 9 dni (choroby) = 180 zł. Pozostała kwota (420 zł)
powinna zostać oskładkowana.
4
ROZLICZENIA SKŁADKOWE
PROBLEMY PŁATNIKÓW W PYTANIACH I ODPOWIEDZIACH
Dlaczego dodatki stażowe podlegają składkom?
Pytanie:
Z uwagi na to, że dodatki stażowe wypłacamy pracownikom także za okres choroby nie nalicza-
liśmy od nich składek, co uznał ZUS za błąd w protokole pokontrolnym. Dlaczego, skoro rozporządzenie
składkowe wyłącza z podstawy składek świadczenia wypłacane pracownikom w okresie choroby?
Dodam, że składek nie naliczaliśmy tylko od części dodatku wypłaconego za dni niezdolności do pracy.
Odpowiedź:
Żeby dodatki te mogły być wyłączone z podstawy składek powinny być spełnione nastę-
pujące przesłanki:
•
pracownik musi zachowywać prawo do dodatku stażowego w okresie pobierania wynagrodzenia
chorobowego, zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego oraz świadczenia rehabi-
litacyjnego,
•
prawo to musi wynikać z przepisów płacowych obowiązujących u danego pracodawcy.
W przedstawionej sytuacji pierwszy warunek jest spełniony, natomiast najprawdopodobniej nie jest
spełniona przesłanka druga. Dodatek stażowy wypłacany jest za okres choroby, ale pracodawca nie
uregulował tej kwestii w obowiązujących u niego przepisach płacowych, np. regulaminie wynagra-
dzania. Dlatego też dodatek ten nie może korzystać z wspomnianego wyłączenia i powinien wejść
do podstawy wymiaru składek.
Umowy zlecenia
Pracownik młodociany wykonuje umowę zlecenia
Pytanie:
Z pracownikiem młodocianym zatrudnionym w naszej firmie podpisaliśmy umowę zlecenia.
Z tytułu zatrudnienia otrzymuje on wynagrodzenie w wysokości 162,18 zł, a z tytułu zlecenia będzie
otrzymywał 200 zł miesięcznie. Od jakiej podstawy powinniśmy w tej sytuacji naliczać składki?
Odpowiedź:
Składki powinny być liczone od sumy dochodów osiągniętych z obu umów.
Dla celów ubezpieczeń społecznych pracownicy młodociani traktowani są tak jak pozostali pracow-
nicy. Dlatego też w przedstawionej sytuacji zastosowanie będzie miał przepis ustawy systemowej
mówiący o tym, że w rozumieniu tej ustawy za pracownika uważa się także osobę wykonującą pracę
na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której
zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli
umowę taką zawarła z własnym pracodawcą lub w ramach takiej umowy wykonuje pracę na jego rzecz.
Oznacza to, że osoba, o której mowa w pytaniu, będzie podlegała ubezpieczeniom pracowniczym
z obu umów, mimo, że jedną z nich jest umowa zlecenie. Ustalając podstawę składek płatnik powinien
zsumować dochody z umowy o pracę i umowy zlecenia i rozliczyć naliczone składki w jednej pozycji
raportu
ZUS RCA składanym z kodem tytułu ubezpieczenia zaczynającym się od cyfr 01 20.
PRZYKŁAD
Z pracownikiem młodocianym otrzymującym wynagrodzenie w wysokości 162,18 zł podpisana została
umowa zlecenie, za wykonanie której będzie otrzymywał 200 zł miesięcznie. Z uwagi na to, że umowa
zlecenie została podpisana z własnym pracownikiem osoba ta będzie podlegała ubezpieczeniom pra-
cowniczym z obu umów, a podstawa składek wyniesie 362,18 zł (na ubezpieczenia społeczne)i 312,53 zł
(na ubezpieczenie zdrowotne). Ta ostatnia kwota wynika z następującego wyliczenia: 362,18 zł (pod-
stawa składek emerytalno-rentowych) – 49,65 zł (składki finansowane ze środków ubezpieczonego).
5
ROZLICZENIA SKŁADKOWE
PROBLEMY PŁATNIKÓW W PYTANIACH I ODPOWIEDZIACH
Czy niskie wynagrodzenia od małych zleceń należy oskładkować?
Pytanie:
Podpisaliśmy klika umów zleceń na kwoty sięgające od 100 do 150 zł miesięcznie z osobami
nieposiadającymi innych tytułów do ubezpieczeń. Czy od tak niskich sum też musimy odprowadzić
składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne?
Odpowiedź:
Tak. Zleceniobiorcy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowym,
wypadkowemu oraz zdrowotnemu. Ubezpieczenie chorobowe jest dla nich dobrowolne. Przypo-
mnijmy, że od 1 stycznia 2010 r. obowiązek ubezpieczenia wypadkowego nie jest uzależniony od
miejsca świadczenia pracy.
W tym wypadku odpłatność za wykonanie zlecenia określono kwotowo, a to oznacza, że podstawę
składek stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych
osiągany z tytułu tej umowy. Żaden przepis nie uzależnia konieczności oskładkowania umów zleceń
od wysokości wynagrodzenia przysługującego za ich wykonanie. Dlatego wspomniani w pytaniu zle-
ceniobiorcy powinni zostać zgłoszeni do poszczególnych ubezpieczeń, a od ich dochodów należy odpro-
wadzać składki, mimo, że dochody te są bardzo niskie.
Obowiązek ten nie wystąpiłby tylko wówczas, jeśli umowy zlecenia zostałyby podpisane z uczniami gimna-
zjów, szkół ponadgimnazjalnych lub ponadpodstawowych albo studentami, do ukończenia 26 roku życia.
Składki za osoby przebywające na urlopach wychowawczych
Urlop wychowawczy po macierzyńskim – jaka podstawa wymiaru składek?
Pytanie:
Po zakończeniu urlopu macierzyńskiego pracownica wystąpiła o udzielenie urlopu wycho-
wawczego. Od jakiej podstawy mam liczyć składki – 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodze-
nia, jak wynika z art. 18 ust. 5b ustawy systemowej, czy od wynagrodzenia minimalnego, jak z kolei
mówiono nam na szkoleniu?
Odpowiedź:
Składki na ubezpieczenia społeczne za osoby przebywające na urlopach wychowaw-
czych powinny być aktualnie liczone od wynagrodzenia minimalnego.
Rzeczywiście, art. 18 w ust. 5b ustawy systemowej mówi o tym, że podstawę wymiaru składek na
ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych stanowi
kwota odpowiadająca 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Przy
czym podstawa ta będzie obowiązywała dopiero od 1 stycznia 2012 r.
Przepisy przewidują bowiem
okres przejściowy, trwający od 1 stycznia 2009 r. do 31 grudnia 2011 r., w którym podstawę
składek za osoby korzystające z urlopu wychowawczego stanowi kwota wynagrodzenia mini-
malnego. Przypomnijmy, że w roku bieżącym jest to 1.317 zł.
Urlop wychowawczy tytułem do ubezpieczeń przez część miesiąca
Pytanie:
Pracownik korzystający z urlopu wychowawczego powiadomił nas, że przez 10 dni kwiet-
nia będzie wykonywał umowę zlecenie. Jak ustalić w tej sytuacji podstawę składek z tytułu urlopu?
Odpowiedź:
Podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych powinna zostać proporcjonalnie
zmniejszona, natomiast składkę zdrowotną należy naliczyć od pełnej podstawy.
6
ROZLICZENIA SKŁADKOWE
PROBLEMY PŁATNIKÓW W PYTANIACH I ODPOWIEDZIACH
Z uwagi na to, że pracownik ten będzie podlegał ubezpieczeniom emerytalno-rentowym z tytułu
przebywania na urlopie wychowawczym tylko przez część miesiąca, obowiązująca go podstawa skła-
dek za ten miesiąc powinna zostać proporcjonalnie zmniejszona. Zmniejszenia tego dokonujemy
dzieląc pełną podstawę składek przez liczbę dni kalendarzowych w danym miesiącu i mnożąc przez
liczbę dni podlegania ubezpieczeniu.
Zasada ta nie dotyczy składek na ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ są one niepodzielne. Przypo-
mnijmy, że podstawę składek zdrowotnych stanowi tu kwota odpowiadająca wysokości świadczenia
pielęgnacyjnego. Od 1 listopada 2009 r. jest to 520 zł.
PRZYKŁAD
Pracownik przebywający na urlopie wychowawczym złożył pracodawcy oświadczenie, że przez
10 dni czerwca będzie wykonywał umowę zlecenia. W tej sytuacji pracodawca powinien zmniejszyć
podstawę składek emerytalno-rentowych za czerwiec. Składki te powinny być naliczone od kwoty
878 zł. Wynika ona z następującego wyliczenia: 1.317 zł (podstawa składek za pełny miesiąc) : 30
(dni czerwca) x 20 dni (podlegania ubezpieczeniom w czerwcu). Natomiast składka na ubezpiecze-
nie zdrowotne musi być naliczona od pełnej podstawy, tj. od kwoty 520 zł.
Członkowie rad nadzorczych
Zwrot kosztów dojazdu na posiedzenie rady
Pytanie:
Członkom rady nadzorczej naszej spółdzielni zwracane są koszty dojazdu na posiedzenia
rady. Czy od świadczeń tych należy odprowadzać składki na ubezpieczenie zdrowotne?
Odpowiedź:
Tak. Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne w przypadku członków rad
nadzorczych posiadających miejsce zamieszkania na terytorium RP stanowi kwota przychodu w rozumie-
niu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych otrzymywanego z tytułu pełnionej funkcji.
W myśl ustawy podatkowej tego rodzaju przychody uznawane są za przychody z tytułu działalności
wykonywanej osobiście. Zaliczamy do nich otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika – tu
członka rady nadzorczej – pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w natu-
rze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Oznacza to, że oskładkowaniu powinny podlegać praktycznie wszystkie świadczenia, które ubezpie-
czony, będący członkiem rady nadzorczej, otrzymuje z tytułu pełnienia tej funkcji, w tym zwrot kosz-
tów dojazdu na posiedzenia rady.
Pracownik – członkiem rady nadzorczej
Pytanie:
Pracownik został powołany do pełnienia funkcji członka naszej rady nadzorczej. Z tego tytułu
będzie otrzymywał wynagrodzenie w kwocie 1.500 zł. Czy wynagrodzenie to powinniśmy dodać do
wynagrodzenia za pracę i łącznie oskładkować?
Odpowiedź:
Nie. Osoba ta będzie podlegała ubezpieczeniom z dwóch różnych tytułów:
•
po pierwsze – z tytułu pozostawania w stosunku pracy, gdzie obowiązkowe będą dla niej wszyst-
kie rodzaje ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenie zdrowotne,
•
po drugie – z tytułu bycia członkiem rady nadzorczej, z którego podlegać będzie tylko ubezpie-
czeniu zdrowotnemu.
7
ROZLICZENIA SKŁADKOWE
PROBLEMY PŁATNIKÓW W PYTANIACH I ODPOWIEDZIACH
W przypadku pracowników podstawę składek stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy
podatkowej osiągany z tytułu pozostawania w stosunku pracy, z uwzględnieniem określonych wyłą-
czeń. Natomiast składka zdrowotna za członków rad nadzorczych płacona jest od wszystkich świad-
czeń otrzymywanych z racji pełnienia tej funkcji.
Dlatego też nie można łączyć dochodów otrzymywanych z obu wymienionych źródeł i wspólnie ich
oskładkowywać.
Podstawa wymiaru składek – z czym jeszcze mają problemy
płatnicy
Zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia
Pytanie:
Na wniosek pracownika wypłaciliśmy mu w maju wynagrodzenie za ten miesiąc oraz zaliczkę
na poczet wynagrodzenia za czerwiec. Czy zaliczkę tę powinniśmy oskładkować teraz, czy po wypła-
cie reszty wynagrodzenia za czerwiec?
Odpowiedź:
Zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia powinna być oskładkowana w miesiącu,
w którym dokonano jej wypłaty.
Podstawę wymiaru składek pracowniczych stanowi przychód w rozumieniu przepisów podatkowych
osiągany z tytułu pozostawania w stosunku pracy. Przychodem tym niewątpliwie jest także zaliczkowa
wypłata przyszłego wynagrodzenia.
Z uwagi na to, że w raportach miesięcznych rozliczane są składki od wszystkich dokonanych lub po-
stawionych do dyspozycji pracownika wypłat – od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalenda-
rzowego, którego dany raport dotyczy, wspomniana zaliczka powinna wejść do podstawy wymiaru
składek w miesiącu, w którym ją wypłacono.
Wynagrodzenie zasądzone przez sąd
Pytanie:
Pracownik wygrał sprawę w sądzie i musimy wypłacić mu wynagrodzenie za godziny nad-
liczbowe przepracowane w roku ubiegłym wraz z odsetkami. Czy od wypłaconej kwoty powinniśmy
naliczyć składki?
Odpowiedź:
Tak, przy czym obowiązek ten dotyczy tylko wypłaconego pracownikowi wyrównania
wynagrodzenia za nadgodziny.
Jak już kilkakrotnie wspominaliśmy, podstawę wymiaru składek za pracowników stanowi przychód
osiągany ze stosunku pracy. Zaliczamy do niego także wynagrodzenie za nadgodziny. Wynagrodze-
nie za godziny nadliczbowe nie jest wyszczególnione w wykazie zwolnień zamieszczonym w rozpo-
rządzeniu składkowym. Dlatego też wypłacone pracownikowi wyrównanie tego rodzaju wynagro-
dzenia należy uwzględnić w podstawie składek za miesiąc, w którym dokonano wypłaty.
Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS nie ma podstaw do naliczania składek na ubezpieczenia społeczne
i ubezpieczenie zdrowotne od odsetek za nieterminową wypłatę wynagrodzeń. Mimo, że wystę-
puje pewien związek między tymi odsetkami, a zatrudnieniem w ramach stosunku pracy.
UWAGA!
8
ROZLICZENIA SKŁADKOWE
PROBLEMY PŁATNIKÓW W PYTANIACH I ODPOWIEDZIACH
Podstawowe akty prawne
•
ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r.
nr 205, poz. 1585 ze zm.),
•
ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicz-
nych (tekst jedn.: Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.),
•
ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656),
•
ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010,
nr 51, poz. 307 ze zm.),
•
ustawa z 6 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.
nr 237, poz. 1654),
•
rozporządzenie Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu po-
stępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubez-
pieczeń Społecznych (Dz.U. nr 78, poz. 465 ze zm.),
•
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia
wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych rapor-
tów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji
rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych
warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444),
•
rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów uży-
wania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących
własnością pracodawcy,
•
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz
warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej
lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju
(Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.).
Przynajmniej raz na miesiąc wchodzą w życie kolejne zmiany
w ubezpieczeniach społecznych!
Ile czasu zajmuje Ci ich śledzenie? Jak radzisz sobie, gdy nie jesteś pewien interpretacji
– pytasz znajomych o radę, wertujesz prasę czy dzwonisz do ZUS z pytaniem, jakie są
wyjątki w sposobie rozliczania i zaokrąglania składek?
Czy chciałbyś raz na zawsze porzucić te wszystkie czasochłonne czynności?
12 stron skondensowanej informacji fachowej o bieżących sprawach i jedno duże opra-
cowanie aktualnego, trudnego tematu, idealnie zaspokoi Twoje potrzeby.
Odbierz swój pierwszy bezpłatny numer! Sprawdź szczegóły na stronie