Logistyka - nauka
Logistyka 6/2013
999
dr Sławomir Skiba
Akademia Morska w Gdyni
Analiza ograniczeń i możliwości związanych z ewidencją kosztów logistyki
Wstęp
Zaproponowanie rachunku kosztów ukierunkowanego na uzyskanie informacji
kosztowej z obszaru aktywności logistycznej przedsiębiorstwa, który z jednej strony
spełniałby wymogi wynikające z regulacji ustawowych w zakresie ewidencji i rozliczania
kosztów, a z drugiej strony realizował cele stawiane przed nim przez użytkowników
informacji z zakresu działalności logistycznej, nie należy do zadań prostych
i jednoznacznych. Trudności pojawiają się już w kwestii pojęciowego rozumienia istoty
rachunku kosztów logistyki. Definicja rachunku kosztów logistyki umożliwiająca
zrozumienie istoty problemu powinna być stosunkowo prosta i jednoznaczna. Próba zawarcia
w definicji wszystkich czynności związanych z realizacją działań logistycznych generujących
koszty logistyki jest z góry zdana na niepowodzenie, gdyż zakres jaki obejmuje aktywność
logistyczna podmiotów gospodarczych ulega ciągłym, ewolucyjnym zmianom i prowadzi do
stawiania słusznego zarzutu niekompletności takiego sposobu definiowania rachunku kosztów
logistyki.
1. Rachunek kosztów logistyki
Koszty logistyki jest pojęciem pierwotnym w stosunku do rachunku koszów logistyki
i dlatego powinien być w pierwszej kolejności szczegółowo i dokładnie wyjaśniony.
Natomiast próba przedstawienia sensu rachunku kosztów logistyki powinna zawierać
wyłącznie jego istotę, bez dodatkowego wskazywania na zakres czynności logistycznych,
dlatego też dla potrzeb niniejszego opracowania zaproponowano definicję zbudowaną
w oparciu o formułę opracowaną przez V. Skrodzką. Rachunek kosztów logistyki jest zatem
rozumiany jako system umożliwiający ustalenie wysokości kosztów ponoszonych w związku
z realizacją procesów logistycznych w danej jednostce czasu.
J. Twaróg
1
podaje dwie podstawowe zasady, które powinny przyświecać prawidłowo
zorganizowanemu modelowi rachunku kosztów logistyki:
1
Twaróg J., Koszty logistyki przedsiębiorstw, ILIM, Poznań 2003, s. 21.
Logistyka - nauka
Logistyka 6/2013
1000
−
system rachunku kosztów powinien odzwierciedlać przepływy materiałów, co oznacza,
ż
e powinien być zdolny do identyfikowania kosztów, jakie towarzyszą obsłudze klienta,
−
system powinien umożliwić wyodrębnienie kosztów i dokonywanie analizy
przychodów według typów klientów i segmentów rynku lub kanałów dystrybucji.
Zaproponowane zasady powstały na kanwie analizy słabości tradycyjnych rachunków
kosztów. Problem ten wynika ze znacznego wzrostu kosztów ogólnych gospodarowania
i związanymi z tą kwestią trudnościami z przypisaniem wspomnianej kategorii kosztów do
nośników kosztów.
Aby możliwe było osiągnięcie celów stawianych rachunkowi kosztów logistyki, musi
być prowadzony w wielu formach i przekrojach. Formy rachunku kosztów logistyki
uzależnione są od wymogów i potrzeb praktyki gospodarczej w zakresie pozyskiwania
informacji niezbędnej do przeprowadzenia właściwej oceny oraz do podejmowania
racjonalnych decyzji ekonomicznych. Różnorodność celów stawianych przed rachunkiem
kosztów logistyki przyczyniła się do wykształcenia się form i przekrojów rachunków
kosztów
2
.
Problem tkwi w doborze odpowiedniego rachunku kosztów. Teoria i praktyka
gospodarcza nie wypracowały dotychczas jednego, uniwersalnego rozwiązania, które
spełniałoby wszystkie wymagania stawiane przed rachunkiem kosztów. Na przeszkodzie,
w dużym stopniu, stoi duża różnorodność podmiotów gospodarowania i związane z tym
odmienne podejście do konkretnych kosztów logistyki, sposobów ich ujmowania,
kalkulowania i ich analizy. Wszelkie analizy kosztów logistyki mają szanse spełnić swoją rolę
pod warunkiem, że w tworzeniu rachunku kosztów zostaną zastosowane odpowiednie normy
odnoszące się do ewidencji i grupowania kosztów. Tylko szczegółowa znajomość przyczyn
powstania oraz wzajemnych relacji i proporcji poszczególnych składników kosztów, może
umożliwić faktyczne wykorzystanie rachunku kosztów do racjonalizacji procesów
logistycznych.
Praktyka gospodarcza w znaczącym stopniu przyczyniła się do wyróżnienia następujących
możliwości kształtowania rachunku kosztów logistyki
3
:
−
częściowe rozszerzenie stosowanego rachunku kosztów, który w swojej ogólnej
strukturze pozostaje niezmieniony. W tym przypadku kształtowanie rachunku koszów
2
szerzej na temat form i przekrojów rachunków kosztów logistyki: Blaik P., Logistyka, koncepcje
zintegrowanego zarządzania , PWE, Warszawa 2010.
3
Nowak E., Piechota R., Wierzbiński M., Rachunek kosztów w zarządzaniu przedsiębiorstwem, PWE, Warszawa
2004, s. 208-210.
Logistyka - nauka
Logistyka 6/2013
1001
logistyki wiąże się z ewidencją rodzajów kosztów z większym zróżnicowaniem oraz
ulepszoną ewidencją kosztów wewnętrznych usług logistycznych. Wprowadzenie tego
rozwiązania nie powoduje ponoszenia znaczących wydatków i nakładu pracy, jednakże
wadą jego jest to, iż może być stosowane gdy działalność logistyczna ma ograniczone
znaczenie,
−
okazjonalne uzupełnianie rachunku kosztów przez zorientowany na logistykę rachunek
specjalny. Przy tym sposobie prowadzenia rachunku kosztów logistyki, dodane są, jako
uzupełnienie do pierwszego sposobu, standardowo niewystępujące koszty usług
logistycznych. Poprawa istniejącego rachunku kosztów dokonywana jest poprzez
rozszerzenie zakresu kosztów rodzajowych, miejsc powstawania kosztów logistycznych
oraz nośników kosztów,
−
rozszerzenie istniejącego rachunku kosztów o bieżący, dodatkowy system rozliczeń
zorientowany na logistykę. W tym rozwiązaniu mamy do czynienia z takim
udoskonaleniem klasycznego rachunku kosztów, który z jednej strony skupiony jest na
realizacji potrzeb informacyjnych obszaru wytwarzania, z drugiej zaś strony daje
możliwość spełnienia zapotrzebowania informacyjnego logistyki. W tym przypadku,
szczególnie ważną rolę odgrywają narzędzia informatyczne.
Wdrożenie rachunku kosztów logistyki nie jest kwestią prostą, gdyż może napotkać na
swej drodze opory. Główne przyczyny niepowodzeń we wdrażaniu rachunku kosztów
logistyki są na ogół następujące:
−
program wdrażania rachunku kosztów jest mało zrozumiały,
−
program
wprowadzania
rachunku
kosztów
logistyki
jest
nieodpowiednio
skonstruowany,
−
brak zrozumienia wśród pracowników idei rachunku kosztów.
Procesowi tworzenia i stosowania rachunku kosztów logistyki towarzyszy zazwyczaj więcej
trudności niż udogodnień. Skutkuje to sytuacją, iż pokładane nadzieje związane z jego
wprowadzeniem należy uznać za niespełnione. Zdaniem autora, do podstawowych źródeł
ograniczających przydatność stosowania rachunku kosztów logistyki w praktyce gospodarczej
należą:
−
czynnik ludzki,
−
regulacje prawne,
−
uwarunkowania techniczne,
−
uwarunkowania finansowe,
Logistyka - nauka
Logistyka 6/2013
1002
−
uwarunkowania organizacyjne.
Analizując ograniczenia determinujące poziom przydatności rachunku kosztów logistyki,
na uwagę zasługują przede wszystkim dwie kwestie, a mianowicie ograniczenia ze strony
czynnika ludzkiego oraz ograniczenia typowo organizacyjne. W przypadku czynnika
ludzkiego, nie ma znaczenia, czy dotyczy to szeregowych pracowników, czy kadry
zarządzającej. Wszystko rozstrzyga się w kwestii podejścia pracowników do swych
obowiązków. Bardzo istotnym problemem wydaje się również odpowiednia motywacja, bez
której trudno jest wymusić określone działania i niezbędny stopień zaangażowania w kwestii
ewidencji, a potem analizy kosztów logistyki. Również wspomniane wcześniej ograniczenia
organizacyjne, rzutują na efektywność stosowanego rachunku kosztów logistyki. W tym
obszarze szczególnie widoczny jest brak precyzyjnie nakreślonych obowiązków i
odpowiedzialności w zakresie ewidencji oraz uwydatnia się brak nadania odpowiedniej rangi
i znaczenia analizom kosztów logistyki. Pozostałe źródła ograniczeń nie wpływają w
decydujący sposób na ewentualne umniejszenie możliwości i celowości analiz kosztów na
bazie danych dostarczanych przez rachunek kosztów, poszerzony o ewidencję kosztów
z zakresu logistyki.
Regulacje prawne z zakresu rachunkowości nie zezwalają na możliwość
bezpośredniego uwzględnienia kosztów logistyki w obligatoryjnym układzie rachunku
kosztów i sprawozdaniach finansowych, aczkolwiek nie ograniczają możliwości rozbudowy
i podnoszenia poziomu skomplikowania stosowanego rachunku kosztów poprzez rozwiązania
analityczne.
Możliwości techniczne stosowanych programów finansowo-księgowych, również nie
stanowią bariery na drodze do ewidencjonowania i prezentowania danych o kosztach
logistyki przedsiębiorstw. Wdrożenie w praktykę koncepcji rachunku kosztów logistyki
wymaga najczęściej jedynie podjęcie działań mających na celu dodanie odpowiednich kont
analitycznych do tradycyjnego układu kont.
Ze względu na niewielkie koszty oprogramowania wykorzystywanego do ewidencji
i analizy kosztów logistyki, uwarunkowania finansowe również nie mają wpływu na
skuteczność funkcjonowania i przydatność rachunku kosztów w przedsiębiorstwie. Wzrost
kosztów prowadzonej działalności zaistniały w związku z wdrożeniem ewidencji i
sprawozdawczości kosztów logistyki, może z kolei nastąpić w związku z wysokimi
nakładami na pozyskanie informacji o kosztach logistyki.
Mimo wymienionych zagrożeń racjonalnie stosowany rachunek kosztów logistyki
może być uznany za podstawowe narzędzie wspomagające gospodarowanie. Należy przy tym
Logistyka - nauka
Logistyka 6/2013
1003
zwrócić uwagę na fakt, iż rozwiązania proponowane przez teorię przedmiotu, bywa że
znacznie różnią się od rozwiązań wypracowanych przez praktykę gospodarczą. Wynika to
zazwyczaj z faktu, iż rozwiązania teoretyczne są zbyt rozbudowane i ciężko jest je przełożyć
na obligatoryjny układ ewidencji.
2. Metody ewidencji kosztów logistyki
Literatura przedmiotu i praktyka gospodarcza przyczyniły się do wypracowania trzech
następujących metod ewidencji kosztów logistyki
4
:
−
szybka, jednorazowa diagnoza,
−
systematyczna, pełna ewidencja,
−
wyrywkowa rejestracja kosztów.
Szybka, jednorazowa diagnoza, nie polega na ewidencjonowaniu kosztów, w tym
przypadku kosztów logistyki, lecz na określaniu ich poziomu w ramach ogółu ponoszonych
kosztów, przy pomocy metod szacunkowych. Te szacunki mają dać odpowiedź na pytanie,
jaki jest poziom, lub ile wynoszą koszty ogółem, bądź jednego z jej podsystemów,
w badanym okresie. Jak każde działanie polegające jedynie na szacowaniu, tak również
i w tym przypadku, rezultaty tej metody obarczone są dużym marginesem błędu. Kolejną
wadą tego sposobu rejestracji kosztów (chociaż trudno jest mówić w tym przypadku
o rzeczywistej rejestracji kosztów w księgowym rozumieniu), jest możliwość wypaczenia
wyniku szacunków na skutek oddziaływania części czynników w czasie przeprowadzania
diagnozy. W pewnych sytuacjach, na niekorzyść tej metody, może wpłynąć również
subiektywność percepcji osoby przeprowadzającej szacunki. Z kolei do zalet metody, z całą
pewnością, można zaliczyć krótki czas jej przeprowadzania oraz niski koszt wykonania
diagnozy.
Przeciwieństwem szybkiej, jednorazowej diagnozy, jest systematyczna, pełna
ewidencja. Polega ona na wyodrębnianiu z grona wszystkich kosztów poniesionych w danym
okresie, jedynie tych elementów składowych, które przyjmowane są przez dany podmiot
gospodarczy za koszty logistyki. Aby możliwe było prowadzenie ewidencji zgodnie
z omawianą metodą, niezbędne jest precyzyjne określenie, które z kosztów uznawane są za
koszty działalności logistycznej. Wśród kolejnych kwestii, wymagających rozstrzygnięcia,
jest dokonanie podziału klasyfikującego koszty logistyki, aby sprostać wymogom
informacyjnym rachunku kosztów oraz określenie konkretnych rozwiązań technicznych
4
Skrodzka V., Robert M., Rachunek kosztów logistyki, Akademia Morska w Gdyni, Gdynia 2010, s. 26.
Logistyka - nauka
Logistyka 6/2013
1004
umożliwiających ewidencję kosztów logistyki. Metoda ta jest z całą pewnością bardziej
skomplikowana i kosztowna od jednorazowej diagnozy, ale korzyści z niej płynące zazwyczaj
rekompensują wymienione ograniczenia. Do pozytywnych stron pełnej ewidencji można
zaliczyć możliwość:
−
uzyskania danych o kosztach logistyki w przyjętych przekrojach je klasyfikujących,
−
ś
ledzenia bieżących informacji o kosztach logistyki,
−
natychmiastowej reakcji w sytuacji wystąpienia niepożądanych zjawisk w obrębie
kosztów działalności logistycznej.
Trzecia z metod ewidencji kosztów logistyki, to wyrywkowa rejestracja kosztów,
w ramach której podziałowi podlega ogół kosztów logistyki na dwie grupy. Koszty pierwszej
grupy są ewidencjonowane na zasadzie pełnej ewidencji, natomiast w stosunku do drugiej ma
zastosowanie jednorazowa diagnoza. Zdarza się, że podmioty gospodarcze całkowicie
rezygnują z ewidencji kosztów przy zastosowaniu jednorazowej diagnozy i prowadzą jedynie
pełną ewidencję w ramach wybranego bądź wybranych obszarów działalności logistycznej.
Metoda ta stosowana jest w przypadku chęci skupienia uwagi wyłącznie na obszarze, który
wydaje się być strategicznym z punktu widzenia wysokości ponoszonych kosztów logistyki
i ich ewentualnych możliwościach redukcji. Wadą wyrywkowej rejestracji kosztów logistyki
jest ograniczony zakres danych do obszarów objętych ewidencją, co może skutkować
nieracjonalnymi decyzjami w stosunku do globalnych kosztów logistyki.
Z kolei mając na uwadze techniczne sposoby rejestracji kosztów logistyki, możliwe
jest zastosowanie jednego z trzech rozwiązań. Pierwsze z nich polega na ewidencji ręcznej,
czyli bez pomocy odpowiednich programów informatycznych. Z uwagi na archaiczność tej
metody, powodowanej zbyt dużym nakładem pracy aby z niej korzystać oraz zasadniczo
ograniczonymi możliwościami dalszego wykorzystania, zostaje ona odrzucona jako
przedmiot analiz. Podobna decyzja została podjęta w stosunku do drugiego rozwiązania,
a mianowicie do ewidencji przy wykorzystaniu dodatkowych programów, funkcjonujących
poza podstawowym programem finansowo-księgowym, za pomocą którego ewidencjonowane
są wszystkie operacje gospodarcze związane z gospodarowaniem. Wadą w tym przypadku
jest konieczność ewidencji przy korzystaniu z pomocy dwóch różnych programów
informatycznych. Takie rozwiązanie sprzyja generowaniu błędów, sprowadzających się
przede wszystkim do pomijania ewidencji kosztów logistyki i skupianiu się wyłącznie na
ewidencji dla celów podatkowych. Trzeci sposób, wydający się być optymalnym z uwagi na
najmniejszy nakład pracy niezbędny do jego stosowania, polega na ewidencji kosztów
Logistyka - nauka
Logistyka 6/2013
1005
logistyki
za
pomocą
typowych
programów
finansowo-księgowych,
odpowiednio
dostosowanych pod względem dodatkowych wymagań informacyjnych.
Zatem pełna ewidencja kosztów logistyki związana jest z rejestracją operacji
gospodarczych obejmujących tą kategorię kosztów na odpowiednich kontach księgowych.
Ewidencja może być prowadzona na kontach wynikowych oraz pozabilansowych. W głównej
jednak mierze ewidencja kosztów prowadzona jest na kontach wynikowych, które poddawane
są odpowiedniej modyfikacji. Zmiana ta polega na wprowadzeniu do kont wynikowych
kolejnych kont analitycznych, aby uszczegółowić informację i wydobyć z zapisów na kontach
tę część kosztu, która rzeczywiście ma związek z prowadzoną działalnością logistyczną.
Mając na względzie szeroki zakres operacji gospodarczych obejmujących swym spektrum
koszty logistyki, operacje tego typu zazwyczaj ewidencjonowane są na kanwie układu
kalkulacyjnego. Proponowane rozwiązania z układem kalkulacyjnym mają wiele zalet, ale
podstawową wadą tych metod jest fakt, iż mogą być stosowane w podmiotach
ewidencjonujących koszty w układzie kalkulacyjnym, gdzie większość jednostek
gospodarczych, ewidencjonuje koszty operacyjne w układzie prostym.
Podsumowanie
Podstawowym narzędziem umożliwiającym uzyskanie informacji o wysokości
ponoszonych kosztów działalności logistycznej przez podmiot gospodarczy, jest rachunek
kosztów logistyki. Zaproponowanie konstrukcji rachunku, który spełniałby stawiane przed
nim cele, nie należy do zadań prostych i jednoznacznych. W artykule zostały przedstawione, z
jednej strony, ograniczenia związane z ewidencją kosztów logistyki, jak również możliwości
jakie stwarzają poszczególne techniki ewidencji wspominanej kategorii kosztów.
The analysis of constraints and opportunities related to the accountancy of
logistics costs.
Summary
The article presents the essence and importance of cost accounting used in business entities
characterized by a well-developed logistics activities. There is also included an invented
proposal understanding an account of logistics costs as a primary tool for documenting and
presenting cost information of logistics activities carried by economic entities. The article
characterizes limitations related to the logistics cost accountancy. Author, as the key
Logistyka - nauka
Logistyka 6/2013
1006
constraints identified: labor, legislation, technical conditions, financial and organizational
reasons. The article presents also opportunities related to methods of logistics cost
accountancy.
Literatura
1.
Blaik P., Logistyka, koncepcje zintegrowanego zarządzania , PWE, Warszawa 2010.
2.
Nowak E., Piechota R., Wierzbiński M., Rachunek kosztów w zarządzaniu
przedsiębiorstwem, PWE, Warszawa 2004.
3.
Skrodzka V., Robert M., Rachunek kosztów logistyki, Akademia Morska w Gdyni,
Gdynia 2010.
4.
Twaróg J., Koszty logistyki przedsiębiorstw, ILIM, Poznań 2003.