UOM65

ISBN 978-83-269-4068-2

WAKACJE W FIRMIE

R O Z L I C Z A N I E W Y D A T K Ó W

O D S T R O N Y V A T , P I T / C I T I U O R

WAKACJE
W FIRMIE

ROZLICZANIE WYDATKÓW OD STRONY

VAT, PIT/CIT I UOR

Kup książkę

Redaktor

Rafał Kuciński

Autorzy

Mariusz Olech

Katarzyna Trzpioła

Wydawca

Norbert Pawlikowski

Korekta

Zespół

ISBN: 978-83-269-4068-2

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa, tel. [phone], faks 22 617 60 10

DTP

Raster studio

Druk

Miller Druk sp. z o.o.

Książka „Wakacje w firmie – rozliczanie wydatków od strony VAT, PIT/CIT i UOR”

chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce bez zgo-

dy wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na

źródło. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo

Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Łotewskiej 9a w celu realiza-

cji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych – przesyłania materiałów pro-

mocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz

poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do

celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że Państwa dane nie

będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

Kup książkę

SPIS TREŚCI

Wstęp ..........................................................................................................................................

5

Rozdział I. Przedsiębiorca może dofinansować urlop pracowników ......................... 7

Wczasy pod gruszą pracownika i jego rodziny ............................................................... 7
Dofinansowanie do wczasów pod gruszą z ZFŚS a przychód pracownika ............... 7
Skutki dla pracownika sfinansowania wczasów ze środków obrotowych ................

10

Dofinansowanie do letniego wypoczynku dzieci i młodzieży ....................................

10

Pobyt nad morzem czy w górach musi mieć zorganizowany charakter .....................

12

Rodzic dorosłego dziecka nie skorzysta na zwolnieniu .................................................

13

Wydatki muszą być udokumentowane .............................................................................

15

Kolonie dziecka sfinansowane w 100% także bez PIT ....................................................

16

Wypoczynek wspólnie z rodzicami nie wyłącza zwolnienia .......................................

17

Wczasy zagraniczne tak jak krajowe .................................................................................

18

Dopłata nie musi trafić do rąk pracownika ......................................................................

18

Lepsze limitowane zwolnienie niż żadne .........................................................................

18

Świadczenie urlopowe .........................................................................................................

19

Dofinansowanie do wypoczynku a koszty podatkowe pracodawcy ..........................

21

Rozdział II. Dofinansowanie do wypoczynku mogą otrzymać

również byli pracownicy ........................................................................................................ 23

Rozdział III. Pracodawca może odwołać lub przesunąć urlop pracownika ............... 26

Odwołanie pracownika z urlopu dopuszczalne tylko wyjątkowo ............................... 26
Za przerwany wypoczynek należy się rekompensata ................................................... 27
Udowodnienie poniesienia wydatków spoczywa na pracowniku .............................. 29
Otrzymanie odszkodowania od pracodawcy bez PIT .................................................... 29
Kwotę zwróconą pracownikowi przedsiębiorca zaliczy do kosztów ...........................

31

Z ważnych przyczyn urlop można również przesunąć ................................................. 32

Rozdział IV. Za niewykorzystany urlop pracodawca wypłaca ekwiwalent ..............

35

Kup książkę

Wakacje w firmie – rozliczanie wydatków od strony VAT, PIT/CIT i UOR

4

Rozdział V. Latem w rodzinnym biznesie mogą pomagać członkowie rodziny ...... 36

Małżonek na etacie mało opłacalny .................................................................................... 36
Nie zawsze pensja płacona dziecku pomniejszy przychód rodzica .............................. 39
Ograniczenia dotyczą także małżonków i dzieci wspólników spółki ......................... 39
Trzeba pamiętać o obowiązkach płatnika ......................................................................... 40
Darmowa pomoc rodziny może przynieść realne korzyści ...........................................

41

Rozdział VI. Od służbowego samochodu na wakacjach

trzeba zapłacić podatek .......................................................................................................... 43

Rozdział VII. Dofinansowanie do wczasów nie podlega VAT ..................................... 47

Rozdział VIII. Wyjazd na urlop firmowym autem wpływa

na rozliczenia VAT .................................................................................................................. 49

Rozdział IX. Ważne jest prawidłowe ujęcie wydatków w księgach ............................

51

Kup książkę

5

WSTĘP

Sezon urlopowy oznacza dla przedsiębiorców dodatkowe koszty i utrud-

nienia. Jest to związane przede wszystkim z urlopami pracowników. Tak-

że księgowi w tych jednostkach mają dodatkowe obowiązki. Wynikają one

z konieczności analizowania i księgowania różnych zdarzeń wynikających

ze specyfiki tego okresu. Co ważne – wspomniane skutki dotyczą nie tylko

zakładów pracy, jako podmiotów gospodarczych, ale również zatrudnio-

nych przez nich pracowników. Powszechną bowiem praktyką jest dofinan-

sowywanie przez pracodawców do letniego wypoczynku tych osób oraz

członków ich rodzin – w tym dzieci. Popularnym świadczeniem jest również

udostępnianie pracownikom służbowych samochodów, w celu wakacyjne-

go wyjazdu nad morze, jezioro czy w góry. Księgowi powinni pamiętać, że

od 1 stycznia 2015 r. istotnie zmieniły się zasady opodatkowania i rozlicza-

nia tego rodzaju świadczeń.

W tej publikacji znajdziesz omówienie ww. kwestii podparte praktycz-

nymi przykładami.

Życzę ciekawej lektury

Rafał Kuciński

Kup książkę

Kup książkę

7

ROZDZIAŁ I

PRZEDSIĘBIORCA MOŻE DOFINANSOWAĆ

URLOP PRACOWNIKÓW

W sezonie urlopowym wielu pracowników a także członków ich rodzin

korzysta ze świadczeń od pracodawców dotyczących wakacyjnego wypoczyn-

ku. Natomiast przedsiębiorcy często otrzymują pomoc od członków swojej

rodziny. Świadczenia, o których mowa, wywołują różne skutki podatkowe.

Wczasy pod gruszą pracownika i jego rodziny

Wakacyjne wsparcie ze strony zakładów pracy najczęściej ma postać dofi-

nansowania do wypoczynku realizowanego przez pracowników oraz człon-

ków ich rodzin we własnym zakresie, określanego popularnie jako „wczasy

pod gruszą”. Źródła takiego dofinansowania mogą być różne, ale z reguły

pracodawcy pokrywają ponoszone w tym celu wydatki:

 

z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS),

 

ze środków obrotowych zakładu pracy,

 

ze świadczenia urlopowego.

Dofinansowanie do wczasów pod gruszą z ZFŚS

a przychód pracownika

Obowiązek tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świad-

czeń socjalnych wynika z ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu

świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS). W myśl jej przepisów zasad-

niczo ciąży on na pracodawcach:

 

zatrudniających według stanu na początek roku co najmniej 20 pra-

cowników w przeliczeniu na pełne etaty,

Kup książkę

Wakacje w firmie – rozliczanie wydatków od strony VAT, PIT/CIT i UOR

8

 

prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samo-

rządowych zakładów budżetowych – bez względu na liczbę zatrudnianych

pracowników.

Natomiast pozostałym pracodawcom, mającym mniej niż 20 pracowników,

fundusz socjalny wolno utworzyć na zasadzie dobrowolności. ZFŚS zasadni-

czo tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku

do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Środki fun-

duszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Obowiązki zaś

związane z jego administrowaniem spoczywają na pracodawcy, który pono-

si także koszty dokonywanych w tym celu odpisów. Ze środków ZFŚS po-

krywane są różnego rodzaju świadczenia, w tym oczywiście także związane

z szeroko rozumianym wypoczynkiem. Przy czym ich beneficjentami mogą

być nie tylko pracownicy firmy, w której funkcjonuje fundusz socjalny, ale tak-

że członkowie ich rodzin oraz byli pracownicy, w tym emeryci i renciści. Na-

leży pamiętać o tym, że jeśli dofinansowanie do wczasów pracowników czy

kolonii i obozów dla ich dzieci, zakupu karnetów uprawniających do korzy-

stania z basenów, siłowni i innych obiektów sportowych albo wycieczek kra-

joznawczych odbywa się ze środków ZFŚS – to przy przyznawaniu i ustalaniu

wysokości tych świadczeń powinno być uwzględniane kryterium socjalne.

Oznacza to, że pracodawca w omawianym zakresie powinien kierować

się sytuacją życiową, rodzinną i materialną pracownika (art. 8 ust. 1 usta-

wy o ZFŚS). Zasady takiego dofinansowania muszą być określone zakłado-

wym regulaminie funduszu socjalnego.

Ważne

Dofinansowanie do wypoczynku w postaci „wczasów pod gruszą” wypłacone ze

środków ZFŚS, jako nieodpłatne świadczenie jest dla pracownika przychodem

ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku wartość ww. świadczenia

będzie podlegać u tej osoby opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Przepisy

przewidują bowiem możliwość zwolnienia od tego podatku do określonej wy-

sokości świadczeń związanych z organizacją lub zwrotem kosztu wypoczynku

pracowników, jeśli zostaną spełnione wskazane w tym zakresie, ustawowe wa-

runki. Podstawą do zastosowania wspomnianej preferencji podatkowej będzie

w takim przypadku art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Na jego podstawie wolna

od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związ-

ku z finansowaniem działalności socjalnej (o której mowa w ustawie o ZFŚS) rze-

czowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń

pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków

Kup książkę

Przedsiębiorca może dofinansować urlop pracowników

9

zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwo-

ty 380 zł. Przy czym rzeczowymi świadczeniami w rozumieniu tego przepisu nie

są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary bądź usługi.

Ważne

Dofinansowanie pracownikowi z ZFŚS „wczasów pod gruszą” podlega zwolnie-

niu od PIT, ale tylko w ramach limitu rocznego 380 zł. Pod kątem tego zwolnienia

zakład pracy powinien wziąć pod uwagę wypłacone w tym samym roku inne

świadczenia z ZFŚS.

Wartość wskazanych świadczeń w roku podatkowym powinna być zatem

zsumowana i jeśli w wyniku tej operacji wystąpi nadwyżka powyżej ww. kwoty

380 zł, wówczas różnicę należy zaliczyć do przychodów pracownika podlegają-

cych PIT. Następnie od tych przychodów pracodawca powinien odprowadzić

zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wykazać je w rocznej

informacji PIT-11 (względnie w sporządzonym za pracownika zeznaniu PIT-40).

PRZYKŁAD

Dopłata do wczasów

W lipcu 2015 roku pracownik otrzymał od pracodawcy dofinansowanie do wczasów 

w kwocie 530 zł. Świadczenie zostało sfinansowane ze środków ZFŚS. Dotychczas 

w bieżącym roku pracownik nie był beneficjentem tego rodzaju świadczeń (ani ze 

wspomnianego funduszu, ani z funduszy związków zawodowych). Otrzymana przez 

niego kwota korzysta ze zwolnienia od podatku do wysokości 380 zł (art. 21 ust. 1 pkt 67 

ustawy o PIT). Natomiast nadwyżkę ponad tę kwotę, w wysokości 150 zł (tj. 530 zł – 

– 380 zł), zakład pracy powinien doliczyć do pozostałych przychodów ze stosunku pracy 

osiągniętych przez tego pracownika w lipcu br. i opodatkować na zasadach ogólnych. 

PRZYKŁAD

Kolejne świadczenie z ZFŚS

W sierpniu 2015 roku zakład pracy przekazał swojemu pracownikowi dofinansowanie do 

wczasów w wysokości 260 zł, sfinansowane z ZFŚS. Ponieważ wspomniany pracownik już 

wcześniej, tj. w marcu br., otrzymał z okazji Świąt Wielkanocnych paczkę z artykułami spo-

żywczymi o wartości 170 zł, również pokrytą z ZFŚS, w jego przypadku trzeba opodatkować 

nadwyżkę łącznej wartości ww. świadczeń ponad roczny limit 380 zł, czyli 50 zł (tj. 170 zł +

+ 260 zł – 380 zł). Zwolniona od PIT z tytułu dofinansowania do wypoczynku będzie 

natomiast kwota 210 zł (tj. 380 zł – 170 zł).

Kup książkę