Jak rozliczysz wydatki na eksploatację samochodu zastępczego używanego w ramach umowy leasingu?

Nasza spółka ma w leasingu operacyjnym dwa samochody. Jeden z samochodów jest serwisowany. Na czas jego naprawy zgodnie z umową leasingu firma leasingowa udostępniła nam nieodpłatnie samochód zastępczy. Jak powinniśmy rozliczać wydatki na używanie samochodu zastępczego? Czy korzystając z zastępczego samochodu mamy obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu tego pojazdu?
Ponadto dowiesz się: Czy uzyskasz przychód z nieodpłatnego świadczenia? Czy odliczysz VAT od paliwa do samochodu zastępczego?

Na początku warto zwrócić uwagę, że o możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w całości wydatków poniesionych na używanie samochodu niestanowiącego składnika majątku firmy decyduje przede wszystkim to czy samochód jest ciężarowy, czy osobowy.

Jak rozliczysz wydatki na osobowy samochód zastępczy?

W przypadku gdy samochód spełnia warunki uznania go za samochód osobowy to wówczas do kosztów uzyskania przychodów poniesionych z tytułu jego używania możesz co do zasady zaliczyć jedynie wydatki do wysokości określonego limitu. Są to wydatki do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, którą określono w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.

Jaki limit kosztów zastosujesz?

Jednak aby móc zaliczyć te wydatki do kosztów podatkowych niezbędne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. W ewidencji powinny być ujęte wszystkie dane określone w przepisach ustawy o podatku dochodowym. Niezależnie od ewidencji powinieneś także posiadać wszelkie dowody księgowe dokumentujące wydatki poniesione na eksploatację pojazdu. W ramach limitu kosztów można rozliczyć nie tylko wydatki na paliwo, ale także wszystkie wydatki ponoszone w celu używania samochodu osobowego na potrzeby działalności niebędącego środkiem trwałym firmy.

koszty Poznaj praktyczne rozwiązania problemów z rozliczaniem kosztów! kosztywfirmie.pl/BezplatnyNumer

Jak rozliczasz wydatki na samochód udostępniony w ramach leasingu?

Ograniczenie zaliczania wydatków z tytułu używania samochodu osobowego nie stosujesz w przypadku gdy taki samochód udostępniany jest na podstawie umowy leasingu. Do samochodów używanych w ramach umowy leasingu nie stosuje się bowiem limitu tzw. kilometrówki. Nie masz też obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu tego pojazdu. W przypadku gdy używasz zastępczego samochodu osobowego, a możliwość korzystania nieodpłatnie z tego samochodu wynika również z zapisów umowy leasingowej, nie stosujesz ograniczeń wydatków na ten samochód do wysokości limitu. W takiej sytuacji bowiem samochód zastępczy jest użytkowany również na podstawie umowy leasingu, a zatem nie ma ograniczeń w zakresie zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Tak stanowisko zajął również naczelnik Pomorskiego Urzędu Skarbowego w piśmie z 6 lutego 2007 r., nr DP/423-0172/06, w którym stwierdził, że:
Pojazd zastępczy używany jest na podstawie umowy leasingu zdefiniowanej w art. 17a pkt 1 ustawy o CIT, co warunkuje wyłączenie stosowania art. 16 ust. 1 pkt 51. (...) Organ podatkowy uznaje za prawidłowe stanowisko podatnika, iż w sytuacji używania pojazdu zastępczego, o ile obowiązek udostępnienia takiego pojazdu wynika z umowy leasingu zdefiniowanej w art. 17a pkt 1 ustawy o CIT, znajduje zastosowanie przepis art. 16 ust. 3b.

Używając zastępczego samochodu w ramach umowy leasingu nie musisz także prowadzić ewidencji przebiegu tego pojazdu.

Potwierdził to Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu w piśmie z 18 lipca 2007 r., nr ZD/4061-97/07:
Skoro przedmiotowe umowy, na gruncie ustawy o CIT spełniają przesłanki do zrównania ich z umowami leasingu, to stwierdzić należy, że spółka - z uwagi na przepis art. 16 ust. 3b - nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w celu zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków związanych z ich eksploatacją.

A zatem poniesione wydatki związane z bieżącą eksploatacją zastępczego samochodu osobowego używanego na podstawie umowy leasingu są kosztami poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów, względnie zachowania lub zabezpieczenia ich źródła.

Podstawa prawna: art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 51, ust.3b, art. 17a, art. 17b ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.), art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 46, ust. 3b, art. 23a, art. 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.), rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebedących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

---