Strona 1
www.sgk.gofin.pl
2010-12-08 08:20:38
http://www.sgk.gofin.pl/11,2398,128274,rozrachunki-w-ewidencji-ksiegowej-na-przykl...
Zeszyty Metodyczne Rachunkowości
nr
23
z dnia 2010-12-01 nr kolejny 287
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., www.sgk.gofin.pl
Rozrachunki w ewidencji ksi
ę
gowej na przykładach liczbowych
1. Zasady działania kont rozrachunkowych oraz wycena rozrachunków
Przez rozrachunki rozumie si
ę
ogół nale
ż
no
ś
ci i zobowi
ą
za
ń
z ró
ż
nych tytułów, np.: dostaw towarów i usług,
publicznoprawnych, leasingu, po
ż
yczek. Rozrachunki charakteryzuj
ą
si
ę
tym,
ż
e:
osoba dłu
ż
nika i wierzyciela jest
ś
ci
ś
le okre
ś
lona,
termin spłaty wierzytelno
ś
ci jest uzgodniony pomi
ę
dzy stronami lub wynika z odpowiednich przepisów,
ka
ż
de konto rozrachunków mo
ż
e wykazywa
ć
dwa salda; saldo Wn wyra
ż
aj
ą
ce nale
ż
no
ś
ci i saldo Ma
odzwierciedlaj
ą
ce zobowi
ą
zania.
W praktyce gospodarczej ka
ż
da jednostka jest zainteresowana stanem swoich nale
ż
no
ś
ci i zobowi
ą
za
ń
. Potrzebuje
informacji o wielko
ś
ci obrotów ze swoimi odbiorcami, o tym jak wywi
ą
zuj
ą
si
ę
z płatno
ś
ci, jak równie
ż
o wielko
ś
ci
pozostałych do spłaty zobowi
ą
za
ń
wobec swoich dostawców.
Zasada funkcjonowania wszystkich kont rozrachunkowych jest taka sama i polega na tym,
ż
e konta rozrachunków, jako
konta aktywno-pasywne:
obci
ąż
ane s
ą
(ksi
ę
gowanie po stronie Wn kont rozrachunkowych) za powstanie nale
ż
no
ś
ci oraz za
zmniejszenie i spłat
ę
zobowi
ą
zania,
uznawane s
ą
(ksi
ę
gowanie po stronie Ma kont rozrachunkowych) za powstanie zobowi
ą
zania oraz zmniejszenie
i zapłat
ę
nale
ż
no
ś
ci.
Opisany sposób działania kont rozrachunkowych przedstawia poni
ż
sza tabela.
Konta rozrachunków - zespół 2
zapisy na koncie po stronie Wn
zapisy na koncie po stronie Ma
powstanie nale
ż
no
ś
ci zmniejszenie i spłata
zobowi
ą
zania
powstanie zobowi
ą
zania zmniejszenie i spłata
nale
ż
no
ś
ci
Na kontach rozrachunków ksi
ę
guje si
ę
wszystkie nale
ż
no
ś
ci i zobowi
ą
zania od momentu ich powstania, a
ż
do całkowitego ich rozliczenia. Rozliczenie tych kont mo
ż
e nast
ą
pi
ć
poprzez spłat
ę
, umorzenie lub w wyniku
przedawnienia b
ą
d
ź
oddalenia roszczenia jako efekt post
ę
powania wyja
ś
niaj
ą
cego, czy s
ą
dowego.
Do ewidencji kont rozrachunkowych słu
żą
konta zespołu 2. Ze wzgl
ę
du na ró
ż
norodno
ść
zdarze
ń
gospodarczych
i powstaj
ą
cych w zwi
ą
zku z nimi rozrachunków, mo
ż
na wyodr
ę
bni
ć
nast
ę
puj
ą
ce ich grupy:
rozrachunki z odbiorcami (konto 20) i dostawcami (konto 21),
Strona 2
www.sgk.gofin.pl
2010-12-08 08:20:38
http://www.sgk.gofin.pl/11,2398,128274,rozrachunki-w-ewidencji-ksiegowej-na-przykl...
rozrachunki publicznoprawne (konto 22),
rozrachunki z tytułu wynagrodze
ń
i innych
ś
wiadcze
ń
na rzecz pracowników (konto 23),
pozostałe rozrachunki (konto 24).
Ewidencj
ę
analityczn
ą
do ka
ż
dego syntetycznego konta rozrachunków tworzy si
ę
najcz
ęś
ciej poprzez dodanie konta
analitycznego pod nazw
ą
kontrahenta, nazw
ą
instytucji lub dziel
ą
c konto syntetyczne według poszczególnych tytułów
tych rozrachunków. Szczegółowa ewidencja na kontach rozrachunków powinna umo
ż
liwi
ć
kontrol
ę
stanu nale
ż
no
ś
ci
i zobowi
ą
za
ń
.
Nale
ż
y pami
ę
ta
ć
,
ż
e nale
ż
no
ś
ci i zobowi
ą
zania w momencie ich powstania ujmuje si
ę
w ksi
ę
gach rachunkowych w warto
ś
ci
nominalnej.
Natomiast na dzie
ń
bilansowy nale
ż
no
ś
ci i zobowi
ą
zania nale
ż
y wyceni
ć
i wykaza
ć
w bilansie odpowiednio: w kwocie wymaganej
lub wymagaj
ą
cej zapłaty, to znaczy ł
ą
cznie z ewentualnymi odsetkami zwłoki.
Przy czym, wyceniaj
ą
c na dzie
ń
bilansowy nale
ż
no
ś
ci, trzeba dodatkowo uwzgl
ę
dni
ć
zasad
ę
ostro
ż
no
ś
ci, która wymaga oceny
stopnia prawdopodobie
ń
stwa ich zapłaty. Je
ś
li istnieje uzasadnione ryzyko,
ż
e spłata nale
ż
no
ś
ci nie nast
ą
pi lub nast
ą
pi tylko
cz
ęś
ciowo lub ze zwłok
ą
, to jednostka powinna dokona
ć
odpisu aktualizuj
ą
cego warto
ść
nale
ż
no
ś
ci. W bilansie wykazuje si
ę
warto
ść
nale
ż
no
ś
ci pomniejszon
ą
o dokonany odpis aktualizuj
ą
cy jej warto
ść
.
Na dzie
ń
bilansowy nale
ż
y równie
ż
przeprowadzi
ć
inwentaryzacj
ę
:
nale
ż
no
ś
ci i zobowi
ą
za
ń
wobec
pracowników, osób nieprowadz
ą
cych ksi
ą
g rachunkowych,
z tytułów
publicznoprawnych, a tak
ż
e nale
ż
no
ś
ci spornych i w
ą
tpliwych drog
ą
weryfikacji, tj. porównania danych ksi
ą
g
rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacji warto
ś
ci tych składników,
pozostałych nale
ż
no
ś
ci poprzez uzyskanie
od kontrahentów potwierdze
ń
prawidłowo
ś
ci
wykazanego
w ksi
ę
gach rachunkowych stanu tych nale
ż
no
ś
ci (uzyskania potwierdze
ń
sald) i rozliczenia ewentualnych
ró
ż
nic.
2. Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami
Nale
ż
no
ś
ci i zobowi
ą
zania z tytułu dostaw i usług wykazuje si
ę
w ksi
ę
gach na kontach rozrachunkowych w momencie
ich powstania w warto
ś
ci nominalnej, tj. ł
ą
cznie z VAT. Wielko
ść
tych nale
ż
no
ś
ci i zobowi
ą
za
ń
mo
ż
e by
ć
skorygowana
o ewentualne reklamacje, rabaty i opusty.
Ewidencja nale
ż
no
ś
ci z tytułu dostaw i usług odbywa si
ę
na koncie 20 "Rozrachunki z odbiorcami", a zobowi
ą
za
ń
na
koncie 21 "Rozrachunki z dostawcami". Z reguły w ka
ż
dej jednostce zarówno do konta 20, jak i 21 tworzy si
ę
konta
analityczne, na których ujmuje si
ę
transakcje tylko z jednym kontrahentem. Ewidencja szczegółowa do kont 20 i 21
powinna umo
ż
liwi
ć
ustalenie na dzie
ń
bilansowy
zobowi
ą
za
ń
i nale
ż
no
ś
ci wobec
kontrahentów krajowych
i zagranicznych z wyodr
ę
bnieniem zobowi
ą
za
ń
i nale
ż
no
ś
ci wobec jednostek powi
ą
zanych i pozostałych.
Przykład
Ewidencja nale
ż
no
ś
ci wobec odbiorcy
I. Zało
ż
enia:
1. Jednostka sprzedała 5 zestawów mebli biurowych kontrahentowi "X".
2. Towar o warto
ś
ci: 20.000 zł według cen zakupu wydano z magazynu.
3. Wystawiono faktur
ę
sprzeda
ż
y na kwot
ę
brutto: 31.720 zł, w tym VAT: 5.720 zł.
Strona 3
www.sgk.gofin.pl
2010-12-08 08:20:38
http://www.sgk.gofin.pl/11,2398,128274,rozrachunki-w-ewidencji-ksiegowej-na-przykl...
II. Dekretacja:
Opis operacji
Kwota
Konto
Wn
Ma
1. Wz - wydanie 5 zestawów mebli z magazynu
20.000 zł
73-1
33
2. FV - sprzeda
ż
5 zestawów mebli:
a) warto
ść
netto faktury
26.000 zł
73-0
b) VAT nale
ż
ny
5.720 zł
22-2
c) warto
ść
nale
ż
no
ś
ci od odbiorcy
31.720 zł
20
3. WB - wpływ nale
ż
no
ś
ci od kontrahenta "X"
31.720 zł
13-0
20
III. Ksi
ę
gowania:
Przykład
Powstanie zobowi
ą
zania wobec dostawcy
I. Zało
ż
enia:
1. Jednostka otrzymała faktur
ę
za zakup usług obcych w kwocie brutto: 244 zł, w tym VAT 22%.
2. Zobowi
ą
zanie wobec dostawcy jednostka uregulowała zgodnie z terminem płatno
ś
ci okre
ś
lonym na
fakturze.
3. Ewidencj
ę
kosztów jednostka prowadzi na kontach zespołu 4.
II. Dekretacja:
Opis operacji
Kwota
Konto
Wn
Ma
1. FV - zakup usług obcych:
a) warto
ść
netto usługi
200 zł
30
b) VAT naliczony
44 zł
22-1
c) warto
ść
brutto zobowi
ą
zania wobec dostawcy
244 zł
21
2. PK - zarachowanie wykonanej usługi w ci
ęż
ar kosztów
200 zł
40
30
3. WB - uregulowanie zobowi
ą
zania w terminie płatno
ś
ci
244 zł
21
13-0
III. Ksi
ę
gowania:
Strona 4
www.sgk.gofin.pl
2010-12-08 08:20:38
http://www.sgk.gofin.pl/11,2398,128274,rozrachunki-w-ewidencji-ksiegowej-na-przykl...
Nale
ż
no
ś
ci z tytułu dostaw i usług wykazuje si
ę
w aktywach bilansu, zawsze jako krótkoterminowe, w pozycjach:
B.II.1 lit. a) "Nale
ż
no
ś
ci krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług od jednostek powi
ą
zanych",
B.II.2 lit. a) "Nale
ż
no
ś
ci krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług od pozostałych jednostek".
Natomiast zobowi
ą
zania z tytułu dostaw i usług wykazuje si
ę
w pasywach bilansu, zawsze jako krótkoterminowe,
w pozycjach:
B.III.1 lit. a) "Zobowi
ą
zania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług wobec jednostek powi
ą
zanych",
B.III.2 lit. d) "Zobowi
ą
zania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług wobec pozostałych jednostek".
3. Rozrachunki publicznoprawne
Konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" słu
ż
y do ewidencji rozrachunków mi
ę
dzy innymi z tytułu VAT, podatku
akcyzowego, podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku dochodowego od osób prawnych, pozostałych
podatków, takich jak: podatek od nieruchomo
ś
ci, podatek od
ś
rodków transportowych, podatek od czynno
ś
ci
cywilnoprawnych, tak
ż
e rozrachunków z tytułu: opłat skarbowych, opłaty produktowej, składek ZUS, składek na
Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych
Ś
wiadcze
ń
Pracowniczych, z tytułu wpłat na Pa
ń
stwowy Fundusz
Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Ewidencja analityczna do konta 22 powinna zapewni
ć
ustalenie stanu zobowi
ą
za
ń
i nale
ż
no
ś
ci z ka
ż
dego tytułu
rozrachunków publicznoprawnych według instytucji, z którymi rozrachunki te w jednostce wyst
ę
puj
ą
.
Przykład
Ustalenie zobowi
ą
zania z tytułu VAT
I. Zało
ż
enia:
1. Na koniec miesi
ą
ca salda kont rozrachunków z tytułu VAT w jednostce prezentuj
ą
si
ę
nast
ę
puj
ą
co:
a) saldo Wn konta 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie" wynosi: 56.000 zł,
b) saldo Ma konta 22-2 "Rozrachunki z urz
ę
dem skarbowym z tytułu VAT nale
ż
nego" wynosi:
79.000 zł.
2. Jednostka, porównuj
ą
c salda kont 22-1 i 22-2 z zapisami w rejestrach zakupu VAT oraz rejestrze sprzeda
ż
y
VAT, ustaliła,
ż
e s
ą
one zgodne i wyliczyła kwot
ę
zobowi
ą
zania z tytułu VAT za miesi
ą
c, podlegaj
ą
c
ą
wpłacie
do urz
ę
du skarbowego.
II. Dekretacja:
Strona 5
www.sgk.gofin.pl
2010-12-08 08:20:38
http://www.sgk.gofin.pl/11,2398,128274,rozrachunki-w-ewidencji-ksiegowej-na-przykl...
Opis operacji
Kwota
Konto
Wn
Ma
1. PK - zobowi
ą
zanie z tytułu VAT za dany miesi
ą
c:
a) przeksi
ę
gowanie VAT naliczonego
b) przeksi
ę
gowanie VAT nale
ż
nego
56.000 zł
79.000 zł
22-0
22-2
22-1
22-0
III. Ksi
ę
gowania:
Saldo ko
ń
cowe Ma konta 22-0 "Rozrachunki z urz
ę
dem skarbowym z tytułu VAT" (tutaj: 23.000 zł) oznacza
zobowi
ą
zanie z tytułu VAT za dany miesi
ą
c, który podlega wpłacie do urz
ę
du skarbowego. Zapisy na tym koncie i jego
saldo powinny by
ć
zawsze zgodne ze sporz
ą
dzon
ą
przez jednostk
ę
deklaracj
ą
VAT-7.
Zwracamy uwag
ę
, i
ż
VAT wykazuje si
ę
w ró
ż
nych pozycjach bilansu, w zale
ż
no
ś
ci od tego czy stanowi na dzie
ń
bilansowy nale
ż
no
ść
czy zobowi
ą
zanie, i tak:
1) nadwy
ż
ka VAT nale
ż
nego nad naliczonym, stanowi
ą
ca zobowi
ą
zanie podatkowe, uj
ę
ta w deklaracji
podatkowej jako kwota podatku podlegaj
ą
cego wpłacie do urz
ę
du skarbowego, wykazywana jest w pasywach
bilansu w pozycji B.III.2 lit. g) "Zobowi
ą
zania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu podatków,
ceł, ubezpiecze
ń
i innych
ś
wiadcze
ń
",
2) kwota VAT nale
ż
nego, niestanowi
ą
ca jeszcze na dzie
ń
bilansowy zobowi
ą
zania podatkowego, uj
ę
ta
na odpowiednim koncie analitycznym prowadzonym w ramach konta 22 "Rozrachunki publicznoprawne",
wykazywana jest w pasywach bilansu:
a) w pozycji B.I.3. "Pozostałe rezerwy krótkoterminowe" albo
b) w pozycji B.III.2 lit. g) "Zobowi
ą
zania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu
podatków, ceł, ubezpiecze
ń
i innych
ś
wiadcze
ń
" - je
ż
eli nie zniekształca to obrazu rozrachunków
z bud
ż
etem,
3) kwoty nale
ż
ne od bud
ż
etu z tytułu nadwy
ż
ki VAT naliczonego nad nale
ż
nym, stanowi
ą
ce nale
ż
no
ść
wymagaln
ą
, która do dnia bilansowego nie wpłyn
ę
ła do jednostki, wykazywane s
ą
w aktywach bilansu
w pozycji B.II.2 lit. b) "Nale
ż
no
ś
ci krótkoterminowe od pozostałych jednostek z tytułu podatków, dotacji, ceł,
ubezpiecze
ń
społecznych i zdrowotnych oraz innych
ś
wiadcze
ń
",
4) kwota VAT naliczonego w fakturze dostawcy, której na dzie
ń
bilansowy nie mo
ż
na - w my
ś
l
przepisów ustawy o VAT - potr
ą
ci
ć
od VAT nale
ż
nego, gdy
ż
nie s
ą
jeszcze spełnione warunki
do potr
ą
cenia, wykazywana
jest w aktywach
bilansu
w pozycji
B.IV.
"Krótkoterminowe
rozliczenia
mi
ę
dzyokresowe". Jest to bowiem przyszła niewymagalna jeszcze nale
ż
no
ść
. Dla uproszczenia jednostka
mo
ż
e - ale pod warunkiem,
ż
e kwota tego podatku nie jest znacz
ą
ca - uj
ąć
j
ą
w pozycji B.II.2 lit. b) "Nale
ż
no
ś
ci
krótkoterminowe od pozostałych jednostek z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpiecze
ń
społecznych
i zdrowotnych oraz innych
ś
wiadcze
ń
".
4. Rozrachunki z tytułu wynagrodze
ń
i innych
ś
wiadcze
ń
na rzecz pracowników
Do ewidencji nale
ż
no
ś
ci i zobowi
ą
za
ń
z pracownikami słu
ż
y konto 23 "Rozrachunki z tytułu wynagrodze
ń
i innych
ś
wiadcze
ń
na rzecz pracowników". Na tym koncie ujmuje si
ę
wszelkie wypłaty wynagrodze
ń
za prac
ę
wobec osób
wykonuj
ą
cych prac
ę
na podstawie umowy o prac
ę
, jak równie
ż
wobec osób wykonuj
ą
cych prac
ę
na podstawie umowy
zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej itp., rozrachunki z tytułu wynagrodze
ń
członków zarz
ą
du, członków rad
nadzorczych za udział w posiedzeniach, a tak
ż
e rozrachunki z tytułu wypłaconych
ś
wiadcze
ń
urlopowych lub innych
ś
wiadcze
ń
w naturze. Na tym koncie ujmuje si
ę
równie
ż
wszelkiego rodzaju potr
ą
cenia z listy płac w postaci składek na
Strona 6
www.sgk.gofin.pl
2010-12-08 08:20:38
http://www.sgk.gofin.pl/11,2398,128274,rozrachunki-w-ewidencji-ksiegowej-na-przykl...
ubezpieczenia społeczne, podatku dochodowego, zas
ą
dzonych alimentów i inne. Konto 23 słu
ż
y tak
ż
e do ewidencji
nale
ż
no
ś
ci i zobowi
ą
za
ń
z pracownikami niestanowi
ą
cych wynagrodze
ń
, mi
ę
dzy innymi z tytułu zaliczek na delegacje
słu
ż
bowe, udzielonych po
ż
yczek oraz wszelkich roszcze
ń
wobec pracowników.
Przykład
Ewidencja na koncie rozrachunków z pracownikami
I. Zało
ż
enia:
1. Pracownik otrzymał od pracodawcy polecenie wyjazdu słu
ż
bowego w celu przeszkolenia pracowników
nowych punktów sprzeda
ż
y z zakresu technik sprzeda
ż
y.
2. Pracownikowi wypłacono gotówk
ą
zaliczk
ę
na koszty podró
ż
y słu
ż
bowej w kwocie: 1.000 zł.
3. Po powrocie z delegacji pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podró
ż
y słu
ż
bowej na kwot
ę
: 975 zł.
Pozostał
ą
kwot
ę
zaliczki pracownik zwrócił do kasy jednostki.
II. Dekretacja:
Opis operacji
Kwota
Konto
Wn
Ma
1. KW - wypłata zaliczki pracownikowi na koszty podró
ż
y słu
ż
bowej
1.000 zł
23-4
10
2. PK - faktycznie poniesione koszty podró
ż
y słu
ż
bowej
oraz równolegle
975 zł
975 zł
40
55
23-4
49
3. KP - zwrot pozostałej kwoty zaliczki
25 zł
10
23-4
III. Ksi
ę
gowania:
5. Pozostałe rozrachunki
Konto 24 "Pozostałe rozrachunki" przeznaczone jest do ewidencji rozrachunków krajowych i zagranicznych, nieuj
ę
tych
na kontach 20, 21, 22 i 23.
W szczególno
ś
ci ewidencjonowane s
ą
na tym koncie rozrachunki z tytułu zdarze
ń
niestanowi
ą
cych przedmiotu
działalno
ś
ci operacyjnej (statutowej), przykładowo z tytułu:
zakupu i sprzeda
ż
y
ś
rodków trwałych oraz warto
ś
ci niematerialnych i prawnych,
obrotu wierzytelno
ś
ciami,
emisji aktywów finansowych,
Strona 7
www.sgk.gofin.pl
2010-12-08 08:20:38
http://www.sgk.gofin.pl/11,2398,128274,rozrachunki-w-ewidencji-ksiegowej-na-przykl...
leasingu finansowego,
najmu, dzier
ż
awy oraz leasingu operacyjnego,
po
ż
yczek,
ró
ż
nic inwentaryzacyjnych,
roszcze
ń
spornych,
wewn
ą
trzzakładowych rozlicze
ń
z wyodr
ę
bnionymi (finansowo i organizacyjnie) zakładami lub oddziałami,
rozrachunków z wła
ś
cicielami, wspólnikami, akcjonariuszami.
Przykład
Zakup
ś
rodka trwałego
I. Zało
ż
enia:
Spółka zakupiła maszyn
ę
produkcyjn
ą
, któr
ą
przyj
ę
ła do ewidencji
ś
rodków trwałych. Faktura zakupu maszyny
zawierała nast
ę
puj
ą
ce dane:
warto
ść
netto: 45.000 zł,
VAT: 9.900 zł,
warto
ść
brutto: 54.900 zł.
II. Dekretacja:
Opis operacji
Kwota
Konto
Wn
Ma
1. FV - za zakup maszyny produkcyjnej:
a) warto
ść
netto maszyny
45.000 zł
30
b) VAT naliczony
9.900 zł
22-1
c) warto
ść
brutto zobowi
ą
zania
54.900 zł
24
2. OT - przyj
ę
cie
ś
rodka trwałego do u
ż
ywania
45.000 zł
01
30
III. Ksi
ę
gowania: