Strona 1

www.sgk.gofin.pl

2010-12-08 08:20:38

http://www.sgk.gofin.pl/11,2398,128274,rozrachunki-w-ewidencji-ksiegowej-na-przykl...

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości

nr

23

z dnia 2010-12-01 nr kolejny 287

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., www.sgk.gofin.pl

Rozrachunki w ewidencji ksi

ę

gowej na przykładach liczbowych

1. Zasady działania kont rozrachunkowych oraz wycena rozrachunków

Przez rozrachunki rozumie si

ę

ogół nale

ż

no

ś

ci i zobowi

ą

za

ń

z ró

ż

nych tytułów, np.: dostaw towarów i usług,

publicznoprawnych, leasingu, po

ż

yczek. Rozrachunki charakteryzuj

ą

si

ę

tym,

ż

e:

osoba dłu

ż

nika i wierzyciela jest

ś

ci

ś

le okre

ś

lona,

termin spłaty wierzytelno

ś

ci jest uzgodniony pomi

ę

dzy stronami lub wynika z odpowiednich przepisów,

ka

ż

de konto rozrachunków mo

ż

e wykazywa

ć

dwa salda; saldo Wn wyra

ż

aj

ą

ce nale

ż

no

ś

ci i saldo Ma

odzwierciedlaj

ą

ce zobowi

ą

zania.

W praktyce gospodarczej ka

ż

da jednostka jest zainteresowana stanem swoich nale

ż

no

ś

ci i zobowi

ą

za

ń

. Potrzebuje

informacji o wielko

ś

ci obrotów ze swoimi odbiorcami, o tym jak wywi

ą

zuj

ą

si

ę

z płatno

ś

ci, jak równie

ż

o wielko

ś

ci

pozostałych do spłaty zobowi

ą

za

ń

wobec swoich dostawców.

Zasada funkcjonowania wszystkich kont rozrachunkowych jest taka sama i polega na tym,

ż

e konta rozrachunków, jako

konta aktywno-pasywne:

obci

ąż

ane s

ą

(ksi

ę

gowanie po stronie Wn kont rozrachunkowych) za powstanie nale

ż

no

ś

ci oraz za

zmniejszenie i spłat

ę

zobowi

ą

zania,

uznawane s

ą

(ksi

ę

gowanie po stronie Ma kont rozrachunkowych) za powstanie zobowi

ą

zania oraz zmniejszenie

i zapłat

ę

nale

ż

no

ś

ci.

Opisany sposób działania kont rozrachunkowych przedstawia poni

ż

sza tabela.

Konta rozrachunków - zespół 2

zapisy na koncie po stronie Wn

zapisy na koncie po stronie Ma

powstanie nale

ż

no

ś

ci zmniejszenie i spłata

zobowi

ą

zania

powstanie zobowi

ą

zania zmniejszenie i spłata

nale

ż

no

ś

ci

Na kontach rozrachunków ksi

ę

guje si

ę

wszystkie nale

ż

no

ś

ci i zobowi

ą

zania od momentu ich powstania, a

ż

do całkowitego ich rozliczenia. Rozliczenie tych kont mo

ż

e nast

ą

pi

ć

poprzez spłat

ę

, umorzenie lub w wyniku

przedawnienia b

ą

d

ź

oddalenia roszczenia jako efekt post

ę

powania wyja

ś

niaj

ą

cego, czy s

ą

dowego.

Do ewidencji kont rozrachunkowych słu

żą

konta zespołu 2. Ze wzgl

ę

du na ró

ż

norodno

ść

zdarze

ń

gospodarczych

i powstaj

ą

cych w zwi

ą

zku z nimi rozrachunków, mo

ż

na wyodr

ę

bni

ć

nast

ę

puj

ą

ce ich grupy:

rozrachunki z odbiorcami (konto 20) i dostawcami (konto 21),

Strona 2

www.sgk.gofin.pl

2010-12-08 08:20:38

http://www.sgk.gofin.pl/11,2398,128274,rozrachunki-w-ewidencji-ksiegowej-na-przykl...

rozrachunki publicznoprawne (konto 22),

rozrachunki z tytułu wynagrodze

ń

i innych

ś

wiadcze

ń

na rzecz pracowników (konto 23),

pozostałe rozrachunki (konto 24).

Ewidencj

ę

analityczn

ą

do ka

ż

dego syntetycznego konta rozrachunków tworzy si

ę

najcz

ęś

ciej poprzez dodanie konta

analitycznego pod nazw

ą

kontrahenta, nazw

ą

instytucji lub dziel

ą

c konto syntetyczne według poszczególnych tytułów

tych rozrachunków. Szczegółowa ewidencja na kontach rozrachunków powinna umo

ż

liwi

ć

kontrol

ę

stanu nale

ż

no

ś

ci

i zobowi

ą

za

ń

.

Nale

ż

y pami

ę

ta

ć

,

ż

e nale

ż

no

ś

ci i zobowi

ą

zania w momencie ich powstania ujmuje si

ę

w ksi

ę

gach rachunkowych w warto

ś

ci

nominalnej.

Natomiast na dzie

ń

bilansowy nale

ż

no

ś

ci i zobowi

ą

zania nale

ż

y wyceni

ć

i wykaza

ć

w bilansie odpowiednio: w kwocie wymaganej

lub wymagaj

ą

cej zapłaty, to znaczy ł

ą

cznie z ewentualnymi odsetkami zwłoki.

Przy czym, wyceniaj

ą

c na dzie

ń

bilansowy nale

ż

no

ś

ci, trzeba dodatkowo uwzgl

ę

dni

ć

zasad

ę

ostro

ż

no

ś

ci, która wymaga oceny

stopnia prawdopodobie

ń

stwa ich zapłaty. Je

ś

li istnieje uzasadnione ryzyko,

ż

e spłata nale

ż

no

ś

ci nie nast

ą

pi lub nast

ą

pi tylko

cz

ęś

ciowo lub ze zwłok

ą

, to jednostka powinna dokona

ć

odpisu aktualizuj

ą

cego warto

ść

nale

ż

no

ś

ci. W bilansie wykazuje si

ę

warto

ść

nale

ż

no

ś

ci pomniejszon

ą

o dokonany odpis aktualizuj

ą

cy jej warto

ść

.

Na dzie

ń

bilansowy nale

ż

y równie

ż

przeprowadzi

ć

inwentaryzacj

ę

:

nale

ż

no

ś

ci i zobowi

ą

za

ń

wobec

pracowników, osób nieprowadz

ą

cych ksi

ą

g rachunkowych,

z tytułów

publicznoprawnych, a tak

ż

e nale

ż

no

ś

ci spornych i w

ą

tpliwych drog

ą

weryfikacji, tj. porównania danych ksi

ą

g

rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacji warto

ś

ci tych składników,

pozostałych nale

ż

no

ś

ci poprzez uzyskanie

od kontrahentów potwierdze

ń

prawidłowo

ś

ci

wykazanego

w ksi

ę

gach rachunkowych stanu tych nale

ż

no

ś

ci (uzyskania potwierdze

ń

sald) i rozliczenia ewentualnych

ró

ż

nic.

2. Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

Nale

ż

no

ś

ci i zobowi

ą

zania z tytułu dostaw i usług wykazuje si

ę

w ksi

ę

gach na kontach rozrachunkowych w momencie

ich powstania w warto

ś

ci nominalnej, tj. ł

ą

cznie z VAT. Wielko

ść

tych nale

ż

no

ś

ci i zobowi

ą

za

ń

mo

ż

e by

ć

skorygowana

o ewentualne reklamacje, rabaty i opusty.

Ewidencja nale

ż

no

ś

ci z tytułu dostaw i usług odbywa si

ę

na koncie 20 "Rozrachunki z odbiorcami", a zobowi

ą

za

ń

na

koncie 21 "Rozrachunki z dostawcami". Z reguły w ka

ż

dej jednostce zarówno do konta 20, jak i 21 tworzy si

ę

konta

analityczne, na których ujmuje si

ę

transakcje tylko z jednym kontrahentem. Ewidencja szczegółowa do kont 20 i 21

powinna umo

ż

liwi

ć

ustalenie na dzie

ń

bilansowy

zobowi

ą

za

ń

i nale

ż

no

ś

ci wobec

kontrahentów krajowych

i zagranicznych z wyodr

ę

bnieniem zobowi

ą

za

ń

i nale

ż

no

ś

ci wobec jednostek powi

ą

zanych i pozostałych.

Przykład

Ewidencja nale

ż

no

ś

ci wobec odbiorcy

I. Zało

ż

enia:

1. Jednostka sprzedała 5 zestawów mebli biurowych kontrahentowi "X".

2. Towar o warto

ś

ci: 20.000 zł według cen zakupu wydano z magazynu.

3. Wystawiono faktur

ę

sprzeda

ż

y na kwot

ę

brutto: 31.720 zł, w tym VAT: 5.720 zł.

Strona 3

www.sgk.gofin.pl

2010-12-08 08:20:38

http://www.sgk.gofin.pl/11,2398,128274,rozrachunki-w-ewidencji-ksiegowej-na-przykl...

II. Dekretacja:

Opis operacji

Kwota

Konto

Wn

Ma

1. Wz - wydanie 5 zestawów mebli z magazynu

20.000 zł

73-1

33

2. FV - sprzeda

ż

5 zestawów mebli:

a) warto

ść

netto faktury

26.000 zł

73-0

b) VAT nale

ż

ny

5.720 zł

22-2

c) warto

ść

nale

ż

no

ś

ci od odbiorcy

31.720 zł

20

3. WB - wpływ nale

ż

no

ś

ci od kontrahenta "X"

31.720 zł

13-0

20

III. Ksi

ę

gowania:

Przykład

Powstanie zobowi

ą

zania wobec dostawcy

I. Zało

ż

enia:

1. Jednostka otrzymała faktur

ę

za zakup usług obcych w kwocie brutto: 244 zł, w tym VAT 22%.

2. Zobowi

ą

zanie wobec dostawcy jednostka uregulowała zgodnie z terminem płatno

ś

ci okre

ś

lonym na

fakturze.

3. Ewidencj

ę

kosztów jednostka prowadzi na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji

Kwota

Konto

Wn

Ma

1. FV - zakup usług obcych:

a) warto

ść

netto usługi

200 zł

30

b) VAT naliczony

44 zł

22-1

c) warto

ść

brutto zobowi

ą

zania wobec dostawcy

244 zł

21

2. PK - zarachowanie wykonanej usługi w ci

ęż

ar kosztów

200 zł

40

30

3. WB - uregulowanie zobowi

ą

zania w terminie płatno

ś

ci

244 zł

21

13-0

III. Ksi

ę

gowania:

Strona 4

www.sgk.gofin.pl

2010-12-08 08:20:38

http://www.sgk.gofin.pl/11,2398,128274,rozrachunki-w-ewidencji-ksiegowej-na-przykl...

Nale

ż

no

ś

ci z tytułu dostaw i usług wykazuje si

ę

w aktywach bilansu, zawsze jako krótkoterminowe, w pozycjach:

B.II.1 lit. a) "Nale

ż

no

ś

ci krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług od jednostek powi

ą

zanych",

B.II.2 lit. a) "Nale

ż

no

ś

ci krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług od pozostałych jednostek".

Natomiast zobowi

ą

zania z tytułu dostaw i usług wykazuje si

ę

w pasywach bilansu, zawsze jako krótkoterminowe,

w pozycjach:

B.III.1 lit. a) "Zobowi

ą

zania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług wobec jednostek powi

ą

zanych",

B.III.2 lit. d) "Zobowi

ą

zania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług wobec pozostałych jednostek".

3. Rozrachunki publicznoprawne

Konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" słu

ż

y do ewidencji rozrachunków mi

ę

dzy innymi z tytułu VAT, podatku

akcyzowego, podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku dochodowego od osób prawnych, pozostałych

podatków, takich jak: podatek od nieruchomo

ś

ci, podatek od

ś

rodków transportowych, podatek od czynno

ś

ci

cywilnoprawnych, tak

ż

e rozrachunków z tytułu: opłat skarbowych, opłaty produktowej, składek ZUS, składek na

Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych

Ś

wiadcze

ń

Pracowniczych, z tytułu wpłat na Pa

ń

stwowy Fundusz

Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Ewidencja analityczna do konta 22 powinna zapewni

ć

ustalenie stanu zobowi

ą

za

ń

i nale

ż

no

ś

ci z ka

ż

dego tytułu

rozrachunków publicznoprawnych według instytucji, z którymi rozrachunki te w jednostce wyst

ę

puj

ą

.

Przykład

Ustalenie zobowi

ą

zania z tytułu VAT

I. Zało

ż

enia:

1. Na koniec miesi

ą

ca salda kont rozrachunków z tytułu VAT w jednostce prezentuj

ą

si

ę

nast

ę

puj

ą

co:

a) saldo Wn konta 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie" wynosi: 56.000 zł,

b) saldo Ma konta 22-2 "Rozrachunki z urz

ę

dem skarbowym z tytułu VAT nale

ż

nego" wynosi:

79.000 zł.

2. Jednostka, porównuj

ą

c salda kont 22-1 i 22-2 z zapisami w rejestrach zakupu VAT oraz rejestrze sprzeda

ż

y

VAT, ustaliła,

ż

e s

ą

one zgodne i wyliczyła kwot

ę

zobowi

ą

zania z tytułu VAT za miesi

ą

c, podlegaj

ą

c

ą

wpłacie

do urz

ę

du skarbowego.

II. Dekretacja:

Strona 5

www.sgk.gofin.pl

2010-12-08 08:20:38

http://www.sgk.gofin.pl/11,2398,128274,rozrachunki-w-ewidencji-ksiegowej-na-przykl...

Opis operacji

Kwota

Konto

Wn

Ma

1. PK - zobowi

ą

zanie z tytułu VAT za dany miesi

ą

c:

a) przeksi

ę

gowanie VAT naliczonego

b) przeksi

ę

gowanie VAT nale

ż

nego

56.000 zł
79.000 zł

22-0
22-2

22-1
22-0

III. Ksi

ę

gowania:

Saldo ko

ń

cowe Ma konta 22-0 "Rozrachunki z urz

ę

dem skarbowym z tytułu VAT" (tutaj: 23.000 zł) oznacza

zobowi

ą

zanie z tytułu VAT za dany miesi

ą

c, który podlega wpłacie do urz

ę

du skarbowego. Zapisy na tym koncie i jego

saldo powinny by

ć

zawsze zgodne ze sporz

ą

dzon

ą

przez jednostk

ę

deklaracj

ą

VAT-7.

Zwracamy uwag

ę

, i

ż

VAT wykazuje si

ę

w ró

ż

nych pozycjach bilansu, w zale

ż

no

ś

ci od tego czy stanowi na dzie

ń

bilansowy nale

ż

no

ść

czy zobowi

ą

zanie, i tak:

1) nadwy

ż

ka VAT nale

ż

nego nad naliczonym, stanowi

ą

ca zobowi

ą

zanie podatkowe, uj

ę

ta w deklaracji

podatkowej jako kwota podatku podlegaj

ą

cego wpłacie do urz

ę

du skarbowego, wykazywana jest w pasywach

bilansu w pozycji B.III.2 lit. g) "Zobowi

ą

zania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu podatków,

ceł, ubezpiecze

ń

i innych

ś

wiadcze

ń

",

2) kwota VAT nale

ż

nego, niestanowi

ą

ca jeszcze na dzie

ń

bilansowy zobowi

ą

zania podatkowego, uj

ę

ta

na odpowiednim koncie analitycznym prowadzonym w ramach konta 22 "Rozrachunki publicznoprawne",

wykazywana jest w pasywach bilansu:

a) w pozycji B.I.3. "Pozostałe rezerwy krótkoterminowe" albo

b) w pozycji B.III.2 lit. g) "Zobowi

ą

zania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu

podatków, ceł, ubezpiecze

ń

i innych

ś

wiadcze

ń

" - je

ż

eli nie zniekształca to obrazu rozrachunków

z bud

ż

etem,

3) kwoty nale

ż

ne od bud

ż

etu z tytułu nadwy

ż

ki VAT naliczonego nad nale

ż

nym, stanowi

ą

ce nale

ż

no

ść

wymagaln

ą

, która do dnia bilansowego nie wpłyn

ę

ła do jednostki, wykazywane s

ą

w aktywach bilansu

w pozycji B.II.2 lit. b) "Nale

ż

no

ś

ci krótkoterminowe od pozostałych jednostek z tytułu podatków, dotacji, ceł,

ubezpiecze

ń

społecznych i zdrowotnych oraz innych

ś

wiadcze

ń

",

4) kwota VAT naliczonego w fakturze dostawcy, której na dzie

ń

bilansowy nie mo

ż

na - w my

ś

l

przepisów ustawy o VAT - potr

ą

ci

ć

od VAT nale

ż

nego, gdy

ż

nie s

ą

jeszcze spełnione warunki

do potr

ą

cenia, wykazywana

jest w aktywach

bilansu

w pozycji

B.IV.

"Krótkoterminowe

rozliczenia

mi

ę

dzyokresowe". Jest to bowiem przyszła niewymagalna jeszcze nale

ż

no

ść

. Dla uproszczenia jednostka

mo

ż

e - ale pod warunkiem,

ż

e kwota tego podatku nie jest znacz

ą

ca - uj

ąć

j

ą

w pozycji B.II.2 lit. b) "Nale

ż

no

ś

ci

krótkoterminowe od pozostałych jednostek z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpiecze

ń

społecznych

i zdrowotnych oraz innych

ś

wiadcze

ń

".

4. Rozrachunki z tytułu wynagrodze

ń

i innych

ś

wiadcze

ń

na rzecz pracowników

Do ewidencji nale

ż

no

ś

ci i zobowi

ą

za

ń

z pracownikami słu

ż

y konto 23 "Rozrachunki z tytułu wynagrodze

ń

i innych

ś

wiadcze

ń

na rzecz pracowników". Na tym koncie ujmuje si

ę

wszelkie wypłaty wynagrodze

ń

za prac

ę

wobec osób

wykonuj

ą

cych prac

ę

na podstawie umowy o prac

ę

, jak równie

ż

wobec osób wykonuj

ą

cych prac

ę

na podstawie umowy

zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej itp., rozrachunki z tytułu wynagrodze

ń

członków zarz

ą

du, członków rad

nadzorczych za udział w posiedzeniach, a tak

ż

e rozrachunki z tytułu wypłaconych

ś

wiadcze

ń

urlopowych lub innych

ś

wiadcze

ń

w naturze. Na tym koncie ujmuje si

ę

równie

ż

wszelkiego rodzaju potr

ą

cenia z listy płac w postaci składek na

Strona 6

www.sgk.gofin.pl

2010-12-08 08:20:38

http://www.sgk.gofin.pl/11,2398,128274,rozrachunki-w-ewidencji-ksiegowej-na-przykl...

ubezpieczenia społeczne, podatku dochodowego, zas

ą

dzonych alimentów i inne. Konto 23 słu

ż

y tak

ż

e do ewidencji

nale

ż

no

ś

ci i zobowi

ą

za

ń

z pracownikami niestanowi

ą

cych wynagrodze

ń

, mi

ę

dzy innymi z tytułu zaliczek na delegacje

słu

ż

bowe, udzielonych po

ż

yczek oraz wszelkich roszcze

ń

wobec pracowników.

Przykład

Ewidencja na koncie rozrachunków z pracownikami

I. Zało

ż

enia:

1. Pracownik otrzymał od pracodawcy polecenie wyjazdu słu

ż

bowego w celu przeszkolenia pracowników

nowych punktów sprzeda

ż

y z zakresu technik sprzeda

ż

y.

2. Pracownikowi wypłacono gotówk

ą

zaliczk

ę

na koszty podró

ż

y słu

ż

bowej w kwocie: 1.000 zł.

3. Po powrocie z delegacji pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podró

ż

y słu

ż

bowej na kwot

ę

: 975 zł.

Pozostał

ą

kwot

ę

zaliczki pracownik zwrócił do kasy jednostki.

II. Dekretacja:

Opis operacji

Kwota

Konto

Wn

Ma

1. KW - wypłata zaliczki pracownikowi na koszty podró

ż

y słu

ż

bowej

1.000 zł

23-4

10

2. PK - faktycznie poniesione koszty podró

ż

y słu

ż

bowej

oraz równolegle

975 zł
975 zł

40
55

23-4

49

3. KP - zwrot pozostałej kwoty zaliczki

25 zł

10

23-4

III. Ksi

ę

gowania:

5. Pozostałe rozrachunki

Konto 24 "Pozostałe rozrachunki" przeznaczone jest do ewidencji rozrachunków krajowych i zagranicznych, nieuj

ę

tych

na kontach 20, 21, 22 i 23.

W szczególno

ś

ci ewidencjonowane s

ą

na tym koncie rozrachunki z tytułu zdarze

ń

niestanowi

ą

cych przedmiotu

działalno

ś

ci operacyjnej (statutowej), przykładowo z tytułu:

zakupu i sprzeda

ż

y

ś

rodków trwałych oraz warto

ś

ci niematerialnych i prawnych,

obrotu wierzytelno

ś

ciami,

emisji aktywów finansowych,

Strona 7

www.sgk.gofin.pl

2010-12-08 08:20:38

http://www.sgk.gofin.pl/11,2398,128274,rozrachunki-w-ewidencji-ksiegowej-na-przykl...

leasingu finansowego,

najmu, dzier

ż

awy oraz leasingu operacyjnego,

po

ż

yczek,

ró

ż

nic inwentaryzacyjnych,

roszcze

ń

spornych,

wewn

ą

trzzakładowych rozlicze

ń

z wyodr

ę

bnionymi (finansowo i organizacyjnie) zakładami lub oddziałami,

rozrachunków z wła

ś

cicielami, wspólnikami, akcjonariuszami.

Przykład

Zakup

ś

rodka trwałego

I. Zało

ż

enia:

Spółka zakupiła maszyn

ę

produkcyjn

ą

, któr

ą

przyj

ę

ła do ewidencji

ś

rodków trwałych. Faktura zakupu maszyny

zawierała nast

ę

puj

ą

ce dane:

warto

ść

netto: 45.000 zł,

VAT: 9.900 zł,

warto

ść

brutto: 54.900 zł.

II. Dekretacja:

Opis operacji

Kwota

Konto

Wn

Ma

1. FV - za zakup maszyny produkcyjnej:

a) warto

ść

netto maszyny

45.000 zł

30

b) VAT naliczony

9.900 zł

22-1

c) warto

ść

brutto zobowi

ą

zania

54.900 zł

24

2. OT - przyj

ę

cie

ś

rodka trwałego do u

ż

ywania

45.000 zł

01

30

III. Ksi

ę

gowania: