PROCESY PLANOWANIA

PROCESY PLANOWANIA

Podstawy zarządzania

Podstawy zarządzania

Grażyna Gierszewska

Grażyna Gierszewska

Zasady planowania

Zasady planowania

Planowanie jest projektowaniem przyszłości, jakiej

Planowanie jest projektowaniem przyszłości, jakiej

pragniemy i poszukiwaniem skutecznych środków jej

pragniemy i poszukiwaniem skutecznych środków jej

realizacji.

realizacji.

Celowość

Celowość –– ustalenie celów cele pozwalają zrozumieć

ustalenie celów cele pozwalają zrozumieć

dokąd organizacja zmierza i dlaczego osiągnięcie

dokąd organizacja zmierza i dlaczego osiągnięcie

konkretnych celów (stanu organizacji, dokonanie

konkretnych celów (stanu organizacji, dokonanie

zmiany) jest ważne. Cele mają motywować ludzi,

zmiany) jest ważne. Cele mają motywować ludzi,

wpływają na obecny i perspektywiczny proces

wpływają na obecny i perspektywiczny proces

planowania. Plany muszą przewidywać jakie cele

planowania. Plany muszą przewidywać jakie cele

prowadzą do zamierzonego celu, jakie od niego

prowadzą do zamierzonego celu, jakie od niego

oddalają lub kolidują, czy są nieistotne.

oddalają lub kolidują, czy są nieistotne.

Misja

Misja -- wizja

wizja

Szczególnym celem organizacji jest

Szczególnym celem organizacji jest misja

misja

–– fundamentalny obraz przyszłości, która

fundamentalny obraz przyszłości, która

uczestnicy organizacji mają wykreować i

uczestnicy organizacji mają wykreować i
stwierdzenie intencji firmy. Misja

stwierdzenie intencji firmy. Misja
organizacji jest na ogół sformalizowana w

organizacji jest na ogół sformalizowana w
dokumentach (np. w statucie).

dokumentach (np. w statucie).

Wizja

Wizja –– docelowy, długookresowy obraz

docelowy, długookresowy obraz

organizacji

organizacji

strategia

strategia



Horyzont strategii

Horyzont strategii



Powiązanie strategii z systemem

Powiązanie strategii z systemem
informacyjno

informacyjno--decyzyjnym

decyzyjnym



Poziomy strategii

Poziomy strategii



Rola strategii w organizacji

Rola strategii w organizacji

Cele

Cele

Cele stanowią zbiór

Cele stanowią zbiór wzajemnie powiązanych

wzajemnie powiązanych

zamierzeń, zadań, aspiracji o różnym stopniu

zamierzeń, zadań, aspiracji o różnym stopniu

konkretności i różnych horyzontach czasowych

konkretności i różnych horyzontach czasowych

(operacyjne, taktyczne, strategiczne). Oznacza

(operacyjne, taktyczne, strategiczne). Oznacza

to, że musi istnieć hierarchia celów, ich

to, że musi istnieć hierarchia celów, ich

wzajemna zależność, ustalanie priorytetów.

wzajemna zależność, ustalanie priorytetów.

Zarządzanie wieloma celami jest sztuką

Zarządzanie wieloma celami jest sztuką

kierowania:

kierowania:



Jak poradzić sobie z konkurencyjnością celów?

Jak poradzić sobie z konkurencyjnością celów?



Jak dokonać optymalizacji celów?

Jak dokonać optymalizacji celów?



Jak nie dopuścić do autonomizacji celów?

Jak nie dopuścić do autonomizacji celów?

Prymat planowania

Prymat planowania

planowanie jest podstawą wszystkich innych

planowanie jest podstawą wszystkich innych

funkcji zarządzania. Plany dotyczą:

funkcji zarządzania. Plany dotyczą:



procesów produkcji, technologii, wyposażenia,

procesów produkcji, technologii, wyposażenia,



badań naukowych, rozwoju organizacji,

badań naukowych, rozwoju organizacji,



finansów,

finansów,



marketingu,

marketingu,



zaopatrzenia,

zaopatrzenia,



zasobów ludzkich,

zasobów ludzkich,



marketingu i procesów sprzedaży.

marketingu i procesów sprzedaży.

planowanie

planowanie

Kompletność

Kompletność –– planowanie musi być funkcja

planowanie musi być funkcja

każdego kierownika w organizacji, wtedy jest

każdego kierownika w organizacji, wtedy jest

użytecznym narzędziem zarządzania. Plany

użytecznym narzędziem zarządzania. Plany

tworzone na różnych szczeblach hierarchii

tworzone na różnych szczeblach hierarchii

organizacyjnej muszą być ze sobą

organizacyjnej muszą być ze sobą

zintegrowane, aby przyczyniały się do

zintegrowane, aby przyczyniały się do

podejmowania trafnych decyzji, osiągania

podejmowania trafnych decyzji, osiągania

zamierzeń i bieżącej kontroli ich realizacji.

zamierzeń i bieżącej kontroli ich realizacji.

Takim najbardziej popularnym narzędziem

Takim najbardziej popularnym narzędziem

pokazującym jak „wywiązać się” z zasady

pokazującym jak „wywiązać się” z zasady

kompletności jest

kompletności jest –– biznes plan.

biznes plan.

Planowanie

Planowanie

Kompletność planu oznacza także, że powinien

Kompletność planu oznacza także, że powinien

on obejmować cały układ organizacyjny:

on obejmować cały układ organizacyjny:



przedsiębiorstwo

przedsiębiorstwo -- łącznie z filiami, regionami

łącznie z filiami, regionami

działania,

działania,



funkcje

funkcje –– produkcyjne, sprzedażowe,

produkcyjne, sprzedażowe,

zarządzania ludźmi, finansowe, inwestycyjne,

zarządzania ludźmi, finansowe, inwestycyjne,



części organizacji

części organizacji –– wydziały, komórki

wydziały, komórki

organizacyjne, poszczególne stanowiska

organizacyjne, poszczególne stanowiska
pracy,

pracy,



produkty, pomysły, projekty.

produkty, pomysły, projekty.

Planowanie

Planowanie

Kompletność planu oznacza także, że powinien

Kompletność planu oznacza także, że powinien

on obejmować cały układ organizacyjny:

on obejmować cały układ organizacyjny:



przedsiębiorstwo

przedsiębiorstwo -- łącznie z filiami, regionami

łącznie z filiami, regionami

działania,

działania,



funkcje

funkcje –– produkcyjne, sprzedażowe,

produkcyjne, sprzedażowe,

zarządzania ludźmi, finansowe, inwestycyjne,

zarządzania ludźmi, finansowe, inwestycyjne,



części organizacji

części organizacji –– wydziały, komórki

wydziały, komórki

organizacyjne, poszczególne stanowiska

organizacyjne, poszczególne stanowiska
pracy,

pracy,



produkty, pomysły, projekty.

produkty, pomysły, projekty.

Planowanie

Planowanie

Etapy procesu planowania:

Etapy procesu planowania:



ustalenie celów,

ustalenie celów,



identyfikacja problemów,

identyfikacja problemów,



poszukiwanie wariantów rozwiązań,

poszukiwanie wariantów rozwiązań,



ocena konsekwencji poszczególnych

ocena konsekwencji poszczególnych

wariantów,

wariantów,



dokonanie wyboru,

dokonanie wyboru,



wdrażanie planu,

wdrażanie planu,



kontrola realizacji.

kontrola realizacji.

Przyczyny niepowodzeń w

Przyczyny niepowodzeń w

planowaniu

planowaniu



niedostosowanie narzędzi planistycznych do potrzeb planowania w

niedostosowanie narzędzi planistycznych do potrzeb planowania w

organizacji,

organizacji,



planowanie nie może być traktowane jako antidotum na wszystkie

planowanie nie może być traktowane jako antidotum na wszystkie

problemy, które należy rozwiązać w organizacji,

problemy, które należy rozwiązać w organizacji,



planowanie nie jest często dobrze w komponowane w system

planowanie nie jest często dobrze w komponowane w system

zarządzania organizacją,

zarządzania organizacją,



planowanie stać się może sztuką dla sztuki, jeśli zdominują go

planowanie stać się może sztuką dla sztuki, jeśli zdominują go

nowoczesne narzędzia, np. systemy informatyczne,

nowoczesne narzędzia, np. systemy informatyczne,



oszczędności planistyczne

oszczędności planistyczne –– rezygnacja ze sporządzania planów

rezygnacja ze sporządzania planów

wariantowych,

wariantowych,



dobry plan nie gwarantuje dobrego wykonania celów (środki realizacji,

dobry plan nie gwarantuje dobrego wykonania celów (środki realizacji,

motywacja itd.),

motywacja itd.),



komplikowanie planowania

komplikowanie planowania –– nowe metody, nowe narzędzia

nowe metody, nowe narzędzia

niedostosowane do potrzeb organizacji,

niedostosowane do potrzeb organizacji,



brak kontroli procesów realizacji planów, brak korekt w planach

brak kontroli procesów realizacji planów, brak korekt w planach

wynikających np. ze zmieniających się uwarunkowań działania w

wynikających np. ze zmieniających się uwarunkowań działania w

otoczeniu.

otoczeniu.

Zarządzanie przez cele

Zarządzanie przez cele

M

Management

anagement by O

by Objectives

bjectives –– J.W.

J.W.

Humble

Humble

Zadaniem zarządzanie przez cele (ZPC)

Zadaniem zarządzanie przez cele (ZPC)

jest to, aby jak największa liczba osób w

jest to, aby jak największa liczba osób w

organizacji uczestniczyła w procesie ich

organizacji uczestniczyła w procesie ich

wyznaczania i aby były one jasno i

wyznaczania i aby były one jasno i

wyraźnie ustalone.

wyraźnie ustalone.

ZPC opiera się na trzech podstawowych

ZPC opiera się na trzech podstawowych

założeniach:

założeniach:

ZPC

ZPC



cele wszystkich komórek organizacyjnych i

cele wszystkich komórek organizacyjnych i

wszystkich uczestników organizacji muszą być

wszystkich uczestników organizacji muszą być

spójne, logiczne i strukturalnie powiązane,

spójne, logiczne i strukturalnie powiązane,



cele i wynikające z nich zdania muszą być

cele i wynikające z nich zdania muszą być

realizowane z zaangażowaniem, tzn., że każdy

realizowane z zaangażowaniem, tzn., że każdy

pracownik odpowiedzialny za nie musi mieć

pracownik odpowiedzialny za nie musi mieć

odpowiednią motywację,

odpowiednią motywację,



zrozumienie celu stanowi podstawę do

zrozumienie celu stanowi podstawę do

samodzielnego poszukiwania najlepszych

samodzielnego poszukiwania najlepszych

sposobów jego realizacji.

sposobów jego realizacji.

Procedura realizacji

Procedura realizacji

zarządzanie przez cele

zarządzanie przez cele



Przygotowanie

Przygotowanie -- plan działania, akceptacja

plan działania, akceptacja

kierownictwa, pomoc z zewnątrz.

kierownictwa, pomoc z zewnątrz.



Określenie celów organizacji

Określenie celów organizacji –– misja, cele

misja, cele

strategiczne.

strategiczne.



Kluczowe obszary działań

Kluczowe obszary działań –– np. przy pomocy

np. przy pomocy

ekspertów przeprowadza się analizę pracy

ekspertów przeprowadza się analizę pracy

kierowników, określa kluczowe zadania dla

kierowników, określa kluczowe zadania dla

menedżerów najwyższego szczebla. Opracowuje się

menedżerów najwyższego szczebla. Opracowuje się

karty zadań kluczowych dla kierowników średniego

karty zadań kluczowych dla kierowników średniego

szczebla i podległych im komórek organizacyjnych.

szczebla i podległych im komórek organizacyjnych.

Zasada współuczestnictwa w zarządzaniu przez cele

Zasada współuczestnictwa w zarządzaniu przez cele

wymaga, aby w opracowywaniu planu np. wydziału

wymaga, aby w opracowywaniu planu np. wydziału

uczestniczyli wszyscy kierownicy wszystkich komórek.

uczestniczyli wszyscy kierownicy wszystkich komórek.

Procedura realizacji

Procedura realizacji

zarządzanie przez cele

zarządzanie przez cele



Analiza krytyczna

Analiza krytyczna. Raz na kwartał powinno

. Raz na kwartał powinno

dokonywać się szczegółowej oceny wyników

dokonywać się szczegółowej oceny wyników

zespołów komórek, pionów i pojawiających

zespołów komórek, pionów i pojawiających

się zagrożeń w realizacji zadań. Ważna

się zagrożeń w realizacji zadań. Ważna

zasada w tym etapie „zadania nie są odlane

zasada w tym etapie „zadania nie są odlane

w betonie”.

w betonie”.



Planowanie usprawnień poszczególnych

Planowanie usprawnień poszczególnych

jednostek organizacyjnych i stanowisk

jednostek organizacyjnych i stanowisk. .

Ma to na celu uelastycznienie organizacji,

Ma to na celu uelastycznienie organizacji,

dezagregowanie usprawnienie

dezagregowanie usprawnienie

opracowanych dla całej organizacji na

opracowanych dla całej organizacji na

poszczególnych komórki i stanowiska.

poszczególnych komórki i stanowiska.

Procedura realizacji

Procedura realizacji

zarządzanie przez cele

zarządzanie przez cele



Dalsza realizacja zadań kluczowych i usprawnień

Dalsza realizacja zadań kluczowych i usprawnień..



Przegląd pracy i wyników organizacji

Przegląd pracy i wyników organizacji. .



Rozwój kadry

Rozwój kadry –– plany rozwoju, budowanie ścieżek karier, plany

plany rozwoju, budowanie ścieżek karier, plany

szkoleń.

szkoleń.



Funkcjonowanie systemu

Funkcjonowanie systemu –– faza ta może być początkiem

faza ta może być początkiem

nowego cyklu

nowego cyklu –– plany kluczowe obszary, usprawnienia itd.

plany kluczowe obszary, usprawnienia itd.

Zarządzanie przez cele może być wykorzystywane przez wiele

Zarządzanie przez cele może być wykorzystywane przez wiele

różnorodnych organizacji biznesowych i

różnorodnych organizacji biznesowych i non

non--profit

profit..

Zarządzanie przez cele ma charakter kompleksowy.

Zarządzanie przez cele ma charakter kompleksowy.

Oczywiście nie jest to metoda idealna, czyli ma swoje wady: wymaga

Oczywiście nie jest to metoda idealna, czyli ma swoje wady: wymaga

zmian w strukturze organizacyjnej i układach władzy, może być

zmian w strukturze organizacyjnej i układach władzy, może być

powodem konfliktów, których rozwiązanie wymaga negocjacji,

powodem konfliktów, których rozwiązanie wymaga negocjacji,

wymaga przestrzegania zasad (zaangażowania ludzi i

wymaga przestrzegania zasad (zaangażowania ludzi i

kierownictwa w realizacje celów, kształcenia ludzi).

kierownictwa w realizacje celów, kształcenia ludzi).