funkcjonowanie placowek zagranicznych msz ze szczegolnym uwzglednieniem realizacji sluzby konsularnej w zakresie wydawania wiz i wydawania karty polaka

KAP – 4114–02–03/2012
I/12/004/KAP

WYSTĄPIENIE

POKONTROLNE

I. Dane identyfikacyjne kontroli

Numer i tytuł kontroli

I/12/004/KAP – Funkcjonowanie placówek zagranicznych Ministerstwa Spraw
Zagranicznych ze szczególnym uwzględnieniem realizacji zadań służby konsularnej
w zakresie wydawania wiz i wydawania Karty Polaka.

Jednostka

przeprowadzająca

kontrolę

Najwyższa Izba Kontroli

Departament Administracji Publicznej

Kontrolerzy

1. Edyta Prędka, główny specjalista k.p., upoważnienie do kontroli nr 83395 z dnia
7 listopada 2012 r.
2. Edyta Jamioł, główny specjalista k.p., upoważnienie do kontroli nr 83396 z dnia
7 listopada 2012 r.

(dowód: akta kontroli str. 1-4)

Jednostka

kontrolowana

Adres

Konsulat Generalny Rzeczypospolitej Polskiej w Odessie (zwany w dalszej treści
wystąpienia Konsulatem albo KG RP)
Odessa, Ul. Uspieńska 2/1, 65014

Kierownik jednostki

kontrolowanej

Zakres kontroli

Okres objęty kontrolą

Konsul Generalny Pani Joanna Strzelczyk (zwana w dalszej treści wystąpienia

Konsulem Generalnym )

(dowód: akta kontroli str. 26)

1. Organizacja pracy i warunki funkcjonowania Konsulatu.

2. Działania służby konsularnej w zakresie wydawania wiz.

3. Działania służby konsularnej w zakresie wydawania Karty Polaka.

4. Rozpatrywanie skarg zgłoszonych w związku z wydawaniem wiz i wydawaniem

Karty Polaka.

Od 1 stycznia do 30 września 2012 r. (z uwzględnieniem porównywalnych danych
statystycznych z okresu od 1 stycznia do 30 września 2011 r.)

Użyte w wystąpieniu pokontrolnym skróty oznaczają:

kodeks wizowy – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE)

Nr 810/2009 z 13 lipca 2009 r. ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Wizowy

;

ustawa o funkcjach konsulów – ustawę z dnia 13 lutego 1984 r. o funkcjach

konsulów Rzeczypospolitej Polskiej

umowa między Wspólnotą Europejską a Ukrainą – umowę między Wspólnotą
Europejską a Ukrainą o ułatwieniach w wydawaniu wiz

umowy między Rządem RP a Gabinetem Ministrów Ukrainy – umowę pomiędzy

Dz. U. UE.L Nr 243, str. 1.

Dz. U. z 2002 r. Nr 215, poz. 1823 ze zm.

Dz. U UE z 2007 r., Nr 332, str. 68.

rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Gabinetem Ministrów Ukrainy o zasadach
ruchu osobowego

, oraz umowę miedzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej

a Gabinetem Ministrów Ukrainy o zniesieniu opłat za wydawanie wiz krajowych

ustawa o cudzoziemcach – ustawę z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach

ustawa o Karcie Polaka – ustawę z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka

Kpa – ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego

rozporządzenie w sprawie wiz dla cudzoziemców – rozporządzenie Ministra

Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 kwietnia 2011 r. w sprawie wiz dla
cudzoziemców

zarządzenie Nr 37 – zarządzenie 37 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia

5 listopada 2010 r. w sprawie zasad i trybu postępowania przy powierzaniu
podmiotom zewnętrznym określonych czynności w zakresie przyjmowania
wniosków wizowych,

decyzja Ministra SZ - decyzję Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 8 stycznia

2010 r.

zarządzenie Nr 37 – zarządzenie Nr 37 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia
5 listopada 2010 r. w sprawie zasad i trybu postępowania przy powierzaniu

podmiotom zewnętrznym określonych czynności w zakresie przyjmowania
wniosków wizowych,

PPWW – punkt przyjmowania wniosków wizowych,

VFS Global – spółka VF Worldwide Holdings Ltd. c/o Kross Border Trust Services
Ltd.,

DK MSZ – Departament Konsularny w Ministerstwie Spraw Zagranicznych,

RWPPOK - Referat ds. Współpracy z Polonią, Spraw Prawnych i Opieki
Konsularnej,

RRO - Referat Ruchu Osobowego,

CO-KPRM – system Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów,

regulamin organizacyjny - Wewnętrzny regulamin organizacyjny Konsulatu

Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w Odessie z dnia 23 września 2009 r. (ze
zmianami

M.P. Nr 56, poz. 878. Umowa ta została zmieniona protokołem podpisanym w Warszawie dnia

30 listopada 2007 r. miedzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Gabinetem Ministrów Ukrainy –
M. P. Nr 37, poz. 571.

M.P. z 2012 r., poz. 643.

Dz. U. z 2011 r. Nr 264, poz. 1573 ze zm.

Dz. U. Nr 180, poz. 1280 ze zm.

Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.

Dz. U. Nr 99, poz. 579.

Pismo DK 20-196-09; DK 3300-2-10/002212 z dnia 7 stycznia 2010 r.

Zmiany schematu organizacyjnego stanowiącego załącznik nr 1 do regulaminu organizacyjnego

Konsulatu Generalnego RP w Odessie z dnia 16 listopada 2010 r., z dnia 6 grudnia 2010 r.,
obowiązujący od dnia 1 października 2011 r. oraz z dnia 16 maja 2012 r.

II. Ocena kontrolowanej działalności

Najwyższa

Izba

Kontroli

ocenia

pozytywnie,

mimo

stwierdzonych

nieprawidłowości

działania Konsulatu Generalnego w zbadanym zakresie.

Pozytywną ocenę uzasadnia w szczególności:

zapewnienie w Konsulacie właściwych warunków bezpieczeństwa oraz

odpowiedniego poziomu obsługi interesantów i dogodnych warunków pracy
personelowi,

zapewnienie interesantom dostępu do informacji wizowych oraz informacji

w zakresie Karty Polaka,

wydawanie decyzji w sprawach wizowych w terminach

przewidzianych

w umowach między Rządem RP a Gabinetem Ministrów Ukrainy oraz umowie

między Wspólnotą Europejską a Ukrainą,

pobieranie opłat za rozpatrzenie wniosków wizowych i wydanie wiz zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami,

wydawanie decyzji o przyznaniu, odmowie i unieważnieniu Karty Polaka zgodnie
z obowiązującymi przepisami w tym zakresie,

prowadzenie rejestru złożonych wniosków o przyznanie Karty Polaka, decyzji

wydanych w tych sprawach oraz przyznanych i unieważnionych Kart Polaka,
zgodnie z wymogami art. 23 ust. 2 ustawy o Karcie Polaka.

Stwierdzone nieprawidłowości polegały w szczególności na:

zobowiązaniu akredytowanych podmiotów komercyjnych do składania

wniosków o wydanie wizy dla swoich klientów wyłącznie u usługodawcy
zewnętrznego;

wprowadzeniu ograniczeń w przyjmowaniu wniosków wizowych bezpośrednio

do Konsulatu (z pominięciem PPWW), w wyniku zastosowania się do zaleceń
Dyrektora Departamentu Konsularnego MSZ. Skutkiem tego, było ograniczenie
jedynie do sześciu dziennie liczby wnioskodawców, którzy mogli złożyć wniosek
wizowy wprost do Konsulatu (nie licząc przedstawicieli Polonii, VIP-ów,

przypadków humanitarnych, klientów biur turystycznych kierujących wnioski
z wykorzystaniem e-vouchera) i wydłużenie okresu oczekiwania na złożenie
wniosku o wizę krajową w Konsulacie do około 30 dni, a w przypadku wizy
Schengen brak możliwości wyznaczenia terminu złożenia wniosku do końca

2012 roku

Niemożliwość zarejestrowania się w systemie e-konsulat w celu złożenia
wniosku wizowego bezpośrednio w Konsulacie, ze względu na brak dostępności
terminów, ogranicza korzystanie z prawa określonego w art. 17 ust. 5 kodeksu

wizowego, tj. możliwości składania przez wszystkie osoby ubiegające się o wizę
wniosków bezpośrednio w konsulacie;

udostępnieniu interesantom formularza wniosku o wydanie wizy krajowej

niezgodnego z obowiązującymi przepisami.

Najwyższa Izba Kontroli (zwana dalej: NIK) stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna;

pozytywna, mimo stwierdzonych nieprawidłowości; negatywna.

Przy uwzględnieniu terminu wydania decyzji liczonego od dnia złożenia w Konsulacie

kompletnego wniosku wizowego

Co wykazały oględziny systemu e-konsulat przeprowadzone w dniu 15 listopada 2012 r.

Ocena ogólna

Uzasadnienie

oceny ogólnej

W ocenie NIK, zlokalizowanie jedynego dla okręgu odeskiego PPWW

w miejscowości będącej jednocześnie siedzibą Konsulatu przyczyniło się do
zlikwidowania kolejek przed tym urzędem, ale nie ułatwiło dostępu do wizy osobom
zamieszkującym w miejscowościach odległych od Konsulatu. Stwierdzono, że
w celu złożenia wniosku i odbioru wizy zainteresowani byli zmuszeni do

pokonywania tych samych, niejednokrotnie kilkusetkilometrowych, odległości
podobnie jak przed utworzeniem PPWW w Odessie.

III. Opis ustalonego stanu faktycznego

1. Organizacja pracy i warunki funkcjonowania urzędu

konsularnego.

1.1. Organizacja pracy i zatrudnienie

W rozumieniu art. 1 ustawy o funkcjach konsulów, konsulem jest kierownik

konsulatu generalnego, konsulatu, wicekonsulatu i agencji konsularnej, jak również
wydziału konsularnego przedstawicielstwa dyplomatycznego.
Zgodnie z art. 4 przywołanej ustawy, konsul wykonuje funkcje osobiście lub
upoważnia do ich wykonywania innych pracowników posiadających stopnie

służbowe konsularne lub dyplomatyczne. W art. 22 tej ustawy podano, że konsul
wykonuje czynności konsularne na podstawie upoważnienia ministra właściwego do
spraw zagranicznych, a w stosunku do czynności określonych w art. 19 ust. 1-3,
art. 20 i 21

upoważnienia ministra właściwego do spraw zagranicznych wydanego

w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw sprawiedliwości.
Zgodnie z art. 38 ust. 1 kodeksu wizowego, państwa członkowskie wysyłają
odpowiedni personel w wystarczającej liczbie do wykonywania zadań związanych
z rozpatrywaniem wniosków

tak, aby zapewnić odpowiednią i jednolitą jakość

obsługi interesantów. Stosownie do ust. 2 powyższego artykułu, lokale winny
spełniać odpowiednie wymogi i pozwalać na stosowanie odpowiednich środków
bezpieczeństwa.
W okresie objętym kontrolą organizację Konsulatu Generalnego RP w Odessie

określał regulamin organizacyjny, zatwierdzony przez Dyrektora Generalnego
Służby Zagranicznej.
W myśl postanowień z § 3 ust. 1 tego regulaminu, Konsul Generalny kieruje pracą
Konsulatu Generalnego przy pomocy kierowników referatów.
Zgodnie z § 6 regulaminu organizacyjnego, do zadań RWPPOK należało m.in.
prowadzenie postępowań w sprawie przyznawania Karty Polaka. W okresie od
1 stycznia do 30 września 2012 r., zgodnie ze schematem organizacyjnym
stanowiącym załącznik do regulaminu organizacyjnego, w RWPPOK zatrudnione

były cztery osoby

Do zadań RRO (§ 7 regulaminu organizacyjnego) należało m.in. przyjmowanie,
rozpatrywanie wniosków i podejmowanie decyzji w sprawach paszportowych
i wizowych, prowadzenie korespondencji z organami krajowymi w sprawach

To jest do wykonywania określonych w tych przepisach czynności notarialnych, sporządzania

i poświadczania tłumaczeń dokumentów, wypisów, odpisów oraz legalizacji dokumentów.

Zgodnie z art. 2 pkt 10 kodeksu wizowego, wniosek oznacza wniosek o wizę.

Kierownik referatu (konsul - jeden etat), ds. dyplomacji publicznej i kulturalnej (referent ds.

promocji - pół etatu, pracownik krajowy niekierowany), tłumacz – korespondent (jeden etat –
pracownik miejscowy), tłumacz (jeden etat – pracownik miejscowy)

Stan prawny

Opis stanu

faktycznego

paszportowych i wizowych. W referacie tym do dnia 26 kwietnia 2012 r. było

zatrudnionych dziewięć osób

, a od dnia 27 kwietnia 2012 r. osiem osób

Skład osobowy RWPPOK i RRO, czas ich pracy

organizację pracy oraz zadania

tych referatów, określały dokumenty wewnętrzne pod nazwą organizacja pracy
referatu (…).

(dowód: akta kontroli str. 5-45, 27-34, 38, 55-60,194, 440, 442)

Zgodnie z art. 22 ustawy o funkcjach konsulów, Konsul Generalny wykonywał
czynności konsularne na podstawie upoważnienia Ministra Spraw Zagranicznych.
Na podstawie art. 4 przywołanej ustawy, Konsul Generalny upoważnił pracowników

na stanowiskach dyplomatyczno–konsularnych

do wykonywania czynności

konsularnych. Dla pracowników tych sporządzone zostały opisy stanowisk, które
odzwierciedlały zakres udzielonych upoważnień oraz podział zadań wynikający
z regulaminu organizacyjnego.

(dowód: akta kontroli str. 26, 46-54)

W okresie objętym kontrolą przyjęto i rozpatrzono 166 wniosków o wydanie Karty
Polaka. W RWPPOK zatrudniony był jeden urzędnik konsularny, realizujący zadania
związane z wydawaniem Karty Polaka, co oznacza, że średnio w miesiącu

rozpatrywał 18 wniosków w tej sprawie.

(dowód: akta kontroli str.137)

W okresie objętym kontrolą liczba czynności konsularnych związanych
z wydawaniem decyzji wizowych

wyniosła 17 873. W RRO zatrudniony był jeden

urzędnik konsularny, na którego przypadało średnio w miesiącu badanego okresu
1 986 spraw, tj. o 99 spraw (o 4,7%) mniej niż w 2011 r.

(dowód: akta kontroli str.205)

W ocenie NIK liczba pracowników RWPPOK i RRO, w tym pracowników
konsularnych, w badanym okresie, była adekwatna do zakresu wykonywanych
czynności związanych z wydawaniem wiz i Karty Polaka.
Siedziba Konsulatu Generalnego znajduje się w Odessie przy ul. Uspieńskiej 1/2.

Działka o powierzchni 1684 m

, na której zlokalizowany jest budynek KG RP,

została wydzierżawiona przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP w 2008 r., na
49 lat. Budynek Konsulatu Generalnego, zakupiony w 2003 r., pełni funkcje urzędu
i funkcje mieszkalne dla pracowników skierowanych z kraju.

(dowód: akta kontroli str.61-85)

W sprawozdaniu z wykonania zadań KG RP w Odessie w roku 2011, Konsul
Generalna podała, że „warunki lokalowe i wyposażenie KG RP w Odessie należy
uznać za dobre. (…)”.

(dowód: akta kontroli str. 248)

Na podstawie oględzin pomieszczeń służących dla obsługi interesantów ustalono,
że interesanci w sprawach wizowych przyjmowani byli w wyodrębnionej strefie
Konsulatu, do której wejście odbywało się poprzez bramkę pirotechniczną,

Osiem i pół etatu, w tym; kierownik referatu (konsul – jeden etat), stanowisko ds. wizowych

(także kasa) – (pół etatu), stanowiska ds. wizowych (siedem etatów).

Siedem i pół etatu, z tego stanowiska ds. wizowych obejmujące sześć etatów, w tym pięć etatów

zajmowali referencji wizowi i jeden pracownik centrali telefonicznej (pracownicy miejscowi).

Z wyjątkiem wicekonsula, pracownika ds. administrowania systemem teleinformatycznym, który

nie pełnił merytorycznych funkcji konsularnych.

Dotyczących przyznania wiz, odmowy przyznania wiz, anulowania ważnych wiz ze względu na

wydanie wizy innego rodzaju

nadzorowaną przez pracowników ochrony. Obsługa interesantów odbywała się przy

trzech okienkach do obsługi klientów wizowych, z których dwa służyły do
przyjmowania wniosków, trzecie do wydawania wiz. Wyposażenie pomieszczenia
w blaty ułatwiało przygotowanie dokumentów. Interesantom zapewniono dostęp do
dystrybutora z wodą pitną oraz możliwość skorzystania z sanitariatów.

Pomieszczenie dla interesantów wizowych było w bezpośrednim sąsiedztwie pokoju
rozmów/przyjęć indywidualnych interesantów, do którego dostęp był możliwy po
użyciu karty elektronicznej. W pomieszczeniu tym znajdowało się również
komputerowe stanowisko firmy VFS Global, służące do kontaktów w sprawach

wizowych. Na parterze Konsulatu w części z ograniczonym dostępem znajdowały
się pomieszczenia pracowników zajmujących się obsługą wizową i wydawaniem wiz
oraz „podręczne” archiwum dla wniosków z lat 2011 - 2012.
Ubiegający się o wydanie Karty Polaka przyjmowani byli w sali znajdującej się na

I piętrze Konsulatu w strefie ogólnodostępnej, gdzie interesanci mieli możliwość
uzyskania informacji od pracownika przeszkolonego m.in. w zakresie procedury
przyznawania Karty Polaka, oraz pozyskania odpowiednich formularzy
i dokumentów. Rozmowy z osobami ubiegającymi się o wydanie Karty Polaka

odbywały się w wydzielonym miejscu tej sali. Jak poinformował konsul
ds. prawnych, w przypadku przebywania w tym pomieszczeniu większej liczby osób,
rozmowy przeprowadzano w pokoju rozmów/przyjęć indywidualnych interesantów
znajdującym się na parterze budynku.

(dowód: akta kontroli str. 251-277)

W ocenie NIK, warunki lokalowe placówki zapewniały personelowi i interesantom
odpowiedni poziom usług.

1.2. Dostęp interesantów do informacji konsularnych

Zgodnie z art. 47 kodeksu wizowego, konsulaty podają do ogólnej wiadomości
wszystkie istotne informacje związane ze składaniem wniosków wizowych,
a zwłaszcza:

a) kryteria, warunki i procedury obowiązujące przy ubieganiu się o wizę;
b) w stosownych przypadkach - sposób umówienia się na spotkanie;
c) miejsce, w którym można złożyć wniosek (właściwy konsulat, wspólny

ośrodek przyjmowania wniosków lub usługodawca zewnętrzny);

d) akredytowane pośredniczące podmioty komercyjne;
e) informację o braku skutków prawnych stempla, o którym mowa w art. 20;
f) terminy rozpatrywania wniosków określone w art. 23 ust. 1, 2 i 3;
g) państwa trzecie, których obywatele lub obywatele należący do szczególnych

kategorii są przedmiotem uprzedniej opinii lub informacji;

h) że osoba ubiegająca się o wizę musi zostać powiadomiona o negatywnej

decyzji w sprawie wniosku, że należy podać powody takiej decyzji i że osoby
ubiegające się o wizę, których wniosek spotkał się z odmową, mają prawo do

odwołania, wraz z informacją dotyczącą trybu postępowania w przypadku
odwołania, w tym o właściwym organie oraz o terminach złożenia odwołania;

i) że posiadanie wizy nie jest równoznaczne z automatycznym prawem wjazdu

i że posiadacz wizy zostanie poproszony na granicy zewnętrznej

o przedstawienie dowodów, że spełnia warunki wjazdu, zgodnie z tym,
co przewidziano w art. 5 kodeksu granicznego Schengen.

Na podstawie dokonanych oględzin ustalono, że istotne informacje związane ze
składaniem wniosków wizowych w języku ukraińskim zostały zamieszczone na

tablicach informacyjnych znajdujących się przed budynkiem oraz w strefach

Stan prawny

Opis stanu

faktycznego

ogólnodostępnych dla interesantów wewnątrz budynku Konsulatu. Informacje te były

upublicznione również na stronie internetowej Konsulatu, prowadzonej w języku
polskim i ukraińskim. Było to zgodne z art. 47 kodeksu wizowego.
Na tablicach informacyjnych umieszczonych na zewnątrz ogrodzenia okalającego
teren posesji Konsulatu oraz na stronie internetowej zamieszczone zostały

informacje dotyczące m.in. wysokości opłaty za rozpatrzenie wniosku o wizę
Schengen, nazwy banku za pośrednictwem którego wnosi się opłaty, ograniczeń
terytorialnych poszczególnych konsulatów na terenie Ukrainy, sposobu składania
dokumentów wizowych (dane teleadresowe firmy upoważnionej do przyjmowania

wniosków wizowych), okresu rozpatrywania wniosków wizowych, możliwości
złożenia skarg i wniosków do Konsula Generalnego oraz sposobu przyjmowania
wniosków wizowych za pośrednictwem systemu e-konsulat i firmę VFS Global.
Informacje w sprawie uzyskania Karty Polaka, na terenie Konsulatu, były dostępne

u pracowników ochrony w formie broszury Informacja w sprawie Karty Polaka.
W miarę potrzeb istniała możliwość uszczegółowienia tych informacji
u pracownika RWPPOK przeszkolonego w tym zakresie.

(dowód: akta kontroli str. 163, 251-277)

W sprawie nieumieszczenia informacji o Karcie Polaka w miejscach
ogólnodostępnych na zewnątrz jak i wewnątrz Konsulatu, konsul ds. prawnych,
wyjaśnił, że ustawa o Karcie Polaka, jest specyficznym aktem prawnym, różnie
odbieranym w krajach o krótkiej tradycji demokracji. Sprawa ta ma tym większe

znaczenie, że obwód odeski graniczy z Rumunią, chętnie wydającą swoje paszporty
obywatelom Ukrainy, urodzonym na terytorium, które przed II wojną światową
należało do tego kraju (sojusznika Niemiec i okupanta Odessy). Zostało to bardzo

negatywnie, a nawet wrogo odebrane przez miejscową ludność oraz władze.
Procedura związana z otrzymaniem Karty Polaka łączy się między innymi
z podpisaniem w obecności konsula deklaracji przynależności do Narodu Polskiego.
Z jednej strony złożenie tej deklaracji jest jednym z niezbędnych warunków dla

otrzymania Karty, lecz z drugiej może stworzyć dodatkowe problemy bezpośrednio
dla zainteresowanego w przypadku, jeśli informacja o podpisywaniu przez niego
takiego dokumentu dotrze do służb ukraińskich.

(dowód: akta kontroli str. 161-164)

W trakcie kontroli stwierdzono, że interesanci KG RP w Odessie mieli możliwość
telefonicznego uzyskania informacji konsularnych, o czym byli informowani
komunikatem umieszczonym na stronie internetowej Konsulatu oraz w ogłoszeniach
zamieszczonych na tablicy przed budynkiem KG RP. Kontrolerzy czterokrotnie,

w różnych dniach i godzinach, podjęli próbę połączenia telefonicznego z RRO.
Trzykrotnie uzyskano połączenia, jeden raz numer był zajęty.

(dowód: akta kontroli str. 195)

1.3. Współpraca z usługodawcami zewnętrznymi

Zgodnie z art. 40 ust. 1 kodeksu wizowego, każde państwo członkowskie odpowiada

za stworzenie procedur związanych z wnioskami. Zasadniczo wnioski przyjmowane
są w konsulacie państwa członkowskiego. Na mocy art. 40 ust. 3 kodeksu
wizowego, państwo członkowskie może w ostateczności nawiązać współpracę
z usługodawcą zewnętrznym z uwagi na szczególne uwarunkowania lub na sytuację

lokalową, na przykład w przypadku, gdy:

ze względu na dużą liczbę osób ubiegających się o wizę nie jest możliwe
zorganizowanie pobierania wniosków wizowych i danych w odpowiednim

terminie i w godnych warunkach; lub

Stan prawny

nie jest możliwe zapewnienie odpowiedniej dostępności na całym terytorium

danego kraju trzeciego w żaden inny sposób;

oraz gdy formy współpracy, o których mowa w ust. 2, okażą się nieodpowiednie dla
danego państwa członkowskiego.

Stosownie do art. 43 ust. 6 kodeksu wizowego, usługodawcy zewnętrznemu można
powierzyć wykonywanie jednej lub więcej poniższych czynności:
a) udzielanie ogólnych informacji na temat wymogów wizowych i formularzy

wniosków;

b) informowanie osób ubiegających się o wizę o wymaganych dokumentach

uzupełniających, wymienionych w liście kontrolnej;

c) przyjmowanie danych i wniosków PPWW łącznie z pobieraniem identyfikatorów

biometrycznych) i przekazywanie wniosku konsulatowi;

d) pobieranie należnej opłaty;
e) planowanie terminów osobistych wizyt w konsulacie lub u usługodawcy

zewnętrznego;

f) przyjmowanie dokumentów podróży (łącznie z ewentualnym powiadomieniem

o odmowie) od konsulatu i zwracanie ich osobie ubiegającej się o wizę.

Zgodnie z art. 43 ust. 11 kodeksu wizowego, dane państwo członkowskie ściśle
nadzoruje realizację postanowień instrumentu prawnego, o którym mowa w ust. 2

w tym:

a) ogólne informacje o wymogach wizowych i formularzu wniosku, których

usługodawca zewnętrzny udziela osobom ubiegającym się o wizę;

b) wszelkie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa wymagane do

ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym

zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, niedozwolonym ujawnieniem lub
udostępnieniem - szczególnie, gdy współpraca wiąże się z przekazywaniem akt
i danych konsulatowi danego państwa członkowskiego - oraz przed wszelkimi
innymi formami bezprawnego przetwarzania danych osobowych;

c) pobieranie i przekazywanie identyfikatorów biometrycznych;
d) środki podejmowane w celu dostosowania się do przepisów dotyczących

ochrony danych.

W tym celu konsulat danego państwa członkowskiego ma regularnie przeprowadzać

kontrole na miejscu u usługodawcy zewnętrznego.

Konsul Generalny przekazując clarisiem nr 277 z dnia 9 grudnia 2010 r. do MSZ, za
pośrednictwem Wydziału Konsularnego Ambasady RP na Ukrainie, propozycję
uruchomienia punktu przyjmowania wniosków wizowych w miejscowości Chersoń

w okręgu odeskim, wywiązał się z obowiązku określonego przez Dyrektora
Departamentu Konsularnego MSZ w clarisie nr 1104 z dnia 24 listopada 2010 r.
W uzasadnieniu tej propozycji Konsul podał, że: jest to półmilionowe miasto
obwodowe położone kilkaset kilometrów od Odessy. Mogłoby ono stać się miejscem

do którego zjeżdżają liczni interesanci z jeszcze odleglejszych od Odessy obszarów,
słabo z nią skomunikowanych. W clarisie nr 1030 z 22 grudnia 2010 r. Konsul
Generalny wskazał kolejne dwie lokalizacje PPWW, miasta Izmail i Pervomaisk –
z uwagi na znaczną odległość od siedziby Konsulatu. MSZ nie uwzględniło

propozycji Konsula.

(dowód: akta kontroli 306-326)

Zadanie świadczenia usług przyjmowania wniosków wizowych, w rozumieniu art. 43

kodeksu wizowego, zostało powierzone Spółce VFS Global na podstawie umowy

Podstawą współpracy z usługodawcą zewnętrznym jest instrument prawny, który spełnia wymogi

określone w załączniku X do kodeksu wizowego.

Opis stanu

faktycznego

zawartej w dniu 9 sierpnia 2011 r. pomiędzy Ambasadą RP w Kijowie, działającą

w imieniu i na rzecz m.in. Konsulatu Generalnego RP w Odessie, a Spółką VFS
Global, na okres dwóch lat. W myśl postanowień pkt 1.7. załącznika nr 1 do tej
umowy, usługi przyjmowania wniosków obejmują czynności określone w art. 43 ust.
6 kodeksu wizowego. W umowie postanowiono również, że ankiety wizowe powinny

być rejestrowane oraz przekazywane placówce w formie elektronicznej za pomocą
systemu e-konsulat, do którego dostęp uzyskiwało się przez stronę internetową
www.e-konsulat.gov.pl, oraz w wersji papierowej po ich zarejestrowaniu
i wydrukowaniu z ww. systemu.
Zgodnie z § 3 ust. 2 ww. umowy, wykonawca świadczy przedmiotowe usługi
w PPWW. Firma VFS Global pobiera od petentów opłaty za usługę w wysokości
19,50 EUR (uwzględniającą wszystkie wymagane prawem podatki i opłaty) od
każdego składanego wniosku (§ 8 ust. 1 umowy).
W pkt 3 załącznika do umowy z firmą VFS Global określono, że paszporty
i dokumenty przyjęte w ciągu dnia w punktach będą przesyłane do Konsulatu
codziennie w następnym dniu roboczym między godz. 9.00 a 10.00. Rejestracja
przyjętych wniosków wizowych w systemie e-konsulat powinna nastąpić w tym

samym dniu. Wnioski wizowe powinny być przekazywane do Konsulatu w sposób
zabezpieczony, tj. każdy wniosek wizowy z paszportem powinien być zapakowany
w oddzielną teczkę, zaś kurier powinien przekazywać teczki wraz z pismem
potwierdzającym ilość przekazanych teczek z podaniem danych petentów.
Zgodnie z ww. umową firma VFS Global uruchomiła w odeskim okręgu konsularnym
jeden PPWW, który zlokalizowano w Odessie. W punkcie tym przyjmowanie
wniosków wizowych rozpoczęto w dniu 21 maja 2012 r.

(dowód: akta kontroli str. 327-456, 572)

W okresie od 1 stycznia do 30 września 2012 r. do Konsulatu wpływało miesięcznie
średnio 1 986 wniosków wizowych. Poprzez PPWW w czerwcu, lipcu i sierpniu
wpłynęło łącznie 3 053 wnioski wizowe (odpowiednio 1 023, 1 045 i 985), tj. około

51% wszystkich wniosków w tych miesiącach.

(dowód: akta kontroli str. 196-198, 382-383)

Stosownie do § 10 umowy z firmą VFS Global, osobami upoważnionymi do
kontaktów dla celów realizacji umowy oraz nadzoru jej realizacji są każdorazowo

kierownik placówki – Ambasador RP na Ukrainie oraz kierownicy placówek –
konsulatów generalnych RP na Ukrainie zgodnie z ich kompetencją wynikającą
z właściwymi im terytorialnie okręgami konsularnymi bądź osoby przez nich
upoważnione.

(dowód: akta kontroli str.327-356)

Współpraca Konsulatu z firmą VFS Global w zakresie wydawania wiz odbywała się
zgodnie z procedurą przyjętą w trakcie spotkań roboczych. W PPWW opracowano
ją w formie pisemnej instrukcji pn. Proces przyjmowania wniosków wizowych do

Polski. Konsul Generalny podał, że wnioski wizowe przyjęte w PPWW, przywożone
były do Konsulatu w dniu następnym o godz. 9. Ankiety przywożono
w zaplombowanych teczkach, a paszporty odbierane w zamkniętych kopertach.
Przyjęcia i wydania odbywały się za pokwitowaniem osoby zdającej z PPWW

i przyjmującej z KG.
Konsul ds. wizowych trzykrotnie

kontrolował PPWW w Odessie. Z notatek z tych

kontroli wynika, że konsul przeprowadzał kontrolę prawidłowości przyjmowania

dniach 8, 19 i 29 października 2012 r.

wniosków wizowych, warunków i sposobu obsługi interesantów w PPWW, w tym

udostępniania informacji wizowych, systemu obsługi interesantów, wykonywania
obowiązków przez personel, wyposażenia. Jak wynika z tych notatek, w związku ze
stwierdzeniem w kilku przypadkach pobrania niezasadnych opłat, konsul
ds. wizowych przeprowadził z pracownikami PPWW szkolenie w tym zakresie.

Konsul Generalna poinformowała, że ponadto wielokrotnie przeprowadzano kontrole
ad hoc osobiste lub telefoniczne na podstawie ustnych poleceń kierownika Placówki
i kierownika Referatu Ruchu Osobowego.

(dowód: akta kontroli str.305, 427-429)

1.4. Współpraca z pośredniczącymi podmiotami

komercyjnymi

Artykuł 45 ust. 1 kodeksu wizowego stanowi, że państwa członkowskie mogą
współpracować z pośredniczącymi podmiotami komercyjnymi, które będą
pośredniczyć w przyjmowaniu wniosków, ale nie będą pobierać identyfikatorów

biometrycznych. Taka współpraca opiera się na akredytacji udzielonej przez
właściwe organy państw członkowskich.
Według stanu na dzień 1 lipca 2012 r. w Konsulacie akredytowanych było 39 firm
turystycznych – pośredniczących podmiotów komercyjnych, o których mowa

w art. 45 kodeksu wizowego.
Jak wskazała Konsul Generalna, firmy turystyczne akredytowane, od momentu
uruchomienia PPWW, składają wnioski wizowe za jego pośrednictwem.

(dowód: akta kontroli str. 304, 424)

1.5. System obsługi interesantów w sprawach wizowych

Zgodnie z art. 37 ust 1 kodeksu wizowego, aby zapobiec spadkowi czujności
i chronić pracowników przed presją na szczeblu lokalnym, należy w odpowiednich
przypadkach wprowadzić systemy rotacji pracowników mających bezpośredni

kontakt z osobami ubiegającymi się o wizę. Szczególną uwagę zwraca się na jasną
strukturę służbową i wyraźny przydział oraz podział obowiązków związanych
z podejmowaniem ostatecznych decyzji wizowych.
W myśl art. 17 ust. 5 kodeksu wizowego dane państwo członkowskie utrzymuje

możliwość składania przez wszystkie osoby ubiegające się o wizę wniosków
bezpośrednio w swoich konsulatach. Stosownie do art. 9 ust. 2 kodeksu wizowego
osoba ubiegająca się o wizę może zostać zobowiązana do umówienia się na
spotkanie w celu złożenia wniosku. Spotkanie odbywa się z reguły przed upływem

okresu dwóch tygodni od daty, w której zażądano spotkania.
Kierownik Referatu Ruchu Osobowego w dokumencie Organizacja pracy RRO
wprowadził m.in. zasadę rotacji pracowników mających bezpośredni kontrakt
z osobami ubiegającymi się o wydanie wizy. Zgodnie z tą zasadą pracownicy RRO

każdego dnia wykonywali inne zadania związane z wydawaniem wiz. Dotyczyło to
m.in. przyjmowania aplikacji wizowych, rejestracji wniosków, wydruku wiz.

(dowód: akta kontroli str. 27-34)

Od 3 lutego 2010 r. złożenie wniosku wizowego w Konsulacie musi zostać

poprzedzone elektroniczną rejestracją w systemie e-konsulat. W okresie objętym
kontrolą w systemie tym zostało zarejestrowanych łącznie 23 858 wniosków.
Kierownik RRO poinformował m.in., że systemy e-konsulat i Wiza-Konsul nie
posiadają możliwości raportowania o liczbie spraw załatwionych, spośród

Stan prawny

Opis stanu

faktycznego

Stan prawny

Opis stanu

faktycznego

zarejestrowanych w systemie e-konsulat w danym okresie. Wnioski w systemie

e-konsulat widoczne są do dwóch tygodni od dnia importu danych do systemu Wiza-
Konsul. Wnioski starsze niż dwa tygodnie są automatycznie kasowane.

(dowód: akta kontroli str. 431-433, 560-561)

Odnośnie funkcjonowania systemu e-konsulat Kierownik RRO poinformował, że

w okresie objętym kontrolą nie zarejestrowano żadnych problemów technicznych
związanych z systemem e-konsulat, nie zanotowano żadnych skarg od petentów
związanych z przerwami w działaniu systemu.

(dowód: akta kontroli str. 431-435)

W Konsulacie ustalono dzienne limity przyjęć wniosków wizowych. Kierownik RRO
poinformował m.in., że Kalendarz limitów był ustalany na cały rok, modyfikację
kalendarza często dostosowywano na placówce do aktualnych potrzeb (w czasie
wzmożonego ruchu wizowego zwiększano limity w trybie dziennym lub

tygodniowym). W okresie objętym kontrolą, limit przyjęć oscylował w granicy 170
wniosków na dzień.

(dowód: akta kontroli str. 431-433)

Zgodnie z zaleceniami Dyrektora DK MSZ urzędy w okręgach konsularnych,

w których miały zostać otwarte PPWW, powinny z dniem ich uruchomienia
ograniczyć dla klientów indywidualnych o 50% dzienne limity w zakresie możliwości
składania wniosków wizowych bezpośrednio w konsulacie. Departament Konsularny
MSZ zakładał, iż najpóźniej w III kwartale 2012 r., około ¾ wszystkich wniosków

wizowych rozpatrywanych przez poszczególne urzędy powinno być skierowanych
poprzez outsourcing. Bezpośrednio w konsulatach mogli nadal aplikować głównie
przedstawiciele Polonii, VIP-y, przypadki humanitarne oraz biura kierujące wnioski

z wykorzystaniem e-vouchera. Jak wskazał Dyrektor DK MSZ, powinno to w realnie
krótkim czasie pozwolić na oszczędności etatowe (głównie etaty miejscowe),
postrzegane jako jeden z głównych efektów przejścia na outsourcing.
Realizując ww. zalecenia DK MSZ w Konsulacie ustalono, że maksymalnie 80%

dziennego limitu przyjęć wniosków wizowych, będzie następowało za
pośrednictwem PPWW. Pozostałe 20% stanowić miały wnioski wizowe składane
bezpośrednio w Konsulacie. W tej grupie znajdowały się osoby uprzywilejowane

wskazane w piśmie Dyrektora DK MSZ. Szacowany przez Konsulat limit dla tej

grupy stanowił około 10 - 20% wniosków dziennie. W rezultacie dla indywidualnych
petentów nieuprzywilejowanych zapewniono możliwość złożenia bezpośrednio do
konsulatu jedynie sześciu wniosków wizowych, tj. około 3% dziennego limitu.
Skutkiem tego było wydłużenie okresu oczekiwania na możliwość złożenia wniosku

wizowego wprost do Konsulatu. Jak wynika bowiem z dokonanych oględzin sposobu
działania systemu e-konsulat pod kątem możliwości zarejestrowania wniosku
wizowego w Konsulacie, w dniu 15 listopada 2012 r.:

nie było możliwości zarejestrowania wniosku o wydanie wizy Schengen,

były cztery terminy na złożenie wniosku o wydanie wizy krajowej. Najbliższy
możliwy termin złożenia wniosku w Konsulacie wskazany w systemie to
13 grudnia 2012 r., tj. po 28 dniach.

(dowód: akta kontroli str.303-304, 357-358, 433-435)

Pojęcie osoba (petent) uprzywilejowana oznacza osobę, która mogła, zgodnie z zaleceniem

Dyrektora DK MSZ, złożyć wniosek wizowy wprost do Konsulatu, tj. głównie przedstawiciele
Polonii, VIP-y, przypadki humanitarne, klienci biur turystycznych kierujących wnioski
z wykorzystaniem e-vouchera.

Przed uruchomieniem PPWW dzienny limit przyjmowania wniosków wizowych był

udostępniony klientom indywidualnym w liczbie 100, w tym 60 w zakresie wiz
Schengen i 40 wiz krajowych, oraz firmom turystycznym w liczbie 70, w tym 60
w zakresie wiz Schengen i 10 wiz krajowych. W momencie powierzenia
przyjmowania wniosków wizowych firmie outsourcingowej, klientom indywidualnym

rejestrującym się przez e-konsulat zapewniono limit sześciu aplikacji, z tego trzech
aplikacji o wydanie wiz Schengen i trzech o wydanie wizy krajowej, a firmie VFS
Global przyznano dzienny limit w liczbie 150 aplikacji, w tym 110 na wizę Schengen
i 40 na wizę krajową. Dla petentów uprzywilejowanych nie określono limitu rejestracji

w systemie e-konsulat. Ich wnioski przyjmowane były w Konsulacie bez
konieczności wcześniejszej rejestracji w systemie.

(dowód: akta kontroli str. 431-435)

Zgodnie z meldunkami dotyczącymi liczby wydanych wiz w sierpniu i wrześniu

2011 r. wnioski wizowe były przyjmowane w Konsulacie bez oczekiwania na ich
złożenie. W marcu 2012 r. na złożenie wniosku o wydanie wizy Schengen
wnioskodawca czekał do 14 dni, wniosek o wizę krajową przyjmowany był bez
oczekiwania. W kwietniu 2012 r. czas oczekiwania na złożenie wniosku o wydanie

wizy Schengen był taki sam jak w poprzednim miesiącu, zaś o wydanie wizy
krajowej wnosił do 3 dni. Natomiast w sierpniu i wrześniu 2012 r. oczekiwanie na
złożenie wniosku wizowego bezpośrednio w Konsulacie wynosiło do 30 dni, zaś za
pośrednictwem PPWW do siedmiu dni.

(dowód: akta kontroli str. 196-197, 206-207,379-395)

W zakresie organizacji pracy i warunków funkcjonowania Konsulatu stwierdzono
nieprawidłowości polegające na:
1) Uniemożliwieniu, od 21 maja 2012 r., akredytowanym podmiotom komercyjnym

składania wniosków o wydanie wizy bezpośrednio w Konsulacie. Od tej daty
dokumenty te mogą być składane jedynie za pośrednictwem usługodawcy
zewnętrznego (tj. w PPWW). Działanie takie jest niezgodne z trybem składania

wniosków określonym w art. 9 ust. 4 kodeksu wizowego, a także stanowi
naruszenie zasady określonej w art. 17 ust. 5 kodeksu wizowego.

(dowód: akta kontroli, str. 324-353)

Zdaniem NIK skierowanie akredytowanych firm turystycznych do korzystania z usług

zewnętrznego pośrednika - VFS Global nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia
usprawnienia lub uproszczenia procedury przyjmowania wniosków wizowych, i nie
uwzględnia przepisów art. 9 ust. 4 i art. 45 ust. 1 kodeksu wizowego.
2) Wprowadzeniu ograniczeń do sześciu dziennie przyjmowania wniosków

wizowych bezpośrednio do Konsulatu, dla wnioskodawców indywidualnych
nieuprzywilejowanych, skutkiem czego było wydłużenie okresu oczekiwania na
złożenie wniosku o wizę krajową w Konsulacie do około 30 dni, a w przypadku

wizy Schengen braku możliwości wyznaczenia terminu złożenia wniosku do
końca 2012 roku

Ograniczenie przyjmowania wniosków wizowych bezpośrednio w Konsulacie było
niezgodne z trybem składania wniosków określonym w art. 9 ust. 4 kodeksu

wizowego. Niemożliwość zarejestrowania się w systemie e-konsulat w celu złożenia
wniosku wizowego bezpośrednio w Konsulacie, ze względu na brak dostępności
terminów, w ocenie NIK, ogranicza petentom korzystanie z prawa określonego
w art. 17 ust. 5 kodeksu wizowego, tj. możliwości składania przez wszystkie osoby

Co wykazały oględziny systemu e-konsulat w dniu 15 listopada 2012 r.

Ustalone

nieprawidłowości

ubiegające się o wizę wniosków bezpośrednio w konsulacie. Zaś przekroczenie

okresu dwóch tygodni od daty zarejestrowania wniosku do daty wyznaczenia
terminu złożenia wniosku w Konsulacie, do około 30 dni, było niezgodne z regułą
określoną w art. 9 ust. 2 kodeksu wizowego.
Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości,

działalność Konsulatu Generalnego RP w Odessie w zakresie organizacji pracy
i warunków funkcjonowania urzędu konsularnego.

2. Realizacja zadań związanych z wydawaniem wiz

2.1. Rejestr spraw dotyczących wiz

Zgodnie z art. 124 pkt 1 lit. a) w związku z art. 125 ust. 1 pkt 1 ustawy
o cudzoziemcach, w sprawach z zakresu wjazdu, pobytu i wyjazdu cudzoziemców
z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej obowiązkiem Konsula jest prowadzenie

w systemie informatycznym rejestru spraw dotyczących wiz.
Stosownie do wymogów określonych w art. 126 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy,
w rejestrach, o których mowa w art. 124 pkt 1, przechowuje się informacje
o wnioskach, wydanych postanowieniach, decyzjach administracyjnych i wyrokach

sądu, a ponadto dane, o których mowa w art. 12 tej ustawy.
Konsul Generalny prowadził rejestr dotyczący wiz w systemie informatycznym Wiza-
Konsul. Kontrola wykazała, że system ten umożliwiał rejestrowanie
i przechowywanie informacji o wnioskach, niezbędnych do wydania wizy, a także

danych, o których mowa w art. 12 ust. 1 pkt 1-4 (imię, imiona i nazwisko), pkt 7-8
(data urodzenia lub wiek, miejsce i kraj urodzenia), pkt 10-13 (odciski linii
papilarnych, obywatelstwo, narodowość, stan cywilny), pkt 15-17 (zawód
wykonywany, miejsce pracy, miejsce zamieszkania lub pobytu) oraz pkt 20-22

(informacje o podróżach i pobytach zagranicznych w okresie ostatnich 5 lat, numer
ewidencyjny PESEL

, wizerunek twarzy) tej ustawy. Tym samym Konsul Generalny

wywiązał się z obowiązku określonego w art. 124 ust. 1 pkt 1 lit a) w związku
z art. 125 ust. 1 pkt 1 ustawy o cudzoziemcach.
Ustalono, że w systemie Wiza-Konsul nie były rejestrowane informacje, o których
mowa w art. 12 ust. 1 pkt 5 - 6 (imię ojca, imię i nazwisko rodowe matki), pkt 9
lit. a-c (rysopis: wzrost w centymetrach, kolor oczu, znaki szczególne), pkt 14
(wykształcenie), pkt 18 (danych o karalności, o prowadzonych postępowaniach

karnych i postępowaniach w sprawach o wykroczenia oraz wydanych orzeczeniach
w postępowaniu sądowym lub administracyjnym), pkt 19 (stosunek do służby
wojskowej) oraz danych dotyczących stanu zdrowia cudzoziemca (art. 12 ust. 2 tej
ustawy).
Brak powyższych danych w systemie Wiza-Konsul wynika z faktu, że składana
w trybie ubiegania się o wizę dokumentacja (wniosek wizowy z dokumentacją
uzupełniającą) nie przewiduje podawania takich informacji.

(dowód: akta kontroli, str. 453-454, 577-579)

W okresie od 1 stycznia do 30 września 2012 r. w RRO zostały zarejestrowane
17 873 wnioski o wydanie wizy. W analogicznym okresie 2011 r. zarejestrowano
18 747 wniosków. Organ wizowy, po pozytywnym rozpatrzeniu wniosków, wystawił

18 455 wiz w okresie od 1 stycznia do 30 września 2011 r. oraz 17 614 wiz
w okresie od 1 stycznia do 30 września 2012 r.

PESEL - Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności.

Ocena cząstkowa

Stan prawny

Opis stanu

faktycznego

(dowód: akta kontroli 209-213)

Kontrola wykazała, że liczba wniosków o wydanie wiz złożonych w pierwszych
trzech kwartałach 2012 r. zmalała o prawie 900, tj. o około 4,5% w stosunku do
analogicznego okresu 2011 r. Liczba wniosków o wydanie wiz złożonych po
wprowadzeniu PPWW, tj. w okresie od 1 czerwca do 30 września 2012 r. zmalała

o ponad 1 300, tj. o około 14,2% (9 344 wniosków w 2011 r., 8 019 wniosków
w 2012 r.), przy czym przeciętna liczba konsulów wykonujących czynności wizowe
w tym okresie pozostała na niezmienionym poziomie.

(dowód: akta kontroli str.196-214)

W okresie od stycznia do września 2011 r. i analogicznym okresie 2012 r.

czas oczekiwania na decyzję wizową wynosił średnio 3 dni od momentu złożenia
wniosku do otrzymania decyzji wizowej,

czas potrzebny na wydanie wizy był taki sam i wynosił 20 minut,

średni czas na podjęcie decyzji wizowej, zmniejszył się z 10 w 2011 r. do sześciu
minut w 2012 r., przy zaangażowaniu w realizację zadań z zakresu czynności

wizowych jednego urzędnika konsularnego.

(dowód: akta kontroli str. 196-197, 206-207,379-395)

Dane dotyczące liczby złożonych wniosków o wydanie wizy, liczby wydanych wiz ze
względu na cel, liczby czynności wizowych jak również liczby decyzji odmawiających

wydanie wizy i złożonych odwołań zostały zaprezentowane w tabelach nr 1 i 2.

Tabela nr 1

Liczba przyjętych wniosków i wydanych wiz ze względu na cel, w okresie od 1 stycznia

do 30 września 2012 r.

Lp.

Cel wydania wizy

celu

yda

nia w

Liczba złożonych

wniosków o wydanie

wizy

Liczba wydanych wiz

krajowej

Schengen

krajowych

Schengen

Ogółem, w tym:

4 005

13 868

3 961

13 653

1.1

turystyczny

6 097

6 004

1.2

odwiedziny

649

646

1.3

udział w imprezach sportowych

1 463

1 454

1.4

prowadzenie działalności gospodarczej

2 977

2 878

1.5

wykonywania pracy na podstawie
oświadczenia o zamiarze powierzenia
wykonywania pracy, zarejestrowanego
w powiatowym urzędzie pracy

2 898

2 860

1.6

prowadzenie działalności kulturalnej
lub udziału w konferencjach

988

984

1.7

odbycia studiów

129

1.8

udział w programie wymiany kulturalnej
lub edukacyjnej albo programie
pomocy humanitarnej lub programie
pracy wakacyjnej

524

522

1.9

gdy wiza jest wydawana w celu innym
niż określony w art. 26 ust. 1 pkt 1-26
ustawy o cudzoziemcach

477

475

1.10

korzystanie z uprawnień wynikających
z posiadania Karty Polaka

243

(dowód: akta kontroli, str. 209-213)

Tabela nr 2

Liczba wizowych czynności konsularnych oraz decyzji o odmowie wydania wizy i złożonych odwołań:

Lp.

Wyszczególnienie

Wykonanie na

dzień 30 września

2011 r.

Wykonanie na

dzień 30 września

2012 r.

Wykonanie

2012/2011

(%)

Liczba złożonych wniosków o wydanie
wizy ogółem

18 747

17 873

95,3

Liczba czynności wizowych ogółem,
w tym:

18 769

17 873

95,2

2.1

liczba wydanych wiz

18 455

17 614

95,4

2.2

liczba decyzji odmawiających wydanie
wizy

292

239

81,8

2.3

liczba złożonych odwołań od decyzji
odmawiających wydanie wizy

(dowód: akta kontroli, str. 205)

2.2. Podejmowanie decyzji o wydaniu wizy

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach, wizę krajową wydaje się na

wniosek cudzoziemca. Do wniosku należy dołączyć dokumenty, których katalog
został wymieniony w art. 32 ust. 2 ustawy o cudzoziemcach.

Cele wydawania wizy Schengen lub wizy krajowej, z wyłączeniem tranzytowej

wizy lotniskowej, o której mowa w art. 2 pkt 5 kodeksu wizowego, zostały określone

w art. 26 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach. Zgodnie z § 2 ust. 1 i 3 pkt 3 tego
rozporządzenia, wizę krajową oznacza się symbolem „D”, a na naklejce wizowej
w polu "uwagi" zamieszcza się napis "cel wydania".

Zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wiz dla cudzoziemców,

w załączniku nr 2 został określony wzór formularza wniosku o wydanie wizy
krajowej.

W umowie między Wspólnotą Europejską a Ukrainą o ułatwieniu w wydawaniu

wiz w art. 7 tej umowy, postanowiono, że decyzja w sprawie wniosku o wydanie wizy

powinna nastąpić w ciągu 10 dni kalendarzowych od dnia wpłynięcia wniosku
i dokumentów wymaganych do wydania wizy. W indywidualnych przypadkach,
szczególnie w razie konieczności dokładniejszej analizy wniosku, termin ten można
przedłużyć do 30 dni, zaś w nagłych przypadkach – skrócić do dwóch dni roboczych

lub mniej. Stosownie do art. 6 ust. 1 umowy pomiędzy Wspólnotą Europejską
a Ukrainą opłata za rozpatrzenie wniosku wizowego wynosi 35 euro.

Zasady pobierania i wysokość opłat konsularnych zostały określone

w rozporządzeniu Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 14 sierpnia 2003 r.

w sprawie opłat konsularnych

. Stosownie do postanowień § 7 powołanego

rozporządzenia, jeżeli umowy międzynarodowe, których stroną jest Rzeczypospolita
Polska przewidują za niektóre czynności konsularne inne opłaty niż ustalone
w rozporządzeniu lub zwolnienie z opłat, to od obywateli tych państw pobiera się

opłaty przewidziane w tych umowach albo dokonuje się określonych czynności
bezpłatnie. Decyzją Ministra Spraw Zagranicznych

z dniem 8 września 2010 r.

opłata za wizę krajową dla obywateli Ukrainy została obniżona do 20 EUR.

Od 15 września 2012 r., na mocy umowy między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej
a Gabinetem Ministrów Ukrainy, obywatele Ukrainy zostali zwolnieni z wnoszenia
opłat za wydanie wizy krajowej.

Dz. U. Nr 156, poz. 1530 ze zm.

Pismo z dnia 7 września 2010 r. DK 20-196-09; DK 3300-2-10/002212.

Stan prawny

W zakresie prawidłowości i zgodności decyzji o wydanie wizy z obowiązującymi
przepisami, szczegółowej analizie poddano 79 wniosków o wydanie wizy złożonych
w okresie od 1 stycznia do 30 września 2012 r., z tego: 59 wniosków złożonych
bezpośrednio w KG RP i 20 za pośrednictwem PPWW, w tym 16 - wniosków

z celem podróży - praca, pięć – dla posiadaczy Karty Polaka, 32 – w celu: udziału
w imprezach sportowych, prowadzenia działalności kulturalnej, udziału w programie
wymiany kulturalnej, siedem – w celu turystycznym i odwiedzin, 15 – w celu odbycia
studiów.
Badaniem objęto sprawdzenie:

czy złożony przez cudzoziemca wniosek o wydanie wizy spełniał wymogi
określone w art. 32 ustawy o cudzoziemcach oraz w Rozdziale II kodeksu

wizowego,

czy wniosek o wydanie wizy był zgodny z wzorem formularza określonym
w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie wiz dla cudzoziemców,

terminowości rozpatrywania wniosków,

okresu i terminu ważności wydawanych wiz krajowych w celu odbycia studiów,

sprawdzenie, czy pobrana opłata konsularna była zgodna z obowiązującą taryfą

opłat konsularnych.

Kontrola wykazała, że:

wszystkie wnioski o wydanie wizy spełniały wymogi określone w art. 32 ustawy

o cudzoziemcach oraz w Rozdziale II kodeksu wizowego,

wnioski o wydanie wizy Schengen zostały złożone w oparciu o wzór wniosku
określony w załączniku nr 1 do kodeksu wizowego,

w przypadku 78 wniosków, organ wizowy dochował terminu 10-dni na ich
rozpatrzenie, natomiast w przypadku jednego wniosku

, organ wizowy wydał

wizę po 22 dniach od jego złożenia. Wynikało to z konieczności zwrócenia się

o informację czy zachodzą okoliczności odmowy wydania wizy Schengen,
o których mowa w art. 32 ust. 1 lit. a tiret ii lub vi kodeksu wizowego i było
zgodne z art. 23 ust. 2 tego kodeksu,

za wydanie wizy została pobrana opłata w wysokości określonej przepisami

prawa,

zgodnie z zaleceniem Dyrektora DK MSZ od wnioskodawców nie żądano
udokumentowania faktu posiadania wystarczających środków na pobyt.

Badanie pięciu wniosków o wydanie wizy krajowej złożonych przez osoby
korzystające z uprawnień wynikających z posiadania Karty Polaka wykazało, że we
wszystkich przypadkach prawidłowo został wskazany cel pobytu (D 23 - korzystanie
z uprawnień wynikających z posiadania Karty Polaka). Od aplikujących o wizę nie

wymagano dołączenia dokumentów uzupełniających potwierdzających cel i warunki
pobytu. Stwierdzono, że decyzją konsula osoby posiadające Kartę Polaka były
zwolnione z wniesienia opłaty za rozpatrzenie wniosku wizowego i otrzymały wizy
wielokrotnego wjazdu z okresem ważności 365 dni.

(dowód: akta kontroli 450-452, 455-558, 585)

Badanie 15 wniosków o wydanie wizy w celu podjęcia studiów lub ich kontynuacji
wykazało, że:

w jednym przypadku pobrano opłatę wizową od obywatelki Kamerunu, na

podstawie przepisów wspólnotowego kodeksu wizowego, w pozostałych
przypadkach studenci występujący o wizę, będący obywatelami Ukrainy, zostali

Dotyczy wniosku złożonego przez obywatelkę Kamerunu.

Opis stanu

faktycznego

zwolnieni z wnoszenia opłaty za jej wydanie, stosownie do wymogu określonego

w art. 3 ust. 5 umowy między rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Gabinetem
Ministrów Ukrainy,

do wszystkich wniosków załączono dokumenty potwierdzające zasadność

starania się o wizę,

w jednym przypadku, aplikujący legitymował się przyznaniem stypendium RP,

w jednym przypadku, aplikujący przedstawił informację o opłaceniu studiów ze

środków Europejskiego Funduszu Spójności,

w jedenastu przypadkach, w związku z załączonymi informacjami o przyjęciu na
studia płatne: w dziesięciu przypadkach aplikujący załączyli potwierdzenie

opłacenia całego semestru, a w jednym załączono potwierdzenie opłaty za jeden
miesiąc studiów,

w dwóch przypadkach, w związku z załączonymi informacjami o kontynuacji

studiów, aplikujący nie załączyli informacji o formie podejmowanych studiów
(odpłatne czy nie).

Jak podała Konsul Generalna, w pierwszym ww. przypadku nie żądano
zaświadczeń o odpłatności z na uwagi kontynuację studiów, a w drugim przypadku

aplikantka przedstawiła zaświadczenie o studiach w Instytucie Filozofii i Socjologii
PAN i przygotowaniach do obrony rozprawy doktorskiej;

do wszystkich wniosków załączono dowód posiadania ubezpieczenia
zakupionego na Ukrainie w firmach ubezpieczeniowych uznawanych na

terytorium strefy Schengen i we Szwajcarii, na cały okres wnioskowania o wizę,
tj. okres od 66 do 365 dni,

wszystkie zbadane wnioski zostały złożone przez aplikujących zamieszkałych na

terenie obwodu Konsulatu RP w Odessie,

w przypadku pięciu wniosków wizowych, aplikujący o wizę w związku
z kontynuacją studiów w Polsce legitymowali się poświadczeniami ukończenia

poprzednich semestrów,

Z ustaleń kontroli wynika, że w Konsulacie nie stosowano jednolitych zasad
przyznawania wiz dla osób odbywających studia w Polsce, w wyniku czego w pięciu
przypadkach przyznano wizy na cały wnioskowany okres (od 63 do 365 dni), zaś

w pozostałych przypadkach okres na który przyznano wizę był krótszy od
wnioskowanego (od 150 do 365 dni) i wynosił od 90 do 160 dni.
Konsul Generalna podała, że w KG RP w Odessie nie określano zasad dotyczących
okresu, liczby dni przekroczeń granicy w ramach przyznawanych wiz osobom

podejmującym lub kontynuującym studia w Polsce. Decyzje te podejmowane są
indywidualnie przez poszczególnych konsulów w oparciu o obowiązujące przepisy.
W ocenie NIK za stosowne należy uznać określenie zasad przyznawania wiz
osobom podejmującym bądź kontynuującym studia w Polsce.

(dowód: akta kontroli str. 437, 441-442, 450-452, 555-558, 585)

Konsul Generalna poinformowała, że:

w okresie objętym kontrolą występowały przypadki aplikowania o wizę przed lub

w trakcie trwania semestru. Wnioski o wydanie wizy przed rozpoczęciem
semestru związane były z uczestnictwem w kursach językowych, poszukiwaniem
lokum, natomiast w trakcie jego trwania z uwagi na wygasanie terminu ważności
wizy. Ze względu na to, iż system Wiza-Konsul nie generuje rejestrów wiz

wydanych w trybie specjalnym, nie można podać ile ww. przypadków wystąpiło
w kontrolowanym okresie,

w przypadku aplikowania o kolejną wizę w celu odbycia studiów, wymagane było
potwierdzenie systematyczności odbywania studiów przez aplikującego.

Wymagano potwierdzenia faktu kontynuowania nauki (zaświadczenie z uczelni,
indeks). Nie odnotowano przypadków wydania wizy w celu odbycia studiów
osobom powtarzającym naukę na tym samym semestrze,

aplikujący o wizę studenci byli informowani o możliwości ubiegania się o kartę

czasowego pobytu. Nieposiadanie takiej karty studenci tłumaczyli wymogami
Urzędu do Spraw Cudzoziemców, w tym koniecznością udokumentowania
posiadania odpowiedniej sumy pieniędzy na czas trwania studiów,

w przypadku odbywania płatnych studiów przez aplikujących o wizę w celu
odbycia studiów, nie wymagano potwierdzenia wniesienia opłat za studia, gdyż
w niektórych uczelniach opłata taka może być dokonana po przyjeździe studenta

na miejsce. Taki fakt jest potwierdzony w zaświadczeniu uczelni o przyjęciu na
studia,

KG RP w Odessie nie wymaga przedstawienia ubezpieczenia na cały okres
wnioskowania o wizę w celu odbycia studiów, a załatwienie takiego

ubezpieczenia leży w gestii poszczególnych uczelni,

w KG RP w Odessie nie odnotowano przypadków aplikowania o wizę w celu
odbycia studiów przez osoby zamieszkałe poza terenem odeskiego okręgu

konsularnego,

w przypadku ubiegania się o wizę przez rodziców studenta, poza
zaświadczeniem o przyjęciu studenta na studia, wymagane jest zaproszenie dla

rodziców ze wskazaniem miejsca zamieszkania lub wymagane są dokumenty jak
w przypadku ubiegania się o wizę turystyczną,

w KG RP w Odessie nie stwierdzono przypadków wykorzystania wiz na naukę do
innych celów.

(dowód: akta kontroli str.441-442)

2.3. Wydawanie decyzji o odmowie przyznania wizy

Odmowa wydania cudzoziemcowi wizy krajowej może nastąpić w przypadkach
określonych w art. 30 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach, a wizy Schengen – w art. 32

ust. 1 lit.a) i b) kodeksu wizowego.

Zgodnie z art. 37 ust. 1 ww. ustawy, wydanie lub odmowa wydania wizy

Schengen lub wizy krajowej następuje w drodze decyzji, a decyzję o odmowie
wydania wizy krajowej wydaje się na formularzu. W myśl art. 32 ust. 4 pkt 1 tej

ustawy, od decyzji o odmowie wydania wizy Schengen lub wizy krajowej wydanej
przez konsula - przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy przez ten
organ.
W okresie od 1 stycznia do 30 września 2012 r. w KG wydano łącznie 239 decyzji

odmawiających wydania wiz, tj. dla 1,4% wniosków złożonych w tym okresie.
Odmowy dotyczyły:

196 wniosków o wydanie wiz Schengen, w tym m.in. 98 odmów w zakresie

prowadzenia działalności gospodarczej, 78 w zakresie wyjazdów w celach
turystycznych,

43 wniosków o wydanie wizy krajowej, w tym m.in. 38 odmów w zakresie

wyjazdów w celu wykonywania pracy na podstawie oświadczenia o zamiarze
powierzenia wykonywania pracy, zarejestrowanego w powiatowym urzędzie
pracy.

W badanym okresie nie wystąpiły przypadki odmowy wydania wizy w celu odbycia

studiów.

(dowód: akta kontroli str. 196-214)

Stan prawny

Opis stanu

faktycznego

Szczegółowym badaniem objęto 20 wniosków o wydanie wiz, w stosunku do których

organ wizowy podjął decyzje o odmowie ich wydania, z tego 10 w sprawie wydania
wiz Schengen

i 10 w sprawie wydania wiz krajowych

Analiza spraw dotyczących odmów wydania wiz wykazała, że:

we wszystkich przypadkach odmowy nastąpiły w drodze decyzji, stosownie do

wymogu określonego w art. 37 ust. 1 ww. ustawy o cudzoziemcach
z zastosowaniem standardowego formularza wymaganego przepisami art. 32
ust. 2 kodeksu wizowego,

decyzje o odmowie wydania wiz Schengen zostały wydane w oparciu o art. 32
ust. 1 Kodeksu wizowego, głównie z powodu podejrzenia sfałszowania
dokumentów potwierdzających cel podróży i podejrzenia, iż cel wyjazdu był

niezgodny z deklarowanym,

decyzje o odmowie wydania wiz krajowych zostały wydane w oparciu o art. 30
ust. 1 ustawy o cudzoziemcach, głównie z powodu wykorzystania poprzedniej
wizy niezgodnie z deklarowanym celem i braku uzasadnienia celu lub warunków

pobytu.

(dowód: akta kontroli str.215-216)

W badanym okresie nie wnoszono odwołań od decyzji odmownych w sprawie
wydania wiz.

(dowód: akta kontroli str.214)

W zakresie realizacji zadań związanych z wydawaniem wiz stwierdzono
nieprawidłowość polegającą na stosowaniu w KG RP formularza wniosku o wydanie
wizy krajowej niezgodnego z wzorem wniosku określonym w załączniku nr 2 do

rozporządzenia w sprawie wiz dla cudzoziemców. Niezgodność dotyczyła pkt
26 wniosku wizowego i została stwierdzona we wszystkich objętych badaniem
sprawach o wydanie wizy krajowej

W ocenie NIK skala i zakres tej nieprawidłowości nie miały wpływu na
podejmowanie merytorycznych decyzji o wydaniu lub o odmowie wydania wizy.

Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie rozpatrywanie wniosków o wydanie

wizy.

3. Wykonywanie zadań związanych z przyznawaniem Karty

Polaka

3.1. Rejestr złożonych wniosków o przyznanie Karty Polaka

Zgodnie z art. 23 ust. 1-2 ustawy o Karcie Polaka konsul prowadzi, w zakresie
swojej właściwości, rejestr złożonych wniosków o przyznanie Karty Polaka, decyzji

wydanych w tych sprawach oraz przyznanych i unieważnionych Kart Polaka.
Przedmiotowy rejestr zawiera informację o wydanych decyzjach oraz następujące
dane osób, którym przyznano albo odmówiono przyznania Karty Polaka, albo
których Kartę Polaka unieważniono:

1) imię i nazwisko;
2) datę i miejsce urodzenia;
3) płeć;

Nr wniosków: 236498, 135625, 236367, 237711, 236434, 234420, 238659, 237615, 136709, 234690.

Nr wniosków: 237446, 237147, 137734, 134434, 318767, 232297, 231744, 237759, 231096, 236946.

We wniosku stanowiącym załącznik do rozporządzenia w pkt 26 wymagano zamieszczenia

informacji o wydanych wizach w okresie ostatnich pięciu lat, a w zamieszczonym wniosku
w systemie e-konsulat ograniczono ten okres do trzech lat.

Ustalone

nieprawidłowości

Ocena cząstkowa

Stan prawny

4) adres zamieszkania za granicą;

5) obywatelstwo albo status bezpaństwowca;
6) narodowość;
7) obywatelstwo i narodowość rodziców, dziadków lub pradziadków, jeżeli ich dane

zostały wskazane przez osobę ubiegającą się o przyznanie Karty Polaka.

Stosownie do postanowień art. 23 ust. 3 ustawy o Karcie Polaka, dane ujęte
w rejestrze konsul przekazuje Radzie do Spraw Polaków na Wschodzie.
W myśl postanowień art. 24 ust. 1 ww. ustawy, dane z rejestru są udostępniane za
pośrednictwem urządzeń teleinformatycznych, bez konieczności składania

pisemnych wniosków, ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, Szefowi
Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefowi Agencji Wywiadu, konsulom oraz
organom Policji i Straży Granicznej, w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań
ustawowych tych organów.
Stosownie do wymogów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o Karcie Polaka,
RWPPOK prowadził w zakresie swojej właściwości, rejestry złożonych wniosków
o przyznanie Karty Polaka, decyzji wydanych w tych sprawach oraz przyznanych
i unieważnionych Kart Polaka.
W trakcie kontroli ustalono, że rejestrację wniosków o przyznanie Karty Polaka
prowadzono w RWPPOK równolegle w dwóch systemach informatycznych, tj.:

w systemie Wiza-Konsul, który umożliwiał wprowadzenie spraw do Rejestru

Czynności Konsularnych. System nadawał kolejny numer danej sprawie,
ujmowano w nim m.in. dane wnioskodawcy (imię, nazwisko, datę i miejsce
urodzenia, płeć, obywatelstwo, dokumenty tożsamości), informacje
o dokumentach załączonych do wniosku, stan opłat, sprawdzenie wnioskodawcy

w rejestrach, - rejestracji w tym systemie dokonuje pracownik przyjmujący
wniosek o wydanie Karty Polaka,

w systemie CO-KPRM (on-line), w którym rejestracja polegała na wprowadzeniu

danych z wniosku, wklejenie zeskanowanej fotografii i podpisu. Dane do systemu
były wprowadzane na podstawie danych ujętych we wnioskach, bezpośrednio
przez Konsula ds. prawnych. Konsul ze względu na pełnioną funkcję posiadał
uprawnienia do wglądu do danych o wydanych Kartach Polaka. Żaden

z pracowników KG RP nie posiadał takich uprawnień, gdyż rejestr zawierał dane
o wszystkich wydanych decyzjach w sprawie Karty Polaka na całym świecie. Nie
istniała możliwość automatycznego pobrania danych z systemu Wiza-Konsul.

W systemie CO-KPRM ujmowano dane wymagane art. 23 ust. 2 ustawy o Karcie

Polaka. Dodatkowo system umożliwiał wprowadzenie innych danych, m.in.
dokumentu potwierdzającego dane ujęte we wniosku, w tym jego nazwę, serię
i numer, organ go wydający, datę wydania i datę ważności tego dokumentu.

(dowód: akta kontroli str. 86-88)

Badanie zgodności danych ujętych w 21 wnioskach o wydanie Kart Polaka

wykazało w dziewięciu przypadkach

różnice pomiędzy faktyczną datą złożenia

wniosku o wydanie Karty Polaka, a datą jego złożenia wykazaną w systemie.
W jednym przypadku

nr domu wnioskodawcy wskazany we wniosku, różnił się od

Oznaczenia spraw: 319-263-2/2012, 319-263-10/2012, 319-263-18/2012, 319-263-26/2012, 319-

263-34/2012, 319-263-42/2012, 319-263-50/2012, 319-263-58/2012, 319-263-66/2012, 319-263-
74/2012, 319-263-82/2012, 319-263-90/2012, 319-263-98/2012, 319-263-106/2012, 319-263-

114/2012, 319-263-122/2012, 319-263-130/2012, 319-263-138/2012, 319-263-146/2012, 319-
263-154/2012, 319-263-162/2012.

Oznaczenia spraw: 319-263-18/2012, 319-263-34/2012, 319-263-42/2012, 319-263-50/2012,

319-263-58/2012, 319-263-66/2012, 319-263-74/2012, 319-263-82/2012, 319-263-90/2012.

Oznaczenie sprawy: 319-263-138/2012.

Opis stanu

faktycznego

numeru ujętego w systemie, w kolejnym przypadku

ujęte w systemie daty: wydania

paszportu oraz jego ważności, były inne niż wskazane na wniosku o wydanie Karty
Polaka.
Konsul ds. prawnych, wyjaśnił, że różnice pomiędzy faktycznymi datami złożenia
wniosków, a datami ich złożenia wykazanymi w systemie, wynikały z funkcjonalności

systemu CO-KPRM. System bowiem w rubryce data wniosku wskazuje datę
rejestracji wniosku w systemie i uniemożliwia dokonanie jej zmiany. W pozostałych
dwóch przypadkach ujęcie w systemie innych danych niż na wnioskach wynikało
z błędnego odczytania danych na wnioskach.

(dowód: akta kontroli str. 191-193)

Kontrola wykazała, że przypadki błędnego wprowadzenia do systemu danych osób
wnioskujących, dotyczące adresu zamieszkania i posiadanego paszportu, nie miały
wpływu na wypełnienie danych w Karcie Polaka.
Jak poinformował konsul ds. prawnych: dane z systemu CO-KPRM, ze względu na
jego funkcjonalność, były stale dostępne dla Rady do Spraw Polaków na
Wschodzie, a także dla przedstawicieli uprawnionych komórek ABW, Agencji
Wywiadu, Policji i Straży Granicznej w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań

ustawowych tych organów, stosownie do wymogów określonych w art. 23 ust. 3
i art. 24 ust. 1 ustawy o Karcie Polaka.

(dowód: akta kontroli str. 87)

3.2. Wydawanie decyzji o przyznaniu, odmowie przyznania oraz

unieważnieniu Karty Polaka

Zgodnie z art. 2 ust. 1 i 4 ustawy o Karcie Polaka, Karta może być przyznana
wyłącznie osobie nieposiadającej obywatelstwa polskiego albo zezwolenia na
osiedlenie się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która deklaruje

przynależność do Narodu Polskiego i spełnia łącznie następujące warunki:
1) wykaże swój związek z polskością przez przynajmniej podstawową znajomość

języka polskiego, który uważa za język ojczysty, oraz znajomość i kultywowanie
polskich tradycji i zwyczajów;

2) w obecności konsula Rzeczypospolitej Polskiej, zwanego dalej "konsulem", lub

upoważnionego pracownika organizacji, o której mowa w art. 15 ust. 1, złoży
pisemną deklarację przynależności do Narodu Polskiego;

3) wykaże, że jest narodowości polskiej lub posiadała obywatelstwo polskie, lub co

najmniej jedno z jej rodziców lub dziadków albo dwoje pradziadków było
narodowości polskiej lub posiadało obywatelstwo polskie, albo przedstawi
zaświadczenie organizacji polskiej lub polonijnej działającej na terenie jednego
z państw, o których mowa w ust. 2, potwierdzające aktywne zaangażowanie

w działalność na rzecz języka i kultury polskiej lub polskiej mniejszości
narodowej przez okres co najmniej ostatnich trzech lat.

Artykuł 12 ustawy o Karcie Polaka stanowi, że przyznanie Karty Polaka następuje
w drodze decyzji administracyjnej, na pisemny wniosek osoby ubiegającej się o jej

wydanie lub jej przedstawiciela ustawowego. Organem właściwym w sprawie
przyznania Karty Polaka jest konsul właściwy ze względu na miejsce zamieszkania
wnioskodawcy. Czynności wykonywane przez konsula w związku ze złożeniem
przez wnioskodawcę wniosku i wydaniem decyzji o przyznaniu Karty Polaka są

wolne od opłat konsularnych.

Oznaczenie sprawy: 319-263-26/2012.

Stan prawny

Decyzję o odmowie przyznania Karty Polaka konsul wydaje w przypadkach

określonych w art. 19 ustawy o Karcie Polaka, a decyzję o jej unieważnieniu
z urzędu w sytuacjach określonych w art. 20 ust 1 ww. ustawy.
Na mocy art. 20 ust. 2 ustawy o Karcie Polaka, posiadacz Karty Polaka, która
została unieważniona z urzędu zobowiązany jest do jej zwrotu konsulowi, który ją

wydał.

Zadania związane z realizacją ustawy o Karcie Polaka, w KG RP w Odessie, były
realizowane na podstawie Wytycznych dla konsulów w zakresie realizacji Ustawy
o Karcie Polaka, z dnia 26 marca 2008 r., oraz Wytycznych dla konsulów w zakresie

sprawdzania znajomości języka polskiego oraz znajomości kultywowania polskich
tradycji i zwyczajów w związku z realizacją Ustawy o Karcie Polaka, z dnia 25 marca
2008 r. Dokumenty te zostały sporządzone i przekazane do stosowania przez
Departament Konsularny i Polonii MSZ.
W okresie objętym kontrolą w Konsulacie przyjętych zostało 166 wniosków
o przyznanie Karty Polaka (tj. średnio w miesiącu 18), wydanych zostało 165 decyzji
pozytywnych (w tym dwa duplikaty) oraz jedną decyzję odmowną. Na podstawie
art. 20 ust. 1 ustawy o Karcie Polaka unieważniona została jedna Karta Polaka.

(dowód: akta kontroli str.137, 147-153)

Szczegółowe badanie dokumentacji dotyczącej wydania 21 decyzji o przyznaniu
Karty Polaka wykazało, że:

przyznanie Karty Polaka nastąpiło w drodze decyzji administracyjnej wydanej

przez konsula właściwego dla miejsca zamieszkania wnioskodawcy,
posiadającego upoważnienie do realizacji spraw dotyczących przyznawania
Karty Polaka. Decyzje o przyznaniu Karty Polaka, przyjętych w Konsulacie,

wydawane były w dniu przyjęcia wniosku, w przypadku wniosków
przyjmowanych poza siedzibą KG RP, m.in. w trakcie spotkań z organizacjami
polonijnymi, wydane zostały nie później niż w ósmym dniu po przyjęciu wniosku,

wnioskujący złożył wniosek o przyznanie Karty Polaka zgodnie ze wzorem

określonym w rozporządzeniu Rady Ministrów z 4 marca 2008 r. w sprawie
określenia wzoru wniosku o przyznanie Karty Polaka oraz wzoru Karty Polaka

;

do wniosku załączone zostały dokumenty potwierdzające, spełnianie przez

wnioskodawcę warunków określonych w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o Karcie
Polaka;

wnioskodawca złożył w obecności konsula pisemną deklarację o przynależności

do Narodu Polskiego, stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o Karcie Polaka,
oraz oświadczenie o nieposiadaniu obywatelstwa polskiego, zezwolenia na
osiedlenie w RP, ani że nie repatriował, o czym mowa w art. 2 ust. 3 i 4
przedmiotowej ustawy;

w dokumentacji sprawy znajdowało się potwierdzenie, że dokonaniu przez
konsula sprawdzenia znajomości przez wnioskodawcę języka polskiego oraz
znajomości i kultywowania polskich tradycji i obyczajów, co jest wymagane

zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy o Karcie Polaka;

w dokumentacji 20 spraw znajdowało się potwierdzenie odbioru Karty Polaka
przez osobę uprawnioną. W jednym przypadku (nr sprawy 319-263-98/2012)

decyzja przyznająca Kartę Polaka wydana została w dniu 7 maja 2012 r. Do dnia
zakończenia kontroli Karta ta (spersonalizowana w dniu 6 listopada 2012 r.) nie
została przekazana do Konsulatu, mimo że konsul ds. prawnych kilkakrotnie
występował z zapytaniem do Centrum Personalizacji Dokumentów MSW

o wyjaśnienie powodów długotrwałości procesu jej wydawania,

Dz. U. Nr 48, poz. 282.

Opis stanu

faktycznego

wręczenie Kart Polaka nastąpiło pomiędzy 19 a 91 dniem od wydania decyzji.

(dowód: akta kontroli str. 86-136, 138-146)

W wyniku badania dokumentacji dotyczącej jednej decyzji o odmowie przyznania
Karty Polaka stwierdzono, że:

odmowa przyznania Karty Polaka nastąpiła w drodze decyzji administracyjnej
wydanej przez konsula właściwego dla miejsca zamieszkania wnioskodawcy,
posiadającego upoważnienie do realizacji spraw dotyczących przyznawania

Karty Polaka;

decyzja o odmowie przyznania Karty Polaka zawierała uzasadnienie odmowy
oraz pouczenie o możliwości odwołania od decyzji;

decyzja odmowna została wydana na podstawie art. 19 pkt 1 ustawy o Karcie

Polaka, gdyż wnioskodawca nie posiadał podstawowej znajomości języka
polskiego, nie uważał go za swój język ojczysty, nie posiadał także wiedzy
o polskich tradycjach i zwyczajach, tj. nie spełnił warunków do jej otrzymania

wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o Karcie Polska.

(dowód: akta kontroli str. 154-157)

W badanym okresie, w związku z art. 19 ust. 4 ustawy o Karcie Polaka, została
unieważniona jedna Karta Polaka. Powodem unieważnienia było pozyskanie przez

Konsulat informacji, że posiadacz Kary otrzymał decyzję zezwalającą mu na
osiedlenie się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

(dowód: akta kontroli str. 158-159)

W kontrolowanym okresie, do Rady do Spraw Polaków na Wschodzie, nie

wniesiono odwołań od decyzji konsula, w związku z odmową przyznania Karty
Polaka lub decyzji o jej unieważnieniu.

(dowód: akta kontroli str.137)

Jak poinformował pan Adam Adamczuk konsul ds. prawnych: Wręczaniu

przyznanych Kart Polaka w Konsulacie Generalnym nadawano uroczysty charakter.
Ceremonie odbywały się w sali z Godłem Narodowym, a wręczenia Kart Polaka
dokonywał Konsul Generalny, w obecności konsula ds. prawnych. Przygotowywano
uroczysty wystrój sali oraz poczęstunek. W okresie objętym kontrolą odbyło się pięć

takich uroczystości. W przypadkach, gdy osoby otrzymujące Karty Polaka
zamieszkiwały miejscowości położone daleko od Odessy wręczenia Kart Polaka
odbywały się w czasie wyjazdów konsula w teren, lub w przypadkach losowych, gdy
osoba nie mogła stawić się w terminie wyznaczonym, wręczano je indywidualnie

w Konsulacie.

(dowód: akta kontroli str. 160)

Od wejścia w życie ustawy o Karcie Polaka, Konsulat Generalny RP prowadził akcje
informacyjne promujące możliwość ubiegania się o wydanie Karty Polaka. Jak

poinformował konsul ds. prawnych działania te polegały m.in. na:

umieszczaniu informacji na temat ustawy, a także wymagań językowych oraz
wymagań dotyczących znajomości polskich tradycji i zwyczajów, na stronie

internetowej urzędu,

opracowaniu i udostępnianiu specjalnej broszury, którą wręczano
zainteresowanym w Konsulacie,

uruchomieniu dodatkowego (wydzielonego) numeru telefonu miejskiego, pod
którym udzielano informacji na temat Karty Polaka oraz przyjmowano zapisy na
rozmowę z konsulem,

udzielaniu odpowiedzi na e-maile i listy dotyczące Karty Polaka,

przekazywaniu informacji o ustawie o KP, podczas wizyt w organizacjach

polonijnych działających w okręgu konsularnym, udzielanie odpowiedzi pytania
w trakcie spotkań oraz przyjmowaniu wniosków w czasie takich spotkań.
W okresie od 1 stycznia do 30 września 2012 r. Konsul Generalny oraz

konsulowie ds. prawnych i ds. administracyjno - finansowych, jedenastokrotnie
odwiedzali organizacje polonijne,

współpracy z organizacjami polonijnymi, a także z Kościołem Katolickim

w dotarciu do osób chcących ubiegać się uzyskanie Karty Polaka.

Pan Adam Adamczuk konsul ds. prawnych poinformował również, że w 2011 r.
konsulowie uczestniczyli w dziesięciu spotkaniach, podczas których przyjmowali
wnioski o wydanie Kart Polaka, w czterech miejscowościach (Oczaków – jeden raz,

Pierwomajsk – cztery razy, Mikołajów – trzy razy, Jużnoukraińsk – dwa razy), zaś
w 2012 r. byli w trzech miejscowościach, na czterech spotkaniach (Mikołajów –
jeden raz, Pierwomajsk – dwukrotnie, Kucurab – jeden raz). Planowano na grudzień
2012 r. kolejne wyjazdy do Mikołajewa oraz Pierwomajska, w dniach 5-6 oraz 13-14,

na których miały być przyjmowane wnioski od osób zainteresowanych uzyskaniem
Kart Polaka.
Przed wejściem w życie ustawy o Karcie Polaka, a także w trakcie jej
obowiązywania, udzielono ośmiu wywiadów wszystkim środkom masowego

przekazu, w trakcie których podkreślano, że Karta Polaka to nie polskie
obywatelstwo. Jak wyjaśnił konsul ds. prawnych, rozwiewano w ten sposób obawy,
że wprowadzenie ustawy może prowadzić do zagrożeń związanych z „rozbijaniem”
jedności społeczeństwa ukraińskiego.

W związku z tym, że w odeskim okręgu konsularnym nie występowały media
polskojęzyczne, współpracowano z miejscowymi masmediami nadającymi audycje
w języku ukraińskim i rosyjskim.

(dowód: akta kontroli str.161-190)

W zakresie wykonywanie zadań związanych z przyznawaniem Kart Polaka nie
stwierdzono nieprawidłowości.
Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Konsulatu Generalnego RP
w Odessie w zakresie wykonywania zadań związanych z przyznawaniem Karty

Polaka.

4. Wykonywanie zadań związanych z rozpatrywaniem skarg

dotyczących wydawania wiz i Karty Polaka

Zgodnie z art. 227 Kpa przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie
lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich

pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także
przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Skargi składa się do organów
właściwych do ich rozpatrzenia, o czym stanowi art. 228 Kpa. Stosownie do art. 237
§ 1 Kpa, organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej

zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. Zawiadomienie o odmownym
sposobie załatwienia skargi (od 17 czerwca 2010 r.) powinno m.in. zawierać
pouczenie o treści art. 239 Kpa.
Stosownie do postanowień § 9 ust. 1 pkt 2 i 5 zarządzenia nr 17 Ministra Spraw

Zagranicznych z dnia 1 czerwca 2012 r. skargi dotyczące pracowników danej
placówki i wnioski dotyczące jej funkcjonowania mogą być załatwiane przez
kierownika tej placówki, zaś skargi dotyczące kierowników placówek zagranicznych
oraz działalności placówek zagranicznych mogą być załatwiane przez dyrektora

właściwego departamentu nadzorującego.

Ustalone

nieprawidłowości

Ocena cząstkowa

Stan prawny

W okresie objętym kontrolą wpłynęła jedna skarga na działania Konsulatu

w zakresie spraw związanych z wydawaniem wiz przez KG RP w Odessie.
Skarga ta została skierowana, w dniu 1 sierpnia 2012 r., bezpośrednio do Ministra
Spraw Zagranicznych. Po udzieleniu wyjaśnień przez konsula ds. wizowych oraz
Konsula Generalnego RP w Odessie, Dyrektor Departamentu Konsularnego MSZ

uznał skargę za niezasadną, stwierdzając brak potwierdzenia zarzutów skarżącego.
Sprawy z zakresu realizacji zadań związanych z przyznawaniem Karty Polaka nie
były przedmiotem skarg i wniosków.

(dowód: akta kontroli str.217-234)

W zakresie wykonywania zadań związanych z rozpatrywaniem skarg dotyczących
badanego obszaru nie stwierdzono nieprawidłowości.
Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Konsulatu w zakresie
wykonywania zadań związanych z rozpatrywaniem skarg dotyczących wydawania

wiz i Karty Polaka.

IV. Uwagi i wnioski

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa

Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r.
o Najwyższej Izbie Kontroli

, wnosi o:

1. Podjęcie, w porozumieniu z MSZ, działań mających na celu zapewnienie

akredytowanym firmom turystycznym możliwości składania aplikacji wizowych

także bezpośrednio w Konsulacie, stosownie do wymogów art. 17 ust. 5 i art. 9
ust. 4 kodeksu wizowego, zobowiązujących państwo członkowskie do
utrzymywania możliwości składania przez wszystkie osoby ubiegające się o wizę
wniosków bezpośrednio w swoich konsulatach.

2. Rozważenie podjęcia działań zmierzających do ułatwienia dostępu do wizy dla

osób zamieszkujących w miejscowościach odległych od siedziby Konsulatu.

3. Podjęcie działań w celu skrócenia okresu oczekiwania na złożenie wniosku

o wydanie wizy bezpośrednio w Konsulacie, liczonego od chwili jego

zarejestrowania w systemie e-konsulat.

4. Rozważenie opracowania zasad przyznawania wiz dla osób podejmujących bądź

kontynuujących studia w Polsce.

5. Udostępnianie aplikantom wniosku o wydanie wizy krajowej zgodnego z wzorem

wniosku, określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie wiz dla
cudzoziemców.

Dz. U. z 2012 r., poz.82.

Opis stanu

faktycznego

Ustalone

nieprawidłowości

Ocena cząstkowa

Wnioski pokontrolne

V. Pozostałe informacje i pouczenia

Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla

kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli.
Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje
prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia
pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się

do dyrektora Departamentu Administracji Publicznej Najwyższej Izby Kontroli.
Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli,
w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie
wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych

działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.
W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin
przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu
zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego.

Warszawa, dnia lutego 2013 r.

Najwyższa Izba Kontroli

Departament Administracji Publicznej

Edyta Prędka

Radca Prezesa NIK

p.o. Dyrektora

Józef Górny

Gł. specjalista k. p.

........................................................

Podpis

podpis

Edyta Jamioł

Gł. specjalista k. p.

........................................................

Podpis

Prawo zgłoszenia

zastrzeżeń

Obowiązek

poinformowania

NIK o sposobie

wykorzystania uwag

i wykonania wniosków