§

§

§

§

Cena: 68,25 zł brutto

REGULAMINY I INNE

WEWNĄTRZZAKŁADOWE

ŹRÓDŁA PRAWA

REGUL

AMINY I INNE WEWN

ĄTRZZAKŁ

AD
O

W

E ŹR

Ó

D

ŁA

PR
AW

A

UOB 84

Regulaminy

i inne wewnątrzzakładowe

źródła prawa pracy

Kup książkę

Publikacja „Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy” to starannie wyselekcjonowane i zebra-
ne informacje, wskazówki, porady, stanowiska urzędów oraz orzeczenia sądów. Wszystko w jednym miejscu,
łatwo dostępne, kompleksowo omawiające tematykę regulacji obowiązujących w zakładzie pracy.

Wydawca

Agnieszka Konopacka-Kuramochi
Redaktor prowadzący

Anna Makarczuk
Korekta

Zespół
Koordynator produkcji

Magdalena Huta
Opracowanie grafi czne

Piotr Fedorczyk

Druk

Drukarnia Mdruk
Skład i łamanie

„Triograf” Dariusz Kołacz

ISBN 978-83-269-4842-8

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. [phone], faks 22 617 60 10, e-mail: [e-mail]

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2016

Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.
Publikacja „Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opubliko-
wanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Regulaminy i inne
wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifi kacji,
wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w  niej wskazówki, porady i  interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie
w  konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako
ofi cjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowie-
dzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy” wskazówek, przykładów,
informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informacje o prenumeracie
tel.: [phone]
e-mail: [e-mail]

Kup książkę

3

Spis treści

Rozdział 1. Jakie zapisy powinien zawierać regulamin pracy,

jakie warto w nim umieścić, a jakich unikać

....................................... 6

Podstawowe dozwolone zapisy regulaminu pracy .............................................. 6
Mniej niż 20 pracowników – zamiast informacji o warunkach zatrudnienia

można wydać regulamin pracy ......................................................................... 13

Potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy ......... 15
Wzór: Potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy .......................... 16
Wzór: Potwierdzenie otrzymania rozszerzonej informacji o warunkach

zatrudnienia (z art. 29 § 3 Kodeksu pracy) .......................................................... 18

Wzór: Potwierdzenie zapoznania z obwieszczeniem, o którym mowa

w art. 150 Kodeksu pracy ..................................................................................... 19

Wyjścia prywatne w godzinach pracy – ustalenie zasad korzystania

w regulaminie pracy .......................................................................................... 24

Wzór: Przykładowy zapis w regulaminie pracy ....................................................... 25
Wzór: Wniosek o zwolnienie na załatwienie spraw osobistych

z propozycją terminu odpracowania .................................................................. 26

Urlop na żądanie – przyda się zapis w regulaminie i dowody

udzielenia urlopu ............................................................................................... 30

Wzór: Regulamin pracy – fragment dotyczący urlopów na żądanie ...................... 30
Wzór: Potwierdzenie zgłoszenia i udzielenia urlopu wypoczynkowego

na żądanie ............................................................................................................ 31

Zasady korzystania ze sprzętu komputerowego – przydatne zapisy .............. 41
Wzór: Fragment regulaminu pracy – zasady korzystania ze służbowego

sprzętu elektronicznego ...................................................................................... 42

Wzór: Oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami korzystania ze sprzętu

elektronicznego .................................................................................................... 43

Jak w regulaminie pracy uregulować refundację okularów .......................... 61
Wzór: Zapis refundacji okularów (szkieł kontaktowych) korygujących wzrok

w regulaminie pracy ............................................................................................. 63

Jak bezbłędnie zapisać w regulaminie pracy zasady odpowiedzialności

materialnej pracowników

.............................................................................. 67

Wzór: Odpowiedzialność materialna pracowników – zasady ogólne

................. 68

Wzór: Odpowiedzialność materialna za mienie powierzone pracownikowi

z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się ................................................. 70

Wzór: Umowa o użytkowanie rzutnika stanowiącego własność pracodawcy

.... 71

Kup książkę

4

Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy

Rozdział 2. Kto musi, a kto może wydać

regulamin wynagradzania i jak wprowadzać
do niego zmiany

.......................................................................................... 73

Regulamin wynagradzania to nie powielenie przepisów ............................... 73
Mały pracodawca też może wydać regulamin wynagradzania ........................ 79
Niekorzystna zmiana regulaminu wynagradzania wymaga

wypowiedzeń zmieniających ............................................................................ 81

Rezygnacja z ZFŚS lub obniżenie odpisu – przykładowe aneksy

do regulaminu wynagradzania ......................................................................... 82

Wzór: Rezygnacja z tworzenia ZFŚS – przykładowy wzór aneksu

do regulaminu wynagradzania ............................................................................ 83

Wzór: Fragment pisma do pracowników o rezygnacji z działalności

socjalnej przez pracodawcę, u którego nie obowiązują przepisy
wewnątrzzakładowe ............................................................................................ 85

Wzór: Obniżenie wskaźnika odpisu na ZFŚS – przykładowy wzór aneksu

do regulaminu wynagradzania ............................................................................ 86

Zasady dotyczące rozliczania podróży służbowych można modyfikować

– np. w regulaminie wynagradzania ................................................................ 87

Wzór: Regulamin wynagradzania – rozdział dotyczący zasad rozliczania

podróży służbowych (prywatny pracodawca) .................................................... 87

Wzór: Wniosek o zaliczkę ....................................................................................... 101
Pracownik ma sam zapoznać się ze zmianami regulaminów ........................... 104
Określenie prawa niektórych pracowników do dodatkowych

składników wynagrodzenia ................................................................................... 107

Rozdział 3. Jakie kryteria premiowania warto

wprowadzić i czy można zabezpieczyć się na wypadek
problemów finansowych

......................................................................... 109

Premia regulaminowa – sposób na efektywne wynagradzanie ....................... 109
Wzór: Regulamin premiowania .............................................................................. 109

Rozdział 4. Kiedy warto wydać regulamin zabezpieczający

poufne informacje pracodawcy

.............................................................. 126

Chcąc zabezpieczyć swoje poufne dane, pracodawca powinien wydać

specjalny regulamin ............................................................................................ 126

Wzór: Regulamin bezpieczeństwa informacji .......................................................... 126
Przykład prawidłowego zapisu w regulaminie pracy .............................................. 128

Kup książkę

5

Spis treści

Wzór: Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią Regulaminu

bezpieczeństwa informacji oraz przyjęciu zobowiązania
do jego przestrzegania .......................................................................................... 132

Rozdział 5. Kontrola dostępu do pomieszczeń służbowych

– jak prowadzić ją zgodnie z prawem

.....................................................137

Ustalenie przejrzystych zasad korzystania z pomieszczeń służbowych

może przynieść pracodawcy wiele korzyści .................................................... 137

Wzór: Procedura kontroli dostępu do pomieszczeń służbowych ........................... 137
Wzór: Załącznik nr 1 do Procedury kontroli dostępu do pomieszczeń

służbowych – Oświadczenie pracownika o pobraniu karty
magnetycznej ......................................................................................................... 140

Wzór: Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią Procedury

kontroli dostępu do pomieszczeń służbowych ................................................... 140

Rozdział 6. Procedury antymobbingowa

i antydyskryminacyjna – dlaczego warto,
by pracodawca je wprowadził i stosował

............................................ 153

Przeciwdziałanie mobbingowi to obowiązek pracodawcy ............................... 153
Wzór: Procedura przeciwdziałania mobbingowi ..................................................... 153
Wzór: Załącznik nr 1 – Zawiadomienie pracodawcy o przypadku

mobbingu ............................................................................................................... 159

Procedura antydyskryminacyjna może uchronić przed wypłatą

wysokich odszkodowań ...................................................................................... 162

Wzór: Strategia przeciwdziałania dyskryminacji ..................................................... 162
Wzór: Załącznik nr 1 – Zawiadomienie pracodawcy o przypadku

dyskryminacji ......................................................................................................... 165

Nie tylko szef może być mobberem, ale odpowiedzialność

zawsze ponosi pracodawca ............................................................................. 174

Kup książkę

Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy

6

Rozdział 1.

Jakie zapisy powinien zawierać
regul amin pracy, jakie warto w nim
umieścić, a jakich unikać

Podstawowe dozwolone zapisy regulaminu pracy

Jednym z  najczęściej funkcjonujących aktów prawa wewnątrzzakładowego
jest regulamin pracy. Sprawdźmy, co powinno się w nim znaleźć, a jakich za-
pisów należy unikać i czy ustalając regulamin, warto trzymać się zasady „im
więcej, tym lepiej”.

Obowiązek ustalenia regulaminu

Regulamin pracy jest aktem wewnętrznym, który ustala:

▶ organizację i porządek w procesie pracy oraz

▶ związane z tym prawa i obowiązki stron stosunku pracy (art. 104 § 1 Kodeksu pracy).

Według Państwowej Inspekcji Pracy nic nie stoi na przeszkodzie,

aby regulamin pracy wydał także mniejszy pracodawca, czyli zatrudniający nie
więcej niż 19 pracowników. W takim przypadku postanowienia regulaminu są
obowiązujące dla stron stosunku pracy – tym samym pracodawca nie musi np.
podawać w dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia godzin pory noc-
nej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia, a także przyjętego sposo-
bu potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy i obecności w pracy
oraz usprawiedliwiania nieobecności – jeśli zostało to uregulowane w regulami-
nie pracy (zob. dalej: Mniej niż 20 pracowników – zamiast informacji o warun-
kach zatrudnienia można wydać regulamin pracy, str. 13).

W A Ż N E

Obowiązek wydania regulaminu spoczywa na każdym pracodawcy, zatrudniają-
cym co najmniej 20 pracowników, którzy nie są objęci postanowieniami układu
zbiorowego pracy (zakładowego lub ponadzakładowego).

Kup książkę

Regulamin pracy

7

Samodzielnie lub po uzgodnieniu ze związkami

Tryb ustalania regulaminu pracy zależy od tego, czy u pracodawcy działają orga-
nizacje związkowe. Jeśli nie ma żadnych związków zawodowych – pracodawca
samodzielnie wydaje regulamin (nie ma obowiązku uzgadniania go lub konsulto-
wania z radą pracowników lub przedstawicielami załogi). Jeśli natomiast w zakła-
dzie działają organizacje związkowe (jedna lub więcej), pracodawca ma obowiązek
uzgodnić z nimi treść regulaminu pracy. Dopiero jeśli okaże się to niemożliwe, pra-
codawca może samodzielnie wydać akt.

Obowiązek uzgodnienia treści regulaminu ze związkami zawodowymi oznacza,
że strony muszą dojść w tej kwestii do porozumienia. Jak podkreślił Sąd Najwyż-
szy w uzasadnieniu do wyroku z 21 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 320/00, OSNP
2002/24/599): „ustawodawca nie tylko przewiduje udział zakładowej organizacji
związkowej w jego [regulaminu pracy – przyp. red.] tworzeniu, ale wymaga uzgod-
nienia z nią jego treści, a więc przyznaje tej organizacji w procesie stanowienia re-
gulaminu pracy kompetencje o charakterze stanowczym”.

Zdaniem SN

Regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z za-
kładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej.
Wyrok Sądu Najwyższego z 21 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 320/00, OSNP
2002/24/599

2 tygodnie na wejście w życie

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wia-
domości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (czyli np. poprzez
zamieszczenie w firmowym intranecie, wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub roze-
słanie do pracowników pocztą elektroniczną).

O  ile w  przypadku już zatrudnionych pracowników pracodawca

musi jedynie podać regulamin pracy do ich wiadomości, to nowo przyjmowane
do pracy osoby ma obowiązek z nim zapoznać (zob. dalej: Potwierdzenie zapo-
znania się pracownika z treścią regulaminu pracy, str. 15).

U W A G A

Kup książkę