Prof. nadzw. E. Molendowski

1

WIZYTA W BIURZE PARTNERA –

POSZUKIWANIE POROZUMIENIA

I.

Powitanie gościa/delegacji

II. Przygotowanie sali konferencyjnej

III. Zasady prowadzenia rozmów oficjalnych

IV. Podpisywanie porozumień

V. Program towarzyszący wizycie

VI. Pożegnanie delegacji

Prof. nadzw. E. Molendowski

2

I. Powitanie gościa/delegacji



Każda wizyta gościa w biurze wymaga

przygotowania oraz właściwej oprawy protokolarnej.

Dobra organizacja pobytu delegacji czy wizyty gościa,

a także nadanie jej odpowiedniej oprawy, sprzyja

rozmowom i tworzy dla nich odpowiedni klimat.



Gościa należy powitać przy wejściu do gmachu, w

holu, aby nie błądził. Może to uczynić młody

pracownik lub sekretarka.



Jeśli obowiązują karty wstępu, plakietki lub

przepustki, trzeba je wcześniej przygotować i wręczyć

gościowi.

Prof. nadzw. E. Molendowski

3

I. Powitanie gościa/delegacji



Gospodarz wita gości w swoim gabinecie lub

sekretariacie. Oczekuje ich, stojąc, a nie siedząc za

biurkiem.



Podczas wizyty sekretarka nie łączy telefonów, by

nie przeszkadzać w rozmowie. Na wstępie może

zapytać gościa, czy podać mu kawę lub herbatę.

Prof. nadzw. E. Molendowski

4

I. Powitanie gościa/delegacji



Delegację przybywającą na rozmowy należy

powitać przy wejściu do budynku.



Wita osoba opiekująca się delegacją (ewentualnie

sekretarka) i prowadzi gości do przełożonego lub do

sali konferencyjnej, gdzie powinni oczekiwać

przedstawiciele strony przyjmującej. Wcześniej ustala

się skład osób, które będą uczestniczyć w

rozmowach.



Przewodniczącego delegacji można zaprosić do

gabinetu szefa na kurtuazyjną wstępną rozmowę.

Prof. nadzw. E. Molendowski

5

II. Przygotowanie sali konferencyjnej

Przygotowanie sali – świadectwo

profesjonalizmu gospodarzy

Prof. nadzw. E. Molendowski

6

II. Przygotowanie sali konferencyjnej

1. Na stole mogą znajdować się:



Sukienne nakrycie stołu, jeśli blat nie jest zbyt

elegancki



Kartoniki z imionami, nazwiskami i stanowiskami

uczestników rozmów



Kwiaty, ale niezbyt wysokie



Papier lub notesy (najlepiej firmowe) do sporządzania

notatek i przyrządy do pisania



Woda mineralna, soki owocowe, szklanki i otwieracze

do butelek



Na stole zazwyczaj nie stawia się proporczyków,

natomiast w sali obrad mogą zostać umieszczone flagi

krajów gości i gospodarza.

Prof. nadzw. E. Molendowski

7

II. Przygotowanie sali konferencyjnej

2. Rozsadzenie delegacji:



delegacje powinny zająć miejsca naprzeciwko siebie,

po obu dłuższych bokach stołu, przy czym delegacja

gości zajmie miejsca honorowe



jeżeli na jednej ze ścian wzdłuż stołu umieszczone

jest godło narodowe, to wówczas gospodarze spotkania

zajmą miejsca na jego tle



przewodniczący delegacji siedzą naprzeciw siebie,

przy dłuższych bokach stołu



członkowie delegacji są rozsadzeni zgodnie z

pierwszeństwem, jakie zajmują w swojej firmie, według

zasady prawa strona — lewa strona i tak na przemian

Prof. nadzw. E. Molendowski

8

II. Przygotowanie sali konferencyjnej

Goście

J. E. J. Clay, minister, szef

delegacji

1. J. E. Mr. .D. Greg,

ambasador

2. Mr. G. Smith, dyr.

Departamentu

3. Mr. W. Carey, nacz.

Wydziału

4. Mrs. S. Troll, gł.

specjalistka

Gospodarze

J. E. R. Król, minister, szef

delegacji

I.

H. E. Mr. A. Janik,

ambasador

II. Mr. J. Wilk, dyr.

Departamentu

III. Mr. K. Sowa, nacz.

wydziału

IV. Mrs. Z. Kulik, gł.

specjalistka

V.

Mr. B. Bryk, specjalista

VI. Mr. J. Boruń, specjalista

Przykładowa lista, na podstawie której rozsadzono

członków delegacji gości i gospodarzy

Prof. nadzw. E. Molendowski

9

II. Przygotowanie sali konferencyjnej

Rozsadzenie delegacji przy stole konferencyjnym

Prof. nadzw. E. Molendowski

10

III. Zasady prowadzenia rozmów oficjalnych

1.

Rozpoczęcie negocjacji:



Po zajęciu miejsc - gospodarz (przewodniczący

delegacji):



Pierwszy zabiera głos,



Wita przewodniczącego i członków delegacji gości,



Przedstawia członków swojej delegacji, wymieniając

ich imiona, nazwiska oraz tytuły służbowe, z

zachowaniem ich pierwszeństwa



Z kolei przewodniczący delegacji gości wita

gospodarzy i przedstawia swoich współpracowników

według powyższej procedury



W dalszej kolejności ponownie zabiera głos

przewodniczący delegacji gospodarzy, który prosi o

ewentualne poprawki lub sam zgłasza propozycje

dotyczące porządku obrad i innych problemów mających

charakter proceduralny

Prof. nadzw. E. Molendowski

11

III. Zasady prowadzenia rozmów oficjalnych

2.

Przebieg negocjacji:



Rozmowy plenarne prowadzą tylko przewodniczący

delegacji



Członkowie delegacji zabierają głos jedynie wówczas, gdy

są o to imiennie poproszeni przez swojego szefa



Jeśli nie uzgodniono wspólnego języka i delegacje posługują

się językami ojczystymi, które są obce dla uczestników, należy

korzystać z pomocy tłumacza (każda strona ma swojego)



Tłumacz powinien siedzieć po lewej stronie

przewodniczącego swojej delegacji i jego miejsce jest liczone

protokolarnie zarówno podczas rozmów, jak i przy stole na

przyjęciu



Podaje się tylko napoje chłodzące (woda mineralna i soki).



Nie wolno palić tytoniu, więc nie stawia się popielniczek.



Bardzo dużym nietaktem jest używanie telefonów

komórkowych

Prof. nadzw. E. Molendowski

12

III. Zasady prowadzenia rozmów oficjalnych

3.

Przerwy w obradach:

Jeśli rozmowy trwają dłużej, co jakiś czas robi się przerwy i

przygotowuje, najlepiej w sąsiednim pomieszczeniu, bufet z małymi

przekąskami i napojami również ciepłymi.



Stół powinien być przykryty białym lub kolorowym obrusem lub

serwetą



Na nim kładzie się filiżanki, szklanki, talerzyki, noże, widelce,

łyżeczki i serwetki



Na stole ustawia się półmiski z zimnymi i ciepłymi przekąskami

lub

tylko z małymi kanapkami oraz soki i wodę mineralną



Uczestnicy rozmów obsługują się sami



Prowadzone rozmowy powinny mieć charakter towarzyski



Nie należy rozmawiać o problemach dyskutowanych przy stole

konferencyjnym, ponieważ będzie to źle świadczyć o etykiecie

zarówno gości, jak i gospodarzy



Na zakończenie podaje się kawę lub herbatę.

Prof. nadzw. E. Molendowski

13

III. Zasady prowadzenia rozmów oficjalnych

4.

Katalog negocjatora:



Podczas negocjacji partnerzy powinni siedzieć

naprzeciwko siebie



Należy zadbać o jak najlepsze pierwsze wrażenie,

jakie powinno się wywrzeć na rozmówcy



Możliwie dokładna znajomość partnerów ułatwia

prowadzenie negocjacji



Gdy w pertraktacjach powstaje impas, nie należy dalej

ich kontynuować, lepiej jest zrobić przerwę



Negocjacje powinny przebiegać w swobodnej i

przyjaznej atmosferze



Wypada tu przytoczyć znane powiedzenie: dyplomacja

to sztuka mówienia przykrych rzeczy w ujmujący sposób

Prof. nadzw. E. Molendowski

14

III. Zasady prowadzenia rozmów oficjalnych

4.

Katalog negocjatora (c.d.)



Jeśli trzeba podjąć nagłą decyzję, to lepiej jest podjąć

negatywną



Zbyt rygorystyczne, nieprzejednane przeciąganie na

swoją stronę bardziej korzystnych warunków prowadzi do

zadrażnienia stosunków, zaostrzenia rozmów lub ich

zerwania



Należy przestrzegać zasady stopniowania trudności



Uprzejmość nie może oznaczać ustępliwości.

Obowiązują tu wzajemne korzyści i dotrzymywanie

zobowiązań



Każdy powinien pamiętać o słynnej maksymie: „Nie

mów wszystkiego, co wiesz, ale zawsze wiedz, co

mówisz„

Prof. nadzw. E. Molendowski

15

IV. Podpisywanie porozumień

Podpisywanie porozumień czy umów handlowych

powinno mieć charakter uroczysty i odbywać się w

pomieszczeniu, które nie było wykorzystywane w czasie

rozmów.



Podpisywanie umowy powinno się odbyć przy specjalnie do tego

przygotowanym stole



Przy stole umieszcza się dwa jednakowe fotele lub krzesła



Na stole umieszcza się dwa jednakowe przyrządy do pisania, oraz

identycznej wielkości proporczyki



Proporczyk o barwach kraju gościa powinien znajdować się po

prawej stronie proporczyka gospodarza (tj. po lewej stronie stołu,

jeśli patrzymy nań z przodu). Gość podpisujący umowę powinien

zawsze siedzieć po prawej stronie gospodarza



Składanie podpisów odbywa się jednocześnie. Najpierw podpisuje

się swój egzemplarz a potem partnera

Prof. nadzw. E. Molendowski

16

IV. Podpisywanie porozumień



Po podpisaniu obu jednobrzmiących porozumień,

przedstawiciele umawiających się stron najpierw wymieniają

egzemplarze zawartej umowy i potem dopiero podają sobie

ręce, przy czym egzemplarz umowy podaje się prawą ręką, a

odbiera lewą



Po złożeniu podpisów:



Wygłasza się krótkie przemówienia (toasty). Pierwszy zabiera

głos gospodarz, a następnie gość podpisujący umowę



Na tacach wnoszone są kieliszki napełnione szampanem lub

innym winem musującym, lub białym winem wytrawnym



Jako pierwsi kieliszki biorą gość i gospodarz, osoby podpisujące

umowę, osoby towarzyszące gościowi, a na końcu uczestnicy

uroczystości



Jeśli podpisanie umowy odbywa się w obecności czołowych

osobistości państwa, to kieliszki napełnione winem podaje się

jednocześnie tym osobistościom i osobom, które podpisały

umowę.



Do kieliszków nie dolewa się wina i nie podaje się migdałów,

orzeszków, paluszków itp.

Prof. nadzw. E. Molendowski

17

V. Program towarzyszący wizycie



W programie wizyty może być przewidziany oficjalny

lunch lub obiad wydawany na cześć gościa lub delegacji.

•

Należy wcześniej ustalić lokal, w którym się on odbędzie,

menu oraz listę osób uczestniczących z obu stron

•

Gospodarze powinni przybyć wcześniej do lokalu,

sprawdzić przygotowanie zarezerwowanego stołu i

oczekiwać gości

•

Przy stole goście zajmą miejsca na przemian z

gospodarzami, zgodnie z precedencją

•

Zajęcie miejsca przy stole ułatwiają karteczki przy

nakryciach z nazwiskami uczestników przyjęcia

•

Na początku obiadu (lub po daniu głównym) wygłaszane

są przez szefów delegacji oficjalne toasty. Uczestnicy

uroczystości w czasie wygłaszania toastów powinni

przerwać konwersację, jedzenie lub picie, aby móc

wysłuchać ich z należną uwagą

•

Po zakończeniu przyjęcia gości odprowadzamy do wyjścia

z lokalu.

Prof. nadzw. E. Molendowski

18

V. Program towarzyszący wizycie



Program wizyty delegacji zagranicznej może

przewidywać także inne rozmowy i spotkania:

•

Gościom organizuje się na ogół także wizyty u innych

rozmówców: politykowi - u przedstawicieli parlamentu czy

partii politycznych, naukowcowi -w innych instytutach

naukowych, akademii nauk, ministerstwie edukacji,

biznesmenowi - w instytucjach gospodarczych, finansowych

itp.

•

Podczas wizyt o charakterze gospodarczym można

zorganizować program prezentujący dorobek dwustronnej

współpracy, co stanowi promocję wza­jemnych kontaktów.

Tym celom znakomicie służą wystawy, seminaria,

konferencje okrągłego stołu, imprezy gastrono­miczne i

inne. Gość, zazwyczaj w towarzystwie gospodarza wizyty,

bierze udział w takich imprezach, wygłasza wykład,

odpowiada na pytania lub uczestniczy w wydanym z tej

okazji przyjęciu.

Prof. nadzw. E. Molendowski

19

V. Program towarzyszący wizycie



Program pobytu gości zagranicznych obejmuje

czasami zwiedzanie miasta, charakterystycznych

atrakcji turystycznych, zabytków, a także uczestnictwo

w imprezach kulturalnych (recital, koncert, opera,

teatr).



W zależności od zainteresowań gościa można także

zorganizować partię tenisa, golfa, wędkowanie lub

polowanie. Gościowi powinien wówczas towarzyszyć

gospodarz wizyty, a jego małżonce - żona gospodarza.



W programie wizyty warto także przewidzieć czas

wolny, aby goście mogli w sposób nieskrępowany

pospacerować po mieście lub zrobić zakupy.

Prof. nadzw. E. Molendowski

20

VI. Pożegnanie delegacji



Jeśli delegację przyjeżdżającą witaliśmy na dworcu

lub lotnisku, wypada ją pożegnać w podobny sposób,

odwożąc z hotelu i oczekując wspólnie na odjazd

pociągu lub odlot samolotu.