str. 1

Księgowość Małej Firmy. 2014r. Anna Jeleńska

7. Ksi

ę

gowanie zakupów i wydatków

7.1. Towary
W rozumieniu przepisów o prowadzeniu podatkowej ksi

ę

gi przychodów i rozchodów „towarami" s

ą

towary

handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpady oraz
materiały przyj

ę

te od zamawiaj

ą

cych do przerobu lub obróbki, z tym

ż

e:

a)towarami handlowymi s

ą

wyroby przeznaczone do sprzeda

ż

y w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi s

ą

równie

ż

produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,

b)materiałami (surowcami) podstawowymi s

ą

materiały, które w procesie produkcji lub przy

ś

wiadczeniu usług staj

ą

si

ę

główn

ą

substancj

ą

gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza si

ę

równie

ż

materiały stanowi

ą

ce cz

ęść

składow

ą

(monta

ż

ow

ą

) wyrobu lub

ś

ci

ś

le z wyrobem zł

ą

czone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania

wysyłkowe wielokrotnego u

ż

ytku (np. transportery, palety), je

ż

eli opakowania te nie s

ą

ś

rodkami trwałymi,

c)materiałami pomocniczymi s

ą

materiały nieb

ę

d

ą

ce materiałami podstawowymi, które s

ą

zu

ż

ywane w zwi

ą

zku z

działalno

ś

ci

ą

gospodarcz

ą

i bezpo

ś

rednio oddaj

ą

wyrobowi swoje wła

ś

ciwo

ś

ci,

d)wyrobami gotowymi s

ą

wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zako

ń

czony, wykonane

usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zako

ń

czone roboty, w tym tak

ż

e

budowlane,
e)produkcj

ą

niezako

ń

czon

ą

jest produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty

własnej produkcji, a tak

ż

e wykonywane roboty, usługi przed ich uko

ń

czeniem,

f)brakami s

ą

nieodpowiadaj

ą

ce wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wyko

ń

czone b

ą

d

ź

te

ż

doprowadzone do okre

ś

lonej fazy produkcji; brakami s

ą

równie

ż

towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub

zniszczenia w czasie transportu b

ą

d

ź

magazynowania utraciły cz

ęś

ciowo sw

ą

pierwotn

ą

warto

ść

,

g)odpadami s

ą

materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia

utraciły całkowicie sw

ą

pierwotn

ą

warto

ść

u

ż

ytkow

ą

.

7.2. Koszty uzyskania przychodu
Podatnik uprawniony jest do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów tylko i wył

ą

cznie tych wydatków,

które maj

ą

zwi

ą

zek z prowadzon

ą

przez niego działalno

ś

ci

ą

gospodarcz

ą

, gdy istnieje bezpo

ś

redni (niekiedy

potencjalny,

lecz

wiarygodnie

uprawdopodobniony)

zwi

ą

zek

przyczynowy

pomi

ę

dzy

poniesieniem

tych

wydatków, a uzyskaniem przychodów. Dodatkowo, koszty te nie mog

ą

figurowa

ć

w negatywnym katalogu wydatków nie

uznawanych przez ustawodawc

ę

za koszty uzyskania przychodów oraz s

ą

we wła

ś

ciwy sposób udokumentowane.

Wszystkie te przesłanki musz

ą

by

ć

spełnione ł

ą

cznie, w przeciwnym bowiem razie dany wydatek nie zostanie

zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodów dla celów podatkowych. Ponadto, wydatki zaliczone przez podatnika
do kosztów uzyskania przychodów musz

ą

mie

ć

charakter ostateczny, co oznacza,

ż

e nie mog

ą

by

ć

w jakikolwiek sposób

podatnikowi zwrócone (zrefundowane).
Odno

ś

nie okre

ś

lenia momentu, w którym koszt podatkowy uwzgl

ę

dnia si

ę

w ksi

ę

gach podatkowych, wyró

ż

ni

ć

mo

ż

na

kilka przypadków w zale

ż

no

ś

ci od sposobu rozlicze

ń

podatku lub sytuacji szczególnej:

1) podatnicy b

ę

d

ą

cy osobami fizycznymi prowadz

ą

cy ksi

ę

gi przychodów i rozchodów w zasadzie rozliczaj

ą

koszty

podatkowe tzw. metod

ą

kasow

ą

(o której mowa w art. 22 ust. 4 ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych);

zatem poniesione przez nich koszty podatkowe s

ą

potr

ą

cane w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Przez poniesienie kosztu rozumie

ć

nale

ż

y moment wystawienia faktury (rachunku) lub innego dokumentu stanowi

ą

cego

podstaw

ę

uj

ę

cia kosztu (art. 22 ust. 6b). „Poniesienie kosztu" dla celów podatkowych nie jest zatem równoznaczne z

uregulowaniem zobowi

ą

zania (np. poprzez zapłat

ę

czy potr

ą

cenie).

2) metod

ę

memoriałow

ą

rozliczania kosztów podatkowych w czasie stosuj

ą

za

ś

podatnicy b

ę

d

ą

cy osobami fizycznymi i

prowadz

ą

cy ksi

ę

gi rachunkowe (według art. 22 ust. 5-5d ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych) oraz

podatnicy b

ę

d

ą

cy osobami prawnymi. T

ą

metod

ę

rozliczania kosztów (zgodnie z art. 22 ust. 6 ustawy o podatku

dochodowym od osób fizycznych ) mog

ą

jednak równie

ż

wybra

ć

dobrowolnie podatnicy b

ę

d

ą

cy osobami fizycznymi

prowadz

ą

cy podatkow

ą

ksi

ę

g

ę

przychodów i rozchodów, pod warunkiem jednak,

ż

e stale w ka

ż

dym roku podatkowym

prowadzone przez nich ksi

ę

gi b

ę

d

ą

umo

ż

liwiały wyodr

ę

bnienie kosztów odnosz

ą

cych si

ę

do danego roku podatkowego.

W przypadku tej drugiej metody o momencie uwzgl

ę

dnienia kosztu podatkowego w rachunku podatkowym decyduje

zaliczenie go do jednej z poni

ż

szych grup:

a)tzw. kosztów bezpo

ś

rednich (a dokładniej kosztów bezpo

ś

rednio zwi

ą

zanych z przychodami) albo

b)tzw. kosztów po

ś

rednich (konkretnie kosztów innych ni

ż

kosztów bezpo

ś

rednio zwi

ą

zanych z przychodami).

Zgodnie z art. 22 ust. 5 u.p.d.o.f. oraz art. 15 ust. 4 u.p.d.o.p., koszty bezpo

ś

rednie potr

ą

cane s

ą

co do zasady w roku

podatkowym, w którym osi

ą

gni

ę

te zostały odpo-wiadaj

ą

ce im przychody. Dopóki zatem podatnik nie odnotuje przychodu

podatkowego, z jakim zwi

ą

zany jest poniesiony wydatek, dopóty musi wstrzyma

ć

si

ę

z uwzgl

ę

dnieniem tego wydatku w

rachunku podatkowym.
Natomiast koszty po

ś

rednie (zgodnie z art. 22 ust. 5c u.p.d.o.f. i art. 15 ust. 4d u.p.d.o.p.) potr

ą

cane s

ą

w dacie ich

poniesienia, a je

ż

eli dotycz

ą

okresu dłu

ż

szego ni

ż

rok podatkowy, wówczas stanowi

ą

koszt danego roku w cz

ęś

ci, w

jakiej dotycz

ą

danego roku; je

ś

li za

ś

nie jest mo

ż

liwie okre

ś

lenie, jaka ich cz

ęść

dotyczy danego roku - stanowi

ą

koszty

proporcjonalnie do długo

ś

ci okresu, którego dotycz

ą

.

Rozgraniczenie kosztów na te dwie grupy ma zatem decyduje o momencie, w którym koszty zostan

ą

uwzgl

ę

dnione w

rozliczeniu podatkowym. Niekiedy bardzo trudne jest rozstrzygniecie, czy dany koszt jest kosztem bezpo

ś

rednim, czy te

ż

kosztem po

ś

rednim. Zasadniczo uznaje si

ę

, i

ż

je

ż

eli do danego kosztu da si

ę

przyporz

ą

dkowa

ć

konkretny strumie

ń

przychodów, to taki koszt jest kosztem bezpo

ś

rednim; w przeciwnym za

ś

wypadku - jest kosztem po

ś

rednim.

str. 2

Przy memoriałowej metodzie rozliczania kosztów podatkowych w czasie przez „dzie

ń

poniesienia kosztu" (zgodnie z art.

22 ust 5d ustawy o p.d.o.f. oraz art. 15 ust. 4e ustawy o p.d.o.p.) nie rozumie si

ę

dnia faktycznego poniesienia jego

ci

ęż

aru, ale dzie

ń

, na który uj

ę

to ten koszt w ksi

ę

gach podatkowych, tj. kiedy zaksi

ę

gowano go na podstawie otrzymanej

faktury b

ą

d

ź

innego dokumentu, za wyj

ą

tkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to uj

ę

tych jako koszty rezerw albo biernych

rozlicze

ń

mi

ę

dzyokresowych kosztów.

Zdarzaj

ą

si

ę

wi

ę

c sytuacje, gdy podatnik ma prawo do zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych jeszcze

zanim upłynie termin płatno

ś

ci nale

ż

no

ś

ci (dotyczy to zwłaszcza kosztów po

ś

rednich). Je

ż

eli podatnik skorzysta z tego

prawa, a jednocze

ś

nie upłyn

ą

terminy graniczne okre

ś

lone w art. 15b ustawy o p.d.o.p. czy w art. 24d ustawy o p.d.o.f.,

to podatnik zobowi

ą

zany b

ę

dzie do dokonania korekty kosztów uj

ę

tych ju

ż

w rachunku podatkowym.

Istotne jest, aby w zakresie tych wydatków by

ć

konsekwentnym co do terminu ich potr

ą

cania, a co za tym idzie - sposobu

ich ksi

ę

gowania, ustawodawca dopuszcza bowiem w tym zakresie niejako dwie metody (nale

ż

y przy tym pami

ę

ta

ć

,

ż

e

wybór ten dotyczy - z pewnymi wyj

ą

tkami - zdarze

ń

ewidencjonowanych w kolumnach 12 i 13 ksi

ę

gi).

Zasadniczo, koszty uzyskania przychodów potr

ą

cane s

ą

tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione -

konsekwencj

ą

przyj

ę

cia tej zasady jest ksi

ę

gowanie wszystkich wydatków (poza zakupem towarów handlowych oraz

materiałów podstawowych) w dacie poniesienia wydatku (tzw. „zasada kasowa"). Momentem poniesienia kosztu dla
podatników, którzy wybrali t

ę

metod

ę

, jest dzie

ń

wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu, stanowi

ą

cego

podstaw

ę

do zaksi

ę

gowania kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT). Jest to tzw. „metoda uproszczona".

Z drugiej strony ustawodawca dopuszcza, by koszty uzyskania przychodów potr

ą

cane były tylko w tym roku

podatkowym, którego dotycz

ą

, a zatem tak

ż

e koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzaj

ą

cych rok podatkowy,

lecz dotycz

ą

ce przychodów roku podatkowego oraz okre

ś

lone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały

zarachowane, chocia

ż

ich jeszcze nie poniesiono, je

ż

eli odnosz

ą

si

ę

do przychodów danego roku podatkowego, chyba

ż

e zarachowanie ich nie było mo

ż

liwe (w tym wypadku s

ą

one potr

ą

cane w roku, w którym zostały poniesione). Je

ś

li

zatem podatnik stale - w ka

ż

dym roku podatkowym - prowadzi

ć

b

ę

dzie ksi

ę

gi w sposób umo

ż

liwiaj

ą

cy wyodr

ę

bnienie

kosztów uzyskania odnosz

ą

cych si

ę

tylko do tego roku podatkowego - to mo

ż

e ksi

ę

gowa

ć

te wydatki (równie

ż

z pewnymi

wyj

ą

tkami) w dacie wystawienia faktury lub rachunku (tzw. „metoda memoriałowa"). Przy metodzie memoriałowej

moment uj

ę

cia kosztów w ksi

ę

dze przychodu i rozchodu uzale

ż

niony jest od rodzaju poniesionego kosztu. Koszty zostały

tu podzielone na dwa rodzaje: bezpo

ś

rednio i po

ś

rednio zwi

ą

zane z przychodami. Zgodnie z art. 22 ust. 5 ustawy o

podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania bezpo

ś

rednio zwi

ą

zane z przychodami podlegaj

ą

potr

ą

ceniu w roku podatkowym, w którym osi

ą

gni

ę

te zostały odpowiadaj

ą

ce im przychody. Je

ż

eli koszty te zostały

poniesione po zako

ń

czeniu roku, a dotyczyły przychodów roku ubiegłego, to do dnia zło

ż

enia zeznania podatkowego (do

upływu terminu zło

ż

enia tego zeznania) powinny by

ć

zaliczone do kosztów roku ubiegłego. Gdyby jednak koszty te

zostały poniesione po dniu zło

ż

enia zeznania, to powinny by

ć

potr

ą

cone w roku podatkowym nast

ę

puj

ą

cym po roku, za

który jest składane zeznanie. Koszty po

ś

rednio zwi

ą

zane z przychodami nale

ż

y uj

ąć

w podatkowej ksi

ę

dze przychodu i

rozchodu w dacie ich poniesienia. Je

ż

eli koszty te dotycz

ą

okresu przekraczaj

ą

cego rok podatkowy i nie jest mo

ż

liwe

okre

ś

lenie, jaka ich cz

ęść

dotyczy danego roku podatkowego, to nale

ż

y rozliczy

ć

je proporcjonalnie do okresu, którego

dotycz

ą

(art. 25 ust. 5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Koszty zakupu materiałów ujmuje si

ę

w ksi

ę

dze przychodów i rozchodów niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpó

ź

niej

przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzeda

ż

y. Je

ż

eli materiały lub towary zostały otrzymane wraz z

faktur

ą

, to wpisu dokonujemy na podstawie faktury.

Je

ś

li towary trafiły do firmy przed otrzymaniem faktury, nale

ż

y sporz

ą

dzi

ć

opis towaru i na tej podstawie dokona

ć

wpisu

do ksi

ę

gi zakupu towarów. Nie mo

ż

emy natomiast zaksi

ę

gowa

ć

pod dat

ą

wystawienia faktury, je

ż

eli nie otrzymali

ś

my

jeszcze zakupionego towaru.
Zakup ten powinien by

ć

wpisany do ksi

ę

gi pod dat

ą

otrzymania towaru.

UWAGA !!
Moment zaliczenia do kosztów niektórych wydatków jest niezale

ż

ny od daty wystawieni a dowodu poniesienia wydatku,

do nich nale

żą

:

►

wynagrodzenia z tytułu umów o prac

ę

, zlecenia, umów o dzieło, zasiłków chorobowych wypłacanych przez zakład

pracy zaliczane w koszty w momencie dokonywania faktycznej ich wypłaty (art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT);

►

składki, na ubezpieczenie społeczne w cz

ęś

ci finansowanej przez pracodawc

ę

oraz składki na fundusz pracy oraz

fundusz gwarantowanych

ś

wiadcze

ń

pracowniczych - ksi

ę

gujemy w momencie dokonania ich zapłaty (art. 23 ust. 1 pkt

55a i art. 23 ust. 3d ustawy o PIT);

►

równowarto

ść

odpisów na fundusz

ś

wiadcze

ń

socjalnych pod dat

ą

przekazania

ś

rodków na rachunek funduszu (art. 23

ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT);

Kup książkę