Damian Pawluk

Systemy

zarządzania

wiedzą

Zarządzanie wiedzą

Pan Piotr i jego kajecik

Pan Piotr i jego kajecik

?

?

?

?

?

?

?

?

?



Do 80% pytań o charakterze merytorycznym

zadawanych w organizacji powtarza się



6-12% czasu pracy pracownika (knowledge worker) to

czas poświęcony na znalezienie właściwej osoby lub

źródeł informacji potrzebnych do rozwiązania problemu



7-20% czasu pracy ekspertów i specjalistów to czas

poświęcony na udzielenie innym odpowiedzi na

powtarzające się pytania



Obecnie mniej niż 20% wiedzy organizacji jest w

jakikolwiek sposób utrwalana.



Do niedawna sądzono, że ogól wiedzy będącej w

posiadaniu człowieka podwaja się co 7 lat. Ostatnie

obserwacje Nicka Bontisa z McMaster University

pokazują, że okres ten uległ skróceniu do zaledwie 11

miesięcy!

Dlaczego warto zarządzać
wiedzą?



IDC: Wskutek braku zarządzania wiedzą przedsiębiorstwa z
listy FORTUNE 500 tracą przeciętnie ponad 5000 dolarów
na 1 pracownika. W 2003 roku przedsiębiorstwa te straciły
ogółem
ok. 32 mld dolarów z tego tytułu



Instytut Gallupa: Tylko 17% Brytyjskich pracowników
uważa, że pracodawca w pełni wykorzystuje ich
umiejętności, 63% uważa, że nic takiego nie ma miejsca, a
20% twierdzi, że są wręcz zniechęcani do aktywności.
Kosztuje to brytyjską gospodarkę 39-48 mld funtów rocznie



KPMG: Z badań przeprowadzonych wraz z SMG/KRC w
lipcu 2004r. Na reprezentatywnej próbie 121 największych
firm działających w Polsce, wynika, że straty z tytułu
nieefektywnego wykorzystania wiedzy wynoszą ponad
45000 PLN na 1 zatrudnionego rocznie.

Dlaczego warto zarządzać
wiedzą?



Zarządzanie wiedzą to ogół procesów

umożliwiających tworzenie, upowszechnianie i
wykorzystanie wiedzy do realizacji celów
organizacji (Cranfield School of Management,
1997)



Zarządzanie wiedzą to inteligentne

wykorzystanie nowej technologii zrównoważone
docenieniem wartości twórców i powierników
wiedzy – ludzi (Charles Handy)



Zarządzanie wiedzą to ciągły proces

zarządzania wszelkimi rodzajami wiedzy w celu
zaspokojenia obecnych i przyszłych potrzeb,
identyfikacji istniejących bądź nabytych
aktywów wiedzy i wykorzystania nowych
możliwości (Quintas, Lefrere, Jones, 1997)

Czym jest zarządzanie
wiedzą?



Zbiór wytycznych, procedur i systemów odnoszących się
do tworzenia, gromadzenia, ochrony i wykorzystania
kapitału intelektualnego firmy (KPMG)



Sztuka przetwarzania informacji i innych aktywów
intelektualnych w trwałą wartość dla klientów i
pracowników organizacji (PwC)



Takie wykorzystanie wiedzy, aby rzeczy, które
robimu dobrze robić jeszcze lepiej (Cambridge
Technology Partners)



System efektywnego gromadzenia, transferu i
wykorzystania wiedzy w celu podejmowania szybszych,
mądrzejszych i lepszych decyzji, pozwalających
poprawić pozycję konkurencyjną organizacji

Czym jest zarządzanie
wiedzą? cd.



1975 – Chaparral Steel - strategia i struktura
będą oparte na zarządzaniu wiedzą



1987 – konferencja "Managing the Knowledge
Assets into 21st Century"



1991 – opublikowanie przez Skandię  raportu
wartości kapitału intelektualnego



1993 – pierwsza konferencja na temat
zarządzania wiedzą



1993 - zawiązanie się w Szwecji tak zwanej
grupy Konrada

Historia zarządzania
wiedzą



edukacja i szkolenia



infrastruktura informatyczna



bodźce ekonomiczne i warunki
instytucjonalne



systemy innowacji

Gospodarka oparta na
wiedzy (GOW)

Analiza i ocena organizacyjnej wiedzy z
punktu widzenia jej użyteczności oraz
możliwości

osiągnięcia

przewagi

konkurencyjnej dzięki jej wykorzystaniu w
organizacji.

Celem jest pozyskanie:



wiedza jawna (explicit)



wiedza cicha (tacit)

Audyt wiedzy

Wiedza formalna

(udokumentowana)

Wiedza ukryta

(„know-how” tkwiący

w ludziach)

Cechy

• kodyfikowalna

• przechowywana

• przekazywana

• łatwo formułowana

• osobista

• specyficzna dla

kontekstu

• trudna do

sformułowania

• trudna do uchwycenia

i przekazania

Źródło

• instrukcje

• strategie i procedury

• bazy danych i

raporty

• nieformalna

komunikacja i procesy

w biznesie

• rozumienie

historyczne

Wiedza jawna i ukryta

Hierarchia wiedzy

Bariery w zdobywaniu wiedzy

Istotnym aspektem społecznym w systemach
zarządzania wiedzą jest zachęcenie pracowników
organizacji do dzielenia się wiedzą, co jest
utrudnione przez wiele barier, latami budowanych,
w tradycyjnych organizacjach. Te bariery to:



konkurencja między pracownikami,



konkurencja między działami w organizacji,



przekonanie, że wiedza to władza,



niewydolność struktury informatycznej.

Ciągłe motywowanie pracowników do
wymiany i zdobywania wiedzy za pomocą
systemu nagród i odznaczeń.



„Thief of the Month”



„We Wuz Robbed”

System motywacji dzielenia się wiedzą - Achievementy



Polskie Stowarzyszenie Zarządzania

Wiedzą



Stowarzyszenie Praktyków

Zarządzania Wiedzą

Zarządzanie informacją w Polsce



Finansowy



Marketingowy



Obsługi klientów



Zarządzania produkcją



Logistyki



Analizy danych płacowych i osobowych

Obszary działania systemów zarządzania wiedzą

Gromadzenie wiedzy – od czego zacząć

Pięciofazowy model procesu

organizacyjnego tworzenia wiedzy

System japoński zarządzania wiedzą

I

I

S o c ja liz a c j a

E k s te r n a liz a c j a

I

I

I

I

I

I

G

I

G

O

In te r n a l iz a c ja

G

G

G

G

O

K o m b in a c ja

W i e d z a u k r y ta

W i e d z a d o s tę p n a

W

ie

d

za

d

o

st

ęp

n

a

W

ie

d

za

u

kr

yt

a

D z i e le n i e s ię i

tw o r z e n ie w ie d z y

u k r y te j p o p r z e z

d o ś w ia d c z e n i e

b e z p o ś r e d n ie

A r ty k u ło w a n i e

w i e d z y u k r y te j

p o p r z e z d i a lo g

i r e fl e k s ję

U c z e n ie s i ę

p o z y s k iw a n ie

n o w e j w ie d z y

u k r y te j p o p r z e z

w y k o r z y s ta n i e

w p r a k ty c e

P r z e tw a r z a n ie ,

g r o m a d z e n i e i

u d o s tę p n ia n ie

w i e d z y d o s tę p n e j

I - w i e d z a in d y w i d u a ln a

G - w ie d z a g r u p o w a

O - w ie d z a o r g a n iz a c y jn a

Systemy zarządzania

wiedzą



Ograniczenie ryzyka związanego z podejmowaniem decyzji w
oparciu o złe dane, interpretacje, definicje, źródła.
Ograniczenie kosztów poprzez redukcję liczby dublujących się
inicjatyw biznesowych i stworzenie rozwiązań pozwalających
na zachowanie ”pamięci organizacyjnej”



Zapewnienie możliwości pozyskania, przetwarzania,
wyszukiwania  i propagacji wiedzy „jawnej” znajdującej się w
systemach informatycznych, co przyczyni się do zmniejszenia
liczby korporacyjnych, departamentalnych, zespołowych
inicjatyw dla których istnieją dostępne rozwiązania



Wiedza ekspertów i liderów rozwiązań tzw. “Wiedza ukryta”
będzie dostępna dla wszystkich użytkowników i pozostanie w
organizacji nawet w przypadku odejścia pracownika



Zwiększenie efektywności wdrożenia nowych pracowników w
oparciu o wiedzę tych co odeszli.

Korzyści wynikające ze stworzenia i wdrożenia zintegrowanego systemu zarzadzania
wiedzą:



Przypisanie ról biznesowych i technicznych do istniejących
rozwiązań (właściciel, ekspert, autor, lider, zarządca itp.)
pozwoli na bardziej efektywne zarządzanie cyklem życia
rozwiązań, redukcję rozwiązań biznesowo nieużytecznych
oraz  wzrost efektywności wykorzystania rozwiązań
użytecznych



Samoporządkowanie organizacji poprzez zdefiniowanie
najlepszych praktyk, bazy procedur, standardów,
identyfikację ekspertów



Możliwość analizy wpływu zmian w systemach
informatycznych na istniejące rozwiązania i procesy
biznesowe



Możliwość analizy zależności pomiędzy elementami
tworzącymi wiedzę

Korzyści wynikające ze stworzenia i wdrożenia zintegrowanego systemu zarzadzania
wiedzą:

Ewolucja systemów zarządzania wiedzą

Systemy zarządzania wiedzą a Amazon

Narzędzia systemu zarządzania wiedzą



systemy zarządzania dokumentami



systemy obiegu pracy (workflow)



hurtownie danych



systemy eksperckie



systemy wspomagania pracy grupowej



Intranet



portale korporacyjne

Schemat działania systemu

zarzadzania wiedzą

Portale

korporacyjne



SAP

(Systems Applications and Products in Data Processing):

Kompletne rozwiązania korporacyjne umożliwiajace
użytkownikom spersonalizowany i wygodny dostęp
do wszystkiego, czego potrzebują, w dowolnym
czasie i miejscu w bezpieczny sposób poprzez
INTERNET, aby zrealizować swoje zadania



IBM

(International Business Machines):

Centralny interfejs WWW do wszystkiego, co w
przeciwnym wypadku byłoby osobną i
niekompatybilną informacja rozproszoną w wielu
oddzielnych aplikacjach.

Portale korporacyjne

Portale korporacyjne cd.

Rola portalu korporacyjnego w zarządzaniu
wiedzą jest bardzo duża. Umożliwia on sprawne
zarządzanie informacjami i danymi, co jest
warunkiem efektywnego zarządzania wiedzą.
Jednocześnie jest platformą usprawniającą
kontakty międzyludzkie i wspomagającą pracę
zespołową. Właśnie te dwie ostatnie cechy, które
posiada portal korporacyjny, stały się podstawą
dla systemów, zyskujących coraz większą
popularność w ramach koncepcji zarządzania
wiedzą, systemów klasy IPSS (Integrated
Performance Supporting Systems - zintegrowane
systemy wspomagające efektywność).



sprawne zarządzanie informacjami i

danymi



usprawnienie kontaktów międzyludzkich



platforma wymiany informacji



narzędzie do wspomagania pracy

zespołowej

Cele portalu korporacyjnego



Wsparcie dla pracy zespołowej,



Zarządzanie użytkownikami,



Import i eksport dokumentów,



Nawigacja i wyszukiwanie.

Funkcje portalu korporacyjnego



brak odpowiedzi w systemie



przekierowanie do ekspertów



archiwizowanie odpowiedzi w systemie



proces poszukiwania odpowiedzi odbywa się w

środowisku systemu



archiwizacja pytań i odpowiedzi



katalogowanie informacji



rejestracja ekspertów



zadawanie pytań w obrębie katalogu

Działanie systemów klasy IPSS

(

Integrated Performance Supporting Systems)



brak odpowiedzi w systemie



przekierowanie do ekspertów



archiwizowanie odpowiedzi w systemie



proces poszukiwania odpowiedzi odbywa się w

środowisku systemu



archiwizacja pytań i odpowiedzi



katalogowanie informacji



rejestracja ekspertów



zadawanie pytań w obrębie katalogu

Działanie systemów klasy IPSS

(

Integrated Performance Supporting Systems)

Wykorzystanie prostego systemu IPSS

„Każda osoba w przedsiębiorstwie,
która nie jest bezpośrednio
odpowiedzialna za wytwarzanie
zysku powinna wziąć udział w
proces tworzenia i dystrybucji
wiedzy, którą firma może
wykorzystać do wytwarzania
zysku”

Sir John Browne

CEO, BP

Dziękuję