MINISTERSTWO EDUKACJI
NARODOWEJ
Ewa Kawczyńska-Kiełbasa
Zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów
419[01].Z2.03
Poradnik dla nauczyciela
Wydawca
Instytut Technologii Eksploatacji  Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2007
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
Recenzenci:
mgr Edward Marek Klęczar
mgr Agnieszka Mikina
Opracowanie redakcyjne:
mgr Ewa Kawczyńska-Kiełbasa
Konsultacja:
mgr Edyta Kozieł
Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 419[01].Z2.03,
 Zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów , zawartego w modułowym programie
nauczania dla zawodu technik prac biurowych.
Wydawca
Instytut Technologii Eksploatacji  Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2007
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
1
SPIS TREÅšCI
1. Wprowadzenie 3
2. Wymagania wstępne 4
3. Cele kształcenia 5
4. Przykładowe scenariusze zajęć 6
5. Ćwiczenia 12
5.1. Informacja w pracy biurowej 12
5.1.1. Ćwiczenia 12
5.2. Instrukcja kancelaryjna. Systemy kancelaryjne. 16
5.2.1. Ćwiczenia 16
5.3. Rodzaje akt. Rzeczowy wykaz akt. 20
5.3.1 Ćwiczenia 20
5.4. Obieg dokumentów 23
5.4.1 Ćwiczenia 23
5.5. Przechowywanie i archiwizacja akt 25
5.5.1 Ćwiczenia 25
6. Ewaluacja osiągnięć ucznia 28
7. Literatura 40
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
2
1. WPROWADZENIE
Przekazujemy Państwu Poradnik dla nauczyciela, który będzie pomocny w prowadzeniu
zajęć dydaktycznych w szkole kształcącej w zawodzie technik prac biurowych.
W poradniku zamieszczono:
 wymagania wstępne, w których wyszczególniono jakie umiejętności powinien posiadać
uczeń przed przystąpieniem do realizacji jednostki modułowej,
 cele kształcenia, które pokazują jakie umiejętności uczeń opanuje po przeprowadzeniu
procesu kształcenia,
 przykładowe scenariusz zajęć,
 ćwiczenia do samodzielnego rozwiązania zawierające: polecenie, wskazówki do realizacji,
sposób wykonania, zalecane metody nauczania uczenia się oraz środki dydaktyczne do
wykonania ćwiczenia, które pomogą ukształtować umiejętności praktyczne
i zweryfikować nabytą wiedzę teoretyczną,
 sprawdzian osiągnięć, który po zrealizowaniu wszystkich tematów jednostki modułowej
pozwoli ocenić poziom nabytych umiejętności w procesie kształcenia danej jednostki
modułowej,
 wykaz literatury.
Wskazane jest, aby zajęcia dydaktyczne były prowadzone ró\
nymi metodami ze
szczególnym uwzględnieniem aktywizujących metod nauczania, np. metody projektów, tekstu
przewodniego. Formy organizacyjne pracy uczniów mogą być zró\
nicowane, poczÄ…wszy od
samodzielnej do zespołowej pracy uczniów.
Moduł 419[01].Z2
Organizacja
i funkcjonowanie biura
419[01].Z2.01
Stosowanie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
ochrony przeciwpo\
arowej oraz ochrony środowiska
419[01]. Z2.02 419[01]. Z2.04
Prowadzenie korespondencji Organizowanie pracy
w sekretariacie
419[01]. Z2.03
419[01]. Z2.05
ZarzÄ…dzanie informacjÄ…
Obsługa klienta
i obiegiem dokumentów
Schemat układu jednostek modułowych
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
3
2. WYMAGANIA WST
PNE
Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej, uczeń powinien umieć:
- posługiwać się słownictwem związanym z praktyką gospodarczą i pracą biurową,
- wyjaśniać podstawowe pojęcia ekonomiczne,
- rozró\
niać podstawowe środki techniczne pracy biurowej (telefon, faks, kserokopiarka),
- pozyskiwać, utrwalać i przekazywać informacje drogą elektroniczną,
- obsługiwać nowoczesne urządzenia biurowe,
- wydrukować dokument,
- posługiwać się słownictwem obcojęzycznym w zakresie podstawowego słownictwa
zawodowego,
- charakteryzować pisma stosowane w korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej,
- wyodrębniać części składowe pisma,
- wypełniać formularze,
- obsługiwać komputer w podstawowym zakresie.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
4
3. CELE KSZTAA
CENIA
W wyniku realizacji programu jednostki modułowej, uczeń powinien umieć:
- wyodrębnić elementy struktury informacji,
- rozró\
nić nośniki informacji najczęściej występujących w biurze,
- wyjaśnić istotę i zakres zarządzania informacją wewnątrz instytucji,
- odebrać i przekazać informacje za pomocą nowoczesnych urządzeń biurowych,
- wykorzystać instrukcję kancelaryjną do ustalania obiegu pism i dokumentów,
- pozyskać i dokonać selekcji informacji,
- zaklasyfikować informacje według ró\
nych kryteriów,
- zarejestrować sprawy i oznakować je,
- zarejestrować pisma w dzienniku korespondencyjnym,
- zaklasyfikować akta spraw, stosując klasyfikację dziesiętną,
- zaklasyfikować akta spraw według kategorii archiwalnych,
- zaklasyfikować materiały archiwalne do likwidacji lub konserwacji,
- przygotować akta do archiwizowania,
- wykonać typowe czynności związane z porządkowaniem, prowadzeniem
i archiwizowaniem powierzonej dokumentacji i akt jednostki organizacyjnej.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
5
4. PRZYKA
ADOWE SCENARIUSZE ZAJ
Ć
Scenariusz zajęć 1
Osoba prowadzÄ…ca & & & & & & & & & & & & & & .& & & & .
Modułowy program nauczania: 419[01] Technik prac biurowych
Moduł: 419[01].Z2 Organizacja i funkcjonowanie biura
Jednostka modułowa: 419[01].Z2.03 Zarządzanie informacją i obiegiem
dokumentów
Temat: Informacja głównym produktem pracy biurowej
Cel ogólny: Kształtowanie umiejętności wyodrębniania struktury informacji oraz
organizowania obiegu informacji.
Po zakończeniu zajęć edukacyjnych uczeń powinien umieć:
- scharakteryzować pojęcie informacji,
- wymienić i rozró\
nić elementy struktury informacji,
- wymienić nośniki informacji,
- podać przykłady informacji,
- przewidzieć skutki otrzymanych i przekazanych informacji,
- wyszukać informacje,
- dokonać selekcji informacji,
- przetworzyć informacje,
- wskazywać sposoby przekazywania informacji,
- wskazywać sposoby przechowywania informacji.
Metody nauczania uczenia siÄ™:
- objaśnienie,
- pogadanka heurystyczna,
- praca z tekstem,
- ćwiczenia praktyczne.
Formy organizacyjne pracy uczniów:
- praca indywidualna,
- praca w grupach.
Czas: 2 godziny dydaktyczne.
Åšrodki dydaktyczne:
- materiały zebrane przez uczniów: ulotki, foldery, oferty,
- materiały przekazane przez nauczyciela,
- komputery z dostępem do Internetu,
- arkusze papieru,
- pisaki,
- literatura zgodna z materiałem nauczania 4.1 poradnika dla ucznia.
Przebieg zajęć:
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
6
1. Przygotowanie stanowisk pracy.
2. Wprowadzenie
- wyjaśnienie tematu zajęć,
- utworzenie zespołów roboczych.
3. Podanie celów kształcenia.
4. Plan zajęć:
A. Informacja w procesie decyzyjnym:
- nauczyciel w formie pogadanki i pytań odwołuje się do uczniów w celu przypomnienia
nabytych wiadomości z zakresu zarządzania (istota, cele zarządzania, podstawowe
funkcje),
- uczniowie korzystają z treści materiału nauczania w poradniku dla ucznia, wskazują na
znaczenie informacji w podejmowaniu decyzji,
- uczniowie rozwiązują w zespołach ćwiczenie 1 z poradnika dla ucznia z części 4.1
korzystając ze zgromadzonych wcześniej informacji oraz materiałów (ulotki, foldery,
oferty, informacje otrzymane od pracowników banku), prezentują, analizują oraz
weryfikujÄ… swojÄ… wiedzÄ™.
B. Struktura informacji:
- uczniowie korzystają z treści materiału nauczania w poradniku dla ucznia, rozró\
niajÄ…
strukturÄ™ informacji,
- uczniowie rozwiązują w zespołach ćwiczenie 5 z poradnika dla ucznia z części 4.1,
prezentujÄ…, analizujÄ… oraz weryfikujÄ… swojÄ… wiedzÄ™,
- nauczyciel rozdaje uczniom przygotowane przez siebie ćwiczenie, w którym uczniowie
indywidualnie mają wyodrębnić elementy struktury podanej informacji; wskazana lub
chętna osoba prezentuje rozwiązanie, pozostali uczniowie weryfikują własne
rozwiązania, analizują ewentualnie popełnione błędy.
- Załącznik do części B planu zajęć:
Zadanie do wykonania przekazane uczniom przez nauczyciela:
Wyodrębnij elementy struktury informacji:
Na stronie internetowej Liceum Ogólnokształcącego znajduje się informacja: W czwartek
19 czerwca 2008 r. o godz. 10.00 zapraszamy uczniów naszej szkoły do akcji
zamalowywania napisów na murach naszego miasta. Osoby chętne do udziału w akcji
proszone są o składanie zgłoszeń do samorządu szkolnego.
C. Etapy obiegu informacji:
- uczniowie korzystają z treści materiału nauczania w poradniku dla ucznia, wskazują na
czynności biurowe, które nale\
y wykonać, aby zorganizować obieg informacji,
- uczniowie rozwiązują w zespołach na stanowiskach komputerowych ćwiczenie 3
z poradnika dla ucznia z części 4.1, liderzy grup prezentują wykonane zadanie, uczniowie
analizują poprawność wykonanego zadania, weryfikują swoją wiedzę.
Zakończenie zajęć
Ocena pracy uczniów
- ocena poziomu osiągnięć i aktywności uczniów,
- wskazanie prac wyró\
niajÄ…cych,
- wskazanie na czynności błędne,
- omówienie ewentualnych trudności.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
7
Praca domowa
Zadanie: Wymień i scharakteryzuj etapy obiegu informacji w przedsiębiorstwie handlowym
w celu pozyskania oferty dostawców towarów i wyboru dostawcy oferującego
najkorzystniejsze warunki.
Sposób uzyskania informacji zwrotnej od ucznia po zakończonych zajęciach
- uczniowie rozumieją znaczenie informacji w procesie zarządzania przedsiębiorstwem,
- uczniowie rozró\
niajÄ… i charakteryzujÄ… elementy struktury informacji,
- uczniowie wykonują czynności biurowe w poszczególnych etapach obiegu informacji,
- uczniowie przewidujÄ… skutki otrzymanych i przekazanych informacji.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
8
Scenariusz zajęć 2
Osoba prowadzÄ…ca & & & & & & & & & & & & & & .& & & & .
Modułowy program nauczania: 419[01] Technik prac biurowych
Moduł: 419[01].Z2 Organizacja i funkcjonowanie biura
Jednostka modułowa: 419[01].Z2.03 Zarządzanie informacją i obiegiem
dokumentów
Temat: Rejestracja pism w systemie kancelaryjnym dziennikowym.
Cel ogólny: Kształtowanie umiejętności rejestracji pism w dzienniku korespondencyjnym,
w systemie jednodziennikowym
Po zakończeniu zajęć edukacyjnych uczeń powinien umieć:
- zarejestrować pismo w dzienniku korespondencyjnym w systemie jednodziennikowym,
- oznaczyć pismo według zasad systemu kancelaryjnego,
- zbudować symbol cyfrowy dowolnego stopnia do znakowania akt.
Metody nauczania uczenia siÄ™:
- pogdanka heurystyczna,
- pokaz,
- ćwiczenia praktyczne.
Formy organizacyjne pracy uczniów:
- praca indywidualna,
- praca w zespołach.
Czas: 2 godziny dydaktyczne.
Åšrodki dydaktyczne:
 dziennik korespondencyjny w systemie jednodziennikowym,
 kserokopie stron dziennika korespondencyjnego,
 długopisy,
 literatura zgodna z punktem 4.2. poradnika dla ucznia
Przebieg zajęć:
1. Przygotowanie stanowisk pracy.
2. Wprowadzenie
- podanie tematu zajęć,
- podział uczniów na zespoły.
3. Podanie celów kształcenia.
4. Plan zajęć:
A. System kancelaryjny dziennikowy:
- nauczyciel w formie pogadanki i pytań odwołuje się do uczniów w celu przypomnienia
nabytych wiadomości o systemie kancelaryjnym dziennikowym (istota stosowania
systemu kancelaryjnego, rodzaje systemu kancelaryjnego, komórki organizacyjne
zajmujÄ…ce siÄ™ prowadzeniem dziennika korespondencyjnego, cechy systemu
kancelaryjnego),
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
9
- uczniowie korzystają z treści materiału nauczania poradnika dla ucznia oraz
z wskazanych treści wybranej przez nauczyciela literatury, charakteryzują system
kancelaryjny jednodziennikowy.
B. Struktura znaku pisma:
- uczniowie w zespołach korzystają z treści materiału nauczania w poradniku dla ucznia,
identyfikujÄ… strukturÄ™ znaku pisma,
- nauczyciel podaje zespołom przygotowaną treść zadania, na podstawie której uczniowie
w zespołach identyfikują poszczególne elementy budowy znaku pisma,
- lider zespołu prezentuje rozwiązanie, pozostali uczniowie weryfikują rozwiązania we
własnych zespołach, analizują ewentualnie popełnione błędy.
- Załącznik do części B planu lekcji:
Zadanie do wykonania przekazane uczniom przez nauczyciela:
Wyodrębnij elementy struktury znaków pisma:
ZSP/DK-120-5/2007
BHP-131-12/07
C. Rejestracja pism w dzienniku korespondencyjnym:
- nauczyciel wskazuje na treść ćwiczenia 2 w części 4.2. poradnika dla ucznia do
samodzielnego wykonania,
- nauczyciel rozdaje przygotowane kserokopie stron dziennika korespondencyjnego
niezbędne do rozwiązania ćwiczenia, uczniowie korzystają tak\
e z literatury
zaproponowanej wcześniej przez nauczyciela,
- nauczyciel objaśnia treść ćwiczenia,
- uczniowie rejestrują pisma w dzienniku korespondencyjnym zgodnie z treścią ćwiczenia,
- nauczyciel obserwuje pracę uczniów, udziela indywidualnych wskazówek,
- uczniowie prezentujÄ… wybrane prace,
- uczniowie analizują poprawność wykonanego zadania, weryfikują swoją wiedzę.
Zakończenie zajęć
Ocena pracy uczniów
- ocena poziomu osiągnięć i aktywności uczniów,
- wskazanie prac wyró\
niajÄ…cych,
- wskazanie na czynności błędne,
- omówienie ewentualnych trudności.
Praca domowa
Zadanie
Zarejestruj w dzienniku korespondencyjnym pisma, które wpłynęły do sekretariatu szkoły
i które zostały wysłane.
Pisma otrzymane
Data otrzymania Nadawca Dotyczy Data pisma Znak pisma
19.01.2007 r. Zakład Małej Prośba o wynajęcie 14.01.2007 r. MG-520-16/07
Gastronomii pomieszczenia na bufet
22.01.2007 r. Ośrodek Szkolenia Oferta przeprowadzenia 18.01.2007 r. OSDK-650-3/07
i Doskonalenia szkoleń dla pracowników
Kadr
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
10
Pisma wysłane
Data wysłania Adresat Dotyczy Data pisma Znak pisma
25.01.2007 r. Zakład Małej Ofert wynajęcia 25.01.2007 r. ZSP-410-64/07
Gastronomii pomieszczenia
26.01.2007 r. Grzegorz Wezwanie do szkoły 23.01.2007 r. ZSP-900-11/07
Marczyński w sprawie ucznia
Sposób uzyskania informacji zwrotnej od ucznia po zakończonych zajęciach
- uczniowie identyfikujÄ… rodzaje i cechy systemu kancelaryjnego,
- uczniowie identyfikujÄ… elementy struktury znaku pisma,
- uczniowie charakteryzujÄ… strukturÄ™ dziennika korespondencyjnego jednodziennikowego,
- uczniowie rejestrujÄ… pisma w dzienniku korespondencyjnym.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
11
5. ĆWICZENIA
5.1. Informacja w pracy biurowej
5.1.1. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Ustal, jakie informacje będą potrzebne przy wyborze banku w wybranej miejscowości
(regionie), w którym przedsiębiorstwo chce zaciągnąć kredyt lub ulokować środki pienię\
ne.
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) wyszukać banki komercyjne funkcjonujące w wybranej miejscowości (regionie),
3) ustalić warunki udzielania kredytów w poszczególnych bankach, w wybranej
miejscowości (regionie),
4) ustalić warunki zakładania lokat w poszczególnych bankach, w wybranej miejscowości
(regionie),
5) wybrać najlepszy bank, w którym przedsiębiorstwo mogłoby zaciągnąć kredyt
lub ulokować środki pienię\
ne,
6) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
7) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- objaśnienie,
- ćwiczenia praktyczne,
- metoda tekstu przewodniego.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,
- materiały zebrane w bankach funkcjonujących w wybranej miejscowości  ulotki,
foldery, materiały promocyjne, informacja udzielona w banku.
Ćwiczenie 2
Ustal kierunki przepływu informacji w Twojej grupie klasowej oraz nośniki tych
informacji. Przedstaw graficznie ustalone kierunki przepływu informacji.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
12
 Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) ustalić sytuacje, w których przekazywane są informacje w grupie klasowej,
3) dobrać kierunki przepływu informacji do określonych wcześniej sytuacji,
4) ustalić nośniki informacji wykorzystywane w grupie klasowej przez uczniów
i nauczycieli,
5) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
6) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- objaśnienie,
- dyskusja dydaktyczna,
- ćwiczenia praktyczne.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,
- arkusze papieru,
- pisaki.
Ćwiczenie 3
Wymień i scharakteryzuj czynności związane z obiegiem informacji, które nale\
y
wykonać w celu zorganizowania wycieczki klasowej. Przedstaw graficznie etapy obiegu
informacji zwiÄ…zane ze zorganizowaniem wycieczki szkolnej.
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Nauczyciel powinien tak\
e
omówić zasady bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku pracy ucznia oraz zasady
posługiwania się urządzeniami biurowymi na stanowisku.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) ustalić w grupie kierunek wycieczki,
3) zebrać oferty wycieczek,
4) wskazać informacje, które zadecydują o wyborze konkretnej oferty,
5) poinformować o wyborze oferty opiekuna grupy,
6) przygotować plan wycieczki,
7) zapisać informacje na dostępnym, wybranym nośniku
8) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
9) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
13
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- objaśnienie,
- dyskusja dydaktyczna,
- ćwiczenia praktyczne,
- metoda projektów.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,
- stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu,
- kartki papieru,
- arkusze papieru,
- pisaki.
Ćwiczenie 4
Opracuj schemat organizacyjny swojej szkoły. Scharakteryzuj i oceń przepływ informacji
w kierunku pionowym i poziomym w szkole według kryterium skuteczności, szybkości
i rzetelności.
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Nauczyciel powinien tak\
e
omówić zasady bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku pracy ucznia oraz zasady
posługiwania się urządzeniami biurowymi na stanowisku.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) zapoznać się z treścią zadania,
2) ustalić komórki organizacyjne i stanowiska pracy w szkole,
3) powiązać komórki organizacyjne i stanowiska w strukturę,
4) ustalić kierunki przepływu informacji zgodnie ze strukturą organizacyjną,
5) zaprezentować ćwiczenie,
6) podczas prezentacji wskazać zalety i wady struktury organizacyjnej szkoły pod względem
przepływu informacji,
7) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- objaśnienie,
- ćwiczenia praktyczne,
- metoda tekstu przewodniego.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,
- stanowisko komputerowe,
- arkusze papieru,
- pisaki.
Ćwiczenia 5
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
14
 Wska\
elementy struktury informacji zawarte w ofercie kredytowej banku.
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Uczniowie mogą wykonać
ćwiczenie w zespołach. Liderzy zespołów prezentują wykonane ćwiczenie.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) przeczytać ofertę kredytową uzyskana w banku,
3) rozró\
nić elementy struktury informacji,
4) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
5) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- objaśnienie,
- dyskusja dydaktyczna,
- ćwiczenia praktyczne.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,
- materiały zebrane w bankach w wybranej miejscowości do ćwiczenia 1  oferta
kredytowa lub oferta kredytowa przygotowana przez nauczyciela,
- arkusze papieru,
- pisaki.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
15
5.2. Instrukcja kancelaryjna. Systemy kancelaryjne
5.2.1. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Dokonaj analizy instrukcji kancelaryjnej Twojej szkoły lub przedsiębiorstwa, w którym
odbywałeś praktykę zawodową. Sprawdz
, jakie czynności biurowe reguluje.
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Uczniowie mogą wykonać
ćwiczenie w zespołach. Liderzy prezentują wykonane ćwiczenie.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) zapoznać się z instrukcją kancelaryjną szkoły lub innej jednostki,
3) przeanalizować instrukcję kancelaryjną,
4) ustalić, jakie czynności biurowe instrukcja reguluje,
5) zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,
6) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- objaśnienie,
- dyskusja dydaktyczna,
- ćwiczenia praktyczne.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,
- instrukcja kancelaryjna szkoły lub innej jednostki.
Ćwiczenie 2
Wspólnota Mieszkaniowa w Zgierzu stosuje system kancelaryjny dziennikowy. Zarejestruj
w dzienniku korespondencyjnym pisma, które wpłynęły i które zostały wysłane.
Pisma otrzymane
Data otrzymania Nadawca Dotyczy Data pisma Znak pisma
15.01.2007 r. Ośrodek Szkolenia Zawiadomienie 12.01.2007 r. OSDK-140-35/07
i Doskonalenia Kadr o terminie szkolenia
19.01.2007 r. A
ódzki Zakład Zmiana taryfy za 16.01.2007 r. A
ZE-543-243/07
Energetyczny SA centralne ogrzewanie
23.01.2007 r. UrzÄ…d Miasta Remont drogi 18.01.2007 r. UM-714-67/07
Zgierza dojazdowej
24.01.2007 r. Zakład Ubezpieczeń Zawiadomienie 20.01.2007 r. 210500/M/1375
Społecznych o błędach w dokumentach
27.01.2007 r. WODKAN  SA Zawiadomienie 25.01.2007r. WK-380-37/07
WodociÄ…gi o zmianie sposobu
i Kanalizacja rozliczeń
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
16
Pisma wysłane
Data wysłania Adresat Dotyczy Data pisma Znak pisma
25.01.2007 r. UrzÄ…d Miasta Remont drogi 25.01.2007 r. WM-410-12/07
Zgierza dojazdowej (odpowiedz

na pismo z dnia
23.01.2007 r.)
26.01.2007 r. Grzegorz Wezwanie do zapłaty 23.01.2007 r. WM-320-11/07
Marczyński
28.01.2007 r. Bank PKO BP Anulowanie błędnie 26.01.2007 r. WM-390-13/07
SA pobranych prowizji
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Uczniowie wykonują
ćwiczenia indywidualnie.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) zarejestrować podane pisma w dzienniku korespondencyjnym,
3) zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,
4) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- pokaz,
- ćwiczenia praktyczne.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,
- druk dziennika korespondencyjnego.
Ćwiczenie 3
Wska\
oraz przeanalizuj zalety i wady systemu kancelaryjnego dziennikowego
i bezdziennikowego według przedstawionego schematu:
System kancelaryjny dziennikowy System kancelaryjny bezdziennikowy
zalety wady zalety wady
- - - -
- - - -
- - - -
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Proponuje się wykonanie
ćwiczenia w czterech grupach, ró\
nicujÄ…c zadania dla ka\
dej z grup. Grupa I wymienia
i analizuje zalety systemu kancelaryjnego dziennikowego, grupa II wymienia i analizuje wady
systemu kancelaryjnego dziennikowego, grupa III wymienia i analizuje zalety systemu
kancelaryjnego bezdziennikowego, grupa IV wymienia i analizuje wady systemu
kancelaryjnego bezdziennikowego. Liderzy grup prezentują wykonane ćwiczenie.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
17
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) wskazać wady i zalety systemu kancelaryjnego dziennikowego i bezdziennikowego,
3) zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia analizując przedstawione zalety i wady,
4) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- pokaz,
- dyskusja dydaktyczna,
- ćwiczenia praktyczne indywidualne.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,
- tabela według wzoru w ćwiczeniu naniesiona na arkusz papieru,
- pisaki.
Ćwiczenia 4
Przedsiębiorstwo  X w A
odzi ma zamiar przeprowadzić szkolenie dla wybranej grupy
pracowników w zakresie wykorzystywania społecznych funduszy europejskich i sporządzania
wniosków. Sprawie nadano znak SZ.EFS-1401-01/07. Osobą odpowiedzialną za załatwienie
sprawy ustanowiono Magdalenę Cis  pracownicę działu zatrudnienia  referenta do spraw
szkoleń krajowych. Dokonaj rejestracji otrzymanych pism w  spisie spraw :
1. 05.02.2007 r. pismo od Fundacji Inkubator w A
odzi FS-5601-05/07  oferta
przeprowadzenia szkolenia w zakresie pozyskiwania środków z EFS i sporządzania
wniosków,
2. 08.02.2007 r. pismo od Fundacji Inkubator w A
odzi FS-5601-06/07  warunki
przeprowadzenia szkolenia dla pracowników,
3. 09.02.2007 r. pismo z Urzędu Pracy w A
odzi ZP-7011-233/07  w sprawie informacji
o zapotrzebowaniu pracowników na regionalnym rynku pracy.
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Uczniowie ćwiczenia
wykonujÄ… indywidualnie.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) zarejestrować podane pisma w spisie spraw,
3) zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,
4) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- objaśnienie,
- ćwiczenia praktyczne.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
18
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,
- druki strony spisu spraw.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
19
5.3. Rodzaje akt. Rzeczowy wykaz akt
5.3.1. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Na podstawie instrukcji kancelaryjnej Twojej szkoły lub przedsiębiorstwa, w którym
odbywałeś praktykę zawodową przeanalizuj konstrukcję rzeczowego wykazu akt i ustal, które
klasy zasadnicze wykazu dotyczą spraw typowych, a które odzwierciedlają specyfikę szkoły
lub przedsiębiorstwa.
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Proponuje się wykonanie
ćwiczenia w zespołach.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) odszukać w instrukcji kancelaryjnej rzeczowy wykaz akt,
3) dokonać analizy rzeczowego wykazu akt,
4) ustalić klasy zasadnicze dotyczące spraw typowych,
5) ustalić klasy zasadnicze uwzględniające specyfikę analizowanej jednostki,
6) zaprezentować wykonanie ćwiczenia,
7) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- dyskusja dydaktyczna,
- ćwiczenia praktyczne.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,
- instrukcja kancelaryjna szkoły lub przedsiębiorstwa,
- arkusze papieru,
- pisaki.
Ćwiczenie 2
Na podstawie ćwiczenia 1 wypisz wszystkie podziały spraw wybranej klasy zasadniczej
według schematu:
X  klasa zasadnicza
X0  podział II stopnia
X00  podział III stopnia
X000  podział IV stopnia
& . - & & & &
X01 - & & & &
X010 - & & & & .
& - & & & &
& . - & & & &
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
20
 Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Uczniowie wykonują
ćwiczenie w zespołach.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) zapoznać się z rzeczowym wykazem akt,
3) wybrać klasę zasadniczą,
4) wypisać podziały wybranej klasy zasadniczej na arkuszach papieru,
5) zaprezentować wykonane ćwiczenia, np.: metodą plakatową.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- objaśnienia,
- pokaz,
- ćwiczenia praktyczne.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,
- rzeczowy wykaz akt szkoły lub przedsiębiorstwa,
- arkusze papieru lub zeszyt.
Ćwiczenie 3
Do działu kadr wpłynęło pismo dotyczące programu szkolenia pracowników. Pracownik
nadał znak sprawy: DK-1401-2/2007. Na podstawie nadanego znaku wydziel elementy znaku
sprawy i krótko opisz ich znaczenie.
1. & ..  & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & .
2. & ..  & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & .
3. & ..  & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & .
4. & ..  & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & .
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Uczniowie mogą wykonać
ćwiczenie indywidualnie lub w zespołach.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) podzielić znak sprawy na elementy,
3) krótko opisać znaczenie ka\
dego elementu znak,
4) zaprezentować wykonanie ćwiczenia,
5) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
21
- objaśnienia,
- ćwiczenia praktyczne.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,
- treść ćwiczenia,
- arkusze papieru lub zeszyt.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
22
5.4. Obieg dokumentów
5.4.1. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Zaproponuj schemat obiegu dokumentów w Przedsiębiorstwie Handlowym, które posiada
sztabowo-liniową strukturę organizacyjną. Przedsiębiorstwo posiada wyodrębniony dział
kadr, zaopatrzenia i marketingu, reklamacji, finansowo-księgowy. Dział kadr i finansowo-
księgowy podlega kierownikowi do spraw ekonomicznych, dział zaopatrzenia i marketingu
oraz reklamacji  kierownikowi do spraw zaopatrzenia i sprzeda\
y. Komórką sztabową jest
dział planowania i organizacji pracy.
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Ćwiczenie nale\
y wykonać
w grupach. Po prezentacji ćwiczenia nale\
y przeanalizować ewentualne błędy.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) narysować strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa,
3) ustalić punkty zatrzymania pism i dokumentów,
4) przedstawić w formie algorytmu punkty zatrzymania pism i dokumentów,
5) zaprezentować wykonanie ćwiczenia,
6) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- objaśnienie,
- ćwiczenia praktyczne,
- metoda tekstu przewodniego.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.4 poradnika dla ucznia,
- treść ćwiczenia,
- arkusze papieru,
- pisaki.
Ćwiczenie 2
Ustal punkty zatrzymania oraz czynności biurowe w tych punktach dla otrzymanych pism
w Przedsiębiorstwie Handlowym (dane z ćwiczenia 1) dotyczących:
1) zamówienia towarów przez odbiorcę,
2) faktury zakupu towarów od dostawcy,
3) reklamacji towarów przez odbiorcę,
4) odpowiedzi na ofertÄ™ zatrudnienia  CV, list motywacyjny,
5) promocji towarów przez dostawcę.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
23
 Dokonaj analizy przyczyn i skutków przetrzymywania pisma lub dokumentu
w poszczególnych punktach zatrzymania.
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Uczniów nale\
y podzielić na
5 zespołów. Lider ka\
dego zespołu losuje jedno z pism otrzymane przez Przedsiębiorstwo
Handlowe. Ka\
dy zespół ustala punkty zatrzymania i określa czynności biurowe w ustalonych
punktach zatrzymania dla wylosowanego rodzaju pisma. Lider prezentuje wykonane
ćwiczenie.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) ustalić punkty zatrzymania,
3) określić czynności biurowe wykonywane w tych punktach zatrzymania.
4) powiązać punkty zatrzymania,
5) zaprezentować wykonanie ćwiczenia,
6) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- metoda tekstu przewodniego,
- dyskusja dydaktyczna
- ćwiczenia praktyczne.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.4 poradnika dla ucznia,
- treść ćwiczenia,
- arkusze papieru,
- pisaki.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
24
5.5. Przechowywanie i archiwizacja akt
5.5.1. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Posługując się rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie
postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 z 2002 r.,
poz. 1375) nadaj kategorie archiwalne podanym dokumentom oraz dokonaj analizy okresu
przechowywania dokumentów.
Lp. Dokument Kategoria Okres przechowywania
dokumentów
1. faktura VAT
2. lista płac
3. oferta handlowa
4. karta wynagrodzeń
5. deklaracja podatkowa
6. akt notarialny zawiązania spółki
7. paragon fiskalny
8. bilans spółki
9. ewidencja wypadków w pracy
10. uchwała Walnego Zgromadzenia
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Uczniowie mogą wykonać
ćwiczenie indywidualnie lub w grupach.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) przeczytać rozporządzenie wymienione w treści ćwiczenia,
3) dokonać analizy dokumentów określonych w ćwiczeniu pod kątem nadania kategorii
archiwalnej na podstawie rozporządzenia wymienionego w treści ćwiczenia,
4) nadać kategorie archiwalne dokumentom,
5) dokonać analizy okresu przechowywania dokumentów,
6) zaprezentować wykonane ćwiczenia,
7) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- objaśnienie,
- dyskusja dydaktyczna,
- ćwiczenia praktyczne.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
25
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.5 poradnika dla ucznia,
- rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania
z dokumentacjÄ…, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167
z 2002 r., poz. 1375).
Ćwiczenie 2
Na podstawie instrukcji kancelaryjnej Twojej szkoły lub przedsiębiorstwa, w którym
odbywałeś praktykę zawodową podaj po kilka przykładów akt ró\
nych kategorii
archiwalnych:
- kategoria A & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & &
- kategoria BE & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & .
- kategoria B50 & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & .& & & & ...
- kategoria B10 & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & &
- kategoria B5 & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & ..
- kategoria B3 & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & ..
- kategoria B2 & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & ..
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Uczniowie mogą wykonać
ćwiczenie indywidualnie lub w grupach.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać instrukcję kancelaryjną szkoły lub innej jednostki,
2) dokonać analizy instrukcji kancelaryjnej - odszukać jednolity rzeczowy wykaz akt,
3) wybrać przykłady akt stosownie do podanych w ćwiczeniu kategorii,
4) zaprezentować wykonanie ćwiczenia,
5) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- objaśnienie,
- ćwiczenia praktyczne.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.5 poradnika dla ucznia,
- instrukcja kancelaryjna szkoły lub innej jednostki,
- arkusze papieru,
- pisaki.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
26
Ćwiczenie 3
Opracuj dla celów archiwalnych kartę ewidencyjną wyciągów bankowych z rachunku
bie\
ącego Przedsiębiorstwa Usługowego QBA w A
odzi za rok 2008. WyciÄ…gi bankowe majÄ…
numery w kolejności od 1 do 156. Pozostałe niezbędne dane na podstawie analizy własnej
w oparciu o posiadane ju\
wiadomości ustal samodzielnie.
Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić jego zakres,
sposób wykonania, wskazać mo\
liwości pozyskania materiałów. Uczniowie samodzielnie
opracowują niezbędne informacje dla sporządzenie karty ewidencyjnej, które nie są podane
w treści ćwiczenia. Ćwiczenie mo\
e być wykonane indywidualnie lub w grupach.
Sposób wykonania ćwiczenia
Uczeń powinien:
1) przeczytać treść zadania,
2) ustalić komórkę organizacyjną na podstawie analizy własnej,
3) nadać symbol komórki organizacyjnej i akt w maksymalnie mo\
liwym rozwinięciu na
podstawie analizy własnej,
4) na podstawie analizy własnej nadać nazwę dokumentom przeznaczonym do archiwizacji
5) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
6) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.
Zalecane metody nauczania uczenia siÄ™:
- objaśnienie,
- ćwiczenia praktyczne.
Åšrodki dydaktyczne:
- literatura punktu 4.5 poradnika dla ucznia,
- rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania
z dokumentacjÄ…, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167
z 2002 r., poz. 1375),
- arkusze papieru,
- pisaki.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
27
6. EWALUACJA OSI
GNI
Ć UCZNIA
Przykłady narzędzi pomiaru dydaktycznego
TEST 1
Test dwustopniowy do jednostki modułowej  Zarządzanie informacją
i obiegiem dokumentów
Test składa się z 20 zadań zamkniętych wielokrotnego wyboru, z których:
 zadania 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 15, 17, 19 sÄ… z poziomu podstawowego,
 zadania 3, 6, 12, 13, 14, 16, 18, 20 sÄ… z poziomu ponadpodstawowego.
Punktacja zadań: 0 lub 1 punkt
Za ka\
dą prawidłową odpowiedz
uczeń otrzymuje 1 punkt. Za złą odpowiedz
lub jej brak
uczeń otrzymuje 0 punktów.
Proponuje się następujące normy wymagań  uczeń otrzyma następujące
oceny szkolne:
- dopuszczający  za rozwiązanie co najmniej 7 zadań z poziomu podstawowego,
- dostateczny  za rozwiązanie co najmniej 9 zadań z poziomu podstawowego,
- dobry  za rozwiązanie 14 zadań, w tym 10 z poziomu podstawowego i co najmniej
4 z poziomu ponadpodstawowego,
- bardzo dobry  za rozwiązanie 18 zadań, w tym 12 z poziomu podstawowego i co najmniej
6 z poziomu ponadpodstawowego.
Klucz odpowiedzi: 1. b, 2. c, 3. a, 4. d, 5. b, 6. b, 7. a, 8. d, 9. c, 10. b, 11. a,
12. a, 13. d, 14. a, 15. b, 16. b, 17. c, 18. b, 19. c, 20. a.
Plan testu
Nr Cel operacyjny Kategoria Poziom Poprawna
zadania (mierzalne osiągnięcia ucznia) celu wymagań odpowiedz

1 Rozró\
niać podstawowe kierunki przepływu
informacji B P b
2 Wyodrębnić elementy struktury informacji B P c
3 Ustalić zale\
ność przepływu informacji
od rodzaju struktury organizacyjnej
przedsiębiorstwa C PP a
4 Korzystać z instrukcji kancelaryjnej A P d
5 Rozró\
niać rodzaje systemów kancelaryjnych B P b
6 Scharakteryzować instrukcję kancelaryjną C PP b
7 Przyporządkować system kancelaryjny do
sposobu rejestracji pism B P a
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
28
8 Zarejestrować pismo C P d
9 Dokonać selekcji informacji B P c
10 Dokonać klasyfikacji akt spraw B P b
11 Scharakteryzować zasady archiwizacji akt C PP a
12 Nadać kategorię archiwalną aktom spraw C PP a
13 Rozró\
nić system kancelaryjny dziennikowy
i bezdziennikowy B PP d
14 Rozró\
nić kategorie archiwalne akt B PP a
15 Wskazać miejsce archiwizowania akt B P b
16 Dokonać segregacji informacji C PP b
17 Scharakteryzować instrukcję kancelaryjną B P c
18 Sklasyfikować akta spraw C PP b
19 Rozró\
niać kierunki przepływu informacji B P c
20 Oznakować sprawę C PP a
Przebieg testowania
Instrukcja dla nauczyciela
1. Ustal z uczniami termin przeprowadzenia sprawdzianu z wyprzedzeniem co najmniej
jednotygodniowym.
2. Przygotuj odpowiednią liczbę testów.
3. Zapewnij samodzielność podczas rozwiązywania zadań.
4. Przed rozpoczęciem testu przeczytaj uczniom instrukcję dla ucznia.
5. Zapytaj, czy uczniowie wszystko zrozumieli. Wszelkie wątpliwości wyjaśnij.
6. Nie przekraczaj przeznaczonego czasu na test.
Instrukcja dla ucznia
1. Przeczytaj uwa\
nie instrukcjÄ™.
2. Podpisz imieniem i nazwiskiem kartÄ™ odpowiedzi.
3. Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.
4. Zestaw zawiera 20 zadań.
5. Do ka\
dego zadania przyporzÄ…dkowane sÄ… 4 mo\
liwości odpowiedzi, jedna odpowiedz

jest prawdziwa.
6. Udzielaj odpowiedzi na załączonej karcie odpowiedzi stawiając znak x . W przypadku
pomyłki zakreśl błędną odpowiedz
kółkiem i zaznacz x odpowiedz
prawidłową.
7. Za ka\
dą prawidłową odpowiedz
otrzymujesz 1 punkt, za złą odpowiedz
lub jej brak
0 punktów.
8. RozwiÄ…zuj zadania samodzielnie.
9. Na rozwiÄ…zanie testu masz 40 min.
Materiały dla ucznia:
 instrukcja,
 zestaw zadań testowych,
 karta odpowiedzi.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
29
ZESTAW ZADAC
TESTOWYCH
1. Przekazanie informacji przez kierownika pracownikowi jest przepływem informacji
a) pionowo w górę.
b) pionowo w dół.
c) poziomo.
d) równoległym.
2. Przechowywanie informacji jest elementem
a) struktury informacji.
b) procesu decyzyjnego.
c) obiegu informacji.
d) struktury organizacyjnej.
3. Najmniej skomplikowany przepływ informacji występuje w strukturze organizacyjnej
a) liniowej.
b) sztabowo-liniowej.
c) funkcjonalnej.
d) zdecentralizowanej.
4. Zasady obiegu pism określa
a) regulamin organizacyjny.
b) regulamin pracowniczy.
c) instrukcja pracy sekretariatu.
d) instrukcja kancelaryjna.
5. Rejestrowanie zbioru dokumentów dotyczącego tej samej sprawy jest charakterystyczne dla
a) systemu kancelaryjnego dziennikowego.
b) systemu kancelaryjnego bezdziennikowego.
c) systemu rejestracji jednodziennikowej.
d) systemu rejestracji dwudziennikowej.
6. Szczegółowość opracowania instrukcji kancelaryjnej jest zale\
na miedzy innymi od
a) liczby zatrudnionych pracowników biurowych.
b) struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.
c) ilości przyjmowanych i wysyłanych pism.
d) przepisów prawnych.
7. Rejestracja pism wchodzÄ…cych i wychodzÄ…cych w jednym dzienniku jest charakterystyczna
dla
a) systemu kancelaryjnego dziennikowego.
b) systemu kancelaryjnego bezdziennikowego.
c) systemu rejestracji bezdziennikowej.
d) systemu rejestracji dwudziennikowej.
8. W dzienniku korespondencyjnym wpisuje się, między innymi informacje
a) nazwisko osoby dostarczajÄ…cej pismo.
b) nazwisko osoby otrzymujÄ…cej.
c) datÄ™ stempla pocztowego.
d) krótką treść pisma.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
30
9. O przydatności informacji decydują cechy
a) sposób jej przechowywania.
b) sposób jej przekazania.
c) wiarygodność.
d) odpowiednie zarejestrowanie.
10. Wykaz akt sporządza się, między innymi, według
a) sposobu otrzymania pisma.
b) klasyfikacji dziesiętnej.
c) sposobu przekazania pisma.
d) nośnika przechowywania.
11. Okres przechowywania akt zale\
y od
a) kategorii archiwalnej.
b) sposobu klasyfikacji pisma.
c) zarzÄ…dzenia kierownika jednostki.
d) nośnika przechowywania.
12. Do akt niearchiwalnych, którym nadano kategorię B zaliczymy
a) akta osobowe.
b) sprawozdanie finansowe.
c) akt zało\
ycielski przedsiębiorstwa.
d) protokoły organów stanowiących.
13. Cechy charakterystyczne dla systemu kancelaryjnego bezdziennikowego to
a) du\
a pracochłonność.
b) mała szybkość obiegu pism.
c) mo\
liwość kontroli pisma w ka\
dej fazie załatwiania sprawy.
d) rejestracji podlega sprawa, a nie pismo.
14. Akta spraw, które przechowywane są trwale i nie podlegają zniszczeniu to
a) akta kategorii A.
b) akta kategorii B5.
c) akta kategorii Bc.
d) akta kategorii BE.
15. Akta archiwalne przechowywane sÄ… w
a) kasie pancernej.
b) archiwum zakładowym.
c) magazynie.
d) sekretariacie.
16. Uporządkowanie listy pracowników według alfabetu jest etapem obiegu informacji
a) selekcji.
b) segregacji.
c) zbierania.
d) weryfikacji.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
31
17. System kancelaryjny zawarty jest w
a) dzienniku kancelaryjnym.
b) rzeczowym wykazie akt.
c) instrukcji kancelaryjnej.
d) archiwum zakładowym.
18. Sklasyfikowanie sprawy w rzeczowym wykazie akt jako  11  zatrudnienie jest
a) podziałem I stopnia.
b) podziałem II stopnia.
c) podziałem III stopnia.
d) podziałem IV stopnia.
19. Poziomy kierunek przepływu informacji przedstawia schemat
a) kierownik pracownik.
b) pracownik kierownik.
c) pracownik "! pracownik.
d) wszystkie z powy\
szych.
20. Poszczególne elementy znaku sprawy  KA-1201-5/2007 oznaczają
a) symbol komórki organizacyjnej, symbol hasła klasyfikacyjnego, kolejny numer sprawy
w danym roku.
b) symbol hasła klasyfikacyjnego, symbol komórki organizacyjnej, kolejny numer sprawy
w danym roku.
c) kategorię archiwalną, symbol hasła klasyfikacyjnego, numer sprawy w danym roku.
d) kategorię archiwalną, symbol komórki organizacyjnej, numer sprawy w danym roku.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
32
KARTA ODPOWIEDZI
ImiÄ™ i nazwisko..........................................................................................
Zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów
Zakreśl poprawną odpowiedz
:
Nr
Odpowiedz
Punkty
zadania
1
a b c d
2
a b c d
3
a b c d
4
a b c d
5
a b c d
6
a b c d
7
a b c d
8
a b c d
9
a b c d
10
a b c d
11
a b c d
12
a b c d
13
a b c d
14
a b c d
15
a b c d
16
a b c d
17
a b c d
18
a b c d
19
a b c d
20
a b c d
Razem:
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
33
TEST 2
Test dwustopniowy do jednostki modułowej  Zarządzanie informacją
i obiegiem dokumentów
Test składa się z 20 zadań zamkniętych wielokrotnego wyboru, z których:
 zadania 1, 2, 3, 4, 5, 8, 9, 10, 11, 12, 14, 16, 19 sÄ… z poziomu podstawowego,
 zadania 6, 7, 13, 15, 17, 18, 20 sÄ… z poziomu ponadpodstawowego.
Punktacja zadań: 0 lub 1 punkt
Za ka\
dą prawidłową odpowiedz
uczeń otrzymuje 1 punkt. Za złą odpowiedz
lub jej brak
uczeń otrzymuje 0 punktów.
Proponuje się następujące normy wymagań  uczeń otrzyma następujące
oceny szkolne:
- dopuszczający  za rozwiązanie co najmniej 7 zadań z poziomu podstawowego,
- dostateczny  za rozwiązanie co najmniej 7 zadań z poziomu podstawowego i 2 z poziomu
ponadpodstawowego,
- dobry  za rozwiązanie 14 zadań, w tym 11 z poziomu podstawowego i co najmniej
3 z poziomu ponadpodstawowego,
- bardzo dobry  za rozwiązanie 18 zadań, w tym 13 z poziomu podstawowego i co najmniej
5 z poziomu ponadpodstawowego.
Klucz odpowiedzi: 1. b, 2. d, 3. c, 4. a, 5. b, 6. c, 7. c, 8. d, 9. a, 10. a, 11. b,
12. a, 13. b, 14. d, 15. c, 16. d, 17. c, 18. a, 19. b, 20. a.
Plan testu
Nr Cel operacyjny Kategoria Poziom Poprawna
zadania (mierzalne osiągnięcia ucznia) celu wymagań odpowiedz

1 Rozró\
nić nośniki informacji B P b
2 Określić znaczenie informacji w procesie
decyzyjnym B P d
3 Klasyfikować informacje według ró\
nych
kryteriów C P c
4 Dobrać metody przechowywania informacji B P a
5 Rozpoznać kierunki przepływu informacji C P b
6 Scharakteryzować strukturę organizacyjną C PP c
7 Scharakteryzować strukturę organizacyjną C PP c
8 Zidentyfikować sprawę A P d
9 Zidentyfikować instrukcję kancelaryjną A P a
10 Posługiwać się instrukcją kancelaryjną B P a
11 Nadać znak pisma C P b
12 Określić procedury stosowania instrukcji
kancelaryjnej B P a
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
34
13 Rozró\
nić system kancelaryjny dziennikowy
i bezdziennikowy B PP b
14 Scharakteryzować system kancelaryjny
dziennikowy B P d
15 Zastosować system kancelaryjny
bezdziennikowy C PP c
16 Określić znaczenie rzeczowego wykazu akt B P d
17 Sklasyfikować akta spraw według kasyfikacji
dziesiętnej C PP c
18 Rozróznić kierunki przepływu informacji C PP a
19 Sklasyfikować akta spraw C P b
20 Stosować przepisy prawa określające
konieczność tworzenia archiwów
zakładowych C PP a
Przebieg testowania
Instrukcja dla nauczyciela
1. Ustal z uczniami termin przeprowadzenia sprawdzianu z wyprzedzeniem co najmniej
jednotygodniowym.
2. Przygotuj odpowiednią liczbę testów.
3. Zapewnij samodzielność podczas rozwiązywania zadań.
4. Przed rozpoczęciem testu przeczytaj uczniom instrukcję dla ucznia.
5. Zapytaj, czy uczniowie wszystko zrozumieli. Wszelkie wątpliwości wyjaśnij.
6. Nie przekraczaj przeznaczonego czasu na test.
Instrukcja dla ucznia
1. Przeczytaj uwa\
nie instrukcjÄ™.
2. Podpisz imieniem i nazwiskiem kartÄ™ odpowiedzi.
3. Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.
4. Zestaw zawiera 20 zadań.
5. Do ka\
dego zadania przyporzÄ…dkowane sÄ… 4 mo\
liwości odpowiedzi, jedna odpowiedz
jest
prawdziwa.
6. Udzielaj odpowiedzi na załączonej karcie odpowiedzi stawiając znak X. W przypadku
pomyłki zakreśl błędną odpowiedz
kółkiem i zaznacz x odpowiedz
prawidłową.
7. Za ka\
dą prawidłową odpowiedz
otrzymujesz 1 punkt, za złą odpowiedz
lub jej brak
0 punktów.
8. RozwiÄ…zuj zadania samodzielnie.
9. Na rozwiÄ…zanie testu masz 40 min.
Materiały dla ucznia:
 instrukcja,
 zestaw zadań testowych,
 karta odpowiedzi.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
35
ZESTAW ZADAC
TESTOWYCH
1. Nośnikiem informacji wydrukowanej na papierze formatu A4 i wywieszonej na tablicy
ogłoszeń jest
a) tablica ogłoszeń.
b) kartka papieru.
c) maszyna do pisania.
d) długopis.
2. O przydatności informacji w procesie decyzyjnym decyduje
a) łatwość i szybkość dostępu.
b) zrozumiałość.
c) rzetelność.
d) wszystkie z powy\
szych.
3. Informacją jest baza danych osobowych kandydatów na stanowisko pracownika
sekretariatu Grzelak Ewa, ur. 13.04.1973 r. Głowno, Królak Anna, ur. 16.07.1980r. Zgierz,
sieradzka Emila, ur. 15.03.1976 r. A
ódz
. Informacja została sklasyfikowana według
a) kryterium chronologicznego.
b) kryterium geograficznego.
c) kryterium alfabetycznego.
d) kryterium rzeczowego.
4. Przechowywanie informacji polega na
a) przechowywaniu nośników informacji odpowiednio oznaczonych.
b) zanotowaniu informacji.
c) zło\
eniu informacji w sejfie.
d) zapamiętaniu informacji.
5. Przykładem przepływu informacji o kierunku pionowo w górę jest
a) uczeń przekazuje informację uczniowi.
b) uczeń przekazuje informację nauczycielowi.
c) nauczyciel przekazuje informacjÄ™ uczniowi.
d) nauczyciel przekazuje informacjÄ™ nauczycielowi.
6. Parametr  podwładny mo\
e podlegać jednocześnie kilku przeło\
onym jest
charakterystyczny dla
a) struktury liniowej.
b) struktury liniowo-sztabowej.
c) struktury wieloliniowej.
d) \
adne z powy\
szych.
7. Struktura organizacyjna, w której przepływ informacji jest najbardziej skomplikowany to
a) liniowa.
b) liniowo-stabowa.
c) wieloliniowa.
d) \
adne z powy\
szych.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
36
8. Zbiór wszystkich dokumentów dotyczących określonej sprawy to
a) sprawa.
b) teczka sprawy.
c) dokumenty biurowe.
d) akta sprawy.
9. Instrukcja kancelaryjna to
a) zbiór przepisów wewnętrznych regulujących wykonywanie czynności kancelaryjnych.
b) zbiór informacji.
c) system rejestracji pism.
d) sposób klasyfikacji dokumentów.
10. Informacji na temat obowiązującego w danym przedsiębiorstwie systemu kancelaryjnego
nale\
y szukać w
a) instrukcji kancelaryjnej.
b) wykazie akt.
c) schemacie obiegu dokumentów.
d) rozporządzeniu właściwego ministra bran\
y, do której nale\
y przedsiębiorstwo.
11. Przedsiębiorstwo po otrzymaniu pisma nadało mu znak DZK-1311-06/2007. Drugi człon
znaku pisma  -1311- oznacza
a) komórkę organizacyjną.
b) symbol sprawy według rzeczowego wykazu akt.
c) kolejny numer sprawy w roku, w którym powstała sprawa.
d) skrót organizacji.
12. InstrukcjÄ™ kancelaryjnÄ… wprowadza siÄ™
a) wewnętrznym zarządzeniem kierownika jednostki.
b) stosownym aktem prawnym.
c) okólnikiem.
d) statutem.
13. Rejestracja korespondencji wchodzącej i wychodzącej w dwóch oddzielnych dziennikach
jest charakterystyczna dla
a) systemu kancelaryjnego jednodziennikowego.
b) systemu kancelaryjnego dwudziennikowego.
c) systemu kancelaryjnego bezdziennikowego.
d) wszystkie z powy\
szych odpowiedzi są nieprawidłowe.
14. Główną cechą systemu kancelaryjnego dziennikowego jest
a) zarejestrowanie pisma tylko raz.
b) brak konieczności rejestrowania pisma.
c) rejestrowanie sprawy.
d) wielokrotność rejestracji pisma.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
37
15. Stosowanie systemu kancelaryjnego bezdziennikowego wymaga m.in. czynności
a) rejestracji w sekretariacie głównym wpływu pisma w dzienniku korespondencyjnym.
b) przesłania pisma za pokwitowaniem do innej komórki organizacyjnej, w której
ponownie podlega rejestracji.
c) zarejestrowania pisma przez referenta załatwiającego sprawę w spisie spraw.
d) rejestracji pisma do wysłania w dzienniku korespondencyjnym sekretariatu.
16. Rzeczowy wykaz akt
a) umo\
liwia klasyfikowanie nowych spraw.
b) wskazuje miejsce sprawy w systemie klasyfikacyjnym.
c) stanowi element instrukcji kancelaryjnej.
d) wszystkie z powy\
szych odpowiedzi są prawidłowe.
17. Sprawę sklasyfikowano według hasła klasyfikacyjnego o symbolu 110. Symbol
wyodrębniono według podziału
a) I stopnia.
b) II stopnia.
c) III stopnia.
d) IV stopnia.
18. Sekretariat komórki organizacyjnej mo\
e być jednym z punktów zatrzymania pisma.
Czynnością biurową wykonywaną w tym punkcie jest m. in.
a) przekazywanie pism kierownikowi komórki organizacyjnej.
b) wyra\
a zgodę na sposób załatwienia sprawy.
c) wskazanie sposobu załatwienia sprawy.
d) zapoznanie z treścią pisma.
19. Sprawozdanie finansowe spółki akcyjnej będzie miało nadaną kategorię archiwalną
a) B50.
b) A.
c) B25.
d) B5.
20. Archiwa zakładowe obowiązkowo tworzone są
a) w jednostkach, w których powstają materiały archiwalne zaliczane do narodowego
zasobu archiwalnego.
b) we wszystkich jednostkach.
c) w jednostkach, które posiadają akta z kategorią B50.
d) wszystkie z powy\
szych odpowiedzi są prawidłowe.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
38
KARTA ODPOWIEDZI
ImiÄ™ i nazwisko..........................................................................................
Zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów
Zakreśl poprawną odpowiedz
.
Nr
Odpowiedz
Punkty
zadania
1
a b c d
2
a b c d
3
a b c d
4
a b c d
5
a b c d
6
a b c d
7
a b c d
8
a b c d
9
a b c d
10
a b c d
11
a b c d
12
a b c d
13
a b c d
14
a b c d
15
a b c d
16
a b c d
17
a b c d
18
a b c d
19
a b c d
20
a b c d
Razem:
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
39
7. LITERATURA
1. Bogusławska T.: Praca biurowa cz. 2  Praca w nowoczesnym biurze. Wydawnictwo
REA, Warszawa 2003
2. Komosa A.: Technika biurowa. Ekonomik, Warszawa 2003
3. Mirecka E.: Wyszukiwanie, selekcjonowanie i gromadzenie informacji  Cz.1. WSiP
S.A., Warszawa 2003
4. Rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania
z dokumentacjÄ…, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167
z 2002 r. poz. 1375
5. Sasin W.: Przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji przedsiębiorstwa według
nowych zasad. Wydawnictwo Sigma, Skierniewice 2004
6. Stefaniak-Piasek E.: Technika pracy biurowej. WSiP, Warszawa 2003
7. Witek E.: Technika biurowa. eMPi². PoznaÅ„ 2006
8. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr
97 z 2006 r. poz. 673 t.j. ze zmianami Dz. U. Nr 64 z 2007 r. poz. 426)
Literatura metodyczna
1. Figurski J., Symela K. (red.): Modułowe programy nauczania w kształceniu zawodowym.
Wydawnictwo ITE, Radom 2001
2. Niemierko B.: Pomiar wyników kształcenia. WSiP S.A., Warszawa 1999
3. Okoń W.: Wprowadzenie do dydaktyki ogólnej. Wydawnictwo Akademickie  śak .
Warszawa 2003
4. Plewka Cz.: Metodyka nauczania teoretycznych przedmiotów zawodowych, cz. I i II.
Wydawnictwo ITE, Radom 1999
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
40