Niezaleznie od trybu zawarcia malzeństwa wg art. 3 osoby zamierzajace zawrzec malzeństwo powinny zlozyc lub przedstawic kierownikowi urzedu USC niezbedne dokumenty:
- stwierdzajacy tozsamosc
- odpis aktu urodzenia
- dowod ustania, uniewaznienia lub nieistnienia
- pisemne zapewnienie, w ktorym kazdy z nupturientow stwierdza, ze nie wie o istnieniu okolicznosci, ktore wylaczalyby zawarcie malzeństwa z wybranym partnerem
- zezwolenie na zawarcie malzeństwa, gdy wymagaja tego przepisy
- pelnomocnictwo, gdy malzeństwo ma byc zawarte przez pelnomocnika
- cudzoziemiec zamierzajacy zawrzec malzeństwo w Polsce powinien zlozyc dokument stwierdzajacy, ze zgodnie z wlasciwym prawem moze zawrzec malzeństwo
Dokumenty te, w przypadku malzeństwa zawieranego w trybie wyznaniowym, powinny byc zlozone w USC miejsca zamieszkania jednej ze stron.
Kierownik USC moze dojsc do wniosku, ze malzeństwo jest niedopuszczalne i odmowic wydania zaswiadczenia stwierdzajacego brak okolicznosci wykluczajacych taki zwiazek uzasadniajac pisemnie swoja decyzje. Zainteresowani moga zlozyc wniosek do sadu rejonowego o rozstrzygniecie, czy okolicznosci podane przez kierownika USC uzasadniaja odmowe. Wyrok sadu jest wiazacy.
Kierownik USC moze powziac watpliwosci, czy istnieje przeszkoda wykluczajaca zawarcie malzeństwa i wtedy sam powinien zwrocic sie do sadu o rozstrzygniecie tej kwestii. Wyrok sadu jest wiazacy.
Kierownik USC moze takze stwierdzic brak przeciwwskazań do zawarcia malzeństwa i dokończyc czynnosci przygotowawcze
wyjasnienie nupturientom donioslosci tego zwiazku, poinformowanie o sensie i znaczeniu przepisow regulujacych prawa i obowiazki malzonkow, nazwiska malzonkow i ich dzieci. W tym miejscu osoby zamierzajace zawrzec malzeństwo w trybie wyznaniowym skladaja oswiadczenia o ich wlasnych nazwiskach i o nazwiskach dzieci zrodzonych z tego zwiazku. Jesli tego nie zrobia pozostana przy swoich nazwiskach. Kierownik USC wydaje zaswiadczenie stwierdzajace brak okolicznosci wylaczajacych zawarcie malzeństwa (z art. 41 KRO) oraz potwierdzajacego date i tresc ich oswiadczeń dotyczacych nazwisk. Sporzadza sie je w 4 egzemplarzach. Jeden zostaje w USC, 3 otrzymuja nupturienci w celu przelozenia ich duchownemu. Zaswiadczenie traci moc po uplywie 3 miesiecy od jego wydania. Duchowny ma zakaz odbierania od nupturientow oswiadczeń, bez uprzedniego przedstawienia mu zaswiadczeń z art. 41. Duchowny powinien poinformowac strony o tresci podstawowych przepisow prawa polskiego dotyczacych zawarcia malzeństwa u jego skutkow. Malzeństwo w tym trybie majace skutkowac takze w obrebie p. cywilnego, powinno byc zawierane w formie okreslonej przez p. wewnetrzne kosciola/zwiazku wyznaniowego. Powinno w nim uczestniczyc co najmniej 2 pelnoletnich swiadkow. Kazdy z nupturientow sklada az 2 oswiadczenia woli. Jedno o tym, ze zawieraja oni ze soba malzeństwo sakramentalne, drugie wyrazajace zgodna wole stron jednoczesnego zawarcia przez nich malzeństwa podlegajacego prawu polskiemu.
Malzeństwo sakramentalne podlega rejestracji w sposob zgodny z prawem wyznaniowym danego kosciola/zwiazku wyznaniowego. Malzeństwo cywilne w postaci sporzadzenia aktu malzeństwa. Duchowny zobowiazany jest do sporzadzenia
niezwlocznie po odebraniu oswiadczeń
zaswiadczenia potwierdzajacego te okolicznosc. Wypelnia on odwrotne strony 3 egzemplarzy zaswiadczeń wydanych przez kierownika USC. Podpisuje je razem z malzonkami i swiadkami. Jeden egzemplarz przeznaczony jest dla kierownika USC, drugi dla malzonkow, a trzeci pozostaje w aktach kosciola.
Na przekazanie zaswiadczeń do USC duchowny ma 5 dni, od czerwca nie licza sie dni ustawowo wolne. Bieg terminu rozpoczyna sie z poczatkiem nastepnego dnia po dniu zawarcia malzeństwa. Terminowe otrzymanie zaswiadczeń obliguje kierownika USC do niezwlocznego sporzadzenia aktu malzeństwa cywilnego. Niezachowanie terminu spowoduje odmowe sporzadzenia tego aktu i doprowadzi do zwiazania malzonkow jedynie wiezia sakramentalna.