Specyfika pracy sekretaryjnej i organizacji biura (przykład ogólny):
Praca na stanowisku sekretarki (np. w biurze) zmieniła się znacząco wraz z trwającą
od początku lat dziewięćdziesiątych informatyzacją biur i wprowadzeniem nowych
technik. Osoba zatrudniona na stanowisku sekretarki wykonuje zazwyczaj następujące
czynności:
żð Å‚Ä…czy rozmowy telefoniczne z pracownikami oraz odpowiada na zapytania, w tym
także odbiera i wysyła faksy;
żð odbiera pocztÄ™, segreguje, przekazuje informacje o zarzÄ…dzeniach i odpowiada
na bieżące zapytania pocztowe, odpowiada za wysyłanie poczty;
żð pisze na komputerze tworzÄ…c zestawienia, co wymaga obliczeÅ„ opartych na
gromadzonych przez nią dokumentach np. formularzach programów biurowych;
żð wyszukuje informacje na żądanie pracowników w Internecie, informatorach,
książkach teleadresowych;
żð kseruje i przygotowuje materiaÅ‚y dla poszczególnych pracowników;
żð gromadzi zamówienia i rozlicza dostawy materiałów biurowych;
żð prowadzi sprawozdawczość finansowÄ… z zakresu delegacji sÅ‚użbowych, opisuje i
przekazuje do działu księgowego faktury;
żð dba o czystość stanowiska pracy oraz o roÅ›liny doniczkowe, zajmuje siÄ™
wystrojem wnętrza i tablicami informacyjnymi;
żð przygotowuje napoje oraz poczÄ™stunek dla goÅ›ci, dba o czystość naczyÅ„;
żð obsÅ‚uguje interesantów, kieruje ich do wÅ‚aÅ›ciwych osób lub umawia spotkania,
odpowiada na zapytania.
Pracownik sekretariatu musi cechować się następującymi umiejętnościami: biegłą
umiejętnością obsługi urządzeń biurowych, znajomością procedur i doskonałą
organizacją pracy własnej i dbałością o dobre funkcjonowanie sekretariatu. Powinien
znać przynajmniej jeden język obcy.
Sekretariat spełnia wielorakie funkcje, i w związku z tym, różnorodność
prowadzonych w nim działań powoduje zauważalny wzrost trudności. Jako miejsce
pracy sekretarskiej powinien umożliwiać skupienie pracownika na: odpowiadaniu na
listy, tworzeniu zestawień i obliczeń, edycji tekstów. Powinien być dostatecznie
wyposażony w urządzenia niezbędne w nowoczesnym biurze: faks, telefon z wieloma
liniami, komputer, drukarkÄ™, ksero, zszywacze, bindownice, szafy na dokumenty. Jako
miejsce integrujące pracowników biura musi posiadać dostateczną powierzchnię
pozwalającą na swobodną współpracę i korzystanie z urządzeń biurowych przez kilku
członków zespołu a także możliwość przygotowania okolicznościowych poczęstunków.
Jest także punktem kontaktowym dla pracowników i interesantów oraz miejscem
oczekiwania na spotkanie z przełożonym.
Ustawienie mebli powinno być podporządkowane głównym funkcjom w
sekretariacie. Zwyczajowo można wyróżnić następujący układ:
żð biurko z fotelem, telefonem i faksem;
żð stolik komputerowy z komputerem podÅ‚Ä…czonym do Internetu oraz drukarkÄ…
laserowÄ…;
żð kserokopiarkÄ™ wyposażonÄ… w automatyczny podajnik, duplex, sorter i stolik na
materiały;
żð szafy biurowe na dokumenty i tablice informacyjne dla pracowników, krzesÅ‚a dla
interesantów i pracowników, wieszak na ubrania;
żð lodówkÄ™, zlew, automat z ciepÅ‚Ä… i zimnÄ… wodÄ… albo czajnik.
Wszystkie meble powinny odpowiadać konstrukcją i ustawieniem zasięgowi rąk
pracującej w sekretariacie osobie. Przy czym należy meblom zapewnić stabilność i
możliwość regulacji. W szczególności stanowisko pracy powinno charakteryzować się:
" uniwersalnością i elastycznością, tj. możliwością wykonywania na stanowisku
wielu zadań, co jest szczególnie istotne w przypadku stanowiska sekretarki;
" możliwością dostosowania do indywidualnej sylwetki i potrzeb użytkownika, co
powinno być uwzględnione w momencie zakupu wyposażenia a także przy
zatrudnianiu nowego pracownika; w ramach tego punktu należy uwzględnić
różnice w budowie ciała i zasięgu ramion oraz stóp mężczyzn i kobiet;
" możliwością zmiany pozycji, aby ograniczyć obciążenie statyczne podczas pracy
" ze względu na różnorodność czynności ten aspekt samoistnie spełniony jest na
stanowisku sekretarskim pod warunkiem właściwego doboru mebli;
" łatwością konserwacji i utrzymywaniem w stanie gotowości eksploatacyjnej;
" jasnością zasad użytkowania przez pracownika i możliwie pełną informacją nt.
zagrożeń oraz wskazówkami o możliwości ich ograniczenia - w pracy
sekretarskiej dotyczy to w szczególności obsługi komputera i urządzeń
elektrycznych.
Treść opracowana na podstawie: MOLENDA Maria, BIELEC Jerzy: Ergonomic analysis of secretary's work
place. W: Dilemmas and issues of modern ergonomics and work safety education and researches. Red. Leszek
M. Pacholski, Jerzy S. Marcinkowski, Wiesław M. Horst. Poznań : Institute of Management Engineering,
Poznan University of Technology, 2004. ISBN 83-906191-4-8, s. 32 - 43