www.sgk.gofin.pl Strona 1
Przygotowanie do sporządzenia sprawozdania finansowego
za 2010 r.
Dodatek do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości
nr z dnia 2010-10-01
12
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., www.sgk.gofin.pl
Ujęcie faktur kosztowych na przełomie roku
1.1. Faktura dotycząca grudnia, wystawiona i otrzymana w styczniu przed zamknięciem ksiąg rachunkowych
Czy faktury dotyczące grudnia, wystawione w styczniu następnego roku i otrzymane przed zamknięciem ksiąg
rachunkowych należy zaksięgować w grudniu?
Z przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, iż do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy
wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ponadto określona
w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości zasada memoriału, wymaga ujęcia w księgach rachunkowych wszystkich
przypadających na rzecz jednostki przychodów, jak i obciążających ją kosztów, związanych z tymi przychodami
dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Stosując ww. zasadę memoriału jednostka powinna w księgach rachunkowych grudnia ująć koszty dotyczące tego
okresu, wynikające z wystawionych i otrzymanych w styczniu faktur. Ujęcie tych faktur w księgach może przebiegać
dwoma sposobami, w zależności od zasad wynikających z zakładowego planu kont.
Jeśli jednostka otrzyma faktury VAT wystawione w styczniu 2011 r., które dotyczyć będą kosztów grudnia poprzedniego
roku (2010), przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2010 r., to może je w całości zaksięgować w księgach grudnia
2010 r., tzn. zarówno wynikające z nich koszty w cenie nabycia, zobowiązania (w wartości brutto), jak i VAT naliczony.
Uwaga: W tym przypadku należy uwzględnić również przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od
towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.). W świetle bowiem art. 86 ust. 10 tej ustawy, prawo do obniżenia
kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik
otrzymał fakturę. Należy zatem pamiętać, iż VAT naliczony ujęty w księgach grudnia, będzie można rozliczyć
dopiero w styczniu (tj. w miesiącu otrzymania faktury). W tym celu kwotę tego podatku wskazane jest ująć na
odpowiednim koncie analitycznym do konta 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie".
W bilansie kwotę tego podatku wykazuje się w aktywach w pozycji B.IV. "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe"
lub w pozycji B.II.2 lit. b) - jeżeli kwota nie jest znacząca.
Ewidencja powyższych faktur w księgach rachunkowych grudnia może przebiegać zapisami:
1. Faktura VAT:
a) wartość według ceny nabycia
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
b) VAT naliczony
- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie"
(w analityce: VAT do odliczenia w następnych miesiącach),
c) wartość brutto (zobowiązanie)
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami"
(w analityce: Konto imienne kontrahenta).
2. Zarachowanie wartości w cenie nabycia w ciężar kosztów:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".
http://www.sgk.gofin.pl/11,2363,126057,ujecie-faktur-kosztowych-na-przelomie-roku.html 2010-12-08 08:54:35
www.sgk.gofin.pl Strona 2
Jednostka może również wynikające z powyższych faktur koszty zarachować w ciężar kosztów działalności operacyjnej
roku obrotowego, którego dotyczą, czyli roku 2010 - na podstawie dowodu PK - zapisem:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".
W takiej sytuacji wystawione w styczniu faktury podlegać będą ujęciu w księgach rachunkowych stycznia, zapisem:
a) łączna kwota zobowiązania
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami"
(w analityce: Konto imienne kontrahenta),
b) VAT naliczony - jeśli podlega rozliczeniu
- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".
Nastąpi wówczas rozliczenie salda konta 30 "Rozliczenie zakupu", które na dzień bilansowy oznacza dostawy bądz

usługi niefakturowane (dostawa bądz
usługa wykonana, ale brak faktury). W bilansie sporządzanym za 2010 r. jednostka
wykaże je w pasywach w pozycji B.III.2 lit. d) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu
dostaw i usług".
Naszym zdaniem pierwszy z opisanych sposobów (księgowanie faktur w całości w księgach grudnia) jest właściwszy,
bowiem w tym przypadku zobowiązanie wobec kontrahenta z tytułu dostaw i usług wykazane zostanie na dzień
bilansowy w kwocie wymagającej zapłaty.
Kiedy powstaje zobowiązanie w świetle prawa bilansowego?
W świetle prawa bilansowego przez zobowiązanie rozumie się wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania
świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów
jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 20 ustawy o rachunkowości). Powstanie zobowiązania nie ma zatem związku z datą
wystawienia faktury ani też z terminem płatności zobowiązania, czy też jego wymagalności, tylko z datą wykonania
usługi bądz
dostarczenia towaru. To właśnie fakt wykonania usługi bądz
dostarczenia towaru powoduje po stronie
dłużnika obowiązek wykonania świadczenia (zapłaty). Sprzedawca, wystawiając w póz
niejszym terminie fakturę,
w praktyce przesuwa jedynie termin zapłaty, a nie moment powstania zobowiązania.
1.2. Faktura dotycząca grudnia, otrzymana po zamknięciu ksiąg rachunkowych
Na podstawie jakiego dokumentu zaksięgować koszt usługi wykonanej w grudniu, w sytuacji gdy do dnia
zamknięcia ksiąg rachunkowych nie wpłynęła faktura dokumentująca dokonanie tego zakupu?
W przedstawionej sytuacji koszt usługi wykonanej w grudniu można ująć w księgach rachunkowych tego okresu
(grudnia) na podstawie dowodu PK "Polecenie księgowania". Koszt powyższej usługi zaksięgowany zostanie zapisem:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".
Saldo konta 30 "Rozliczenie zakupu", odzwierciedlające dostawy niefakturowane, wykazuje się w pasywach bilansu
w pozycji B.III.2 lit. d).
Natomiast otrzymaną po zamknięciu ksiąg rachunkowych fakturę, dokumentującą zakup powyższej usługi, wprowadzić
należy do ksiąg następnego roku obrotowego, zapisem: Wn konto 30, Ma konto 21 Wn konto 22-1, Ma konto
, a VAT:
30.
Tym samym w księgach następnego roku obrotowego nastąpi rozliczenie salda konta 30 "Rozliczenie zakupu".
1.3. Faktura za usługi telekomunikacyjne na przełomie roku
http://www.sgk.gofin.pl/11,2363,126057,ujecie-faktur-kosztowych-na-przelomie-roku.html 2010-12-08 08:54:35
www.sgk.gofin.pl Strona 3
Otrzymaliśmy fakturę za usługi telekomunikacyjne wystawioną w styczniu, dokumentującą koszty usług
obejmujące część grudnia, a także część stycznia. Jak zaksięgować taką fakturę?
Jeżeli faktura za usługi telekomunikacyjne wystawiona w styczniu dokumentuje usługi wykonane w grudniu oraz
w styczniu, to koszty tych usług odnosi się odpowiednio - zgodnie z zasadą memoriału - w ciężar okresów
sprawozdawczych, których dotyczą. Jeżeli jednak, w ocenie jednostki, koszty usług nie są istotne i nie wywierają
ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz na wynik finansowy,
jednostka może skorzystać z uproszczenia określonego w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości i zaksięgować koszty
tylko do jednego okresu sprawozdawczego (np. tego miesiąca, którego dotyczy większa część kosztów lub w którym
wystawiono fakturę). Zasada ta musi wynikać z polityki rachunkowości i być stosowana w sposób ciągły.
W sytuacji gdy faktura wystawiona w 2011 r. wpłynie do jednostki przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2010 r.,
wówczas może zostać zaksięgowana w księgach 2010 r. na zasadach ogólnych. Przy czym, jeśli koszty rozmów są
znaczące i w istotny sposób wpływają na wynik finansowy jednostki, może ona odnieść je w koszty poszczególnych
miesięcy, poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
http://www.sgk.gofin.pl/11,2363,126057,ujecie-faktur-kosztowych-na-przelomie-roku.html 2010-12-08 08:54:35