10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
O czym pamiętać, zawierając umowę
o usługowe prowadzenie ksiąg?
Powierzając prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu trzeba upewnić Kwoty w euro przelicza się według kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy
się, że oddajemy ją w ręce specjalistów posiadających uprawnienia do usłu- Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.
gowego prowadzenia ksiąg. Ponadto warto sprawdzić, jak biuro zabezpiecza W odniesieniu do umów zawartych w 2010 r. są to kwoty wynoszące odpowiednio: 61.386 zł
klientów przed swoimi błędami, a więc czy posiada wykupioną polisę ubezpie- (pkt 1), 40.924 zł (pkt 2), 20.462 zł (pkt 3).
czenia OC i na jaką kwotę. Niezwykle ważna jest też treść umowy o prowadzenie Doradca podatkowy podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności
ksiąg  należy zadbać, by znalazły się w niej wszystkie istotne regulacje. cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności doradztwa podatkowego.
Stanowi o tym art. 44 ust. 1 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 2008 r. nr 73,
Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z ty- poz. 443 ze zm.). Dla doradców podatkowych minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia
tułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki, również w przypadku gdy określone obowiązki OC w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia
zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Wynika tak z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunko- OC, wynosi równowartość w złotych 10.000 euro. Mówi o tym ż 4 rozporządzenia Ministra
wości. Kierownik jednostki może więc  zwolnić się od szczególnej odpowiedzialności Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmio-
za prowadzenie ksiąg rachunkowych, jeżeli powierzy je np. biuru rachunkowemu, ale tów wykonujących doradztwo podatkowe (Dz. U. z 2003 r. nr 211, poz. 2065). Kwotę tę
nie zwalnia go to z ogólnej odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie przelicza się według kursu średniego euro ogłoszonego przez NBP po raz pierwszy w roku,
rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru za stan ksiąg. Potwierdza to pkt 24 stanowiska w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.
Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg Podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych jest obowiązany do
rachunkowych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26). Z kolei z pkt 25 tego stanowi- posiadania ważnej umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykony-
ska wynika m.in., że kierownik jednostki powinien zapewnić wykonanie obowiązków wania czynności rewizji finansowej w okresie od dnia wpisania do dnia skreślenia z listy.
w zakresie rachunkowości poprzez staranny wybór biura rachunkowego, odpowiednie Polisę taką powinien wykupić także z tytułu odpowiedzialności za szkody wyrządzone
zapisy w umowie z biurem oraz kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy. Efektywne przy świadczeniu usług, o których mowa w art. 48 ust. 2 ustawy o biegłych rewidentach
sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz
wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę o nadzorze publicznym (Dz. U. z 2009 r. nr 77, poz. 649), tj. m.in. usługowego prowadzenia
dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub ksiąg rachunkowych i podatkowych czy doradztwa podatkowego. Stanowi tak art. 50 ust. 1
na żądanie). Trzeba przy tym pamiętać, że w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowa- i 2 tej ustawy. Dla biegłych rewidentów minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC
dzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC,
obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia w terminie zależna jest od przedmiotu działalności. Wynosi ona równowartość w złotych m.in.:
15 dni od dnia ich wydania. Ponadto należy zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych 1) 10.000 euro  jeżeli przedmiotem działalności jest usługowe prowadzenie ksiąg
wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru rachunkowych i podatkowych,
w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą 2) 10.000 euro  jeżeli przedmiotem działalności jest doradztwo podatkowe.
organu kontroli lub nadzoru. Stanowi o tym art. 11a ustawy o rachunkowości. W przypadku prowadzenia przez podmioty uprawnione do badania sprawozdań
Podobnie podatnik będący na podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie finansowych działalności w dwóch lub więcej przedmiotach, minimalną sumę gwaran-
musi jej prowadzić osobiście  może zlecić to biuru rachunkowemu. Nie zwalnia to cyjną ustala się odrębnie dla każdej działalności. Wynika tak z ż 4 ust. 2 rozporządzenia
jednak podatnika od odpowiedzialności za jej prowadzenie. Jeżeli na zlecenie podatnika Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej
prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych (Dz. U. z 2009 r. nr 205,
w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym na- poz. 1583). Kwoty wyrażone w euro przelicza się średnim kursem NBP ustalonym po raz
czelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi. pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.
Należy podać nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi Zatem biuro rachunkowe musi wykupić ubezpieczenie OC na sumę zależną od
i dowodów związanych z jej prowadzeniem. Poza tym podatnik w takiej sytuacji powinien tego, na podstawie jakich uprawnień działa i jakie czynności faktycznie wykonuje.
prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży (chyba że stosuje kasę Sprawdzenie, czy biuro rachunkowe posiada ważną polisę OC, jest bardzo ważne
rejestrującą), a w razie wykonywania działalności kantorowej lub lombardowej  również z punktu widzenia bezpieczeństwa jego klientów. Obowiązkowe ubezpieczenie OC
ewidencje przewidziane dla tego typu działalności. Wynika to z ż 8 ust. 1 rozporządzenia zwiększa szansę na wyrównanie szkody powstałej na skutek błędów księgowych.
Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów Warto też się dowiedzieć, na jaką sumę gwarancyjną opiewa polisa biura rachunkowego.
(Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.). Przepisy wskazują bowiem jedynie minimalne kwoty, a jeżeli księgowość biuru powierza
Świadomość odpowiedzialności za księgi rachunkowe czy księgę podatkową po- duża firma o skomplikowanych rozliczeniach  wysokość możliwej do wyrządzenia szkody
winna sprawić, że wybór biura rachunkowego, któremu zostaną powierzone, będzie może przekroczyć te sumy. Czasem dobrze jest więc poszukać podmiotu ubezpieczonego
bardzo wnikliwie przemyślany. Trzeba zwrócić uwagę zarówno na to, czy biuro spełnia na wyższą kwotę. Oczywiście w razie popełnienia błędu przez biuro rachunkowe podat-
warunki określone przepisami, jak też czy zawarta z biurem umowa dokładnie określa nikowi pozostaje możliwość wystąpienia na drogę cywilnoprawną, jednak prostsze jest
wzajemne prawa i obowiązki. Dokonanie niefrasobliwego wyboru może narazić firmę uzyskanie odszkodowania bezpośrednio od ubezpieczyciela.
na kłopoty oraz znaczne koszty.
Umowa o prowadzenie ksiąg
Uprawnienia niezbędne do prowadzenia biura rachunkowego
Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych czy księgi podatkowej powinna precy-
Usługowe prowadzenie ksiąg jest działalnością gospodarczą wymagającą posiadania zyjnie określić zakres obowiązków, świadczeń oraz odpowiedzialność jednej i drugiej
uprawnień. Obejmuje ono zarówno prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i wykonywanie strony (zleceniodawcy i zleceniobiorcy). Treść umowy zawartej pomiędzy biurem rachun-
dwóch czynności doradztwa podatkowego: prowadzenia ksiąg podatkowych i innych ewi- kowym a podmiotem, któremu biuro to świadczy swoje usługi, powinna być dostosowana
dencji podatkowych oraz sporządzania deklaracji podatkowych. Działalność taką mogą do indywidualnych potrzeb, jednak wskazane jest, aby zawierała m.in.:
wykonywać: a) dokładne określenie zakresu czynności i odpowiedzialności, które są powierzane
1) przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeżeli są uprawnieni do wykonywania biuru  trzeba opisać rodzaje rozliczeń dokonywanych przez biuro, kwestię skła-
czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, dania i podpisywania deklaracji podatkowych (można ustanowić pełnomocnictwo
2) pozostali przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykony- upoważniające do podpisywania deklaracji podatkowych i złożyć je w urzędzie
wane przez osoby uprawnione. skarbowym). Niektóre biura na podstawie postanowień umownych wystawiają
Za uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg faktury VAT w imieniu zleceniodawcy  ten aspekt także powinien być uregulo-
rachunkowych uważa się osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane do rejestru wany w zawartej umowie cywilnoprawnej oraz w sporządzonym na tę okoliczność
biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych. Stanowi o tym art. 76a ust. 3 i 4 upoważnieniu,
ustawy o rachunkowości. b) oświadczenie o uprawnieniach, na podstawie których działa biuro i wykupionej przez
Trzeba mieć na względzie, że udokumentowane uprawnienia potwierdzają, że osoba nie polisie OC,
je posiadająca ma wiedzę i praktykę (doświadczenie) pozwalające zapewnić prawidłowe c) wybór metod księgowych, co do których przepisy zostawiły taką możliwość
prowadzenie ksiąg. Wykonywanie takiej działalności bez uprawnień powoduje surowe (np. w kwestii przyjętego rachunku kosztów działalności operacyjnej czy sposobu
sankcje, jednak mimo tego można spotkać biura rachunkowe działające w ten sposób. wyceny zapasów w przypadku ksiąg rachunkowych lub w kwestii metody ujmowania
Przed zawarciem umowy z biurem rachunkowym należy więc ustalić rodzaj upra- kosztów uzyskania przychodów w księdze podatkowej w przypadku księgi podatko-
wienia, na podstawie którego ono funkcjonuje i zweryfikować jego prawdziwość i ak- wej). Należy przy tym zaznaczyć, że ustawa o rachunkowości wymaga posiadania
tualność. Najszybciej zrobić to można w Internecie. Lista osób posiadających certyfikat dokumentacji zasad (rachunkowości) jednostki. W sytuacji gdy prowadzenie ksiąg
księgowy znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl), rachunkowych zlecono biuru rachunkowemu, to biuro w ramach zawartej umowy
lista doradców podatkowych  na stronie Krajowej Izby Doradców Podatkowych (www. o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych może opracować zasady rachunko-
kidp.pl), lista biegłych rewidentów na stronie Krajowej Izby Biegłych Rewidentów (www. wości i przekazać kierownikowi jednostki do zatwierdzenia. Podkreślić należy, że
kibr.org.pl). to kierownik jednostki powinien podpisać opracowane przez biuro zasady rachun-
kowości i każdą ich aktualizację.
Obowiązkowe ubezpieczenie OC
d) harmonogram przekazywania do biura dokumentów,
Przedsiębiorcy uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg obowiązani są za- e) miejsce przechowywania dokumentów  jest to potrzebne podatnikowi w celu zgło-
wrzeć umowę odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowa- szenia do urzędu skarbowego, o którym była mowa na wstępie,
dzoną działalnością (art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości). Dla tych przedsiębiorców f) okres obowiązywania umowy  ze wskazaniem warunków zmiany lub wypowie-
minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, dzenia umowy,
którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, zależna jest od przedmiotu działal- g) określenie kosztu usług i terminu płatności za usługi,
ności. Wynosi ona: h) tryb rozwiązywania umowy oraz zwrotu dokumentacji księgowej i podatkowej.
1) 15.000 euro  jeżeli przedmiotem działalności jest wykonywanie czynności z zakresu Obecnie jest możliwe przechowywanie sprawozdania finansowego, ksiąg rachunko-
usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatko- wych i dokumentów z nimi związanych w jednostce świadczącej usługi w zakresie
wego; przechowywania dokumentów (np. biurze rachunkowym). Wynika to z art. 73 ust. 4
2) 10.000 euro  jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności ustawy o rachunkowości, mającego zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań
z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych; finansowych za rok obrotowy rozpoczynający się w 2009 r. Jeśli natomiast doku-
3) 5.000 euro  jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności menty mają być zwrócone podatnikowi, warto w umowie określić termin i sposób
doradztwa podatkowego. przekazania tych dokumentów.
Wynika tak z ż 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubez- Podstawa prawna: ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze
zm.).
pieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu
usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. U. z 2008 r. nr 234, poz. 1576 ze zm.).
Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 72 " 9.09.2010 r.