www.podatki.biz
20.10.2010
Na koniec roku trzeba przeprowadzić inwentaryzację
Ustawa o rachunkowości w art. 26 wskazuje, że jednostki gospodarcze mają obowiązek przeprowadzania
inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Czas ten zbliża się nieubłaganie, warto zatem
poznać podstawowe zasady inwentaryzacji.
Co obejmuje inwentaryzacja?
Zaznaczmy na początek, że czynności inwentaryzacyjne muszą dotyczyć przede wszystkim: aktywów
pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci
materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych
do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. Dodajmy, że
inwentaryzacja tej grupy składników majątku powinna odbyć się drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych
ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Zinwentaryzować trzeba również aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub
przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności,
w tym udzielone pożyczki, a także powierzone kontrahentom własne składniki aktywów. Inwentaryzacji tej
grupy składników dokonuje się drogą otrzymania od banków i od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości
wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia
ewentualnych różnic.
Kolejną grupą składników majątku, którą należy rozliczyć na koniec roku, są środki trwałe. Inwentaryzacja
musi objąć środki, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do
nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, należności i
zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także inne
aktywa i pasywa niewymienione wyżej. Podstawą dokonania inwentaryzacji w tym zakresie jest porównanie
danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników.
Warto dodać w tym miejscu, że inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w
jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży,
przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Dodajmy jednak,
że obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i
składowania.
Terminy inwentaryzacji
Jak wspomniałem wyżej, jednostki gospodarcze mają obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji na ostatni
dzień każdego roku obrotowego.
Dodajmy, że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników
aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz
materiałów, towarów i produktów gotowych - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku
obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub
1/2
odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów
(zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu
wynikającego z ksiąg rachunkowych. Wynika z tego, że inwentaryzacja składników aktywów może być
prowadzona między 1 paz
dziernika a 15 stycznia.
Warto zaznaczyć w tym miejscu, że pewnych składników majątku nie trzeba inwentaryzować każdego roku.
Ustawa o rachunkowości wskazuje, że:
- inwentaryzacji zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w
strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową można dokonywać raz w ciągu
2 lat, natomiast
- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie
strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w
budowie - raz w ciągu 4 lat.
Dodajmy jeszcze, że inwentaryzacji dokonuje się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę
oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości. Można jednak
odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia
układu, jeżeli jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych, oraz w przypadku połączenia lub podziału
jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeśli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od
przeprowadzenia inwentaryzacji.
Na zakończenie zwróćmy jeszcze uwagę na pewną ważną kwestię. Trzeba bowiem pamiętać, że
przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg
rachunkowych. Jeśli chodzi natomiast o ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem
rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, należy je wyjaśnić i rozliczyć w księgach
rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Krzysztof Koślicki
Podstawa prawna:
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z póz
n. zm.).
www.podatki.biz
2/2