ZARZ
DZANIE
ZARZ
DZANIE
CZASEM cz.1 v.9h
v.9h
CZASEM cz.1
UE Katowice 2013
UE Katowice 2013
Adrian Pyszka
Adrian Pyszka
Nie ma nic łatwiejszego niż być zajętym
i nic trudniejszego niż być efektywnym.
R.Alec Mackenzie
Jeszcze mam
10 minutek na
ulubiony
program &
TEST
TEST
Jak potrafisz
Jak potrafisz
zarządzać
zarządzać
czasem?
czasem?
1
Wynik testu
Wynik testu
0-32
0-32
Masz olbrzymie kłopoty z planowaniem własnego czasu.
Masz olbrzymie kłopoty z planowaniem własnego czasu.
Najprawdopodobniej traktujesz go jak coś, co nic nie
Najprawdopodobniej traktujesz go jak coś, co nic nie
kosztuje. Uważasz, że jego zapasy są niewyczerpane.
kosztuje. Uważasz, że jego zapasy są niewyczerpane.
Nie potrafisz właściwie kierować samym sobą, ani innymi.
Nie potrafisz właściwie kierować samym sobą, ani innymi.
Nie planujesz, a przez to stwarzasz sytuację, że to inni
Nie planujesz, a przez to stwarzasz sytuację, że to inni
tobą kierują. Ciągle ktoś ci przerywa lub przeszkadza w
tobą kierują. Ciągle ktoś ci przerywa lub przeszkadza w
pracy.
pracy.
Poświęć więcej czasu na planowanie własnego czasu. To
Poświęć więcej czasu na planowanie własnego czasu. To
klucz do twojego sukcesu.
klucz do twojego sukcesu.
Kto nie potrafi zarządzać czasem, najcenniejszym
Kto nie potrafi zarządzać czasem, najcenniejszym
zasobem, nie będzie niczym innym dobrze zarządzał.
zasobem, nie będzie niczym innym dobrze zarządzał.
32-64
32-64
Czynisz starania, by zapanować nad własnym czasem,
Czynisz starania, by zapanować nad własnym czasem,
ale nie udaje Ci się to do końca. Być może brakuje Ci
ale nie udaje Ci się to do końca. Być może brakuje Ci
konsekwencji w działaniu lub samodyscypliny.
konsekwencji w działaniu lub samodyscypliny.
64-72
64-72
Można powiedzieć, że racjonalnie gospodarujesz swoim
Można powiedzieć, że racjonalnie gospodarujesz swoim
czasem. Nie znaczy to jednak, że nie mogłoby być
czasem. Nie znaczy to jednak, że nie mogłoby być
jeszcze lepiej. Staraj się podzielić swoimi
jeszcze lepiej. Staraj się podzielić swoimi
doświadczeniami ze znajomymi
doświadczeniami ze znajomymi
Wielu z nas uważa się za ludzi
Wielu z nas uważa się za ludzi
przepracowanych!
przepracowanych!
Okazuje się
Okazuje się No tak, czy ja
jestem
jednak, że stopień
jednak, że stopień
psychoterapeutą?
wykorzystania
wykorzystania
Znowu będę
musiał siedzieć po
potencjału
potencjału
godzinach!!!
ludzkiego wynosi
ludzkiego wynosi
30-40%
30-40%
Bla & bla &
Większość energii
Większość energii
i czasu
i czasu
wkładanego w
wkładanego w
pracę ulega
pracę ulega
marnotrawstwu!
marnotrawstwu!
2
Trudności ze
Trudności ze
zdefiniowaniem czasu
zdefiniowaniem czasu
Ulegamy
Ulegamy
złudzeniu, że
złudzeniu, że
czas płynie
czas płynie
szybciej lub
szybciej lub
wolniej
wolniej
W JAKICH SYTUACJACH?
W JAKICH SYTUACJACH?
Dla przedłużenia sobie
Dla przedłużenia sobie
życia, czas spędzać na
życia, czas spędzać na
nudnych zebraniach, w
nudnych zebraniach, w
poczekalni u lekarza, w
poczekalni u lekarza, w
kolejce na poczcie albo stać
kolejce na poczcie albo stać
w zatłoczonym pociągu lub
w zatłoczonym pociągu lub
autobusie na jednej nodze.
autobusie na jednej nodze.
Albert Camus
Albert Camus
Co to jest czas?
Co to jest czas?
Czas to jedyne dobro, którego:
Czas to jedyne dobro, którego:
nie da sięzatrzymać (ciągle płynie)
zatrzymać(ciągle płynie)
nie da się
nie można przyspieszyć, ani spowolnić
nie można przyspieszyć, ani spowolnić
nie można rozmnożyć, ani wyprodukować
nie można rozmnożyć, ani wyprodukować
nie można kupić
nie można kupić
nie można pożyczyćani podarować
ani podarować
nie można pożyczyć
nie można zmagazynować
nie można zmagazynować
nie da sięzaoszczędzić
zaoszczędzić
nie da się
nie da sięwykorzystać ponownie, czy odzyskać
wykorzystaćponownie, czy odzyskać
nie da się
(ucieka stale i nieodwracalnie)
(ucieka stale i nieodwracalnie)
Opiszcie czas za pomocą metafory!
3
Chroniczny brak czasu&
Chroniczny brak czasu&
Jak z nim walczymy?
Jak z nim walczymy?
Ciąąąągnij WALDUŚ
Ciąąągnij & to może uda
nam się coś
wygospodarować na ten
wczorajszy projekt?!
Chroniczny brak czasu&
Chroniczny brak czasu&
Jak z nim walczymy?
Zazwyczaj zabiegamy o dodatkowy
czas np. wydłużając czas pracy.
SKUTEK:
przemęczenie, bezsenność, spadek
wydajności intelektualnej,
nerwowość, trudności
interpersonalne, błędy,
zwątpienie, utrata zaufania, spadek
zadowolenia z pracy
4
Jak długo pracujemy?
Jak długo pracujemy?
Jestem
zadowolony bo
Zaczynam
pracuję 5-8 godz.
odczuwać
zmęczenie & .
t > m2
Przepracowanie Coś mi ciągle
Prowadzi do
kwaśno & chyba
Zawału.
będę tutaj niedługo
o < t < m nocował?!
Optymalne.
Zadowolenie.
t < o ups &
zakłócenie
I niezadowolenie
he & help me
Krzywa szczęścia
wg Sheldona
Jak długo pracować?
Jak długo pracować?
Specjalista medycyny kosmicznej Amerykanin prof.
Specjalista medycyny kosmicznej Amerykanin prof.
Ernest Lawrance Rossi odkrył nowy rytm
Ernest Lawrance Rossi odkrył nowy rytm
biologiczny, który nazwał rytmem ultraradialnym
biologiczny, który nazwał rytmem ultraradialnym
liczącym w sumie 120 minut.
liczącym w sumie 120 minut.
Można go wyrazić w postaci cyklu: 90 minut
Można go wyrazić w postaci cyklu: 90 minut
pracy plus 20-30 minut przerwy na odpoczynek.
pracy plus 20-30 minut przerwy na odpoczynek.
Dowiedziono, że 1,5 godzinie uczciwej, intensywnej
Dowiedziono, że 1,5 godzinie uczciwej, intensywnej
pracy następuje normalne zmęczenie mózgu lub
pracy następuje normalne zmęczenie mózgu lub
mięśni, które trzeba odreagować, aby znowu mieć
mięśni, które trzeba odreagować, aby znowu mieć
energię do dalszego efek-tywnego działania.
energię do dalszego efek-tywnego działania.
Rytm ultraradialny zalecany jest kosmonautom,
Rytm ultraradialny zalecany jest kosmonautom,
ostatnio także menedżerom.
ostatnio także menedżerom.
5
Kiedy robić przerwy?
Kiedy robić przerwy?
Decydowanie oznacza
Decydowanie oznacza
wyznaczanie priorytetów
wyznaczanie priorytetów
Problem wielu
Problem wielu
menedżerów:
menedżerów:
Chęć
Chęć
załatwienia zbyt
załatwienia zbyt
wielu spraw na
wielu spraw na
raz
raz
Rozdrabnianie
Rozdrabnianie
się w wielu,
się w wielu,
nieistotnych
nieistotnych
zadaniach
zadaniach
6
Każdego dnia muszę załatwić
Każdego dnia muszę załatwić
tyle ważnych spraw!
tyle ważnych spraw!
Dużo pracy, ale
Dużo pracy, ale
najważniejsze
najważniejsze
rzeczy nieruszone
rzeczy nieruszone
lub niedokończone
lub niedokończone
Odnoszący sukcesy
Odnoszący sukcesy
menedżer:
menedżer:
Załatwia tylko
Załatwia tylko
jedną sprawę na
jedną sprawę na
raz,
raz,
konsekwentnie i
konsekwentnie i
świadomy celu!!!
świadomy celu!!!
Porada za 25.000 $ - wskaż mi możliwość lepszego wykorzystania
czasu a wypłacę ci każde honorarium w granicach rozsądku!
Porada za 25.000 $
Porada za 25.000 $
A. Wypisz najważniejsze rzeczy jakie
A. Wypisz najważniejsze rzeczy jakie
masz jutro do załatwienia.
masz jutro do załatwienia.
B. Ponumeruj je wg znaczenia.
B. Ponumeruj je wg znaczenia.
C. Rano zacznij od zadania 1 i siedz

C. Rano zacznij od zadania 1 i siedz

tak długo aż załatwisz.
tak długo aż załatwisz.
D. Potem konsekwentnie 2 i 3 &
D. Potem konsekwentnie 2 i 3 &
E. Następnie zaangażuj w takie
E. Następnie zaangażuj w takie
planowanie pracowników.
planowanie pracowników.
F. Po wszystkim wypłać mi
F. Po wszystkim wypłać mi
honorarium :&.
honorarium :&.
7
ZALETY
ZALETY
podejścia wg priorytetów
podejścia wg priorytetów
Pracujesz tylko nad zadaniami
Pracujesz tylko nad zadaniami
ważnymi lub koniecznymi
ważnymi lub koniecznymi
(ewentualnie pilnymi).
(ewentualnie pilnymi).
Koncentracja w określonym czasie
Koncentracja w określonym czasie
wyłącznie na jednym zadaniu.
wyłącznie na jednym zadaniu.
Lepsze załatwienie zadań
Lepsze załatwienie zadań
świadczących o waszej efektywności
świadczących o waszej efektywności
(czas i wizja celu)
(czas i wizja celu)
Wykluczone są zadania, które mogą
Wykluczone są zadania, które mogą
załatwić inne osoby.
załatwić inne osoby.
Czy wszystko jest ważne? PARETO
PARETO
Czy wszystko jest ważne?
CZAS
EFEKTY
20% na
aż 80%
najważniejsze
osiągnięć
zadania
80% na
sprawy
drugorzędne
20 %
osiągnięć
Zaczynać od  niewielu zasadniczych problemów a dopiero
potem przechodzić do załatwiania  wielu mało istotnych , chyba
że  załatwią się same ?!
8
Macierz Eisenhowera
Macierz Eisenhowera
Zadaj sobie pytanie:
Zadaj sobie pytanie:
Czy mam
Czy mam
skłonność do
skłonność do
pospiesznego
pospiesznego
przerzucania się
przerzucania się
od jednego do
od jednego do
drugiego pilnego
drugiego pilnego
zadania?
zadania?
Czy sprawy
Czy sprawy
rzeczywiście
rzeczywiście
ważne często
ważne często
pozostają przez to
pozostają przez to
zaniedbane?
zaniedbane?
Dwa kryteria szybkiego podejmowania decyzji: pilność i ważność!!!
MACIERZ ZARZ
DZANIA CZASEM
PILNE NIEPILNE
Zadania A Zadania B
WAŻNE ZARZ
DZANIE ZARZ
DZANIE
KRYZYSEM SAMYM SOB

:&
Wykonać natychmiast Planować strategicznie
OSOBIŚCIE. i wyznaczyć terminy.
Zadania C
POŻERACZE CZASU
NIEWAŻNE ZARZ
DZANIE
CUDZYMI
PRIORYTETAMI
Redukować, delegować.
Cel: eliminacja zbędnych zadań, priorytety, motywowanie innych.
9
MACIERZ ZARZ
DZANIA CZASEM
PILNE NIEPILNE
SPRAWY I PROBLEMY, SPRAWY, KTÓRE
KTÓRE MUSZ
BYĆ PRZYBLIŻAJ
NAS DO CELU,
WAŻNE NATYCHMIAST CHOĆ MOŻNA JE ODA
OŻYĆ
ROZWI
ZANE NA PÓy
NIEJ, WYMAGAJ

CZASU I REFLEKSJI
Kryzysy, sprawy naglące, Zapobieganie, codzienna
zadania z datą realizacji aktywność, budowanie
związku, szukanie nowych
możliwości, planowanie 
rekreacja
ZADANIA O MAA
YM POŻERACZE CZASU,
ZNACZENIU POZORNE CZYNNOŚCI I
NIEWAŻNE DA
UGOOKRESOWYM, ALE ZADANIA, KTÓRYCH
WYMAGAJ
CE REZULTAT JEST MAA
O WAŻNY
SZYBKIEGO DZIAA
ANIA I NIE WPA
YWA NA CELE
DA
UGOOKRESOWE
Wybrane telefony i Codzienność, zapracowanie,
spotkania, pewne korespondencje i
korespondencje, raporty, telefony, pożeracze czasu,
najbliższe sprawy naglące, przyjemności
popularna aktywność
Co powoduje skupienie się
Co powoduje skupienie się
wyłącznie na jednym kwadracie?
wyłącznie na jednym kwadracie?
REZULTAT REZULTAT
Stres, Wypalanie się Wizja, perspektywa
Zarządzanie kryzysem Równowaga, Dyscyplina
Ciągłe gaszenie ognia Kontrola, Drobne kryzysy
(działanie pod presją zagrożenia, (określenie podstawowych celów
przytłoczenia problemami, życiowych, wyznaczenie wartości
narastającymi i prowadzącymi do i zasad działania, co pozwoli
braku kontroli i zaniku życia zachować właściwą kolejność
osobistego) czynności  efekt ustalania
priorytetów i odrzucania spraw z
III i IV ćwiartki)
REZULTAT
Krótkowzroczność, Zarządzanie kryzysem, Charakter
kameleona, Poczucie bycia ofiarą pozbawioną kontroli
Płytkie lub zniszczone związki
(uwzględnienie oczekiwań innych ludzi  działania tego typu jest
nieodpowiedzialne)
10
ANALIZA ABC  ustal
ANALIZA ABC  ustal
priorytety
priorytety
Zadania A  wyjątkowo ważne (od nich zaczynać!)
15% wszystkich zadań, 65% udziału w wartości
samodzielnie wykonywać, nie podlegają delegowaniu
Zadania B  przeciętnie ważne
20% wszystkich zadań, 20% udziału w wartości
Strategicznie planować, wyznaczyć terminy
Zadania C  mało ważne i nieważne
65% wszystkich zadań, 15% udziału w wartości
delegować, skracać, ograniczać, skreślać
(prace rutynowe, praca papierkowa, czytanie,
telefonowanie, korespondencja, inne prace
administracyjne)
Identyfikacja zadań typu  A
Identyfikacja zadań typu  A
Które zadania zbliżają mnie do
Które zadania zbliżają mnie do
realizacji moich głównych celów
realizacji moich głównych celów
(roku, miesiąca, tygodnia, dnia)?
(roku, miesiąca, tygodnia, dnia)?
Czy poprzez wykonanie jednego
Czy poprzez wykonanie jednego
zadania zastanie załatwionych
zadania zastanie załatwionych
więcej spraw?
więcej spraw?
Które zadanie może się przyczynić
Które zadanie może się przyczynić
do realizacji celu organizacji,
do realizacji celu organizacji,
oddziału, grupy roboczej?
oddziału, grupy roboczej?
Które zadanie długo- i
Które zadanie długo- i
krótkoterminowo przyniesie mi
krótkoterminowo przyniesie mi
najwięcej korzyści lub strat?
najwięcej korzyści lub strat?
11
Analiza ABC
Analiza ABC
100
80
C
60
B
40
A
20
0
0 20 40
60 80 100
Procentowy udział poszczególnych czynności
we wszystkich zadaniach menedżera
Analiza ABC
Analiza ABC
W wyniku analizy i wartościowania
zadań menedżer powinien wybrać do
realizacji na dany dzień:
1-2 zadania z grupy A i przeznaczyć około
3 godziny na ich realizację
2-3 zadania z grupy B i przeznaczyć na nie
około 1 godziny
zadania z grypy C, których realizacja nie
przekracza 45 minut
pozostały czas przeznaczyć na realizację
funkcji kierowniczych, pracę koncepcyjną,
samodoskonalenie i odpoczynek
12
Procentowy udział poszczególnych
czynno
ś
ci w efektach pracy
Kiedy pracować, aby osiągać
Kiedy pracować, aby osiągać
wysoką wydajność?
wysoką wydajność?
Zadania typu A
-W godzinach
Przedpołudniowych
Zadania typu B
-gdy znowu wydajność
rośnie
Zadania typu C
(rutynowe)
-podczas spadku
wydajności
Metoda ASPEN
Metoda ASPEN
1. Zestawienie zadań  wynotowanie zadań, które
należy wykonać w danym przedziale czasu oraz
przyporządkowanie ich według przyjętej metody
zarządzania czasem.
2. Ocena czasu trwania każdego zadania  określenie
pracochłonności zadań.
3. Zastosowanie rezerwy czasu według reguły 60/40
(nie więcej niż 60% czasu pracy powinno być
wykorzystywane na zadania planowane, 40%
czasu stanowi rezerwę czasu (20% na czynności
nieoczekiwane i 20% na działania spontaniczne).
4. Ustalenie priorytetów  delegowanie czynności
według przyjętej metody zarządzania czasem.
5. Wyznaczenie kolejności wykonywania zadań.
6. Kontrola realizacji i przenoszenie spraw
niezałatwionych do kolejnego planu.
13
KONIEC - czasu
KONIEC - czasu
Ufff &
No teraz to już zasługujemy
na dłuższą przerwę!!!
14