Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement) Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)
Racjonalna organizacja czasu
Czym jest zarządzanie czasem?
 zarządzanie czasem
Zarządzanie czasem jest konsekwentnym
i zorientowanym na cel stosowaniem w praktyce
sprawdzonych zasad i technik pracy w taki sposób, że
kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa
się bez zbędnego trudu a otrzymany do dyspozycji
czas jest wykorzystywany sensownie i optymalnie
 Chodzi o to aby wykonywać właściwą pracę
wg L.J. Seiwerta
(działanie efektywne) a nie jakąś pracę
wykonywać właściwie (działanie efektowne)
Peter F. Drucker
1 2
Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement) Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)
10 korzyści wynikających z lepszego zarządzania czasem Czynnościowa i efektywnościowa orientacja w działaniu
wg W.Reddina
1. Realizacja tych samych zadań, ale mniejszym
Nastawienie na czynność w porównaniu orientacji na sukces
nakładem sił.
(wydajność) do (efektywność)
2. Lepsza organizacja własnej pracy.
3. Lepsze wyniki w pracy.
Wielu menedżerów preferuje:
4. Mniej chaosu i stresu.
właściwe załatwianie spraw zamiast załatwiania właściwych spraw
5. Większe zadowolenie z pracy.
rozwiązywanie problemów zamiast kreatywnego tworzenia alternatyw
6. Większa motywacja
oszczędzanie środków zamiast ich optymalnego wykorzystania
7. Czas na realizację zadań  wyższego rzędu.
wypełnianie obowiązków zamiast osiągania wyników
8. Mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajność.
redukowanie kosztow zamiast podwyższania zysku
9. Mniej błędów popełnianych podczas realizacji zadań.
10. Szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych.
3 4
Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement) Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)
Techniki wykorzystywane w zarządzaniu czasem Techniki wykorzystywane w zarządzaniu czasem
wg L. J. Seiwerta wg L. J. Seiwerta
Techniki pracy, Sukcesy, wyniki (więcej Techniki pracy, Sukcesy, wyniki (więcej
Funkcja = etap Funkcja = etap
metody czasu dzięki ...) metody czasu dzięki ...)
1. Ustalenie celu Określenie celu. Motywowanie, likwidacja 3. Podejmowanie Ustalenie priorytetów. Skuteczny harmonogram dnia,
Analiza sytuacji. słabych stron, rozpoznanie decyzji Reguła Pareto (reguła załatwienie spraw istotnych
Strategie zorientowane korzyści, koncentracja sił 80:20). przed błahymi, uporządkowa-
na cel i najkorzystniej- na tzw.  wąskich gardłach , Analiza ABC. nie zadań według ich
sze metody. ustalenie terminów Zasada Eisenhower a. ważności, pokonanie tyranii,
Formułowanie celu. i następnych kroków. Delegowanie. spraw nie cierpiących zwłoki,
produktywna praca
2. Planowanie Plany roczne. Przygotowania do urzeczy-
4. Realizacja Harmonogram dnia. Wykorzystanie wiedzy o zarzą-
Plany miesięczne. wistnienia celów, optymal-
i organizacja Krzywa wydajności. dzaniu czasem, koncentrowa-
Plany tygodniowe. ny podział i wykorzystanie
Biorytmy. nie się na sprawach istotnych,
Zasady zarządzania czasu pozostającego do
Rozwój osobisty. wykorzystanie czasu szczyto-
czasem. dyspozycji, redukcja czasu
Ramowy plan dnia. wej wydajności, uwzględnie-
Metoda ALPEN poświęconego na realizację
nie określonych wahań formy,
Praca z terminarzem kolejnych czynności
rozwój własnego stylu pracy
5 6
Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement) Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)
Techniki wykorzystywane w zarządzaniu czasem
wg L. J. Seiwerta
Sukcesy, wyniki (więcej
Funkcja = etap
Techniki pracy, metody
czasu dzięki ...)
5. Kontrola Kontrola realizacji zadań Upewnienie się co do
WARUNKI RACJONALNEJ
(porównania stanu bieżącego planowanej wydajności,
z założeniami. pozytywne nastawienie
ORGANIZACJI CZASU
Kontrola wyników (kontrola do życia
celowości, kontrole
międzyetapowe i końcowe).
Przegląd dnia (samokontrola)
Racjonalne czytanie, prze- Szybkie czytanie, lepsza
6. Informacja
prowadzanie posiedzeń, pro- organizacja konferencji,
i komunikacja
wadzenie spotkań dwustron- ustalenie godzin spotkań,
nych, telefonowanie, ochrona przed
korespondowanie. zakłóceniami, mniej
Listy kontrolne - gotowe przerw w pracy, ograni-
formularze czenie ilości dokumentów
7 8
Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement) Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)
Wysoka sprawność i wydolność
Czynniki wewnętrzne racjonalnej organizacji czasu
Sprawność
przejawia się przede wszystkim w szybkiej
fizyczna
regeneracji sił i zdolności, osiągania
pozytywne
wysokiej aktywności
Co sprzyja?
nastawienie
tylko kompetentni
także zdrowie
tak naprawdę pracują
wiedza
i wydolność
(pracują efektywnie)
i kreatywność
Uwaga: w hierarchii każdy
Napięcie Zewnętrzny przymus warunkujący
pracownik stara się
umiejętność
emocjonalne wysoką efektywność działań
wznieść na swój szczebel
komunikowania
niekompetencji
(zasada Petera)
Pracuj pod presją, narzuć zadania
umiejętność planowania
i terminy publicznie
bądz
twardy
pracy sobie i innym
do problemu
i miękki do ludzi
Wzmocnisz motywację działań
tempo pracy
9 10
Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement) Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)
Co przeszkadza ?
 Przedsiębiorstwo jest
hierarchicznym systemem
Odwlekanie Lenistwo, obojętność ale główną
Przeciążenie koszy na śmieci
przyczyną odwlekania jest strach
informacją Ed Bliss
Trzy sposoby zwalczania:
Niezdecydowanie -
Podstawowy element ustrojów społecznych
salami, bilans, zmiana nawyków
opieszałość
stanowi, nie informacja lecz wiedza
Komputer potrafi tylko przetwarzać informacje.
Powoduje tworzenie się przestojów
 Wiedzę zdobywa się raczej na drodze
(zatorów,  wąskich gardeł ) w pracy.
utraty niż zdobywania informacji.
Perfekcjonizm Dzieje się tak na skutek przeciążenia,
lenistwa, strachu, złej oceny
K.E. Boulging
priorytetów lub braku zajęcia.
Najlepiej dołożyć zadań czyli
Zaprzeczenie efektywnych
A szkoda, gdyż ...
Postawa
...  środek na przeczyszczenie
działań i strategii sukcesu.
 Jeśli ma się nie udać,
na  NIE
Koncentrowanie się na
to się nie uda.
nierealnych ideałach co czyni
prawo Murph ego
pracę z
ródłem napięć i stresów
11 12
Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement) Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)
Proces Ciągłego Doskonalenia
Kategorie  zarządzania czasem (PCD)
A. Nastawienia
1
B. Cele
Kontrola Sformułowanie
C. Priorytety
5
celu
D. Analiza sytuacji
2
E. Planowanie zadań
Informacja
F. Planowanie dnia
i komunikacja
G. Zakłócenia Realizacja
Plan
H. Spotkania 6
4
I. Gromadzenie papierów
J. Delegowanie
3
Decyzje
K. Odwlekanie
L. Zarządzanie czasem w zespole
13 14
Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement) Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)
Proces usprawniania działań Proces formułowania celów
Analiza
zamierzenia  warunki
marzenia,
Pytania decyzyjne Wymiary
atuty i słabości
życzenia
Czy to konieczne ? Eliminowanie
Co ja chcę ? Co ja mogę ?
Dlaczego właśnie ja ? Delegowanie
Dlaczego teraz ? Określanie terminów
zamierzenia możliwości i zagrożenia
Dlaczego w takiej Racjonalizowanie
sformułowanie celu
formie ?
zadania wykonywane
15 16
Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement) Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)
5 zasad przeciwwstawiania się złodziejom
Wymiary celów
czasu i czynnikom zakłócającym
Treść celu
Co osiągnąć ?
Koniec z myśleniem w kategoriach otwartych
(kierunek)
drzwi
Wymiar celu
Rezerwacja spokojnych (najlepszych) godzin
jak i ile osiągnąć ?
na zadania A
Termin celu
Koncentracja czasu na podobnych czynnościach
do kiedy osiągnąć ?
(zadaniach)
a zatem
Mówić NIE bez oporów
nie:  ja się odchudzę
Dostrzegać i analizować zakłócenia
lecz: w ciągu najbliższych 3 miesięcy
odchudzę się o 5 kg,
17 18
Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement) Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)
5 zasad planowania
Określanie priorytetów
dnia pracy
1. Zasada Pareto (80:20)
Plany wyrażaj pisemnie
20% wyników
Planuj w przeddzień dnia pracy
daje
Oszacuj potrzeby czasowe i określ limity czasu 80 %
czasu
na najistotniejsze zadania
80 %
Nie planuj całego dnia (zasada 50:50)
wyników
Zaczynaj, działaj i zakończ dzień pozytywnie
20% czasu
19 20
Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement) Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)
Określanie priorytetów Określanie priorytetów
2. Analiza A B C
3. Zasada Eisenhovera
Wartość czynności
65 % 20 % 15 %
Zadanie B Zadanie A
Ustalić termin lub zlecić Wykonać natychmiast
Zadanie A
wykonać
Zadanie B
Zadanie C
zlecić
Zadanie C
Kosz
Zlecić
odłożyć
15 % 20 % 65 %
Rzeczywisty nakład czasu
Pilność
21 22
Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)
Zasady formułowania priorytetów
1. Koncentrowanie sił na celach i sukcesach
(zasada Pareto).
2. Każde zadanie wyrażone w klasach
priorytetów (A,B,C).
3. Ważność i pilność jako podstawowe kryteria
wyboru działań.
4. Przewaga ważności zadań nad ich pilnością
5. Każdy dzień realizowany głównie poprzez
wykonywanie zadań A.
23
Ważność