Logistyka  nauka
Karolina Kolińska, Dawid Doliński
Instytut Logistyki i Magazynowania w Poznaniu
Grupowe zakupy materiałów jako sposób na obniżenie kosztów
przedsiębiorstwa
Dodatkowo należy pamiętać, że optymalny poziom zaopa-
trzenia materiałowego przyczynia się do osiągnięcia przez
Wstęp
przedsiębiorstwo przewagi konkurencyjnej na rynku, co
w obecnych czasach jest istotnym elementem osiągniecia
W obecnych czasach przedsiębiorstwa poszukują obsza-
sukcesu przez firmę. Prawidłowe funkcjonowanie sfery zao-
rów, w których mogą obniżyć koszty operacyjne. Jednym ze
patrzenia wpływa również na jakość produktu, poziom logi-
sposobów obniżenia kosztów ponoszonych na zakup mate-
stycznej obsługi klienta oraz koszty całego systemu logi-
riałów jest organizacja grupy zakupowej, w skład której
stycznego [Kowalska, 2005].
wchodzą niezależne przedsiębiorstwa funkcjonujące na ryn-
Zakupy zaopatrzeniowe definiowane są jako funkcja od-
ku. Podmioty na rynku zrzeszają się wówczas w ściśle okre-
powiedzialna za pozyskanie wyposażenia, materiałów, kom-
ślonym celu, tj. dokonywania mniejszych wydatków na za-
ponentów (półfabrykatów), części i usług poprzez nabywa-
kupy i uzyskania oszczędności z tego tytułu. Firmy agregują
nie, dzierżawienie lub w inny legalny sposób w celu ich
swój popyt, dokonując zakupu za pośrednictwem jednej
zużycia do produkcji lub odsprzedaży [Lysons, 2004].
organizacji, poprzez osiągnięcie efektu skali uzyskują silniej-
Można zatem wywnioskować, że obszar zakupów obejmu-
szą pozycję w negocjacjach z dostawcami, dzięki czemu
je bardzo wiele elementów, a obniżenie nawet części nakła-
można osiągnąć lepsze warunki handlowe. Pod pojęciem
dów ponoszonych na zakupy zaopatrzeniowe przyczyni się
warunków handlowych kryje się wiele czynników. Cena nie
do zmniejszenia kosztów obszaru zaopatrzenia.
jest jedynym wyznacznikiem efektywności i oszczędności,
W literaturze przedmiotu można spotkać się z polityką za-
chociaż uzyskanie niższej ceny jest oszczędnością wymierną
kupów dokonywanych u tego samego dostawcy, a dotyczą-
i niepodważalną. Nie mniej jednak celem funkcjonowania
cych wielu pozycji materiałowych [Sarjusz-Wolski, 1998].
grupy zakupowej powinno być zmniejszenie kosztów opera-
Taka strategia jest stosowana m.in. z uwagi na [Krzyżaniak,
cyjnych i uzyskanie szeroko rozumianych korzyści. Grupa
2002]:
zakupowa nie jest pojęciem nowym w gospodarce światowej,
a) ograniczenia nałożone na proces zaopatrzenia, np. okre-
a także polskiej. Jest naturalnym kolejnym etapem rozwoju
ślona liczna dostaw w danym okresie,
obszaru zakupów.
b) zaopatrzenie się w pewne pozycje materiałowe u tego
W niniejszym artykule autorzy skupią się na funkcjonowa-
samego dostawcy,
niu i badaniu grup zakupowych dla niezależnych firm, które
c) wymagany poziom obsługi, odniesiony do jednoczesnej
nie są powiązane ze sobą kapitałowo. W ostatnich latach
dostępności grupy produktów.
w Polsce zauważalny jest bardzo silny trend powstawania
Powyższe podejście przyczyniło się do stworzenia koncep-
grup zakupowych, który nasilany jest także poprzez wzrost cji, która dotyczy zakupów danego produktu przez kilka
powstawanie różnego rodzaju organizacji współpracy zrze- przedsiębiorstw (grupa zakupowa) u jednego z dostawców,
szonych firm. Unia Europejska przeznacza znaczne środki czyli grupowych zakupów.
finansowe na tworzenie i funkcjonowanie organizacji przy- Grupa zakupowa to dobrowolne zrzeszenie od kilku do
czyniających się do zrównoważonego rozwoju firm zrzesza- kilkudziesięciu przedsiębiorstw wspólnie realizujących za-
kupy wyrobów i usług na rynkach, gdzie konsolidacja popytu
nych w postaci klastrów regionalnych, centrów kompetencji,
zapewnia uzyskanie znacznie korzystniejszych warunków
parków przemysłowo-naukowych, etc. Przyczynia się to do
transakcji od dostawców. Przedmiotem zakupów za pośred-
współpracy firm oraz do powstawania kolejnych grup zaku-
nictwem grupy zakupowej mogą być pojedyncze asortymen-
powych firm silnie ze sobą kooperujących.
ty oraz grupy asortymentowe [www.ebpsystems.pl].
W ramach funkcjonowania grupy zakupowej można wy-
Grupowe zakupy
różnić następujące elementy, które są charakterystyczne dla
takich grup:
Koszty logistyki w kosztach przedsiębiorstwa stanowią
a) koordynator
znaczący udział, co potwierdzają poniższe informacje
 jeden lub kilku ekspertów organizujących i koordynu-
[Bendkowski, Radziejowska, 2005]:
jących transakcje zakupowe,
a) udział kosztów materiałowych w kosztach przedsiębior-
 utrzymuje relacje z dostawcami,
stwa wynosi od 50 do 70%, w zależności od branży,
 poszukuje nowych z
ródeł dostaw.
b) udział zapasów w majątku obrotowym stanowi często ok.
b) uczestnicy
30%,
 uczestnicy wchodzący w skład grupowych zakupów,
c) znaczne koszty środków transportu i elektronicznego
 mogą tworzyć komórkę zarządczo-organizacyjną od-
przetwarzania danych.
powiedzialną za działanie grupy zakupowej (np. Rada
Analizując powyższe dane można zauważyć, że duża część
Zakupowa),
kosztów przedsiębiorstwa związana jest zaopatrzeniem.
 tworzą prognozy zakupów towarów,
A zatem działania optymalizacyjne w obszarze zakupów
 przesyłają zapotrzebowanie na produkty do koordyna-
mogą przynieść znaczne oszczędności dla przedsiębiorstwa.
tora.
98
Logistyka 5/2013
Logistyka  nauka
c) dostawcy produktów/usług 2. Model firmy negocjującej  podmiot wiodący (jedno
 składają oferty na zapytanie ofertowe przekazane z przedsiębiorstw z grupy zakupowej) negocjuje warunki
przez koordynatora, umowy z dostawcą danej kategorii i podpisuje umowę
 negocjują z koordynatorem warunki zakupów. w swoim imieniu, zobowiązując jednocześnie dostawcę
d) prognozy zakupów do zaoferowania nie gorszych warunków zakupu innym
 przygotowywane przez poszczególnych uczestników, firmom. Firmy w grupie zakupowej są zobowiązane za-
 prognozy przekazywane przez uczestników powinny wrzeć umowę z danym dostawcą. Poszczególne przedsię-
być cykliczne, np. 1 raz w miesiącu, biorstwa rozliczają się bezpośrednio z danym dostawcą.
 są podstawą do negocjacji z dostawcami. 3. Model spółki zakupowej  podmioty tworzące grupę
e) zapotrzebowanie zakupową działającą za pośrednictwem, specjalnie w tym
 przekazywane do koordynatora przez poszczególnych celu utworzonej, spółki celowej, która negocjuje warunki
uczestników, umowy z dostawcą danej kategorii i zawiera z nim umo-
 informacje na zapotrzebowaniu: lista produktów, ilość wę. Firmy zaopatrują się w daną kategorię w spółce ce-
produktów, planowany termin dostawy, sugerowany lowej. Poszczególne przedsiębiorstwa rozliczają się ze
dostawca. spółką, a nie z dostawcą.
f) aplikacja do zarządzania grupowymi zakupami W kolejnym kroku niezbędne jest zgromadzenie danych
 wykorzystywana do komunikacji pomiędzy koordy- o zapotrzebowaniu za ustalony okres czasu dla poszczegól-
natorem, a uczestnikami. nych produktów/materiałów/usług, w celu oszacowania po-
g) umowa pomiędzy uczestnikami grupowych zakupów tencjalnych oszczędności wynikających z grupowych zaku-
 umowa prawna, w której zdefiniowane są zasady pów. Na podstawie przeprowadzonej analizy dokonywany
przynależności do grupy zakupowej, a także obo- jest wybór ostatecznej listy produktów, które powinny zostać
wiązki uczestników. objęte procesem grupowych zakupów z uwagi na znaczący
Kluczowym elementem grupy zakupowej jest koordynator, poziom możliwych oszczędności do uzyskania.
który skupia ekspertów organizujących i koordynujących Po przygotowaniu powyższych elementów możliwe jest
transakcje zakupowe w podziale na obszary funkcjonalne: rozpocząć realizację procesu grupowych zakupów (rys. 1).
branże lub grupy asortymentowe. Koordynatorem grupy Podczas realizacji tego procesu istotnym elementem jest
zakupowej może być zarówno zespół wyłoniony spośród przekazanie prognoz zakupowych przez Użytkowników do
uczestników grupy, jak i wyspecjalizowany podmiot ze- Koordynatora, aby mógł on rozpocząć negocjacje z poszcze-
wnętrzny. gólnymi dostawcami produktów/materiałów/usług. Na ry-
sunku 1 przedstawiono schemat przebiegu procesu grupo-
wych zakupów wraz ze wskazaniem odpowiedzialności za
Proces realizacji grupowych zakupów
wykonanie danej czynności.
materiałów w grupie przedsiębiorstw
Przygotowanie prognoz zakupowych dla poszczególnych
Organizacja grupowych zakupów wymaga od przedsię-
produktów objętych grupowymi zakupami i przekazanie
Uczestnicy
ich do Koordynatora
biorstw zainteresowanych zorganizowaniem takiej grupy
podjęcia szeregu decyzji i ustaleń, które ukształtują przebieg
Przygotowanie zapytań ofertowych na podstawie
Koordynator
przekazanych prognoz zakupowych
procesu realizacji grupowych zakupów.
Do najważniejszych elementów, które należy wypracować
Zebranie ofert od potencjalnych Dostawców Koordynator
przed rozpoczęciem realizacji procesu grupowych zakupów
Negocjacje z Dostawcami, ustalenie cennika dla grupy
można zaliczyć:
Koordynator
zakupowej
" ustalenie listy produktów/materiałów/usług, które zostaną
objęte grupowymi zakupami,
Akceptacja cennika przez uczestników grupy zakupowej
Uczestnicy
" przygotowanie standardowych formatek danych, zgodnie
Podpisanie umów z Dostawcami
Koordynator
z którymi zbierane będą informacje o zapotrzebowaniu
poszczególnych przedsiębiorstw,
Wypełnienie i wysłanie zapotrzebowania na poszczególne
" sporządzona i podpisana umowa o funkcjonowaniu grupy
Uczestnicy
produkty
zakupowej,
Zebranie zapotrzebowań na poszczególne produkty,
" określenie zasad funkcjonowania koordynatora,
Koordynator
agregacja i wysłanie zamówień do Dostawców
" wybór systemu do obsługi grupowych zakupów (narzę-
Otrzymanie potwierdzenia od Dostawców o realizacji
Koordynator
dzie/platforma),
zamówienia
" określenie zasad rozliczania się przedsiębiorstw z po-
Wysłanie potwierdzenia do Użytkowników o realizacji
Koordynator
szczególnymi dostawcami produktów/materiałów/usług  zamówienia
model funkcjonowania grupy zakupowej.
Ocena Dostawcy po przyjęciu dostawy
Uczestnicy
Grupa zakupowa może funkcjonować wg różnych modeli.
Do podstawowych modeli organizacji grupy zakupowej
Rys. 1. Proces realizacji grupowych zakupów. y
ródło: opracowa-
można zaliczyć:
nie własne.
1. Model pojedynczej firmy  jedna z firm z grupy zakupo-
wej dokonuje zakupów danej kategorii na rzecz całej
Zastosowanie grupowych zakupów w grupie przedsię-
grupy, a następnie odsprzedaje produkty do pozostałych
biorstw przynosi wymierne efekty, w szczególności w przy-
firm zrzeszonych w grupie. Poszczególne przedsiębior-
padku produktów i usług homogenicznych, np. energia elek-
stwa rozliczają się z firmą, która zakupiła produkty u da-
tryczna, telefonia komórkowa. W tabeli 1 i 2 przedstawiono
nego dostawcy.
99
Logistyka 5/2013
Logistyka  nauka
rezultaty jakie osiągnięto poprzez grupowe zakupy wybra-
Tab. 3. Zestawienie wybranych dostawców systemów do wspo-
nych kategorii produktów i usług.
magania procesu zarządzania grupowymi zakupami
Lp. Dostawca Produkt Charakterystyka/korzyści
Tab. 1. Oszczędności w wyniku grupowych zakupów wśród
 zarządzanie budżetami
przedsiębiorstw Klastra Spożywczego Południowej Wielkopolski
 obsługa wniosków zakupowych
1 WEBtrader WEBtrader  zarządzanie kontrahentami
Kategoria Oszczędności Informacje dodatkowe
 negocjacje ofert
Energia 7% liczba firm w grupie  8
 Cloud Computing
Paliwo 5% liczba firm w grupie  10  zarządzanie zapytaniami i umo-
Opennexus  wami ramowymi
Telefonia komórkowa 10% liczba firm w grupie  10
Open Nexus
2 platforma  komunikacja klienta z dostawcą
Sp. z o.o.
y
ródło: materiały Instytutu Logistyki i Magazynowania.
zakupowa  zarządzanie grupami dostawców
 kwalifikacja dostawców
 katalog produktów i usług
Tab. 2. Oszczędności w wyniku grupowych zakupów wśród
 proces zakupowy realizowany
przedsiębiorstw Podkarpackiego Klubu Biznesu
drogą elektroniczną  pełna auto-
matyzacja procesu
Kategoria Oszczędności Informacje dodatkowe
 agregacja zapotrzebowań do
eXant Software iBuilder
3 poziomu jednego zamówienia
Energia 6% liczba firm w grupie  87
Polska Sp. z o.o. e-Procumerent
 możliwość wyboru dostawcy
Paliwo 2,50% liczba firm w grupie  113
oraz oceny warunków realizacji
Przesyłki kurierskie 35% liczba firm w grupie  39
zamówienia
 sporządzanie zapytań ofertowych
Materiały biurowe 6% liczba firm w grupie  34
oraz zapytań o cenę
Telefonia stacjonarna 30% liczba firm w grupie  30
 możliwość porównywania pro-
Środki czystości 8% liczba firm w grupie  12
duktów i cen różnych dostawców
eB2B Aukcja
Butle z gazem LPG 11kg 15% liczba firm w grupie  19
branżowych
eB2B Pro-
 graficzną prezentacja zamawia-
y
ródło: materiały Podkarpackiego Klubu Biznesu.
curement
nych towarów
4 eB2B Sp. z o.o. eB2B Sales
 pełna eliminacja nieautoryzowa-
Online
Należy pamiętać, że negocjacje z dostawcami odbywają
nych zakupów korporacyjnych
eB2B CRM
się zazwyczaj przynajmniej raz w roku, dzięki czemu możli-  monitorowanie wydatków w
eB2B ALT
podziale na dowolne centra kosz-
we jest uzyskanie oszczędności po każdych negocjacjach.
towe, jednostki organizacyjne itp.
Niemniej jednak należy również mieć na uwadze fakt, iż
 wspomaganie zarządzania proce-
w pewnym momencie dotrzemy do granicznej wartości, po-
sem zakupowym, od zapotrzebo-
niżej której dostawca nie będzie w stanie zaoferować z uwagi
wania wewnętrznego do zapłaty
na utrzymanie rentowności swojego przedsiębiorstwa. faktury (ang. End-To-End)
 umożliwia kontrolę cen transak-
cyjnych z poziomu Centrum
Narzędzia wspierające przebieg procesu Zakupów
 umożliwia aktywne zarządzanie
grupowych zakupów
bazą dostawców poprzez wygod-
EBP Systems ny mechanizm składania i aktua-
5 EBP Systems
Podczas dokonywania wyboru narzędzia wykorzystywa-
Sp.j. lizacji ofert oraz możliwość prze-
prowadzenia oceny dostawcy
nego do wspomagania procesu grupowych zakupów należy
 zapewnia dostęp do szeregu
uwzględnić liczbę przedsiębiorstw wchodzących w skład
statystyk dotyczących procesu
grupy zakupowej, a także liczbę materiałów, które zostały
zakupowego poprzez środowisko
wybrane aby objąć je procesem grupowych zakupów oraz
raportowe SAP Business
Objects"!
częstość ich zamawiania
 zapewnia kontrolę salda rozra-
Zastosowanie takich platform nie jest jednak wymogiem
chunków Grupy Zakupowej oraz
koniecznym uniemożliwiającym funkcjonowanie grupowych
każdego z jej uczestników
zakupów. Wystarczającym narzędziem może się okazać
 agregacja popytu  centralna
arkusz kalkulacyjny MS Excel, w którym można analizować
jednostka zakupowa
Platforma  jednolite procesy zakupowe
i archiwizować zapotrzebowanie poszczególnych przedsię-
6 Marketplanet
MarketPlanet  standaryzacja asortymentu
biorstw na produkty/usługi, które objęte są grupowymi zaku-
 specjalizacja funkcji zakupowych
pami.
 zasady wyboru dostawców
Zaletą zastosowania rozwiązania informatycznego dostęp-
 platforma obsługiwana za pomocą
nego przez Internet jest możliwość bezpośredniego wprowa-
przeglądarki internetowej
 przystosowany zarówno do
dzania zapotrzebowań przez poszczególne przedsiębiorstwa,
prostych aukcji, jak i aukcji
a także stały dostęp do narzędzia bez względu na miejsce
easyRFIX o wielu parametrach
7 OptiBuy
i czas.
Ivalua Buyer  oparty na modułach  klient
Pośrednim rozwiązaniem jest skorzystanie na pierwszym
indywidualnie dobiera moduły
zgodnie ze swoimi potrzebami
etapie funkcjonowania grupowych zakupów z arkusza kalku-
 możliwość integracji systemu
lacyjnego MS Excel, a w przypadku wzrostu liczby danych
z systemem klasy ERP klienta
dokonać przejścia na wybrane narzędzie informatyczne.
y
ródło: Opracowanie własne na podstawie www.webtrader.com.pl www.
W tabeli 3 przedstawiono zestawienie kilku wybranych do-
opennexus.pl, www.exant.pl, www.eb2b.com.pl, www.ebp systems.pl, www.
stawców, którzy w swojej ofercie posiadają platformy wspo-
marketplanet.pl, www.optibu.
magające proces zarządzani grupowymi zakupami.
100
Logistyka 5/2013
Logistyka  nauka
Podsumowanie Streszczenie
Grupy zakupowe niewątpliwie przynieść mogą wiele ko- W niniejszym artykule autorzy przedstawili propozycję
rzyści ich uczestnikom, co pokazują także badania przepro- organizacji grupowych zakupów w grupie przedsiębiorstw.
wadzone przez autorów niniejszego artykułu. Jednak pomi- W zależności od wybranej formy współpracy przedsię-
mo ekonomicznego uzasadnienia funkcjonowania grupy biorstw z dostawcami występuje różny poziom bezpośred-
zakupowej, a także wielu korzyści płynących z uczestnictwa niego zaangażowania danej organizacji w przebieg procesu
w takiej grupie, istnieje wiele barier i przeszkód podczas grupowych zakupów. W przypadku znaczącej liczby przed-
tworzenia takich grup. Należy mieć świadomość, że nie siębiorstw oraz materiałów objętych grupowymi zakupami
każda kategoria materiałów, czy surowców nadaje się do proces wspomagany jest przez platformę, aplikację informa-
wspólnych zakupów. W przypadku ograniczeń związanych tyczną do komunikacji firm pomiędzy sobą oraz z dostaw-
z podażą danych towarów, w dodatku gdy na rynku występu- cami, co ułatwia uporządkowanie wymiany danych oraz ich
je mała liczba dostawców, zrzeszanie się przedsiębiorstw na archiwizowanie.
rynku może przyczyniać się do konfliktów i obniżać możli- Słowa kluczowe: grupowe zakupy materiałów, koszty opera-
wości konkurowania, zwłaszcza gdy istotne jest zachowanie cyjne.
ciągłości produkcji. Także dla surowców strategicznych,
których posiadanie daje przewagę konkurencyjną, może
występować znacząca niechęć czy też duża ostrożność przy
LITERATURA
podejmowaniu współdziałania i wspólnego kupowania.
Istnieją także bariery natury organizacyjnej oraz psycholo-
1. Bendkowski J., Radziejowska G., 2005, Logistyka zaopatrzenia
gicznej. Duże koncerny konsolidują się na rynku i same
w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gli-
w sobie tworzą grupy kapitałowe i naturalnie tworzą grupy
wice, s. 121.
zakupowe, natomiast firmy MŚP (Małe i Średnie Przedsię-
2. Kowalska K., 2005, Logistyka zaopatrzenia, Wydawnictwo
biorstwa) charakteryzują się różnym zaawansowaniem orga-
Akademii Ekonomicznej w Katowicach, Katowice, s. 17.
nizacyjnym. Stąd nierzadko znacząca niechęć właścicieli
3. Krzyżaniak S., 2002, Podstawy zarządzania zapasami w przy-
i obawy przed zmianami związanymi z brakiem kontroli nad
kładach, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań, s. 198.
dostawcami. Istotnym czynnikiem jest także często spotyka-
na bariera psychologiczna związana generalnie z procesem
4. Lysons K., 2004, Zakupy zaopatrzeniowe, Polskie Wydawnic-
zmian i niechęcią pracowników do zmian. W dobie rozwoju
two Ekonomiczne, Warszawa, s. 13.
technologicznego, bariery technologiczne mają obecnie coraz
5. Sarjusz-Wolski Z., 1998, Strategia zarządzania zaopatrzeniem,
mniejszą wagę. Na rynku istnieje obecnie wiele rozwiązań
Placet, Warszawa, s. 161.
technologicznych, konkurencja jest znacząca, co powoduje,
6. www.eb2b.com.pl.
że praktyczne wdrożenie platform do współpracy w ramach
zorganizowanej grupy zakupowej nie jest procesem trudnym,
7. www.ebpsystems.pl.
kosztownym i pracochłonnym. Zdaniem autorów duże grupy
8. www.exant.pl.
zakupowe posiadające doświadczenie będą nadal rosły kon-
solidując swoje wolumeny zakupowe poprzez dołączanie
9. www.marketplanet.pl.
kolejnych członków i będą stawały się coraz bardziej bez-
10. www.opennexus.pl.
konkurencyjne w stosunku do małych i nowo powstających
inicjatyw. 11. www.optibuy.com.
12. www.webtrader.com.pl.
101
Logistyka 5/2013