ZAMKNI
CIE
KSI
G
RACHUNKOWYCH
W JEDNOSTKACH
PUBLICZNYCH
ETAPY, TERMINY, METODY
 W publikacji m.in.:
" jak sporządzić optymalny harmonogram czynności
"
"
"
związanych z zamknięciem roku,
" w jaki sposób w księgach rachunkowych ująć operacje
"
"
"
podlegające rozliczeniu w czasie,
" kiedy jednostki publiczne powinny tworzyć odpisy
"
"
"
aktualizujące z tytułu trwałej utraty wartości środków
trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
 Zamknięcie ksiąg rachunkowych w jednostkach publicznych
Szanowny Czytelniku,
Księgi rachunkowe jednostek sektora
finansów publicznych zamyka się na
dzień bilansowy, którym jest ostatni dzień
roku obrotowego. Odpowiednio wcześniej przedstawiciele
słu\
b finansowo-księgowych powinni zapewnić sobie
mo\
liwość ujęcia wszystkich dowodów księgowych
dotyczących danego roku obrotowego, ale równie\

dokumentów, które wpływają do jednostki przez pierwszy
kwartał roku następnego. Ze względu na zmiany
wprowadzone ostatnią nowelizacją szczególnych zasad
rachunkowości, księgowi powinni tak\
e zwrócić uwagę na
kwestię odpisów z tytułu utraty trwałej wartości aktywów.
Zachęcam do lektury
redaktor publikacji
bran\
owych
dla sektora publicznego
2
 Zamknięcie ksiąg rachunkowych w jednostkach publicznych
Spis treści:
Harmonogram czynności w związku z zamknięciem roku ... 5
Inwentaryzacja aktywów i pasywów jednostki & & & & & ... 6
Zapewnienie kompletności ksiąg rachunkowych & & & ..... 10
Rozliczenie przyszłych okresów & & & & & & & & ...& & .. 11
Naliczenie odsetek od nale\
ności i zobowiązań & & & & .. 12
Utworzenie i ewidencja odpisów aktualizujących & & ...& . 13
Naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego & & .... 15
Przekształcenie wyceny bie\
ącej majątku & & & & & & .... 15
Sprawdzenie poprawności zapisów & & & & & & & & & ... 18
Przeksięgowanie sald & & & & & & & & & & & & & & & .. 18
Wydruk i ostateczne zamknięcie & .& & & & & & & & & ... 22
3
 Zamknięcie ksiąg rachunkowych w jednostkach publicznych
Przed podjęciem czynności słu\
ących zamknięciu roku
pomocne jest przygotowanie harmonogramu całokształtu
niezbędnych czynności wpływających na prawidłowość
zakończenia roku (patrz: tabela 1).
Zestawienie takie mo\
e być przygotowywane w formie
zarządzenia kierownika jednostki corocznie. Mo\
e tak\
e
stanowić stały element funkcjonowania danego podmiotu.
Powinno wówczas zostać zapisane jako część dokumentacji
wewnętrznej, np. jako element polityki rachunkowości. Bez
względu na umiejscowienie, powinno odzwierciedlać
wytyczne określone prawem bilansowym oraz uwzględniać
specyfikę działalności danej jednostki.
Jednym z celów opracowywania harmonogramu jest
szczegółowe określenie terminu wpływu do jednostki
dokumentów finansowych, obrazujących zaistniałe zdarzenia
i operacje gospodarcze. Ma to szczególne znaczenie dla
zachowania jednej z fundamentalnych reguł rachunkowości 
zasady memoriału, zgodnie z którą w księgach
rachunkowych, a w konsekwencji równie\
w sporządzanych
na ich podstawie sprawozdaniach finansowych, nale\
y ująć
ogół zdarzeń gospodarczych dotyczących danego roku
obrotowego, niezale\
nie od ich faktycznego momentu
zapłaty.
Zasada memoriału
Efekty operacji gospodarczych muszą być ujmowane
w księgach rachunkowych w momencie ich powstania,
bez względu na moment zaistnienia przepływu
środków pienię\
nych z tego tytułu.
Czynności poprzedzające zamknięcie ksiąg nale\
y
dostosować do specyfiki jednostki, jak równie\
do ustaleń
wynikających z polityki rachunkowości.
4