10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych
Terminy obowiązkowego zamknięcia ksiąg rachunkowych określa art. 12 ust. 2 ustawy Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej
o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem księgi działalność powinno nastąpić najpóz
niej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia
rachunkowe zamyka się na dzień: sprawozdania finansowego za rok obrotowy (art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości).
 kończący rok obrotowy, Ze wskazanej uchwały wynika, że zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2007
 zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży i zakończenia likwidacji dokonano 2 marca 2008 r., zatem ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno
lub postępowania upadłościowego, nastąpić w terminie do 17 marca 2008 r.
 poprzedzający zmianę formy prawnej, Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości do-
 połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, w szczególności konywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe (art. 12
na dzień wpisu do rejestru tego połączenia  w jednostce przejmowanej, ust. 5 ustawy o rachunkowości). W jednostkach prowadzących księgi rachunkowe przy
 poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub użyciu komputera należy więc zablokować możliwość dokonywania zapisów we wszystkich
połączenia powstaje nowa jednostka, w szczególności na dzień poprzedzający dzień zbiorach składających się na te księgi i przenieść treść tych ksiąg na komputerowy nośnik
wpisu do rejestru połączenia lub podziału, danych zapewniający trwałość zapisu informacji oraz możliwość ich wydrukowania.
 poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości, Zatem po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2007 r. nie można już
 bilansowy określony odrębnymi przepisami  w pozostałych przypadkach, wprowadzać żadnych zapisów do ksiąg rachunkowych roku 2007 i zmieniać tego
nie póz
niej niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń. sprawozdania.
Z aktualnie obowiązujących przepisów ustawy o rachunkowości wynika, że można nie Natomiast w przypadku wykrycia w 2008 r. błędu podstawowego popełnionego w za-
zamykać ksiąg rachunkowych w przypadku przekształcenia spółki osobowej oraz spółki twierdzonym sprawozdaniu finansowym za rok 2007 lub lata ubiegłe, zapisów korygują-
cywilnej w inną spółkę osobową, jak również w przypadku połączenia jednostek, gdy cych dokonuje się w księgach roku 2008 odnosząc skutki błędów na konto 82  Rozliczenie
w myśl ustawy rozliczenie przejęcia jednostki następuje metodą łączenia udziałów i nie wyniku finansowego  jeśli są istotne. Z kolei skutki błędów nieistotnych zalicza się do
powoduje powstania nowej jednostki. pozostałych przychodów operacyjnych lub pozostałych kosztów operacyjnych (art. 3 ust. 1
W jednostkach, u których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, księgi pkt 32 ustawy o rachunkowości).
rachunkowe dotyczące roku 2007 powinny więc zostać zamknięte najpóz
niej 31 marca 2008 Na zakończenie należy jeszcze dodać, że księgi rachunkowe muszą być przechowywane
roku i do tego dnia jednostki muszą sporządzić sprawozdanie finansowe kończące rok 2007. w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki. Zatem w razie prowadzenia ksiąg
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputerów należy wydrukować rachunkowych przez biuro rachunkowe, a więc poza siedzibą jednostki, po zatwierdzeniu
księgi nie póz
niej niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się sprawozdania finansowego biuro ma obowiązek przekazać do siedziby jednostki roczne
przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewnia- sprawozdanie finansowe, księgi rachunkowe, dowody księgowe i dokumentację opisującą
jący trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania przyjęte zasady (politykę) rachunkowości celem ich przechowywania zgodnie z zasadami
ksiąg rachunkowych. określonymi w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości.
Jeżeli po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2007 r., lecz przed zatwierdze-
Ewa Gruchot
niem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy, jednostka stwierdziła popełnienie
w poprzednich latach obrotowych błędu podstawowego, w następstwie którego nie można
uznać sprawozdania finansowego za rok 2007 lub lata poprzednie za spełniające wymagania
Porady eksperta
określone w art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to powinna ona odpowiednio zmienić to
sprawozdanie dokonując jednocześnie zapisów w księgach rachunkowych i powiadomić
biegłego rewidenta, który to sprawozdanie bada lub zbadał. Wynika to z art. 54 ust. 1
Koszty NKUP w sprawozdaniu finansowym
ustawy o rachunkowości. Sposób ujęcia w księgach rachunkowych błędów dotyczących lat
ubiegłych został omówiony w Gazecie Podatkowej nr 19 z dnia 6 marca 2008 r.
Wyodrębniam na kontach analitycznych koszty, które nie stanowią
Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego jednostki musi nastąpić nie póz
niej niż
kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego. Jak
6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Oznacza to, że ostateczny
w bilansie ująć takie koszty?
termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2007 r. mija 30 czerwca 2008 r.
Przypomnieć należy, że w zależności od formy prawnej jednostki organem zatwierdza- Jednostki dokonując zapisów księgowych dotyczących kosztów i przychodów dla
jącym roczne sprawozdanie finansowe jest: celów poprawnego rozliczenia się z budżetem mogą wyodrębniać w ewidencji księgowej
 w przedsiębiorstwie osoby fizycznej  właściciel, (analitycznej) koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów oraz przychody
 w spółce cywilnej, spółkach osobowych prawa handlowego, z wyjątkiem spółki koman- niepodlegające opodatkowaniu.
dytowo-akcyjnej  wspólnicy, W księgach rachunkowych ujmuje się koszty, spełniające definicję określoną w art. 3
 w spółce komandytowo-akcyjnej  walne zgromadzenie, ust. 1 pkt 31 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, przez koszty i straty
 w spółce z o.o.  zwyczajne zgromadzenie wspólników, rozumie się uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści
 w spółce akcyjnej  zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy, ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości
 w spółdzielni  walne zgromadzenie. aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno być udokumentowane w formie zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż
pisemnej uchwały bądz
postanowienia (decyzji) organu zatwierdzającego. wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.
Wzór uchwały w jednostce, której roczne sprawozdanie nie podlegało badaniu przez Niektóre koszty ujęte w księgach rachunkowych dla celów podatku dochodowego
biegłego rewidenta w trybie art. 64 ustawy o rachunkowości: nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Fakt ten nie wpływa jednak na
sposób ujęcia tych kosztów w ewidencji księgowej  poza możliwością wyodrębnienia
Uchwała nr 1
ich w ewidencji analitycznej.
Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników Przedsiębiorstwa  Limba Spółka z o.o. z siedzibą
W poszczególnych pozycjach rachunku zysków i strat należy wykazać łączną kwotę
w Kielcach z dnia 2 marca 2008 r.
kosztów, zarówno stanowiących, jak i niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.
w sprawie: zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2007 r.
Koszty niezaliczane do kosztów podatkowych należy więc wykazać w rachunku zy-
Zatwierdza się załączone do niniejszej uchwały sprawozdanie finansowe za 2007 r.
sków i strat na ogólnych zasadach. Przykładowo, jeśli dotyczą one odsetek od kredytu
Przedsiębiorstwa  Limba spółka z o.o. z siedzibą w Kielcach, na które składa się:
naliczonych, lecz niezapłaconych, należy wykazać je w kosztach finansowych.
1. Wprowadzenie do sprawozdania finansowego.
Natomiast w informacji dodatkowej jest miejsce na rozliczenie głównych pozycji
2. Bilans na dzień 31.12.2007 r., który po stronie aktywów i pasywów wykazuje sumę
różniących podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od wyniku finansowego
8.500.246 zł.
brutto (pkt 2 ppkt 5 dodatkowych informacji i objaśnień). W tej części sprawozdania
3. Rachunek zysków i strat za okres od 1.01 31.12.2007 r. wykazujący zysk netto w kwocie
finansowego można przedstawić szczegółowo koszty ujęte w księgach rachunkowych,
125.240 zł.
które nie są kosztami podatkowymi.
4. Dodatkowe informacje i objaśnienia.
Sekretarz Przewodniczący Dorota Przybyszewska
Janina Nowak Marek Warecki
Gazeta Podatkowa nr 21 " 13.03.2008 r.