© Agnieszka Åšmigrocka
Metody i techniki pracy w administracji
Dy\
ur  1737 (b.17, p3.) sobota 12.10-13.10
[e-mail]
Wykład 09.10.2010
Metody i techniki  świadomie i konsekwentnie stosowany sposób postępowania dla
osiągnięcia określonego celu.
Technika kancelaryjna  przypisane lub przyjęte w danym biurze sposoby postępowania i
środki pomocnicze stosowane przy przyjmowaniu i wysyłce pism, sporządzanie czystopisów,
przechowywanie akt, ksiąg, dokumentów.
Co wpływa na zmianę instrukcji kancelaryjnej?
- determinanty prawne  procedury
- determinanty pozaprawne  rozwój nauk (socjologicznych) oderwanych od prawa
- determinanty natury technicznej  inny sposób zapisywania dokumentów
Referent - osoba, która zajmuje się opracowaniem merytorycznym sprawy
- osoba, która sporządza czystopis
Czym się ró\
ni organ administracji publicznej od urzędu?
Organ (np. prezydent m.st. Warszawy) podpisuje decyzje, ma dozór, reprezentuje, wykonuje
funkcje.
Urząd (urzędnicy) to struktura pomocna organowi administracji publicznej.
SÅ‚u\
ba kancelaryjna  wykonywana jest przez: kancelaria, sekretariat, referenci, pracownicy
sporzÄ…dzajÄ…cy czystopisy. ObowiÄ…zuje je instrukcja kancelaryjna.
Instrukcja kancelaryjna jest oparta o system (system kancelaryjny) i jest aktem prawnym.
System kancelaryjny  sposób rejestracji obiegu układu akt powstających w toku
działalności danego urzędu, rakotwórczy
Pierwszy rodzaj systemu kancelaryjnego to system dziennikowy.
Po 1918 roku Polska odziedziczyła ten system po zaborcach. Polska spotkała się z problemem
reaktywacji administracji. Ka\
dy zabór zostawił po sobie system dziennikowy. System
dziennikowy charakteryzuje się niezwykłą skrupulatnością - rejestracja ka\
dego pisma przy
zastosowaniu dzienników (dzienniki korespondencji).
Wariacje: jeden dziennik na pisma wchodzÄ…ce, drugi na wychodzÄ…ce (jedno lub
dwudziennikowy)
Przekazywanie pism, nawet wewnątrz urzędu tylko za pokwitowaniem, za ka\
dym razem.
Akta spraw zakończonych trafiały do kancelarii (póz
niej archiwum).
Nadawanie numerów: pisma dostawały kolejno numery porządkowe, np.256/19, gdzie 256 to
numer dokumentu, a 19 to dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo wpłynęło. Taka forma
nie spełniała \
adnej roli wyszukiwawczej. Wyszukiwanie pism w urzędzie było bardzo
pracochłonne. Stosowano alfabetyczne lub numeryczne skorowidze.
1
 © Agnieszka Åšmigrocka
Wady systemu dziennikowego Zalety
1) pracochłonne wyszukiwanie dokumentów 1) odpowiedzialność  zawsze wiadomo,
gdzie znajduje siÄ™ dany dokument
2) zbędne formalności, strata czasu 2) \
aden dokument nie mógł być
niezauwa\
ony, ka\
dy podlegał procesowi
3) ciągłe zmiany, modyfikacje rejestracji
3) dokładność
4) kontrola pisma na ka\
dym etapie
postępowania
Na poczÄ…tku lat 20. postulowano zmianÄ™ tego systemu.
System bezdziennikowy. Na początku nie był gwałtownie wprowadzony w urzędach,
starannie przygotowywano je do tego i wprowadzono za pomocą uchwały Rady Ministrów z
24.08.1930. Instrukcja kancelaryjna w gminach wiejskich i miejskich 16.11.1933.
Jest system kancelaryjny, na którym opiera się instrukcja kancelaryjna.
W systemie bezdziennikowym nie rejestrujemy pojedynczego pisma, a całe sprawy. System
bezdziennikowy musi mieć JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt). Ju\
wiadomo jak
zapisać sprawę, nie nadając nr pisma tylko znak sprawy, np. WPTK 3458-3/85, gdzie:
WPTK to symbol komórki organizacyjnej, 3458 mówi, co to za sprawa wg JRWA, 3 numer
sprawy, 85 rok.
Akta sÄ… przechowywane u referenta.
Wady systemu bezdziennikowego Zalety
1) odpowiedzialność wieloosobowa 1) oszczędność czasu na rejestracji pism
2) nie wiadomo, gdzie znajduje się dokładnie 2) lepsze odszukiwanie
pismo na danym etapie sprawy 3) mniejsza pracochłonność
Rodzaje systemu bezdziennikowego:
Rejestrowy  wykorzystujemy cechy systemu dziennikowego. Rejestrujemy pisma w
dzienniku korespondencji, pismo dostaje numer porzÄ…dkowy i numer akt sprawy oparty o
JRWA.
Bezrejestrowy  sprawy rejestrujemy w spisach spraw w oparciu o JRWA.
? Jakie w obecnej chwili mamy akty prawne, na których regulowana jest instrukcja
kancelaryjna?
? Gdzie znajdziemy interpretacjÄ™ dla nowej instrukcji kancelaryjnej z dn. 01.01.2011 (nr art.)?
2