Zarządzanie produkcją
Zarządzanie zapasami
Wykład 8
Definicja i klasyfikacja zapasów
Zapasy to:
Wartość lub ilość surowca, komponentów, dóbr
użytkowych, półproduktów i wyrobów gotowych,
które są przechowywane lub składowane w celu
zużycia w razie wystąpienia takiej potrzeby
Zarządzanie zapasami
Metody umożliwiające utrzymywanie zapasów
surowców, części, półproduktów lub wyrobów
gotowych w ilości pozwalający zapewnić
maksymalny poziom obsługi klienta przy
minimalnych kosztach.
Zakres odpowiedzialności działu gospodarki
materiałowej:
Określanie zapotrzebowania materiałowego
wynikającego z prognoz marketingowych oraz
utrzymania kontaktów z działem zaopatrzenia w
celu pozyskania odpowiednich dostaw,
Przyjmowanie i bezpieczne składowanie materiałów
i utrzymywanie ich w dobrym stanie w celu ich
dalszego wykorzystania,
Wydawanie materiałów na podstawie otrzymania
odpowiednich poleceń,
Identyfikowanie nadmiernych zapasów i
podejmowanie działań zmierzających do ich obniżki.
Podstawowy podział materiałów w systemie
produkcyjnym:
Surowce i elementy zakupu, są one przetwarzane
(powstaje wartość dodatkowa) w celu otrzymania
gotowych elementów.
Roboty w toku, materiały te są częściowo
przetworzone, ale nie znajdują się jeszcze w postaci
wymaganej przez klienta.
Wyroby gotowe, produkty wytworzone w celu
sprzedaży, które są gotowe do wydania na zewnątrz
Materiały pomocnicze, wszelkiego rodzaju
produkty potrzebne w przedsiębiorstwie
Zapasy produkcyjne
Wielkość zapasów produkcyjnych jest jednym z
mierników wyznaczających efektywność
organizacji produkcji i w sposób bezpośredni
wpływa na zysk osiągany w danym okresie
przez przedsiębiorstwo. Klasyfikacja zapasów
może być dokonywana według różnych
kryteriów:
Zapasy
Zapasy
produkcyjne
Pozacykliczne Cykliczne w Wyrobów
w magazynach procesie gotowych
wejściowych i wytwarzania
wyjściowych
Pozacykliczne w magazynach
wejściowych i rezerwowych
pozacykliczne
zapasy maszyn i zapasy materiałów zapasy półfabrykatów zapasy
urządzń produkcyjnych do produkcji z zakupu rezerwowe
Cykliczne w procesie wytwarzania
cykliczne
zapasy operacyjne zapasy międzyoperacyjne
zapasy obrotowe zapasy transportowe zapasy gwarancyjne zapasy kompensacyjne
Wyroby gotowe
wyroby gotowe
w procesie wytwarzania w magazynach wysyłkowych w transporcie w hurtowniach w serwisie i
zapasy w drodze i sklepach reklamacjach
Zapasy w magazynach
Zapasy w magazynach  zależą od cyklu
dostawy, wielkości dostawy i wielkości zapasu
gwarancyjnego, czyli takiego poziomu zapasów,
który gwarantuje utrzymanie ciągłości produkcji w
warunkach niezrealizowania z jakiś powodów
normalnej dostawy i zamówienia innej,
interwencyjnej dostawy z reguły za większe
pieniądze i od innego dostawcy. Poziom zapasu
minimalnego upoważnia do złożenia zamówienia
na nową dostawę, a więc stanowi iloczyn zużycia
dziennego i cyklu normalnej następnej dostawy.
Zapasy cykliczne
Zapasy cykliczne są to zapasy produkcji w toku
zależne od przebiegu procesu wytwarzania i cyklu
wytwórczego i można je podzielić na:
Zapasy operacyjne  to części i półwyroby
znajdujące się aktualnie w obróbce lub montażu,
Zapasy międzyoperacyjne  to części i półwyroby
znajdujące się w transporcie i na składowiskach
międzyoperacyjnych.
Zapasy międzyoperacyjne
Zapas obrotowy  wynikający z braku synchronizacji wydajności
pomiędzy stanowiskami,
Zapas transportowy  obejmujący części i półwyroby znajdujące
się aktualnie w transporcie,
Zapas gwarancyjny  części i półwyroby znajdujące się na
stanowiskach, wprowadzone do produkcji w przypadku
krótkookresowych braków narzędzi, barków materiałowych czy
nieobecności obsługi na stanowisku roboczym,
Zapas kompensacyjny  części i półwyroby będące na
stanowiskach odkładczych służące do wyrównywania
okresowych zmian wydajności pracy.
Cykl zaopatrzenia
Cykl to inaczej przedział czasu pomiędzy
dostrzeżeniem potrzeby a jej zaspokojeniem.
Cykl zaopatrzenia nie zawsze utożsamia się z
cyklem dostawy, gdyż zawiera on również
czas konieczny na złożenie zamówienia oraz
czas potrzebny na przyjęcie dóbr do
odpowiednich magazynów.
Elementy cyklu zaopatrzenia
Cykl zamawiania
Cykl dostaw
Cykl odbioru
Przepływ materiałów
Można zbadać zachowanie
Można zbadać skutki
się pewnego składnika
wystawiania różnych
zapasów w oderwaniu od
zleceń na wyroby
innych  sytuacja
gotowe w odniesieniu
zapotrzebowania
do wielu detali 
niezależnego. Metoda ta
sytuacja
zalecana jest dla wyrobów
zapotrzebowania
gotowych lub materiałów
zależnego. Stosuje się
pomocniczych.
tą metodę do
sterowania zapasami
surowców i robót w
toku.
Sytuacja zapotrzebowania
niezależnego
Podstawową sytuacją decydującą o
przyszłych zakupach, jest kształtowanie się
poziomu zapasów. Decyzje takie nie zależą
bezpośrednio od zamówień złożonych na
wyroby gotowe, dlatego określa się taką
sytuację mianem systemu zapotrzebowania
niezależnego. Wyróżnia się dwa podstawowe
systemy zapotrzebowania niezależnego:
System stałej wielkości dostaw
System stałej wielkości zamówienia. W tym systemie
zamówienia składane są w momencie, gdy wielkość zapasu
spada do uprzednio określonego poziomu, zwanego
zapasem zamówieniowym. Zamówienie, w normalnym
przypadku ma wielkość stałą. Poziom zapasu
zamówieniowego wyznacza się na podstawie analizy
zapotrzebowania i cyklu zaopatrzenia w taki sposób, aby
dostawa na złożone zamówienie nadeszła dokładnie w tym
momencie, w którym zapas osiągnie poziom minimalny.
Typowym przykładem są dwa pojemniki z papierem
kserograficznym. W przypadku, gdy wyczerpie się papier z
pierwszego pojemnika, wydaje się go z drugiego i
jednocześnie składa zamówienie.
System stałego okresu dostaw
System stałego okresu dostaw. W tym systemie
ponawianie zamówienia odbywa się cyklicznie, tj.
szacuje się tempo zużycia, a następnie składa
zamówienia w stałych odstępach czasu.
Zamawiane ilości mogą być stałe, albo
wyznaczane w ten sposób, aby uzupełnić poziom
zapasu po wcześniejszym określeniu zapasu
maksymalnego. Podstawową zaletą takiego
sposobu zamówień jest możliwość ustalenia
czasu, w którym powinno pojawić się
zamówienie. Jeśli detale są wytwarzane w
zakładach własnych można planować obciążenie
maszyn i urządzeń oraz robotników.
Zarządzanie produkcją
Optymalna partia zakupów
Ekonomiczna wielkość zamówienia
Optymalna partia zakupów (ekonomiczna
wielkość zamówienia, optymalna partia
dostawy Qopt) jest to optymalnym wolumen
danej pozycji zapasów, którego zamówienie
pozwoli zminimalizować koszty. Aby obliczyć
Qopt należy sformułować model
matematyczny odzwierciedlający
rzeczywistość.
Ekonomiczna wielkość zamówienia
Podstawowy model Qopt opiera się na następujących
założeniach:
Popyt jest równomierny  z góry ustalony, stały i
ciągły w czasie
Czas realizacji zamówienia jest stały i z góry
ustalony
Nie istnieją ograniczenia wielkości zamówienia
wynikające z pojemności magazynów lub innych
czynników
Koszt złożenia zamówienia oraz koszty realizacji
dostawy są niezależne od zamawianej wielkości
Ekonomiczna wielkość zamówienia
Koszt utrzymania danej jednostki zapasu nie
zależy od wielkości jej zapasu.
Wszystkie ceny są stałe i z góry określone,
nie można uzyskać rabatu od zakupywanej
wielkości
Zamawiana wielkość jest za każdym razem
dokładnie taka sama.
Ekonomiczna wielkość
zamówienia
Przykład
Przykład
Roczne zapotrzebowanie przedsiębiorstwa na
pewien element wynosi 6000 sztuk. Jeden element
kosztuje 2 Euro. Koszt tworzenia zapasów wynosi
15 Euro za zamówienie. Koszt utrzymania jednej
sztuki w zapasie wynosi 0,10 Euro w skali rocznej.
Przedsiębiorstwo nie może uzyskać rabatów od
nabywanych ilości tego elementu, a jego cena jest
stała (dlatego nie uwzględnia się jej w analizie)
obecnie przedsiębiorstwo zamawia elementy dwa
razy w roku. Należy obliczyć całkowite roczne
koszty tworzenia i utrzymania zapasów tego
komponentu.
Przykład
Roczny koszt tworzenia zapasów wynosi
2x15 Euro = 30 Euro
Roczny koszt utrzymania zapasów to
przeciętna liczba jednostek (sztuk w zapasie
x 0,10 Euro.
Przykład
Ponieważ popyt jest równomierny,
kształtowanie się zapasów przybiera postać:
Poziom zapasu w sztukach
3000
2000
Zapas
przeciętny
1500 sztuk
1000
0
Czas
Przykład
Z wykresu wynika, iż w sytuacji idealnej poziom
zapasów obniża się z maksimum 3000 jednostek
(bezpośrednio po dostawie) do minimum
wynoszącego 0 jednostek bezpośrednio przed
kolejną dostawą. Sytuacja taka jest możliwa jedynie
wówczas, gdy długość cyklu realizacji zamówienia
jest pewna i precyzyjnie obliczona. Zapas przeciętny
wynosi 1500 jednostek, tj. połowę zapasu
maksymalnego w wysokości 3000 jednostek.
Dlatego roczny koszt utrzymania zapasów jest:
1500 x 0,10 = 150 Euro
Przykład
Całkowity koszt tworzenia i utrzymania
zapasów analizowanego komponentu wynosi
30 Euro + 150 Euro = 180 Euro
Aby ustalić optymalną partię zakupów, należy
wykonać te same obliczenia, uwzględniając
inne wielkości zamówienia.
Liczba Wielkość Zapas Koszt Koszt Koszt
zamówień partii (w przeciętny tworzenia utrzymania całkowity
w ciągu sztukach) (w zapasów zapasów tworzenia i
roku sztukach) (w euro) (w euro) utrzymania
zapasów
(w euro)
1 6000
2 3000
3 2000
4 1500
5 1200
6 1000
7 857
8 750
9 667
10 600
Liczba Wielkość Zapas Koszt Koszt Koszt
zamówień partii (w przeciętny tworzenia utrzymania całkowity
w ciągu sztukach) (w zapasów zapasów tworzenia i
roku sztukach) (w euro) (w euro) utrzymania
zapasów
(w euro)
1 6000 3000 15,00 300,00 315,00
2 3000 1500 30,00 150,00 180,00
3 2000 1000 45,00 100,00 145,00
4 1500 750 60,00 75,00 135,00
5 1200 600 75,00 60,00 135,00
6 1000 500 90,00 50,00 140,00
7 857 428 105,00 42,80 147,80
8 750 375 120,00 27,50 157,50
9 667 333 135,00 33,30 168,30
10 600 300 150,00 30,00 180,00
Przykład
Z tabeli można wywnioskować, że optymalna
partia zakupu będzie przyjmowała wartość
między 1500 a 1200 sztuk.
Dokładniejsze szacunkowe można dokonać,
sporządzając wykres.
350
300
250
200
150
100
50
0
600 667 750 857 1000 1200 1500 2000 3000 6000
Przykład
Z wykresu wynika, że koszt całkowity osiąga
minimum w punkcie, w którym koszt
tworzenia i utrzymania zapasów są równe.
Zatem optymalna partia zakupu wynosi ok.
1400 sztuk.
Metoda  prób i błędów oraz graficzne
przedstawienie są bardzo pracochłonne.
Można skorzystać z algebraicznego wzoru
obliczania optymalnej partii zakupów.
Metoda algebraiczna obliczania Qopt
2ca
Q =
opt
h
gdzie:
c  jednostkowe koszty tworzenia zapasu
danego dobra
a  roczne zużycie danego dobra (w sztukach)
h  jednostkowe koszty utrzymania zapasów
(można ujmować jako odsetek ceny
jednostkowej danego dobra)
Metoda algebraiczna obliczania Qopt
Przykładowo jeśli koszt utrzymania zapasów wynosi
5% ceny jednostkowej, która jest równa 8 euro, to h
przyjmuje wartość:
8euro
h = �5 = 0,40euro
100
Sposób wyprowadzenia algebraicznego wzoru do
obliczenia optymalnej partii zakupów
Obliczenie rocznych kosztów tworzenia zapasów.
Liczbę zamówień składanych w ciągu roku (Z)
można obliczyć następująco:
a
Z =
q
Gdzie q  wielkość partii zakupu
Sposób wyprowadzenia algebraicznego wzoru do
obliczenia optymalnej partii zakupów
Całkowite roczne koszty tworzenia zapasów (Kt) to
jednostkowy koszt tworzenia zapasu danego dobra
(c) pomnożony przez ustaloną liczbę zamówień:
ca
Kt =
q
Sposób wyprowadzenia algebraicznego wzoru do
obliczenia optymalnej partii zakupów
Następnie należy obliczyć roczne koszty
utrzymania zapasów (Ku ). Przeciętny roczny zapas
stanowi połowę partii zakupu, czyli q/2, a koszty te
oblicza się, mnożąc przeciętny roczny zapas przez
jednostkowy koszt utrzymania zapasów w ujęciu
procentowym (tj. jako odsetek ceny jednostkowej
danego dobra)
hq
Ku =
2
Sposób wyprowadzenia algebraicznego wzoru do
obliczenia optymalnej partii zakupów
Po ustaleniu wysokości kosztów tworzenia i
utrzymania zapasów możemy je zsumować,
otrzymując koszt całkowity (Kc )
hq ca
Kc = +
2 q
Sposób wyprowadzenia algebraicznego wzoru do
obliczenia optymalnej partii zakupów
Aby wyznaczyć optymalną partię zakupu (o
najniższym, tj. minimalnym koszcie całkowitym),
należy obliczyć pierwszą pochodną tego kosztu ze
względu na q
Kc osiągnie maksimum lub minimum, gdy
dKc
= 0
dq
Sposób wyprowadzenia algebraicznego wzoru do
obliczenia optymalnej partii zakupów
dK h ca
c
= -
2
dq 2 q
dKc h ca
= 0 �! - = 0 �! hq2 = 2ac
dq 2 q2
2 ca
2
2 ca
q =
q =
h
h
Sposób wyprowadzenia algebraicznego wzoru do
obliczenia optymalnej partii zakupów
Ponieważ q nie może przyjąć wartości ujemnej,
możliwe jest zastosowanie jedynie dodatniego
pierwiastka kwadratowego.
Następnie obliczamy drugą pochodną kosztu
całkowitego ze względu na q:
2
d K 2 ca
c
= 0 +
2 3
dq q
Sposób wyprowadzenia algebraicznego wzoru do
obliczenia optymalnej partii zakupów
Pochodna ta przyjmuje wartość dodatnią dla
minimum, a ujemną dla maksimum,
Skoro zatem wynik jest dodatni, możemy być pewni,
że koszt całkowity osiąga minimum wtedy, gdy:
2ca
Q = q =
opt
h
Sposób wyprowadzenia algebraicznego wzoru do
obliczenia optymalnej partii zakupów
Aby sprawdzić wzór można go zastosować do
problemu rozwiązanego metodą  prób i błędów
a=6000, c=15euro, h=0,10euro
2ca 2x15x6000
Qopt = q = = =
h 0,10
180000
= 1800000 = 1342sztuki
0,10
Sposób wyprowadzenia algebraicznego wzoru do
obliczenia optymalnej partii zakupów
Uzyskany wynik potwierdza wcześniejsze
szacunkowe oceny optymalnej partii zakupó,
która według metody graficznej wynosiła
między 1200 a 1500 sztuk, a według metody
graficznej około 1400 sztuk
Ekonomiczna wielkość zamówienia
D  zużycie roczne
1  liczba partii
D/2  zapas średnioroczny
Poziom zapasu
D
D/2  całkowity roczny koszt
utrzymania zapasów
Średni zapas utrzymany w ciągu roku
1/2 D
czas
Ekonomiczna wielkość zamówienia
D- zużycie roczne
Poziom zapasu
6  liczba partii
�* D6 zapas średnioroczny
�* D/6  całkowity roczny koszt
utrzymania zapasów
Średni zapas utrzymany
w ciągu całego roku
�* D/6
czas
Najczęściej stosuje się dwie podstawowe koncepcje wyznaczając
ekonomiczną wielkość zamówienia. Zakłada się, że zużycie zapas
następuje równomiernie w ciągu roku. Zapotrzebowanie roczne moż
być zakupione w jednej partii, zmagazynowane i pobierane
magazynów, albo zakupione w wielu partiach i tak sam
wykorzystywane. W pierwszym przypadku średni zapas utrzymywan
przez cały rok jest większy niż średnioroczny zapas w drugim
przypadku. W konsekwencji roczny koszt utrzymania zapasów jes
większy w pierwszym przypadku niż w drugim. Ponieważ założono, ż
cykl dostaw i zapotrzebowania jest stały, nigdy nie dojdzie d
wyczerpania zapasów  a co za tym idzie, nie poniesie się kosztu brak
zapasów. Tak więc całkowity roczny koszt będzie sumą rocznego koszt
utrzymania zapasu, rocznych kosztów dodatkowych (jednostkowy kosz
zgłoszenia i obsługi zamówienia  koszt nabycia), oraz rocznego koszt
zakupu materiałów. Optymalna wielkość zamówienia znajduje się w
punkcie minimum kosztów całkowitych i nazywana jest ekonomiczn
wielkością zamówienia.
 Zmienność całkowitego rocznego kosztu zapasów w
zależności od wielkości partii
Całkowity koszt zakupu =
Koszty zakupu +
Koszty dodatkowe +
Koszty utrzymania zapasów
Roczny koszt
zakupów
koszt
Roczne koszty
dodatkowe
Roczne koszty
utrzymania zapasów
Ekonomiczna wielkość
Wielkość partii
partii
Zapasy zabezpieczające
Zapotrzebowanie i cykl dostaw podlegają
kombinacjom losowym i określonym
zakłóceniom. Ilość zamawiana może być
wyznaczane na podstawie ostatnich
prognoz zapotrzebowania, stanowiących
dane wejściowe do procedury obliczania
ekonomicznej wielkości zamówienia.
Zapasy zabezpieczające
Poziom zapasu zamówionego zależy od liczby elementów, na
które wystąpi zapotrzebowanie, tak więc w ustabilizowanych
warunkach nie powoduje żadnych problemów. Jeżeli jednak
zmienia się zapotrzebowanie, sytuacja ulega zmianie, popyt
może być wyższe od oczekiwanego, czego skutkiem jest
wyczerpanie się zapasów. Wobec powyższego obok ustalania
poziomu zapasów zamówionego należy również wyznaczyć
poziom zapasu zabezpieczającego, po to aby móc zabezpieczyć
się przed brakami określonych materiałów. Wybór poziomu
zapasu zabezpieczającego może zostać odniesiony do ryzyka
wyczerpania zapasów, jakie jest w stanie podjąć menadżer.
Zarządzanie produkcją
Koszty zapasów
Koszty zapasów
W zarządzaniu zapasami bardzo ważne są:
koszty tworzenia zapasów
koszty utrzymania zapasów
a także koszty wyczerpania zapasów
Koszty tworzenia zapasów
Koszty tworzenia zapasów (koszty
zamawiania). Wysokość kosztów związanych
ze złożeniem zamówienia jest niezależna od
jego wielkości. Koszt tworzenia zapasów
będzie wynosił tyle samo, niezależnie od
tego, czy przedsiębiorstwo zamówiło 1 czy
1000 ton danego dobra.
Koszty tworzenia zapasów
Na koszty tworzenia zapasów wpływa:
Koszty wstępne, np. koszt przygotowania zgłoszenia
zapotrzebowania, wybór dostawcy, negocjacje
Koszty złożenia zamówienia, np. koszty
przygotowania zamówienia, materiałów biurowych,
wysyłki zamówienia pocztą
Koszty ponoszone po złożeniu zamówienia, np.
koszty realizacji zamówienia, przyjęcia
dostarczonych dóbr na stan, manipulacji
materiałami, badań kontrolnych, potwierdzania
faktur i realizacji wskazanych na nich należności.
Koszty tworzenia zapasów
W praktyce trudno jest ustalić względne
jednoznaczne stanowisko w kwestii kosztów
tworzenia zapasów, ponieważ różnią się one w
zależności od:
1. Złożoności zamówienia i stażu pracy pracowników
za nie odpowiedzialnych
2. Sposobu przygotowania zamówienia (np. ręcznie
lub komputerowo)
3. Faktu, czy dane zamówienie zostało złożone po
raz pierwszy, czy powtórnie (w tym drugim
przypadku koszty zamawiania będą niższe)
Koszty tworzenia zapasów
Koszty zależą od rodzaju zakupu, który
przyjmuje charakter:
- Zakupy nowe
- Zakupy modyfikowane
- Zakupy rutynowe
Zakupy nowe
zakupy nowe polegające na rozwiązywaniu nowego,
nieistniejącego do tej pory problemu. Wiążą się z dużym
ryzykiem zakupu ze względu na małe dotychczasowe
doświadczenie w tym zakresie, wymagają zebrania dużej ilości
ofert dotyczących zarówno produktu jak i oferenta. W procesie
zakupu uczestniczy bardzo szeroki krąg osób, począwszy od
szeregowych pracowników, poprzez działy techniczne,
zaopatrzenia, finansowe a kończąc na ścisłym kierownictwie
przedsiębiorstwa. Negocjacje przebiegają czasami kilka miesięcy
i wymagają uwzględnienia alternatywnych rozwiązań, nowe
zakupy pojawiają się nieregularnie i stosunkowo rzadko,
Zakupy modyfikowane
zakupy zmodyfikowane występują w
momencie, gdy przedsiębiorstwo zamierza
zmienić dostawcę, produkt lub warunki
dostaw (cenę, termin płatności, warunki
odbioru), przedsiębiorstwo również musi
zebrać informacje o alternatywach zakupu, w
procesie zakupu uczestniczy stosunkowo
duża liczba osób, mniejsza jednak niż w
przypadku pierwszym,
Zakupy rutynowe
zakupy rutynowe, dokonywane są w oparciu o
normalne procedury, na podstawie których
dostarczane są znane zamówione wcześniej
produkty, bez dokonywania zmian. W procesie
zakupu uczestniczy mała liczba osób, głównie
pracownicy działów zaopatrzenia, którzy wybierają
dostawców spośród wielu oferentów (zazwyczaj nie
bierze się pod uwagę nowych dostawców), w
procesie zakupu kierują się takimi elementami jak
cena, jakość, terminowość dostaw. Częstotliwość
zakupu danych wyrobów jest ściśle powiązana z ich
charakterem.
Zakupy rutynowe
Ze względu na znaczne koszty związane z
poszukiwaniami nowych dostawców, chęci
uniknięcia ryzyka związanego z tą zmianą lub
brakiem możliwości wyboru (brak innych
dostawców), najczęściej na rynkach przemysłowych
występują zakupy rutynowe. Relatywnie rzadko
natomiast występują zakupy nowe, które dotyczą
głównie zakupów strategicznych, do których można
zaliczyć zakupy typu nowa linia technologiczna,
nowa maszyna, czy nowe surowce.
Przyczyny zakupów rutynowych
Najczęstszymi przyczynami zakupów rutynowych
są:
obawy przed znacznymi kosztami występującymi
przy poszukiwaniu nowych dostawców,
unikanie ryzyka związanego ze zmianami
dostawców,
brak możliwości wyboru (np. brak innych
dostawców),
wymuszanie na dostawcy preferowania określonych
nabywców (np. ze strony administracji, sektora
publicznego itp.).
Fazy zakupu
Rozpoznanie potrzeby zakupu
Opis potrzeby
Określenie parametrów produktu
Poszukiwania dostawców
Zebranie i analiza ofert
Wybór dostawcy
Złożenie zamówienia
Kontrola i ocena po zakupie
Faza pierwsza
rozpoznanie potrzeby zakupu, faza ta polega na identyfikacji
potrzeby zakupu przez przedsiębiorstwo, najczęściej przez
potencjalnych użytkowników. Rozpoznanie potrzeby może
nastąpić pod wpływem czynników wewnętrznych, jak i
zewnętrznych. Do wewnętrznych zalicza się potrzebę zakupu
nowych maszyn, urządzeń, materiałów, czy surowców na skutek
nowych wymagań odbiorców. Do zewnętrznych natomiast można
zaliczyć reklamę i bezpośrednie rozmowy z przedstawicielami
oferentów. W fazie tej sprawdzeniu podlega możliwość
zastąpienia danego produktu innym substytutem lub istniejącymi
zapasami oraz możliwości zakładu w wytworzeniu danego
produktu własnymi siłami,
Faza druga
faza druga obejmuje ogólny opis potrzeby
zakupu dotyczący jakości, jak i potrzebnej
ilości. W fazie tej przedsiębiorstwo 
nabywca bierze pod uwagę własne
możliwości finansowe, produkcyjne oraz cenę
produktu. Rozpatruje się problem
wytworzenia danego elementu we własnym
zakresie, korzyści płynące z takiego
rozwiązania oraz korzyści i możliwości
związane z produktem oferowanym przez
dostawców,
Faza trzecia
kolejna faza wiąże się z określeniem
charakterystycznych cech produktów, w
których to podaje się dostawcy precyzyjne
informacje dotyczące oczekiwanej jakości i
ilości potrzebnego produktu,
Faza czwarta
faza czwarta to poszukiwania dostawców, poprzez
wykorzystanie wszystkich dostępnych z
ródeł.
Poszukiwania można prowadzić w różny sposób np.
poprzez uczestnictwo w targach i wystawach,
analizę literatury fachowej, przeglądanie ofert itp.
Można również opierać się na opinii innych
uczestników danego segmentu lub korzystać z
wyspecjalizowanych instytucji, zajmujących się w
sposób profesjonalny daną dziedziną,
Faza piąta
w fazie piątej następuje zebranie i analiza
ofert. Odrzuca się oferty, które nie spełniają
oczekiwań dostawców, negocjuje się lepsze
warunki dotyczące wielu aspektów, takich
jak: wymagania techniczne i jakościowe,
cenę, terminy dostaw, warunki płatności. W
fazie tej uczestniczy bardzo dużo osób
reprezentujących różne szczeble odbiorcy,
Faza szósta
kolejna faza polega na wyborze dostawcy na
podstawie przeprowadzonych analiz. Przed
ostatecznym wyborem przeprowadza się
dodatkowe negocjacje w celu uzyskania jak
najlepszych warunków,
Faza siódma
siódma faza polega na złożeniu zamówienia
uwzględniającego wszystkie wynegocjowane
wcześniej warunki, takie jak cenę, warunki
gwarancji i reklamacji, terminy dostaw i
terminy płatności, usługi dodatkowe itp.,
Faza ósma
ostatni etap związany jest z kontrolą i oceną
działania. Nabywca ocenia jakość
dokonanych zakupów (dotyczy ona szeregu
aspektów, które podlegały negocjacji we
wcześniejszych etapach) oraz ocenę
dostawcy, jego lojalność, terminowość,
elastyczność wobec wymagań odbiorcy.
Zakupy
Realizacja wszystkich wyżej wymienionych etapów w działalności
przedsiębiorstwa jest niezmiernie ważna. Wzbudza ona wzajemnie
zależności pomiędzy dostawcą a odbiorcą. Przyczynia się do
powstawania specyficznego procesu wymiany, który z czasem
przekształca się w przystosowawczy sposób zachowań zarówno
nabywcy, jak i dostawcy. Współzależne relacje pojawiają się
najczęściej wówczas, kiedy mamy do czynienia z małą liczbą
dostawców i odbiorców, gdy każda ze stron zależy od drugiej, kiedy
kupującemu potrzebne są umiejętności dostawcy pozwalające sprostać
jego specyficznym wymaganiom. Na rynkach, na których istnieje
niewielu dostawców i niewielu odbiorców możliwe jest łączenie się
odbiorców i wspólne wybieranie dostawcy. Odbiorcy tacy są w znacznie
lepszej sytuacji razem niż każdy z osobna.
Faza zakupu Rodzaj zakupu
Nowy zmodyfikowany Rutynowy
Rozpoznanie potrzeby zakupu Tak Być może Nie
Opis potrzeby Tak Być może Nie
Określenie parametrów produktu Tak Tak Tak
Poszukiwania dostawców Tak Być może Nie
Zebranie i analiza ofert Tak Być może Nie
Wybór dostawcy Tak Być może Nie
Złożenie zamówienia Tak Być może Nie
Kontrola i ocena po zakupie Tak Tak Tak
Koszty utrzymania zapasów
Koszty utrzymania zapasów to całość
kosztów ponoszonych wskutek istnienia
zapasów w przedsiębiorstwie. Na koszty te
składają się:
Koszty proporcjonalne do wartości zapasu
Koszty proporcjonalne w stosunku do
fizycznych właściwości zapasów
Koszty proporcjonalne do wartości zapasu
Koszty kapitału (finansowania), np. koszty
odsetek od kapitału zamrożonego w
zapasach (odsetki płacone bankowi lub
docelowa stopa zwrotu z kapitału wymagana
przez przedsiębiorstwo)
Koszty ubezpieczenia
Utrata wartości zapasów w wyniku ich
zepsucia się oraz drobnych kradzieży
(podkradania)
Koszty proporcjonalne w stosunku do
fizycznych właściwości zapasów
Koszty składowania, koszty przestrzeni
magazynowej, opłaty magazynowe, opłaty za
ogrzewanie i energię
Koszty pracy związanej z czynnościami
manipulacyjnymi i kontrolnymi
Koszty biurowe związane z opracowywaniem
dokumentacji i prowadzeniem ewidencji
magazynowej
Koszty wyczerpania zapasów
Koszty wyczerpania zapasów są często ukryte w
kosztach ogólnych. Jeśli przedsiębiorstwo oblicza
koszty związane z każdym przypadkiem
wyczerpania zapasów, powinny one zostać
zagregowane dla całego roku w celu zapewnienia
ich porównywalności z kosztami tworzenia i
utrzymania zapasów. Koszty wyczerpania zapasów
są trudne do oszacowania lub uwzględnienia w
modelach zapasów. Można ustalić tylko koszty
pośrednie
Koszty związane z ryzykiem utraty zapasów
(koszty pośrednie)
Dla wyrobów gotowych koszty zależą od
tego, czy klient jest gotowy czekać, czy
pójdzie zaspokoić swe potrzeby gdzie
indziej. Powoduje to utratę zysku i reputacji
firmy.
Są to koszty wynikające ze zmniejszenia
wolumenu produkcji
Koszty związane z ryzykiem utraty zapasów
(koszty pośrednie)
Dla surowców koszty zależą od konsekwencji:
Wyczerpania zapasów (może to odnieść skutek w postaci
bezczynnych robotników i maszyn, a koszty mogą być
proporcjonalne do liczby brakujących jednostek oraz okresu
występowania braku),
Konieczność ponownego zaplanowania działalności podstawowej
(są to koszty stałe w znacznym stopniu niezależne od liczby
brakujących jednostek i okresu występowania braku  np. koszt
zamówienia),
Konieczność zaopatrzenia się ze z
ródła alternatywnego po
niekorzystnej cenie (powoduje to koszty dodatkowe
proporcjonalne do liczby brakujących jednostek).
SYTUACJA ZAPOTRZEBOWANIA ZALEŻNEGO  Planowanie
Potrzeb Materiałowych MRP
Jeśli popyt na wyroby gotowe jest skokowy, sporadyczny to
stosując omówioną sytuację można doprowadzić do
utrzymywania zapasów robót w toku lub zapasów surowców
przez nadmiernie długie okresy. W takich warunkach pożądane
byłoby użycie pewnej formy sterowania zaopatrzeniem i
wytwarzaniem, który opierałby się na analizie zamówień na
wyroby gotowe. Popularną metodą jest metoda znana pod nazwą
planowanie potrzeb materiałowych (MRP  Material
Requirements Planning) Ponieważ sterowanie zapasami zleży od
zlecenia (zamówienia) na wyroby gotowe, metoda ta należy do
grupy metod, które można stosować w sytuacji zapotrzebowania
zależnego.
Zarządzanie przepływem materiałów
Dokumentacja  system kontroli zapasów
wymaga założenia kartoteki magazynowej,
zawierającej podstawowe informacje o
wszystkich składowanych przedmiotach,
zorganizowane w jednym rekordzie danych
(lub na jednej karcie w przypadku systemu
manualnego) dla każdej pozycji kartoteki.
Informacje (dokumentacje) te dzieli się na cztery
grupy:
Ogólne  opis, symbol materiałowy (indeks),
jednostka miary, poziom minimalny, poziom
maksymalny, wielkość zamówienia,
Rozchody  data, numer zlecenia, ilość wydana,
zostało,
Przychody  data zamówienia, numer zlecenia
zakupu, ilość zamówiona, data dostawy, ilość
dostarczona, cena,
Rezerwacja  data rezerwacji, numer zlecenia, ilość,
data wydania.
Dokumenty związane z operacją magazynową:
" Zapotrzebowanie materiałowe  dokument upoważniający do
wydania materiału i zawierający informacje:
a) nazwa żądanego materiału wraz z numerem indeksu lub numerem
części,
b) ilość żądaną,
c) określenie wystawiającego dokument,
d) datę wystawienia dokumentu,
e) określenie wydającego dokument,
f) określenie odbiorcy materiału,
g) datę odbioru,
h) ilość wydanego materiału.
Dokumenty związane z operacją magazynową:
Polecenie zakupu  jest to żądanie skierowane do sekcji
zaopatrzenia, mające na celu zakup określonego materiału,
powinno zawierać:
a) Pełną specyfikę żądanego materiału,
b) Ilość żądaną,
c) Wymaganą datę dostawy materiału,
d) Cenę szacunkową,
e) Określenie wystawiającego dokument,
f) Datę wystawienia.
Dokumenty związane z operacją magazynową:
Do innych dokumentów należą:
Dowód zwrotu materiału  stanowiący zezwolenie na
zwrot nie wykorzystanego materiału z wydziału
produkcyjnego do magazynu,
Dowód przesunięcia materiału  pozwalający na
przemieszczanie materiału z jednego miejsca
składowania na inne lub zmianę przydziału
materiału do zlecenia produkcyjnego,
Dokumenty związane z operacją magazynową:
Do innych dokumentów należą:
Dowód przyjęcia złomu  który ewidencjonuje
wybrakowane (przeznaczone na złom) wyroby i
zezwala na ich zwrot do magazyn w zamian za
jakościowo dobry materiał.
Zawiadomienie  nota o niewydawaniu materiału
wystawiana jest przez magazyn i kierownika do
wystawcy zapotrzebowania magazynowego,
zawiera informację o barku żądanego materiału i
opis podjętych czynności.
Analiza ABC  zasada Pareto
Zasada Pareto, zakłada że małą część przyczyn
danego zjawiska (około 20 %) wywołuje
przeważającą część skutków tego zjawiska (około
80%). Przykładowo 20 % składników wyrobu
wpływa aż w 80 % na koszty tego wyrobu.
Przy pomocy analizy ABC decydent może
wyodrębnić elementy szczególnie istotne
wchodzące w skład problemu decyzyjnego.
Technika polega na wykreśleniu tzw. Krzywej ABC
oraz na podziale zbioru elementów na 3 podzbiory A
B i C obejmujące A  75 % udziału wartości
parametru, B  75-90 udziału wartości parametru, C
 90-100 udziału wartości parametru.
Podzbiory w klasycznym przebiegu krzywej
ABC
Podzbiór A  dla którego 20% elementów
stanowi 80% skumulowanej wartości cechy,
Podzbiór B  dla którego 30% kolejnych
elementów stanowi 10% skumulowanej
wartości cechy,
Podzbiór C  dla którego pozostałe 50%
elementów stanowi 10% skumulowanej
wartości cechy.
Krzywa ABC dla efektywnej pracy menedżera w %
Efekty pracy menedżera w %
AB C
Zadania wykonane
przez menedżera
60
25 100
Program obniżki zapasów
materiałowych
Program obniżki zapasów materiałowych  liczba
określająca wartość zapasów powinna uwzględniać
wszelkie zapasy z wyjątkiem tych, które zostały
uznane za bezwartościowe i wyksięgowane. Często
się składa, że w skład zapasów  wartościowych
wchodzi wiele pozycji o wartości niewielkiej lub bez
realnej wartości. Mimo braku realnej wartości
zapasów ponoszone koszty ich utrzymania mogą
być nieraz bardzo wysokie. Dlatego każda obniżka
stanu zapasów może przynieść namacalne korzyści,
w tym obniżkę kosztów utrzymania zapasów, spadek
nakładów pracy administracyjnej oraz zwiększenie
dostępnej powierzchni magazynowej.
Program obniżki zapasów
materiałowych
Przeprowadzić tzw. analizę ABC wartości zapasów w
stosunku do liczby pozycji materiałowych.
Na podstawie analizy wyodrębnić klasy ABC.
Niewiele pozycji klasy A reprezentować będzie
przeważającą część wartości zapasów, znacznej
liczbie pozycji klasy C odpowiadać będzie znikoma
wartość zapasów, pozycje klasy B mają wartość
umiarkowaną, zawartą pomiędzy klasami A i C.
Program obniżki zapasów materiałowych:
Zbadać klasę A w celu określenia:
Pozycji  martwych , nie będących w użyciu od
ponad dwu lat
Pozycji zlegających, które były w użyciu w
ciągu ostatnich dwu lat, ale nie były w obrocie
w ciągu ostatnich sześciu miesięcy,
Pozycji w ruchu, będących w obrocie w ciągu
ostatnich sześciu miesięcy.
Program obniżki zapasów materiałowych:
Zbadać pozycje  martwe w świetle
odpowiedzi na następujące pytania:
Czy mogą zostać użyte w miejsce pozycji
będących w ruchu ?
Czy mogą zostać przeniesione do miejsca
składowania pozycji będących w ruchu ?
Czy można przewidzieć lub stymulować
zapotrzebowanie na te pozycje ?
Program obniżki zapasów materiałowych:
Jeżeli odpowiedz
na powyższe pytania brzmi
nie, to pozycje te powinny zostać
wyksięgowane i sprzedane lub nieodpłatnie
przekazane komukolwiek. Argumenty typu:
 to się kiedyś przyda lub  nie możemy sobie
pozwolić na pozbycie ich są tylko pozornie
uzasadnione i należy się im przeciwstawiać.
Program obniżki zapasów materiałowych:
Powtórzyć krok czwarty dla pozycji
zalegających,
Zbadać pozycje w ruchu:
Czy pokrycie zapotrzebowania wyrażające się stosunkiem stanu
zapasu do przeciętnego zużycia w jednostce czasu nie jest
nadmierne ? Jeśli tak, to część zapasu powinna być traktowana
jako zapas martwy.
Czy można obniżyć cenę jednostkową ? Sprawdzić przez
przeprowadzenie analizy wartości lub zbadanie zastosowanych
metod pracy w produkcji lub wypróbować innych dostawców.
Program obniżki zapasów
materiałowych:
Czy któraś z pozycji nie może być stosowana wspólnie lub
zamiennie z jakąś inną ? Nieocenione usługi może oddać w tym
przypadku dobry system klasyfikacji i oznaczania materiałów.
Czy można skrócić cykl produkcji (zaopatrzenia) analizowanych
pozycji? Im krótszy jest ten cykl (tj. czas pomiędzy decyzją o
zaplanowaniu zlecenia lub zamówienia a momentem jego
realizacji), tym mniejsza jest przeciętna wartość utrzymywanego
zapasu. I tak dostawca dotychczas odrzucany z powodu
wysokich cen, może stać się korzystny dla odbiorcy dzięki
krótszym i bardziej wiarygodnym terminom dostaw.
Program obniżki zapasów
materiałowych:
Czy prawidłowo zorganizowane jest zatwierdzanie
zakupów? Często się zdarza, że zakupy klasy A
aprobowane są przez członków wyższego
kierownictwa organizacji. Wynikające z tego
niedogodności w uzyskaniu odpowiednich podpisów
na zamówieniu zniechęcają do zgłaszania
zapotrzebowania i zakupów.
Program obniżki zapasów
materiałowych:
Powtórzyć powyższe działania dla pozycji
klasy B
Próba przeprowadzenia powyższej procedury
dla pozycji klasy C jest zwykle niemożliwa,
gdyż pozycji może być wyjątkowo dużo.